Chuyển đổi số: Làm để không mất

Bước sang năm 2023, các hoạt động số hóa doanh nghiệp tại Việt Nam liên tục được đẩy mạnh, nhất là khi nền kinh tế toàn cầu nói chung đang được dự báo với nhiều biến động và không mấy tích cực. Thế nhưng, phần lớn các doanh nghiệp vẫn đang đứng ngoài công cuộc xây dựng một quốc gia số.

"Nền kinh tế nói chung đang xuống dốc, doanh nghiệp cần chủ động thích ứng, linh hoạt và nhạy bén hơn để theo kịp với những thay đổi và bất ngờ. Trước một năm được dự báo là rất khó khăn đang tới, doanh nghiệp cần hiểu rõ việc triển khai chuyển đổi số lúc này không phải là làm để được, mà là làm để không mất", ông Trần Tuấn Anh, Giám đốc Tư vấn Chuyển đổi số khu vực miền Nam của Base.vn, nhận định.

Bộ trưởng TT&TT Nguyễn Mạnh Hùng từng phát biểu, 2022 là năm tổng tiến công về chuyển đổi số". Cũng trong năm 2022, Chủ tịch VINASA Nguyễn Văn Khoa đã nhận định rằng chuyển đổi số ở Việt Nam bước vào giai đoạn tăng tốc. Từ góc nhìn của ông, sau quá trình làm việc và đồng hành trực tiếp cùng hàng nghìn doanh nghiệp, năm 2023 này doanh nghiệp Việt đang ở giai đoạn nào trong tiến trình chuyển đổi số?

Ông Trần Tuấn Anh: Có khá nhiều góc nhìn về tiến trình chuyển đổi số ở Việt Nam. Theo quan điểm của tôi, từ "tăng tốc" dùng để nói về chuyển đổi số trong năm 2022 nên được hiểu là Nhà nước và Chính phủ đang đẩy mạnh chuyển đổi số hơn bao giờ hết.

Tuy nhiên, nếu nhìn từ khía cạnh thực trạng chuyển đổi số trong cộng đồng doanh nghiệp, thì phần lớn các đơn vị mới chỉ đang ở giai đoạn khởi động, thậm chí rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang đứng ngoài nền kinh tế số.

Và những đơn vị đã triển khai, áp dụng công nghệ thì mới chỉ ở trong những bước đầu tiên của số hóa, chưa nên gọi là chuyển đổi số. Chỉ số ít những doanh nghiệp, tập đoàn lớn mới có bước tiến và phát triển thực sự trong công cuộc chuyển đổi số.

Do vậy, "tăng tốc" ở đây chỉ nên được hiểu là về khía cạnh chủ trương, chính sách, mức độ hỗ trợ và truyền thông của các cơ quan, ban ngành, vì thực trạng trong cộng đồng doanh nghiệp thì vẫn khác rất nhiều.

Nói như vậy, công cuộc chuyển đổi số trong năm 2023 tại Việt Nam có nhiều khó khăn hơn thuận lợi, thưa ông?

Ông Trần Tuấn Anh: Tôi cho rằng chúng ta vẫn còn nhiều việc phải làm. Doanh nghiệp đang gặp rất nhiều vấn đề trong bối cảnh này, và một trong số đó là sự thiếu kiến thức thực về chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp vẫn loay hoay không biết phải bắt đầu từ đâu.

Thách thức của các đơn vị cung cấp giải pháp như Base chính là đẩy nhanh và nhiều hơn nữa các hoạt động nhằm hướng dẫn, tư vấn, nâng cao nhận thức của doanh nghiệp về những giá trị của chuyển đổi số, hơn là việc kinh doanh bán phần mềm.

Trước đây, đã từng có một khoảng thời gian nhiều đơn vị công nghệ tiến vào Việt Nam, áp dụng các giải pháp phần mềm đối với doanh nghiệp và vô tình không phù hợp về thời điểm, quy mô, thói quen hoặc văn hóa làm việc. Điều này đâu đó đã khiến nhiều doanh nghiệp mất niềm tin vào công nghệ và các đơn vị tư vấn.

Chính vì vậy, trong giai đoạn tới, chúng ta cần phải thay đổi cách làm, thực chiến hơn, kiên trì hơn và như tôi đã nói, còn rất nhiều cơ hội cho những đơn vị công nghệ đi con đường đúng đắn.

Theo khảo sát của Bộ KH&ĐT, cuối 2022, 60% doanh nghiệp tham gia khảo sát cho biết chưa chuyển đổi số vì rào cản chi phí. Ông đánh giá như thế nào về tình trạng này?

Ông Trần Tuấn Anh: Từ góc nhìn của tôi, khi doanh nghiệp cho rằng họ không thể chuyển đổi số vì thiếu chi phí, hay thiếu nhân lực, hoặc gặp các vấn đề nào khác, thì cũng chỉ là triệu chứng, đó không phải là căn nguyên của bệnh. Yếu tố cốt lõi là họ chưa hiểu được chuyển đổi số thực sự có thể tạo ra sự khác biệt.

Có nhiều trường hợp, khi chủ doanh nghiệp thấy bối cảnh thị trường thay đổi, thấy chuyển đổi số được nhắc đến nhiều trên khắp các phương tiện truyền thông, họ cho rằng vậy thì mình cũng phải thay đổi, cũng phải chuyển đổi số. Nhưng bản thân họ chưa trả lời được rằng tại sao họ cần điều đó, cũng không xác định được rằng nếu áp dụng công nghệ thì thực trạng nội tại hiện giờ của doanh nghiệp sẽ được cải thiện như thế nào.

Khi chưa trả lời được câu hỏi này mà chỉ đi theo thị trường, tất nhiên họ sẽ nghĩ việc áp dụng công nghệ là một khoản chi phí. Do vậy, khi vẫn đang tạm thời vận hành bình thường, chắc chắn không chủ doanh nghiệp nào lại muốn bỏ ra một khoản chi phí cả.

Tại Việt Nam, đôi khi chúng ta đã dùng nhiều từ ngữ "đao to búa lớn", khiến chuyển đổi số trở thành phong trào. Điều này vô tình khiến doanh nghiệp loay hoay, hoang mang, thậm chí là có cảm giác đề phòng, càng không thực sự để tâm tìm hiểu về bản chất. Cứ thế, "tốn một khoản chi phí" là điều đầu tiên họ nghĩ đến khi nghĩ về chuyển đổi số.

Để giải quyết được căn nguyên này, không còn cách nào khác, bản thân người lãnh đạo cần trả lời được rằng chuyển đổi số thực sự mang lại lợi ích gì cho tổ chức của họ.

Liệu có trường hợp dù doanh nghiệp đã hiểu rõ lợi ích của chuyển đổi số, nhưng chi phí vẫn là một rào cản không, thưa ông?

Ông Trần Tuấn Anh: Tôi tin rằng bất cứ doanh nghiệp nào khi nhìn thấy một điều thực sự tốt, thực sự mang lại lợi ích cho tổ chức của họ, họ sẽ làm.

Việc doanh nghiệp cho rằng họ đã nhìn thấy được lợi ích, nhưng gặp vấn đề về chi phí, theo tôi đó là do họ thấy hành trình chuyển đổi số là quá dài, có thể mất 3 - 5 năm mới thu được quả ngọt. Trong khi đó, khi dùng một khoản tiền, tất nhiên là doanh nghiệp nào cũng kỳ vọng nhận lại được ngay kết quả.

Ví dụ, một doanh nghiệp quy mô 30 người khi triển khai, áp dụng hệ thống Base lần đầu cần chi trả khoảng 30 - 60 triệu đồng/năm. Khoản tiền này nằm trong khả năng của họ. Doanh nghiệp nào cũng có những khoản chi phí để sử dụng cho vận hành, không phải cho phần mềm, thì là cho con người hoặc các máy móc khác thủ công hơn. Vấn đề cốt lõi chỉ là họ đánh giá điều gì quan trọng hơn, muốn ưu tiên làm việc gì hơn mà thôi.

Nhưng nếu chi trả khoản tiền đó để thuê nhân sự hoặc mua các loại máy móc thủ công hơn, rõ ràng là doanh nghiệp có thể nhìn thấy ngay được kết quả. Đây có phải là "điểm yếu" của phần mềm?

Ông Trần Tuấn Anh: Thực tế chúng tôi gặp nhiều trường hợp, nhiều doanh nghiệp như vậy. Nhưng tôi luôn muốn nhìn chủ đề này theo một cách sâu hơn.

Bản chất vấn đề không phải là số hóa hay chuyển đổi số, mà chính là doanh nghiệp Việt Nam còn thiếu tính hệ thống. Tính hệ thống sẽ đảm bảo được rằng doanh nghiệp không chỉ vận hành trơn tru ở quy mô hiện tại mà còn ở quy mô lớn hơn, phức tạp hơn.

Một trong những hạn chế khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn khi áp dụng công nghệ đó là phần lớn doanh nghiệp đều là SMEs. Với quy mô này, tính hệ thống của họ chưa ổn định và họ làm việc, vận hành trực tiếp với con người là phần lớn.

Nhưng câu hỏi đặt ra là khi quy mô lớn dần hơn, có nhiều hạn chế, nhiều chi phí ẩn mà con người hay các loại máy móc thủ công không nhìn thấy được, chỉ có công nghệ và dữ liệu từ công nghệ mới giúp minh bạch mọi thứ.

Nói như vậy là rất khó để nhìn thấy được ngay những lợi ích của việc áp dụng công nghệ vào quản trị và điều hành doanh nghiệp, thưa ông?

Ông Trần Tuấn Anh: Không hẳn là vậy. Dù sao thì cả đơn vị cung cấp dịch vụ và doanh nghiệp cũng đều nên xác định rõ những thứ có thể mang lại kết quả ngay. Ví dụ, trong quá trình làm việc cùng doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy rằng nhiều tổ chức khi đạt đến quy mô khoảng 200 nhân sự, chi phí in ấn có thể lên tới hàng chục triệu mỗi tháng.

Và lợi ích dễ nhìn thấy nhất mà các ứng dụng Base có thể mang lại ngay đó là số hóa, sắp xếp toàn bộ những hồ sơ, giấy tờ, văn bản đó, giúp họ giảm thiểu được một khoản chi phí đáng kể. Đã có doanh nghiệp sau khi áp dụng Base, chỉ trong 1 tháng đầu tiên, đã giảm 70% chi phí in ấn.

Bên cạnh đó, một giá trị khác cũng có thể nhìn thấy ngay được khi áp dụng công nghệ, đó là những tri thức, tích lũy của mỗi nhân sự sẽ được đóng gói và kế thừa, toàn bộ dữ liệu và quá trình của người đó tại tổ chức cũng sẽ được số hóa và lưu trữ trên hệ thống, rất để để tìm lại khi cần. Tôi nghĩ đó là những ví dụ rất cụ thể để trả lời câu hỏi chuyển đổi số mang lại lợi ích gì.

Ông cho rằng, sự khác nhau về vai trò của chuyển đổi số đối với một doanh nghiệp lớn, hoạt định ổn định, và một doanh nghiệp nhỏ đang trong giai đoạn sống còn được thể hiện như thế nào?

Ông Trần Tuấn Anh: Đối với doanh nghiệp trong giai đoạn sống còn, việc số hóa sẽ tập trung vào bài toán giúp tăng trưởng doanh thu và tăng trải nghiệm khách hàng nhiều hơn. Lúc này, công nghệ cần chứng minh được khả năng hỗ trợ, nâng cao sự kết nối, phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, để bộ máy vận hành trơn tru và hiệu quả hơn, giúp một nhân sự có thể làm được nhiều việc hơn.

Đối với doanh nghiệp trong giai đoạn phát triển, Base sẽ tập trung vào bài toán về hệ thống và bộ máy. Nếu doanh nghiệp cứ tiếp tục phát triển như vậy hoặc nhanh hơn thì họ sẽ gặp những chi phí ẩn gì và nguồn tài nguyên nào sẽ bị lãng phí trong quá trình phát triển đó. Khi doanh nghiệp trên đà phát triển, họ có xu hướng tuyển người ồ ạt, nhưng đôi khi lại không tìm được một vị trí cụ thể mà người mới sẽ tiếp nhận. Đến khi quen với nhịp tăng trưởng, nhân sự làm được nhiều việc hơn, bộ máy vận hành trơn tru hơn, doanh nghiệp rơi vào tình trạng thừa người.

Còn đối với doanh nghiệp đã phát triển ổn định rồi, Base cần giải quyết bài toán về minh bạch thông tin, nâng cao hiệu suất, giúp họ đưa ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn dựa trên dữ liệu, vì lúc này doanh nghiệp đã lớn, cồng kềnh, nhiều cấp, do vậy để thông suốt, minh bạch thông tin là một bài toán nan giải.

Như vậy, ở từng giai đoạn, doanh nghiệp sẽ cần đến chuyển đổi số với một nhu cầu khác nhau để giải những bài toán khác nhau. Nhiệm vụ của đơn vị như Base là giúp doanh nghiệp hiểu rõ được những góc nhìn ấy. Chuyển đổi số có thể góp phần làm thay đổi văn hóa làm việc, mang đến những điều mới, góc nhìn mới cho tổ chức.

Bên cạnh vấn đề chi phí, nhiều doanh nghiệp chia sẻ rằng những yếu tố liên quan đến khả năng làm chủ công nghệ còn yếu, nhân sự lớn tuổi… cũng là rào cản khiến họ e ngại việc chuyển đổi. Quan điểm của ông về việc này như thế nào?

Ông Trần Tuấn Anh: Nhân sự chắc chắn có ảnh hưởng đến quá trình áp dụng công nghệ và chuyển đổi số, nhưng sự ảnh hưởng này không phụ thuộc vào khả năng nắm bắt công nghệ hay độ tuổi của họ. Năng lực thích ứng công nghệ của một người theo tôi tùy vào mỗi quan điểm, góc nhìn, giống như chúng ta không thể đánh giá rằng người có điện thoại đắt tiền hơn, nhiều tính năng hơn là người "hightech" và ngược lại.

Với tôi, điều quan trọng nhất là chúng ta có muốn học một thứ mới hay không. Ví dụ, nhiều ông bố, bà mẹ mặc dù đã lớn tuổi, nhưng sử dụng Facebook, Zalo nhiều hơn chúng ta - những người được sinh ra và trưởng thành trong thế giới của mạng xã hội. Họ sử dụng đơn giản vì họ thấy nó tiện hơn, có nhiều thứ hay ho hơn.

Quay lại với bối cảnh thị trường, trước đây việc trả tiền cho phần mềm ở Việt Nam có vẻ là một điều xa lạ. Nhưng hiện tại, khi thị trường thay đổi, doanh nghiệp cũng cần thay đổi và bản thân chính người lao động cũng cần nhận thức được rằng họ cần thay đổi. Học áp dụng, làm việc và vận hành trên các phần mềm giống như hành trình học bất cứ một thứ mới nào. Bản chất việc nhân sự phản kháng chỉ là vấn đề tâm lý tạm thời, doanh nghiệp và đơn vị cung cấp phần mềm cần hiểu rằng đó là điều tự nhiên.

Thị trường nào cũng đi qua những giai đoạn như vậy, cần tiếp cận, chuyển đổi từ từ và học cách làm quen với cách thức vận hành mới. Chúng ta nên nhìn nhận điều này như một điều tự nhiên, thay vì đặt tên cho nó là "rào cản".

Đồng ý rằng sự phản kháng của nhân sự là vấn đề tâm lý tạm thời, nhưng cũng phải có cách thức nào đó để họ cởi mở hơn với công nghệ và chuyển đổi số, thưa ông?

Ông Trần Tuấn Anh: Đó cũng là một bài học mà chúng tôi nhận ra sau quá trình tư vấn cho hàng trăm, hàng nghìn doanh nghiệp. Trước hết, tư duy chuyển đổi, cải tiến phải bắt đầu từ người lãnh đạo.

Nếu chủ doanh nghiệp nghĩ rằng khi bỏ chi phí mua công nghệ cho nhân viên dùng, nhân viên sẽ áp dụng rất nhanh, vui vẻ đón nhận, và trường hợp nào không thích nghi được là lỗi của bản thân người đó, thì khả năng cao là doanh nghiệp không thể chuyển đổi số thành công.

Tư duy thay đổi, áp dụng công nghệ cần được đưa vào từ từ, ngày qua ngày theo từng bước. Lãnh đạo cần đồng hành cùng đội ngũ và giúp nhân sự hiểu rõ được rằng nếu một người chủ doanh nghiệp lớn tuổi, nhưng vẫn cởi mở với việc học lại từ đầu một điều gì đó và cũng gặp những vướng mắc như bất cứ ai, thì trạng thái tâm lý phản kháng của họ cũng là một điều bình thường.

Có một thực tế là không phải nhân sự nào trong doanh nghiệp cũng sẵn sàng học hỏi một thứ mới. Trong quá trình đồng hành cùng các doanh nghiệp, đã có tổ chức nào phải rời bỏ nhân sự của mình vì sự phản kháng của họ hay chưa, thưa ông?

Ông Trần Tuấn Anh: Giai đoạn khởi đầu của hành trình nào cũng có sự phản kháng. Thông thường, phần lớn mọi người đều thích sự ổn định và chỉ số ít thích sự thay đổi. Những người thích sự ổn định, đồng nghĩa với việc họ không cho phép bản thân học điều mới mẻ, tôi nghĩ đây là điều bình thường trong tất cả mọi chuyện chứ không riêng gì trong chuyển đổi số.

Lúc này, tôi nghĩ rằng doanh nghiệp cần tôn trọng sự khác biệt, tạo điều kiện để mọi người đều được phát triển, nhưng nên quan tâm và tập trung vào những người đồng lòng với tổ chức, sẵn sàng chấp nhận thử thách, chấp nhận sự thay đổi và sẵn sàng cải tiến. Lãnh đạo cần trả lời được rằng: "Điều gì là tốt nhất cho tổ chức mình? Ai là người có thể đưa công ty phát triển?".

Với những nhân sự e ngại quá trình chuyển đổi số, chỉ có hai con đường: thay đổi bản thân, hoặc bị đào thải. Kể cả khi phải chịu sự đào thải, đó cũng là một nguyên tắc của cuộc sống. Khi một người không theo kịp xu hướng, không đáp ứng được sự cải tiến và đi lên, phải chịu sự đào thải. Điều này chỉ đơn giản là đang thể hiện tính chất cạnh tranh của cuộc sống và bất cứ ai cũng cần phải chấp nhận, không có lựa chọn nào khác.

Năm 2023 được dự báo là một năm khó khăn khi nền kinh tế toàn cầu liên tục có những dấu hiệu không mấy tích cực. Trước bối cảnh này, ông dự báo tình hình chuyển đổi số ở Việt Nam sẽ diễn ra như thế nào?

Ông Trần Tuấn Anh: Năm 2023 này, khi doanh nghiệp được dự báo là sẽ tăng trưởng chậm lại, tôi nghĩ quá trình chuyển đổi số trong cộng đồng doanh nghiệp sẽ có một vài thay đổi.

Doanh nghiệp sẽ không tiếp cận, tìm hiểu hay áp dụng công nghệ theo phong trào nữa, mà dần nhận thức được rằng đó là công cuộc mà chắc chắn họ phải làm. Trong quá trình làm việc với khách hàng gần đây, chúng tôi nhận thấy rằng họ rất tích cực trao đổi, chủ động, chia sẻ, họ thể hiện rằng họ thực sự nghiêm túc muốn triển khai, chứ không phải gặp chúng tôi vì tò mò, vì muốn thử, hay vì phong trào nữa. Công cuộc chuyển đổi số trong năm 2023 không còn là "làm để được" nữa, mà là "làm để không mất".

Có thể chúng tôi cần nhiều buổi gặp gỡ hơn với doanh nghiệp, cần lắng nghe họ với nhiều thời gian hơn, dù sao thì Base cũng không phải là đơn vị bán phần mềm. Chúng tôi cam kết sẽ luôn đồng hành và sát cánh cùng doanh nghiệp.