Hành trình hơn 200 giờ chống dịch tại một startup công nghệ giáo dục

Đã hơn một tuần nay, Hà Trang cùng các đồng nghiệp tại startup AMBER Online Education chỉ làm việc tại nhà thông qua máy tính, hoặc các thiết bị di động. Toàn bộ các cuộc họp, thảo luận nhóm, giao việc, kiểm soát nội bộ... vốn diễn ra tại trụ sở chính của văn phòng đều được thực hiện bởi các công cụ, nền tảng công nghệ.

"Những ngày đầu với tôi thực sự rất ngột ngạt. Trái với không khí nhộn nhịp, tấp nập tại văn phòng thường ngày, cảm giác chung khá là căng thẳng. Một vài đồng nghiệp tỏ ra lo lắng về tình hình dịch bệnh, số khác muốn nhanh chóng quay trở lại văn phòng bởi cảm giác làm việc ở nhá khá lạc lõng. Còn tôi, khi ngồi vào bàn làm việc và nhìn quanh không thấy các đồng nghiệp bên cạnh, thật khó diễn tả", Trang tâm sự.

Trước đó, Trang và các đồng nghiệp tại AMBER được ban lãnh đạo doanh nghiệp hướng dẫn về việc đeo khẩu trang đầy đủ khi đi làm, sử dụng nước rửa tay khô tại khu vực máy chấm công, rèn luyện thể dục thể thao nâng cao sức khỏe.

"Nhưng như vậy có lẽ là chưa đủ. Chúng tôi không mấy bất ngờ, khi ngày 9/3, tất cả nhân viên trong công ty đều được thông báo khá chi tiết về kế hoạch mang tên 'Work From Home' - làm việc tại nhà. Điều bất ngờ ở đây là chưa ai trong số chúng tôi thực sự chuẩn bị tâm lý sẵn sàng cho điều này", Trang nói.

8 giờ sáng ngày 10/3 - ngày làm việc tại nhà đầu tiên của AMBER đã xuất hiện một vài sự cố nhỏ. Trang và các đồng nghiệp được hướng dẫn sử dụng hình thức điểm danh qua Google Meet vào 3 khung giờ cố định gồm 8:00, 13:00 và 17:30. Ngày đầu tiên vì chưa quen nên thời gian "chấm công online" kéo dài hơn dự kiến.

Hay như việc giao tiếp, kết nối giữa các thành viên trong đội nhóm thông qua các phần mềm, ứng dụng diễn ra chưa thực sự suôn sẻ những ngày đầu, vì họ vốn đã quen với lối làm việc, trao đổi trực tiếp.

"Việc yêu cầu hơn 100 nhân viên làm việc tại nhà và chưa biết ngày quay trở lại là một quyết định thực sự khó khăn, dù AMBER đã ứng phó khá nhanh trong giai đoạn này", ông Nguyễn Thế Anh - Nhà sáng lập & CEO AMBER Online Education nhấn mạnh. 

Vị CEO cho biết, kế hoạch Work From Home được ban lãnh đạo AMBER thảo luận và đi tới quyết định trong chưa đầy 1 ngày. Song hành với đó, startup này đã chuẩn bị khá nhiều công nghệ hỗ trợ như: mạng quản lý nội bộ của Base.vn, điểm danh qua Google Meet, trao đổi và giới thiệu sản phẩm tới khách hàng qua Zoom, thậm chí là các buổi họp lúc nửa đêm của ban lãnh đạo để nắm bắt tình hình, tâm lý của cán bộ nhân viên...

"Chúng tôi mất khoảng 3 ngày để bộ máy đi vào hoạt động. Trong 3 ngày đó, thách thức đặt ra với ban lãnh đạo AMBER là rất lớn. Như làm sao để nhân viên làm việc đúng giờ? Liệu các bạn nhân viên có hoàn thành KPI khi làm việc tại nhà? Hay liệu hiệu suất của nhân viên có bị giảm so với lúc làm việc tại văn phòng?", CEO AMBER kể lại.

Thực tế, năng suất và hiệu suất làm việc của toàn thể thành viên AMBER không có quá nhiều chênh lệch. Theo những gì CEO Nguyễn Thế Anh ghi nhận được, là hiệu quả của mỗi cá nhân đạt tới 80-90% so với lúc làm việc tại văn phòng.

"Trong giai đoạn nhạy cảm này, cá nhân tôi tin rằng công nghệ chính là lời giải cứu cánh cho các doanh nghiệp trong việc vận hành, quản lý và thậm chí là đào tạo", vị CEO nói.

Đưa ra một ví dụ trong việc lĩnh vực đào tạo nhân sự, bởi bản thân AMBER là một startup cung cấp Giải pháp đào tạo trực tuyến cho doanh nghiệp, nhà sáng lập này cho biết, thông thường, các doanh nghiệp sẽ áp dụng hình thức đào tạo offline, có cán bộ đứng lớp để đào tạo các nội dung như thông tin doanh nghiệp, hay kỹ năng nghiệp vụ.

Tuy nhiên trong thời điểm dịch Covid-19 bùng phát, mọi người đều cố gắng hạn chế tụ tập đông người, hay đều được khuyến cáo đeo khẩu trang, thì việc truyền tải nội dung đào tạo qua một chiếc máy tính, hay điện thoại là một giải pháp có thể chấp nhận được. 

"Không cần người thuyết giảng cũng như trao đổi trực tiếp, nhân viên vẫn có thể tiếp nhận nội dung đào tạo thông qua thiết bị công nghệ. Điểm mấu chốt nằm ở tư duy chuyển đổi số của ban lãnh đạo doanh nghiệp", CEO Nguyễn Thế Anh khẳng định.

Lãnh đạo này cho rằng, thời đại hiện nay có rất nhiều công cụ quản lý và trao đổi thông tin. Nhưng hiệu quả của việc áp dụng công nghệ vào quản trị doanh nghiệp vẫn phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố con người. Do đó, việc các nhân sự có nhận thức rõ được điều nàyhay không phụ thuộc vào cách xây dựng và đào tạo văn hoá doanh nghiệp.

"Tôi thấy có một điểm sáng đó là trong khó khăn, mỗi doanh nghiệp đầu tiên đều sẽ nhìn nhận lại và rà soát các vấn đề trong nội bộ. Đây là cơ hội để các nhà quản lý đánh giá lại bộ máy nhân sự, cũng như các số liệu trước nay họ đã bỏ qua, các lỗ hổng trong hệ thống quản trị của công ty", nhà sáng lập AMBER tỏ ra lạc quan.

Dưới góc độ một lãnh đạo điều hành doanh nghiệp, ông tin rằng chiến lược thúc đẩy chuyển đổi số, bao gồm xây dựng lại hệ thống quản trị, tăng cường các hoạt động trao đổi kiểm soát thông tin, ứng dụng các công cụ quản lý & đào tạo, hoặc thậm chí phát triển các dòng sản phẩm mới phù hợp với tình hình thị trường sẽ giúp startup vượt qua giai đoạn có nhiều thăng trầm này.

Còn với Hà Trang, dường như cô đã quen với việc điểm danh online và trao đổi công việc của đội nhóm thông qua các ứng dụng công nghệ. Ít nhất là trong vài tuần tới, AMBER sẽ không có những bữa trưa tập thể, hay những ly cà phê chiều trong văn phòng. Nhưng Trang và hơn 100 đồng nghiệp tin rằng, dù tình hình có diễn biến xấu đi, thì họ đã sẵn sàng cho những thách thức trước mắt.