Tối ưu hóa và đột phá trong vận hành luôn nhận được rất nhiều sự quan tâm của các doanh nghiệp, đặt trong bối cảnh phức tạp và đầy thử thách khi làn sóng thứ hai của đại dịch Covid-19 được dự đoán sẽ ảnh hưởng sâu và rộng đến môi trường kinh doanh.
Theo bà Trần Thị Thúy Ngọc, Phó tổng giám đốc Deloitte Việt Nam, trước khi nói đến câu chuyện nâng cao hiệu suất, doanh nghiệp cần lùi lại một bước để xem mình đang ở đâu, mục tiêu đã đạt được chưa, cần tập trung lĩnh vực và thị trường nào, dùng thước đo nào để thực hiện chiến lược.
Mỗi doanh nghiệp đang ở mỗi giai đoạn khác nhau, có chiến lược và cách thức thực hiện khác nhau. Có những doanh nghiệp lựa chọn đi ra thị trường với mức giá thấp nhất, thời gian nhanh nhất. Cũng có những doanh nghiệp tập trung vào trải nghiệm khách hàng để tạo nên những khách hàng trung thành.
Trong khi đó, nhiều doanh nghiệp khác tập trung vào yếu tố sáng tạo với các sản phẩm mới, dịch vụ và thị trường mới.
Khi đã xác định được năng lực và chiến lược ở thời điểm hiện tại, doanh nghiệp cần biết trong một đến mười năm tới sẽ ở đâu, làm gì để tồn tại và phát triển.
Đáng chú ý, một nghiên cứu của Deloitte chỉ ra, nếu chỉ có CEO, chủ tịch hay cổ đông đưa ra mục tiêu, chiến lược kinh doanh thì doanh nghiệp khó thành công. Sự thành công của chiến lược phải đến từ tất cả cán bộ nhân viên, từ những người cấp cao nhất đến cấp thấp nhất để tạo nên một văn hoá toàn doanh nghiệp là lúc nào cũng tiên phong, tiến ra thị trường.
“Covid-19 là một phép thử với câu hỏi trong tình huống tệ nhất, doanh nghiệp có thể làm gì để tồn tại phát triển, tăng trưởng đột phá”, bà Ngọc nói tại hội thảo “Đột phá hiệu suất trong vận hành doanh nghiệp” do FPT tổ chức.
Bà Trần Thị Thúy Ngọc, Phó tổng giám đốc Deloitte Việt NamTheo đánh giá chung của Deloitte, một trong những lý do khiến các doanh nghiệp Việt Nam quản trị năng suất còn yếu kém là do văn hoá thường xuyên không tuân thủ, các văn bản ban hành theo sự vụ không có hệ thống.
Năng suất, theo ông Nguyễn Thế Mạnh - Trưởng phòng cấp cao của Deloitte Việt Nam, là giá trị được tạo ra trên nguồn lực bỏ ra. Nếu đầu ra gặp khó thì giảm thiểu nguồn lực đầu vào sẽ là một cách để doanh nghiệp tăng năng suất trong mùa khủng hoảng.
Năng lực số hoá sẽ giúp doanh nghiệp giải bài toán này. Xu thế số hoá dù muốn hay không thì vẫn sẽ xảy ra.
Dữ liệu chỉ mới dừng lại ở tầng thông tin
Thực tế cho thấy, nhiều công ty chưa thực sự ý thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong kinh doanh dẫn tới không biết làm thế nào để số hoá, bắt đầu từ đâu.
Theo một thống kê của Trung tâm dữ liệu Internet (IDC), có khoảng 70-80% doanh nghiệp chuyển đổi số thất bại. Nguyên nhân lớn nhất thường do chủ doanh nghiệp không muốn thay đổi, hoặc họ tư duy rằng câu chuyện chuyển đổi số là việc của tổng giám đốc (CEO), giám đốc công nghệ thông tin (CIO) hay giám đốc công nghệ (CTO). Trong khi chuyển đổi số muốn thành công cần phải xuất phát từ tư duy số của người chủ doanh nghiệp.
“May một cái áo quá rộng hoặc quá chật thì sẽ không đưa ra được chiến lược chuyển đổi số phù hợp với chiến lược kinh doanh”, ông Mạnh ví von.
Một nguyên nhân khác nữa đến từ tâm lý ngại thay đổi của người nhân viên, họ không nhìn thấy được lợi ích từ sự thay đổi nên không hành động.
Đáng chú ý, nhiều doanh nghiệp luôn nghĩ mình đã có hệ thống quản lý văn bản chuẩn rồi. Nhưng vấn đề nổi cộm là hệ thống văn bản tản mát khắp nơi dẫn tới khó khăn khi tác nghiệp, mất thời gian đi tìm văn bản; quy trình nghiệp vụ không đủ chi tiết, thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban; hiếm có hệ thống báo cáo quản trị đúng, có dữ liệu nhưng chưa sử dụng được dữ liệu cho mục tiêu quản trị điều hành.
Theo chuyên gia của Deloitte, trong bài toán chuyển đổi số thì yếu tố kinh điển là dữ liệu, nhưng đa phần dữ liệu ở các doanh nghiệp chỉ mới dừng lại ở tầng thông tin mà chưa đưa lên được tầng dự báo. Như vậy, trước tiên phải tìm ra bệnh của mình thì công nghệ mới giúp các doanh nghiệp giải quyết được vấn đề.
Công nghệ thông tin giải quyết 4 vấn đề mùa Covid
Trong xu thế hiện nay, công nghệ thông tin được coi là một thành phần trong chiến lược của doanh nghiệp, để đưa ra quyết định nhanh chóng và tăng hiệu suất vận hành, tối đa hoá lợi nhuận.
Ông Nguyễn Xuân Việt, Giám đốc Công nghệ FPT IS Ông Nguyễn Xuân Việt, Giám đốc Công nghệ FPT IS cho rằng việc tối ưu quy trình là một điều quan trọng giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất.
Bởi lẽ thực tế ứng dụng công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp hiện tại cho thấy, hệ thống thông tin chủ yếu được xếp theo hàng dọc và thiếu tính liên kết dẫn tới dữ liệu bị phân tán, khi cần ra quyết định không có ngay dữ liệu để ra quyết định nhanh.
"Yếu tố then chốt trong quá trình vận hành số chính là tốc độ - tốc độ triển khai, kết nối, quản trị và đánh giá hiệu quả – yếu tố tiên quyết cho một doanh nghiệp sống sót và thịnh vượng của thì hiện tại. Bằng việc ứng dụng công nghệ hay chuyển đổi số các quy trình vận hành, doanh nghiệp sẽ sở hữu một lợi thế cạnh tranh to lớn khi quản trị nhanh chóng, kịp thời, từ đó tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng", lãnh đạo FPT nhận định.
Theo các chuyên gia, chuyển đổi số để nâng cao hiệu quả vận hành có 3 tầng cơ bản gồm: số hoá, ứng dụng số hoá để tăng doanh thu; và chuyển đổi số.
Một doanh nghiệp đang có một núi quy trình đang được xử lý bằng hệ thống trên giấy tờ, bản cứng thì có thể sử dụng giải pháp số hoá quy trình. Số hóa giúp quy trình xử lý công việc được minh bạch, giúp mọi người có trách nhiệm hơn.
Doanh nghiệp sử dụng hệ thống thông tin thu thập dữ liệu từ tất cả nguồn phân tích, sau đó sử dụng dữ liệu này để phục vụ cho việc ra quyết định nhanh có hướng đi đúng về quản trị, hỗ trợ cán bộ quản lý cấp trung kiểm soát vận hành thông qua các báo cáo trực quan đa chiều được xây dựng từ các dữ liệu.
Hiện FPT đang cung cấp ra thị trường mô hình vận hành số thực tiễn, thông minh cùng bộ công cụ 16 giải pháp đã được đội ngũ FPT nghiên cứu và phát triển dựa trên chính nhu cầu của doanh nghiệp. Các giải pháp ấn tượng có thể được kể đến như: nền tảng tự động hóa quy trình doanh nghiệp akaBot; bộ đôi FPT SPro và FPT SFlash, bí quyết số hoá quy trình cấu trúc và phi cấu trúc trong doanh nghiệp, hợp đồng điện tử FPT.eContract …
Ông Việt cho biết, bộ giải pháp công nghệ của FPT giúp nâng cao tới 80% năng suất, tiết kiệm đến 60% chi phí và 90% thời gian, đảm bảo kinh doanh xuyên suốt, liền mạch 24/7.
“Đặc biệt, trong bối cảnh Covid có thể tạo ra một liên minh tiêu thụ và chia sẻ cho nhau, giống như khái niệm bán chéo, đảm bảo kinh doanh liên tục, phục hồi và bứt phá thời Covid”, ông Việt nói.
Theo ông Việt, có bốn yếu tố bị ảnh hưởng trong bối cảnh Covid-19 mà công nghệ thông tin có thể hỗ trợ giải quyết là mất cân bằng cung cầu toàn diện; suy giảm thanh khoản và khủng hoảng tài chính; đứt gãy chuỗi cung ứng; thay đổi môi trường làm việc.
Để phục hồi nhu cầu tiêu dùng, cần phải có những kênh bán hàng đột phá. Trước đây bán hàng tại siêu thị thì nay chuyển sang bán hàng trực tuyến. Để kiểm soát được tính thanh khoản, chuyển từ hình thức trả tiền hoặc đầu tư từ Capex sang Opex, thay vì mua sẽ đi thuê. Để kết nối liên tục chuỗi cung ứng thì cần làm sao tạo ra hệ sinh thái.
Ngoài ra, cần hỗ trợ nhân sự thích nghi với hoạt động làm việc từ xa, đảm bảo vận hành trơn tru trong môi trường an ninh mạng tốt.
