Tối ưu hóa quản trị nhân sự nhờ AI

Trí tuệ nhân tạo (AI) không phải là thuật ngữ quá mới vì nó hiện diện ở hầu hết lĩnh vực, từ việc mua sắm trực tuyến ở các sàn thương mại điện tử hay đi xe công nghệ. Đối với quản trị nhân sự, AI đã được một số tổ chức áp dụng trong đánh giá và tuyển dụng để quy chuẩn hoá, xây dựng tính công bằng và minh bạch trong quy trình đánh giá nhân sự nhằm xác định nhân tài, từ đó có các chính sách giữ chân và phát triển nhân tài.

Tuy nhiên, CEO MAYO Việt Nam Julia Su cho biết, các doanh nghiệp hầu hết chỉ đang đánh giá nhân sự về hiệu suất làm việc mà bỏ qua việc đánh giá tiềm năng của họ trong khi việc đánh giá hiệu suất không phải lúc nào cũng minh bạch và đầy đủ.

Cách nào để đánh giá tiềm năng của nhân sự ngay khi tuyển dụng?

Theo mô hình quản lý nhân tài theo ma trận 9 ô được bà Julia chia sẻ tại sự kiện “Xu hướng và thực tiễn đánh giá nhân sự trong tổ chức” do Học viện Quản trị HRD tổ chức, một người có hiệu suất cao nhưng ít tiềm năng để trở thành nhà lãnh đạo tương lai sẽ được xếp vào nhóm chuyên gia. Trong khi đó, một người được đánh giá cao cả về hiệu suất và tiềm năng sẽ là những nhân tài hàng đầu của tổ chức (top talent).

Những người làm công tác quản trị nhân sự cần đánh giá và phân loại được các đối tượng nhân sự trong tổ chức để từ đó có các cơ chế, chính sách về phúc lợi và quy trình thăng tiến phù hợp cho từng đối tượng nhằm giữ chân và phát triển người lao động. Việc này phải xuất phát từ quá trình tuyển dụng nhân sự.

Như hình ảnh của một tảng băng chìm, những kiến thức và kỹ năng của ứng viên sẽ hiện rõ qua CV, qua các thể hiện bên ngoài của nhân sự nhưng có nhiều thứ quan trọng không kém về ứng viên đó mà chưa được bộc lộ ra ở bề nổi như động lực, các giá trị họ tin tưởng, tính cách của họ… AI lúc này được sử dụng như một công cụ đắc lực để nhà tuyển dụng hiểu sâu ứng viên hơn, tuyển dụng đúng và công bằng hơn, kể cả tuyển dụng hàng loạt.

Công nghệ AI giúp tối ưu việc tuyển dụng ngay cả trong đại dịch

Đại dịch Covid-19 xảy đến với đa phần doanh nghiệp là một “ác mộng" nhưng nhờ lắng nghe và thấu hiểu thị trường, IKEA nhanh chóng nhìn nhận được cơ hội. Do tác động của dịch bệnh, con người có xu hướng ở nhà và bắt đầu mua nội thất nhiều hơn, đặc biệt là đồ làm văn phòng tại nhà. Nắm bắt được xu hướng đó, IKEA tiếp tục mở rộng phạm vi hoạt động tại Đài Loan dẫn đến nhu cầu tuyển dụng số lượng lớn nhân sự trong thời gian ngắn.

Họ đã thay đổi quy trình tuyển dụng thông qua việc áp dụng hình thức phỏng vấn qua video ứng dụng trí tuệ nhân tạo thay vì phỏng vấn qua điện thoại như trước đây. Hình thức này giúp ứng viên tham gia phỏng vấn không bị hạn chế về thời gian và địa điểm, giúp IKEA đánh giá nhanh chóng và chuẩn xác phẩm chất của các ứng viên cho những vị trí cần tuyển khác nhau.

Cũng trước tình hình phong tỏa tại Việt Nam do tác động của đại dịch, năm 2020, Ngân hàng Thế giới (World Bank) tại Việt Nam gặp rất nhiều khó khăn khi thực hiện dự án tuyển dụng giáo viên quy mô lớn theo kế hoạch nhằm phục vụ chương trình viết sách giáo khoa.

Giáo viên sống ở khắp các tỉnh thành trên đất nước nên việc tuyển dụng đã được Ngân hàng Thế giới ứng dụng công nghệ phỏng vấn qua video ứng dụng trí tuệ nhân tạo. Nhờ đó, chỉ sau hai tiếng thiết lập hệ thống mà tổ chức này đã hoàn thành phỏng vấn 100 ứng viên chỉ với hai nhân sự tuyển dụng thực hiện trong hai ngày.

Dẫn một khảo sát của Findem (Mỹ), bà Julia cho biết, sự chính xác trong tuyển dụng và sự đa dạng trong hồ sơ nhân tài là các chủ đề mà HR (người làm nhân sự) thường quan tâm trong năm 2021.

“HR không chỉ có thể hiểu về ứng viên qua CV mà còn qua hình thức phỏng vấn bằng video, công nghệ AI và các bài đánh giá năng lực. Đây là những công cụ vô cùng hữu hiệu cho HR”, CEO MAYO Việt Nam nói.

Thiếu sự chính xác trong tuyển dụng, cái giá mà các doanh nghiệp phải trả là không hề ít. Khi bài toán cắt giảm chi phí trở nên quan trọng hơn bao giờ hết trong mùa dịch, việc tuyển dụng sai người có thể tạo nên tổn thất rất lớn. 

Đó không chỉ là chi phí đền bù cho nhân sự nghỉ việc mà còn là toàn bộ thời gian và nguồn lực đã dành ra để tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự đó cũng như chi phí tuyển dụng nhân sự mới bổ sung. Bà Julia cho biết, mỗi nhân sự thường mất từ sáu tháng tới một năm để có thể đạt được năng suất cao nhất.

Từng làm trưởng đại diện cho một công ty bảo hiểm ở Đài Loan, bà Julia cho biết, một chuyên gia tư vấn tài chính phải qua tuyển dụng và đào tạo cơ bản mới xác định được là có thực sự làm được việc hay không. Mỗi năm, công ty này tốn khoảng 1 triệu USD cho công tác đào tạo nhân sự. Điều đó cho thấy nếu tỷ lệ tuyển sai người cao thì tổn thất sẽ rất lớn. Chưa kể, nếu không xác định được tiềm năng của một người mà đưa lên vị trí lãnh đạo thì có thể sẽ làm hỏng cả một đội ngũ.

Xu hướng của tương lai

Nói về xu hướng tuyển dụng trong tương lai, đại diện của MAYO nhấn mạnh ba xu hướng chính.

Thứ nhất, các kênh số hoá để tìm việc như website chính thức/cộng đồng/mạng xã hội…đang tăng lên nhanh chóng. Thế hệ nhân tài mới có vai trò vô cùng quan trọng đối với thương hiệu nhà tuyển dụng và hình ảnh doanh nghiệp đang ưu tiên sử dụng các kênh như LinkedIn/Facebook/Website để tìm kiếm thông tin công ty và nộp CV.

Thứ hai, tuyển dụng không chỉ là việc công ty tìm kiếm CV của nhân tài mà còn là việc công ty bắt đầu sử dụng công cụ AI để tăng tốc quy trình tuyển dụng, công bằng, minh bạch và chính xác.

Thứ ba, các công ty tập trung vào trải nghiệm nhân viên để tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên một cách hiệu quả. Một trải nghiệm ứng viên luôn tốt bắt đầu từ trải nghiệm trong tuyển dụng cho đến khi rời khỏi công ty. Do đó, các công ty nên tập trung vào quy trình tuyển dụng và đào tạo nhập môn cho ứng viên mới bởi quy trình này có vai trò vô cùng quan trọng đối với trải nghiệm của ứng viên.

Trong quá trình cải thiện hiệu suất và độ chính xác trong tuyển dụng, cần quan tâm tới trải nghiệm tổng thể từ góc độ người ứng tuyển với ba yếu tố quan trọng mà nhà tuyển dụng cần lưu ý là: trang thông tin tuyển dụng, tốc độ và hình thức phỏng vấn linh hoạt.

Công nghệ, đặc biệt là trí tuệ nhân tạo rõ ràng đã hỗ trợ các doanh nghiệp rất lớn trong công tác tuyển dụng nói riêng và quản trị nhân sự nói chung. Tuy nhiên, công nghệ vẫn chỉ là công cụ hỗ trợ mà không thay thế được vai trò quyết định của con người, ít nhất là trong mười năm tới, theo đại diện của MAYO.