Giải pháp vàng cho doanh nghiệp xuất khẩu

Tuy nhiên, trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 thì việc tự xây dựng các hệ thống giao tiếp chuẩn điện tử EDI (Electronic Data Interchange) là một giải pháp để doanh nghiệp có thể đổi đời.

Hãy kết hợp công nghệ và sản xuất

EDI là một chữ viết tắt cho trao đổi dữ liệu điện tử- Electronic Data Interchange. Sử dụng EDI, các công ty gửi thông tin kỹ thuật số từ một hệ thống kinh doanh sang một hệ thống khác, sử dụng một định dạng chuẩn. Thuật ngữ EDI mô tả cả việc truyền dữ liệu cũng như bản dịch sang một định dạng dữ liệu chuẩn. EDI cho phép các công ty trao đổi dữ liệu bằng điện tử chứ không phải bằng giấy. Đây là một thành phần quan trọng để tự động hóa trong quy trình kinh doanh.

Trong hàng loạt giải pháp thì có lẽ EDI là một giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp trong nước vốn mạnh về sản xuất nhưng hạn chế về công nghệ. Có thể EDI là một khái niệm mới lạ đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam. Nhưng ở các nước châu Âu, EDI được đón nhận như một thứ con cưng của các doanh nghiệp thời hiện đại, bởi nó tích hợp những siêu giải pháp của một trí tuệ nhân tạo mà con người tạo ra.

Nói một cách đơn giản EDI là một dạng hóa đơn điện tử thay thế quá trình đặt hàng, giao dịch truyền thống vốn được thực hiện bằng giấy hoặc fax và cả con người trong quá khứ. Một ví dụ dễ hiểu là khi một tổ chức mua muốn đặt hàng với nhà cung cấp, người mua sẽ tạo ra một đơn mua hàng bằng số. 

Phần mềm EDI (hoặc nhà cung cấp EDI) sẽ tạo một phiên bản tiêu chuẩn EDI của đơn hàng đó và gửi cho nhà cung cấp. Mặc dù nhà cung cấp có khả năng sử dụng công nghệ khác với người mua, nhưng hệ thống đặt hàng của họ sẽ có thể nhận được thông tin vì nó ở định dạng chuẩn. Nhà cung cấp sẽ gửi lại thông báo rằng đơn hàng đã nhận được. Sau khi đơn đặt hàng đã sẵn sàng, nhà cung cấp sẽ gửi một thông báo điện tử khác, hóa đơn yêu cầu thanh toán cho các mặt hàng đã mua. 

Nói một cách đơn giản, EDI đảm bảo rằng tất cả các hệ thống kinh doanh của bạn và của các đối tác bán lẻ sẽ nói cùng một ngôn ngữ.

Khi tham gia hệ thống này thì các doanh nghiệp trong nước hoàn toàn có thể giao tiếp với khách hàng quốc tế mà không phải đầu tư phần mềm, không bị giới hạn ngôn ngữ, tăng tốc độ mua bán hàng 61% do giảm khối lượng của dòng giấy và thời gian hoàn tất giao dịch của hai bên, giảm lỗi do nhập dữ liệu liên quan đến quy trình nhập thủ công 30- 40% và tiết kiệm được hàng loạt chi phí như tránh tồn kho, chậm hàng dẫn đến bị phạt... để từ đó tập trung vào công việc giá trị gia tăng.

Thoát khỏi bài toán trung gian

Đặc biệt EDI sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng tạo nhãn, điều này rất quan trọng bởi các doanh nghiệp Việt Nam khó xuất khẩu trực tiếp sang các đơn vị phân phối. Để giảm thiểu khâu trung gian là do chưa có nhãn này thì hệ thống EDI có thể giải quyết được khâu này.

Ví như một công ty xuất khẩu may mặc ở Bến Tre, với 2.000 công nhân họ sản xuất ra những chiếc áo phao chất lượng và xuất khẩu qua nước ngoài thông qua một đơn vị thu mua trung gian bởi doanh nghiệp này chưa có một nhãn chung trên thị trường thương mại quốc tế. Cho đến khi một đơn vị ở Đài Loan tên là PacSun muốn nhập thử một đơn hàng 2.000 áo và gửi đơn hàng thông qua hệ thống đổi dữ liệu điện tử EDI. Lúc này doanh nghiệp dệt may trên mới cuống cuồng tìm đến công cụ hỗ trợ EDI của nhà cung cấp N.O.II. Nhờ công cụ tích hợp dữ liệu EDI, hóa đơn của đối tác được xử lý một cách nhanh chóng, đồng thời tạo ra nhãn chung trên thị trường để xuất khẩu trực tiếp cho đơn vị thu mua- PacSun mà không phải thông qua bất cứ đơn vị trung gian nào như trước kia.

Theo ông Nguyễn Tôn Huy, Giám đốc phát triển kinh doanh của N.O.II (www.noii.vn), đối tác duy nhất được bán và chuyển giao toàn bộ các giải pháp EDI của DiCentral như giải pháp ERP tích hợp từ Mỹ: 

Trong xu thế toàn cầu và hội nhập quốc tế, thị trường thương mại ắt hẳn đầy sự cạnh tranh và cần sự năng động trong mọi mặt. Do đó bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần những giải pháp công nghệ chuyên sâu hỗ trợ quản lý nguồn lực hiệu quả nhất, nâng cao năng lực cạnh tranh và tiến bước vững vàng trong tương lai. Bằng cách sử dụng định dạng dữ liệu tiêu chuẩn cho các giao tiếp theo thứ tự, các công ty có EDI có thể trao đổi bằng điện tử thông tin lệnh mà không cần sự can thiệp của con người. Bằng cách này, EDI cung cấp một nền tảng kỹ thuật cho tự động hóa. Từ quan điểm hoạt động, nó có ý nghĩa bởi vì nó làm giảm sai lầm của con người, đồng thời tinh giản quá trình đặt hàng. Các công ty bán lẻ có thể thực hiện đơn đặt hàng nhanh hơn, rẻ hơn và ít lỗi hơn.

Cũng theo ông Huy, với chi phí đầu tư không quá cao và có lợi hơn nhiều so với chi phí đầu tư vận hành bằng con người hay các chi phí trung gian, việc áp dụng EDI có thể nói là một giải pháp có lời lớn. Ngoài lợi nhuận thì các doanh nghiệp Việt khi tham gia hệ thống EDI hoàn toàn có thể giao tiếp bán hàng cho các doanh nghiệp hàng đầu thế giới như: Apple, Walmart, Bestbuy, Safeway… một cách cực kì đơn giản.

Ngoài ra, EDI mà còn là mang lại lợi ích cho lĩnh vực hải quan, bưu chính và ngân hàng, bởi công cụ này không những đảm bảo an toàn, an ninh cho việc trao đổi các chuyến thư quốc tế mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và đơn giản thủ tục hải quan. Có thể thấy trong cuộc cách mạng công nghệ 4.0 thì EDI là một cứu cánh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là những tập đoàn lớn muốn tự đổi mới gia tăng lợi nhuận và tinh giảm nhân công.