Tái cấu trúc hệ thống nhân sự trong khủng hoảng đại dịch

Động lực thúc đẩy tái cấu trúc hệ thống nhân sự

Thách thức về nhân sự được các nhà quản trị đánh giá là một trong những vấn đề nan giải và khó kiểm soát nhất. Xu hướng nhân sự năm 2021 sẽ có nhiều thay đổi bởi tác động của cuộc cách mạng công nghệ 4.0 và đại dịch Covid-19.

Sự bùng nổ của khoa học công nghệ đang thay thế dần sức lao động của con người, tuy nhiên nguồn lực con người vẫn đóng vai trò then chốt trong sự phát triển của doanh nghiệp.

Trong tọa đàm “Tái cấu trúc hệ thống nhân sự cho năm 2021” vừa tổ chức tại TP.HCM, ông Bùi Đức Chính, Giám đốc điều hành Công ty CP Nhân lực BCC cho biết, tái cấu trúc tổ chức là hành động thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp để chuyển đổi theo hướng tốt hơn mà nguyên nhân của sự thay đổi đó có thể tác động từ bên ngoài hoặc bên trong như pháp lý, môi trường kinh doanh, quy trình hoạt động, quyền sở hữu… hoặc công ty đang nỗ lực tồn tại, tìm các khai thác tối đa cơ hội để đạt hiệu quả kinh doanh.

Trong hầu hết trường hợp, đối tượng chịu tác động từ tái cấu trúc tổ chức vẫn là con người, có thể dẫn đến việc tăng hoặc giảm và thay đổi yêu cầu về nhân sự.

Theo ông Chính, tái cấu trúc hệ thống nhân sự đóng vai trò quan trọng trong quá trình tái cấu trúc tổ chức. Tuy nhiên, tái cấu trúc hệ thống nhân sự không chỉ đơn thuần là quá trình cắt giảm, điều động nhân sự mà là quá trình thay đổi cấu trúc bên trong của doanh nghiệp để đạt hiệu quả về hiệu suất và chi phí, từ đó giá trị của doanh nghiệp cũng sẽ thay đổi.

Những động lực cụ thể để thúc đẩy các doanh nghiệp tái cấu trúc hệ thống nhân sự gồm: giảm chi phí; tăng hiệu suất; hoàn thiện thiết kế bảng mô tả công việc; gia tăng tính đúng người, đúng việc; tích hợp hệ thống nhân sự với xu hướng công nghệ 4.0.

Trong thời buổi cách mạng công nghệ phát triển mạnh mẽ như hiện nay, doanh nghiệp áp dụng công nghệ trong tái cấu trúc hệ thống nhân sự càng chậm thì chi phí càng tăng và hiệu suất càng giảm.

Ông Chính cũng đưa ra 8 thành phần của hệ thống nhân sự mà doanh nghiệp có thể xem xét để tái cấu trúc như: cơ cấu tổ chức; hệ thống KPI; khung năng lực; cấu trúc lương thưởng; hoạt động đào tạo; hoạt động phát triển kế thừa; hoạt động tuyển dụng; văn hóa doanh nghiệp…

Dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp cần tái cấu trúc hệ thống nhân sự

Giám đốc điều hành BCC cho rằng, tái cấu trúc hệ thống nhân sự bắt đầu từ việc xác định hiện trạng của doanh nghiệp bằng dữ liệu và con số. Các dữ liệu cụ thể có thể kể đến như: chi phí phần mềm và tái cấu trúc; thời gian hoàn vốn và sinh lời; số lượng nhân sự giảm…

Ở quy mô nhỏ như một bộ phận phòng ban, dấu hiệu cần để tái cấu trúc có thể do người đứng đầu bộ phận hoặc người quản lý nhân sự nhận diện từ các yếu tố liên quan đến nhân sự, thường thì người quản lý nhân sự sẽ là người đầu tiên nhận diện được các dấu hiệu đó.

Tuy nhiên, nếu người quản lý nhân sự không đưa ra được các dữ liệu và con số cụ thể để thuyết phục được trưởng bộ phận thì tổ chức sẽ không thể thực hiện tái cấu trúc thành công.

Từ hiệu quả thực hiện của bộ phận, phòng ban nhỏ có thể khái quát và áp dụng với toàn tổ chức, lấy nơi làm tốt nhất để học hỏi, sắp xếp, thay đổi và kiện toàn hệ thống.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi tái cấu trúc hệ thống nhân sự?

Với kinh nghiệm từ thực tế và quá trình tư vấn cho các khách hàng thời gian qua, ông Chính cũng đưa ra các điểm cần lưu ý đối với doanh nghiệp để tái cấu trúc hệ thống nhân sự đạt hiệu quả.

Đầu tiên, doanh nghiệp phải xác định rõ mục tiêu của việc tái cấu trúc là gì? Tiếp đó, doanh nghiệp cần bám sát vào hệ thống dữ liệu, báo cáo nhân sự.

Tái cấu trúc không thể tránh khỏi việc cắt giảm nhân sự, do đó, doanh nghiệp cần nhận diện được các vị trí nhân sự cần giữ và không giữ được sau khi tái cấu trúc, cần có phương án và nguồn dự phòng trước khi thực hiện để tránh khủng hoảng về nguồn nhân lực.

Doanh nghiệp cần xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất, tích hợp nền tảng công nghệ thay vì chỉ dùng các công cụ dữ liệu truyền thống, để người quản lý khi cần có thể dễ dàng tiếp cận mục tiêu, xử lý dữ liệu và ra quyết định nhanh chóng.

Truyền thông nội bộ cũng là điều quan trọng mà người lãnh đạo phải cân nhắc trong việc tái cấu trúc. Một trong những yếu tố quan trọng để tái cấu trúc thành công là sự cam kết của lãnh đạo. 

Nếu lãnh đạo doanh nghiệp không có quyết tâm thay đổi và không hành động kịp thời, tái cấu trúc kéo dài và gặp trở ngại thì doanh nghiệp sẽ càng lún sâu vào khủng hoảng và bị tụt lại phía sau.

Theo ông Trần Hoàng Bảo, nhà sáng lập kiêm Chủ tịch HĐQT BCC, thực trạng phổ biến của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, đặc biệt là các công ty bất động sản là sự phát triển nhanh chóng với quy mô lớn và doanh số cao nhưng lại gặp vấn đề khó khăn về hệ thống nhân sự, không thể đánh giá và quản lý hiệu quả từng bộ phận và nhân sự trong tổ chức.

Ông Bảo cho rằng, dịch Covid-19 cũng là cơ hội để các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thời gian rà soát, sắp xếp lại hệ thống nhân sự, thực hiện chuyển đổi số. Tái cấu trúc hệ thống nhân sự trở thành chiến lược tất yếu để giải quyết những bất ổn trong tổ chức hiện tại, củng cố lại nguồn nhân lực, là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp.

Ứng dụng nền tảng số là chìa khóa để tái cấu trúc hệ thống nhân sự

Ông Trần Văn Viển, đồng sáng lập kiêm Giám đốc khu vực phía Nam của Base.vn cho rằng, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều được tổ chức theo mô hình gồm các phòng ban và bộ phận. Mỗi phòng ban lại đảm nhận những vai trò và nhiệm vụ khác nhau.

Với khối lượng công việc lớn cùng nhiều nhân sự, các nhà quản lý khó có thể điều hành doanh nghiệp trơn tru nếu không có các công cụ, phần mềm hỗ trợ, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, địa điểm làm việc khác nhau.

Theo ông Viển, mọi người đang sống trong kỷ nguyên số, dữ liệu được coi như một loại vàng mới và tốc độ của dữ liệu đóng vai trò quan trọng giúp nhà lãnh đạo kiểm soát thời gian để đưa ra quyết định nhanh chóng.

Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý dữ liệu để tái cấu trúc hệ thống nhân sự sẽ thay thế phương pháp quản lý truyền thống, giúp nhà lãnh đạo tiếp cận thông tin nhanh chóng, cập nhật tức thì các yếu tố liên quan đến vận hành.

Ông Viễn cũng đưa ra lưu ý, thực tế diễn ra hiện nay ở các doanh nghiệp là tình trạng dữ liệu chưa đồng nhất, được tổng hợp từ nhiều nguồn, công cụ khác nhau như giấy tờ, excel, email, các phần mềm chat miễn phí…

Do đó, người lãnh đạo doanh nghiệp cần hiểu rõ hiện trạng của cơ sở dữ liệu tại doanh nghiệp mình để lựa chọn khâu quan trọng và công nghệ phù hợp trong việc tái cấu trúc hệ thống nhân sự, quyết định nên dùng phần mềm dịch vụ SAAS hay mua bản quyền một lần hoặc tự xây dựng trung tâm dữ liệu số.

Tuy nhiên, cho dù doanh nghiệp dùng bất kỳ công nghệ hay hệ thống nào để tái cấu trúc thì cũng cần tập trung phân loại và sắp xếp lại dữ liệu đầu vào đồng nhất.

Nhà quản lý cũng cần lưu ý đến trải nghiệm và vai trò quan trọng của người dùng cuối. Nếu không làm cho họ thấy được công cụ đó thân thiện, hữu ích, không làm họ yêu thích, say mê thì rất khó để sinh ra dữ liệu thực và chính xác.

Quá trình xây dựng môi trường làm việc số thay cho môi trường làm việc vật lý truyền thống diễn ra trong thời gian dài và đòi hỏi ý chí quyết tâm của người lãnh đạo doanh nghiệp.