Lời giải quản trị số

Sau chuyển đổi số là gì?

Bắt đầu một ngày mới bận rộn giống như rất nhiều các lãnh đạo doanh nghiệp khác, nhưng ông Nguyễn Thượng Tường Minh - CEO Base.vn luôn cảm thấy yên tâm với bức tranh toàn cảnh vận hành của công ty.

Dù mỗi ngày đang phải giải quyết tới cả trăm đầu việc từ cả ba miền Bắc - Trung - Nam, liên tục di chuyển đi công tác, hoặc gặp đối tác, ông Minh cho biết mình tự tin vẫn có thể quản trị mọi lúc, mọi nơi và nắm bắt rất nhanh tình hình thực tế của công ty.

Theo ông Minh, để có được những khoảng thời gian đó, công nghệ chính là lời giải.

"Một trong những đầu việc tốn nhiều thời gian nhất của một lãnh đạo doanh nghiệp là nghe và đọc báo cáo để nắm được tình hình các hoạt động, dự án ở công ty. Còn với Base.vn, tôi chỉ cần dành ra 10 phút mỗi sáng là biết được từng phòng ban, dự án ngay lúc này đang vận hành ra sao", ông Minh nói.

Thông qua một giải pháp có tên Base XSpace từng được Base.vn giới thiệu gần đây, một nhà lãnh đạo doanh nghiệp bất kì có thể theo dõi tất cả các chỉ số, dữ liệu quan trọng trong công ty chỉ bằng vài cú kéo chuột.

Đó có thể là chỉ số dòng tiền, doanh thu, tiến độ hay hiệu suất của từng phòng ban, chi nhánh, nhân sự… Tất cả được thể hiện trên một màn hình theo thời gian thực, dù là trên điện thoại hay máy tính.

Và quan trọng hơn, Base XSpace giúp cho một nhà quản trị biết đâu là những công việc cần được ưu tiên giải quyết trong ngày, thay vì loay hoay với cả trăm đầu việc nhưng không mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp. Ông Minh gọi đó là "nỗi đau" của rất nhiều lãnh đạo doanh nghiệp hiện nay.

"Tôi có một người bạn cũng đang là chủ doanh nghiệp. Kết thúc mỗi ngày làm việc, bạn tôi tưởng chừng như đã hoàn thành rất nhiều đầu việc, nhưng cuối cùng lại phát hiện ra đó đều là những công việc lặp đi lặp lại hàng ngày. Còn những đầu việc quan trọng, liên quan tới chiến lược, có sức ảnh hưởng lớn tới công ty thì chẳng có mấy thời gian giải quyết", ông Minh chia sẻ.

Trong khi đó, nhiệm vụ cũng như vai trò của một người lãnh đạo trong doanh nghiệp là dành thời gian cho những công việc có tầm ảnh hưởng lớn.

Theo CEO Base.vn, công nghệ có thể giúp nhà lãnh đạo khắc phục tình trạng trên với những công cụ đủ mạnh để theo dõi được bức tranh tổng thể của công ty và sắp xếp những ưu tiên hợp lý.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển đổi số để vận hành hiệu quả hơn. Tuy nhiên trong các giai đoạn tiếp theo, chuyển đổi số được kỳ vọng sẽ nâng tầm hiệu quả lên một nấc thang mới.

"Chuyển đổi số bao gồm nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn mang lại những sức mạnh khác nhau. Những năm vừa qua, các doanh nghiệp Việt Nam đã bắt đầu làm việc số, chuyển hóa các công việc từ giấy tờ lên môi trường số, góp phần nâng cao hiệu quả lao động. Giai đoạn tiếp theo sẽ là quản trị số, giúp nhà quản trị nâng cao năng lực tổng hợp, phân tích và ra quyết định dựa trên cơ sở dữ liệu chính xác, minh bạch", CEO Base.vn phân tích.

Đây thực chất là một chủ đề thú vị từng được vị lãnh đạo này đề cập tại sự kiện SaaS Day 2023 do Base.vn tổ chức vào tháng 11/2023.

Cụ thể, người đứng đầu Base.vn đã bàn tới chủ đề "Do things right to do right things" (tạm dịch: làm việc đúng tới làm đúng việc) - có thể coi là khởi đầu của khái niệm quản trị số.

Tôi chỉ cần dành ra 10 phút mỗi sáng là biết được từng phòng ban, dự án ngay lúc này đang vận hành ra sao

Ông Nguyễn Thượng Tường Minh

CEO Base.vn

Trong đó, vế "do things right" ứng với câu chuyện Base.vn đã tạo ra hơn 60 công cụ chuyển đổi số trong suốt 7 năm qua giúp các doanh nghiệp đối tác, khách hàng làm việc đúng và hiệu quả.

Còn "do right things" chính là phương pháp quản trị số, mà người lãnh đạo sẽ đi từ việc nắm bắt bức tranh tổng quan của công ty với những mục tiêu và các chỉ số then chốt, đến giải quyết các công việc lớn trong ngày, và cuối cùng là giao tiếp, cộng tác với đúng người, đúng việc, đúng quy trình để giải quyết nhanh từng vấn đề cụ thể.

Ông Nguyễn Thượng Tường Minh chỉ ra, theo nguyên tắc 80/20, trong tổ chức sẽ chỉ 10-20% trong số toàn bộ đầu việc khi được làm sẽ có tác động tới 80% hiệu quả của tổ chức, trong khi 80% công việc còn lại là việc thường nhật đa số nhân viên có thể đảm nhận được.

"Vì vậy, việc nhìn ra, xác định và bắt tay hoàn thành nhóm việc ''then chốt nhất" - sẽ nằm ở vai trò quan trọng của nhà lãnh đạo, quản trị", vị CEO nhấn mạnh.

Hướng tới lợi ích chung của cộng đồng doanh nghiệp

Bên cạnh không gian quản trị số Base XSpace, tính đến hiện tại, Base.vn đã phát triển 4 bộ sản phẩm chuyển đổi số trong doanh nghiệp, liên quan tới yếu tố: quản trị nhân sự (Base HRM+), quản trị công việc và hiệu suất (Base Work+), quản trị thông tin (Base Info+), và gần đây là quản trị tài chính thời gian thực (Base Finance+).

Không phủ nhận một nền tảng công nghệ mạnh chính là khởi đầu cho hành trình chuyển đổi số, quản trị số ở mỗi doanh nghiệp, nhưng vì đó là “hành trình” nên rất dễ xảy ra sự đứt gãy.

"Sau quá trình làm việc với hơn 8.000 doanh nghiệp ở đa dạng quy mô trên cả nước, chúng tôi nhận ra, chuyển đổi số là một hành trình rất dễ đứt gãy nếu không được làm đúng cách", ông Nguyễn Thượng Tường Minh nói.

Hiểu được điều này, Base.vn đã thành lập một đội ngũ nhân sự chuyên trách để đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình chuyển đổi số, được chia thành 3 nhóm chính gồm: tư vấn, triển khai, và tích hợp.

"Chuyển đổi số cho doanh nghiệp không có nghĩa là chúng tôi chỉ đi bán ứng dụng hay phần mềm. Bởi để một doanh nghiệp chuyển đổi số thành công, vượt qua được sự đứt gãy, cũng như những giai đoạn khó khăn, sự đồng hành của đội ngũ tư vấn là rất lớn", CEO Base.vn nhấn mạnh.

Theo ông Minh, đội ngũ tư vấn của Base.vn có nhiệm vụ lớn nhất là giúp doanh nghiệp đối tác nhìn ra được sự khác biệt và lợi ích của việc quản trị trên môi trường số, so sánh với các hoạt động quản trị truyền thống trước đây.

Ở mỗi doanh nghiệp, người lãnh đạo luôn có những "nỗi đau" khác nhau trong việc quản trị. Do đó, để nhìn ra được bức tranh tổng thể và lựa chọn bài toán chuyển đổi số để giải quyết là rất quan trọng.

Sau khi đã định hình được bài toán, đội ngũ Base.vn sẽ cùng doanh nghiệp triển khai các công cụ số. Đây được xem là khâu "phức tạp", vì liên quan tới yếu tố con người.

"Một trong những sức cản lớn nhất trong hành trình chuyển đổi số là con người. Chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp, phòng ban, đội nhóm hoạt động tốt hơn, đi nhanh hơn. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp không có cách thức triển khai đúng thì có thể khiến nhiều người cảm thấy mình đang phải làm thêm việc", ông Minh nêu vấn đề.

Vì thế nhiệm vụ ở Base.vn không chỉ là đưa ra những tư vấn chuyên sâu, khai mở tư duy chuyển đổi số cho người lãnh đạo, mà còn là chuyển đổi tư duy cho cả một hệ thống nhân sự của doanh nghiệp. Và tới bước cuối cùng mới là tích hợp các giải pháp, bộ sản phẩm của Base.vn.

Tất nhiên, trong tương lai xa hơn, Base.vn sẽ hướng tới việc trở thành một nền tảng mở. Điều này đồng nghĩa, những giải pháp, sản phẩm chuyển đổi số, quản trị số cho doanh nghiệp trên nền tảng này sẽ không chỉ do phía Base.vn cung cấp, mà sẽ có thêm sự tham gia của các công ty công nghệ hàng đầu khác.

Giai đoạn tiếp theo sẽ là "quản trị số", giúp nhà quản trị nâng cao năng lực tổng hợp, phân tích và ra quyết định dựa trên cơ sở dữ liệu chính xác, minh bạch

Ông Nguyễn Thượng Tường Minh

CEO Base.vn

"Những vấn đề quan trọng, phức tạp nhất trong bài toán quản trị số sẽ do phía Base.vn đảm nhiệm. Còn lại, chúng tôi sẽ cho phép các ứng dụng, sản phẩm có chất lượng và thương hiệu tốt tham gia vào nền tảng mở của Base.vn", vị CEO chia sẻ.

Theo ông Nguyễn Thượng Tường Minh, ý tưởng về một nền tảng mở đã được đội ngũ Base.vn chuẩn bị từ những ngày đầu thành lập, nhưng chưa được triển khai. Đến nay, khi giai đoạn làm việc số đã bắt đầu chín muồi, cũng là lúc quản trị số đã trở thành một nhu cầu thiết thực trong doanh nghiệp, thì công ty có đủ cơ sở để hiện thực hóa hệ sinh thái này.

Bên cạnh đó, một lý do khác khiến Base.vn quyết tâm "mở cửa" là vì SMEs lâu nay vẫn luôn gặp khó khăn trong việc nắm bắt thông tin, tiếp cận kiến thức, đầu tư và ứng dụng công nghệ vào thực tế để giúp ích cho doanh nghiệp mình.

Việc Base.vn "mở" hơn hướng đến lợi ích chung của cộng đồng doanh nghiệp, cũng như tạo ra cơ hội để nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ sớm tiếp cận được đa dạng các giải pháp chuyển đổi số chất lượng trong tương lai.

Sự kế thừa ở Base.vn

Ra đời vào tháng 8/2016, câu chuyện từ một startup non trẻ được sáng lập bởi Chủ tịch Phạm Kim Hùng trở thành một doanh nghiệp công nghệ có quy mô hơn 400 con người là một hành trình đầy cảm hứng của Base.vn.

Tới tháng 5/2021, Base.vn chính thức về chung một nhà với Tập đoàn FPT. Nhà sáng lập Phạm Kim Hùng từng gọi đây là một thỏa thuận lịch sử, khi cả hai doanh nghiệp được mô tả là "giống hệt nhau" về tư duy xây dựng nền tảng quản trị số, cũng như mục tiêu thúc đẩy hệ sinh thái chuyển đổi số toàn diện cho các doanh nghiệp Việt Nam.

Sau gần 7 năm phát triển, Base.vn đã có tân CEO là ông Nguyễn Thượng Tường Minh - người từng đứng đầu khối sản phẩm trí tuệ nhân tạo của FPT.

Ông Minh được xem là một trong những nhân tố quan trọng giúp đưa FPT.AI trở thành nền tảng trí tuệ nhân tạo hàng đầu với 200 triệu lượt sử dụng mỗi tháng tại 15 quốc gia.

"Tôi rất yêu thích việc làm sản phẩm, nhất là những sản phẩm có thể tạo ra giá trị lớn cho cộng đồng. Điểm chung của trí tuệ nhân tạo và Base.vn đều là những sản phẩm có sức ảnh hưởng lớn và đóng góp vào sự phát triển chung của xã hội", CEO Base.vn nói.

Nếu như trí tuệ nhân tạo đang là xu hướng dẫn đầu thị trường công nghệ, thì Base.vn chính là công cụ giúp doanh nghiệp nói chung, đặc biệt là các SMEs - nhóm doanh nghiệp đang chiếm tới 97% tại Việt Nam chuyển đổi số và xa hơn là quản trị số.

Theo ông Minh, bài toán tại Base.vn rất hấp dẫn, bởi công ty hiện mới khai phá được 1% đầu tiên của thị trường - tương đương với việc chuyển đổi số cho khoảng 8.000 doanh nghiệp, trên tổng số 800.000 doanh nghiệp đang hoạt động ở Việt Nam hiện nay.

"Câu chuyện nhân rộng sức mạnh công nghệ cho 99% doanh nghiệp còn lại để tạo ra giá trị khổng lồ khiến tôi bị cuốn hút", người đứng đầu Base.vn nhấn mạnh.

Ông Minh gọi đây là một sứ mệnh lớn. Để làm điều đó, nhà lãnh đạo này tin rằng, hành trình tiếp theo của Base.vn cần kế thừa và tận dụng chính DNA đang tồn tại trong doanh nghiệp, cũng như bổ sung thêm tính bền vững, cân bằng.

"Người ở Base.vn chính trực từ tư duy cho đến cách làm. Chúng tôi không có sự vòng vo với nhau, mà ngược lại hết sức thẳng thắn, đoàn kết, sẵn sàng bọc lót cho nhau khi cần", vị CEO khẳng định.

Bên cạnh đó, văn hóa tại Base.vn đặc biệt tạo cơ hội cho các nhân sự dám nghĩ, dám làm. Nhất là khi Base.vn đang đi tiên phong trong hoạt động chuyển đổi số cho doanh nghiệp, đội ngũ nhân sự trẻ được trải nghiệm nhiều từ thực tế.

"Chúng tôi tìm thấy nhau ở điểm chung là niềm đam mê sản phẩm, niềm tin vào ý nghĩa lớn lao chúng tôi đang theo đuổi và khát khao cống hiến cho đất nước", ông Minh nói.

Tinh thần đam mê, sáng tạo, liên tục đổi mới chính là điều đã làm nên thành công của Base.vn ngày hôm nay. Bên cạnh đó, nhà quản trị này cũng cho rằng, đội ngũ của ông sẽ còn trang bị cả sự sáng tạo để liên tục đổi mới hiệu quả trên hành trình tiếp theo.

"Giống như một vận động viên chuyên nghiệp, để duy trì được phong độ cao và thành tích tốt, thì không chỉ có làm việc, tập luyện chăm chỉ. Sau mỗi nhịp đấu căng thẳng, sự tái tạo, đúc kết kinh nghiệm và sáng tạo chiến lược là rất quan trọng. Đó là lý do cá nhân tôi thích "work hard" - làm việc chăm chỉ, đi cùng với "work smart" - làm việc thông minh hơn và đề cao tính hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp", CEO Nguyễn Thượng Tường Minh chia sẻ.