Hội đồng quản trị chuyên nghiệp: Chìa khóa cho thành công bền vững

Hội đồng quản trị (HĐQT) đóng vai trò trung tâm trong việc bảo vệ quyền lợi của cổ đông và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Theo Bộ Nguyên tắc quản trị công ty theo thông lệ tốt nhất của Việt Nam, dưới đây là 4 yếu tố giúp doanh nghiệp xây dựng HĐQT chuyên nghiệp, khách quan, hoạt động hiệu quả với vai trò bảo đảm lợi nhuận và sự bền vững của công ty.

Hội đồng quản trị cần sở hữu các quan điểm, chuyên môn, kỹ năng, năng lực đa dạng và phù hợp

Sự đa dạng của HĐQT là một yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Khi HĐQT bao gồm các thành viên đến từ nhiều nền tảng khác nhau về kiến thức, kinh nghiệm, văn hóa, giới tính và tuổi tác, doanh nghiệp sẽ có được những góc nhìn đa chiều, giúp cho quy trình ra quyết định phong phú và đáng tin cậy hơn.

Các yếu tố cần thiết cho một HĐQT đa dạng và hiệu quả bao gồm:

Ma trận kỹ năng: HĐQT cần xây dựng một ma trận kỹ năng chi tiết, xác định rõ các kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất cần thiết cho từng thành viên. Ma trận này phải phản ánh sự đa dạng về chuyên môn, kinh nghiệm, giới tính, độ tuổi và các yếu tố khác để đảm bảo HĐQT có đủ năng lực giải quyết các vấn đề kinh doanh.

Quy trình tuyển chọn minh bạch: Quá trình tuyển chọn thành viên HĐQT phải được thực hiện một cách công khai, minh bạch và dựa trên các tiêu chí rõ ràng. Ủy ban đề cử đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính khách quan của quá trình này. Tất cả cổ đông đều cần có cơ hội tham gia vào quá trình đề cử, đặc biệt là thông qua việc quy định rõ ràng về quyền đề cử của cổ đông.

Cơ hội cho cổ đông: Tất cả các cổ đông, bất kể sở hữu bao nhiêu cổ phần, đều có quyền đề cử ứng cử viên vào HĐQT. Cổ đông sở hữu tối thiểu 5% tổng số cổ phần của công ty phải có quyền đề xuất ứng cử viên. Cổ đông sở hữu dưới 5% tổng số cổ phần biểu quyết của công ty phải có cơ hội đề xuất ứng cử viên. Thời hạn cho việc đề xuất ứng cử viên HĐQT, thủ tục xem xét đề xuất và đưa vào chương trình họp phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động của HĐQT. Điều này giúp đảm bảo tính đại diện và tăng cường sự tham gia của cổ đông vào quá trình quản trị doanh nghiệp.

Mục tiêu về đa dạng giới: Doanh nghiệp nên đặt ra mục tiêu cụ thể về tỷ lệ thành viên nữ trong HĐQT để khuyến khích sự đa dạng về giới. Nên đặt mục tiêu có tối thiểu hai thành viên nữ hoặc 30% thành viên là nữ để tối ưu hoá lợi ích của sự đa dạng về giới trong HĐQT. Đồng thời HĐQT cần phải bảo đảm ban điều hành ban hành và thúc đẩy các chính sách để tạo cơ hội công bằng cho phụ nữ được tiếp cận các vị trí lãnh đạo trong doanh nghiệp.

Cấu trúc HĐQT linh hoạt: Số lượng thành viên HĐQT nên phù hợp với quy mô và đặc thù của doanh nghiệp. Thông thường, số lượng thành viên HĐQT là số lẻ từ 5 đến 11 người. Tuy nhiên, con số này có thể điều chỉnh tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng công ty.

Mặc dù ma trận kỹ năng phù hợp có thể khác nhau giữa các công ty, một HĐQT cần có các yếu tố chuyên môn sau đây:
• Chuyên môn về tài chính, bao gồm kiến thức về tài chính, kế toán, và kiểm toán.
• Chuyên môn quản lý rủi ro.
• Chuyên môn marketing: hiểu biết về kỹ thuật và hoạt động marketing.
• Công nghệ thông tin (CNTT): hiểu biết về việc sử dụng hệ thống để lưu trữ, chiết xuất, và chuyển thông tin.
• Kinh nghiệm chuyên môn: số năm kinh nghiệm chuyên môn liên quan trong lĩnh vực liên quan (15-20 năm).
• Chuyên môn pháp lý: hiểu biết về môi trường quản lý ngành có liên quan đến công ty và hiểu biết về các yêu cầu về quản lý, luật pháp, nghĩa vụ uỷ thác, và đạo đức ảnh hưởng đến các thành viên HĐQT.
• Chuyên môn quản trị kinh doanh: nắm vững các kỹ thuật về quản trị kinh doanh mới nhất và các vấn đề đạo đức liên quan.
• Môi trường kinh doanh: có nhận thức về ảnh hưởng bên ngoài quan trọng đối với công ty và môi trường thương mại nói chung, bao gồm các vấn đề về chính trị, kinh tế, xã hội và công nghệ.
• Kinh nghiệm cụ thể về lĩnh vực hoạt động: nắm vững xu hướng và diễn biến trong ngành, có khả năng dẫn dắt ban điều hành xây dựng chiến lược.
• Kinh nghiệm quốc tế: kiến thức về hoạt động ở một quốc gia nước ngoài cũng có thể mang lại lợi ích rất lớn, ví dụ trong trường hợp mở văn phòng hoặc ra mắt sản phẩm ở nước ngoài.
• Cơ cấu phù hợp về giới (với tối thiểu hai thành viên HĐQT nữ) nên là một ưu tiên trong cơ cấu HĐQT.

Ngoài ra, liên quan đến tiêu chuẩn của thành viên HĐQT, một số đặc điểm và kỹ năng cần thiết cho thành viên HĐQT bao gồm:
• sự phù hợp và cam kết với các nguyên tắc, giá trị, và bộ quy tắc Đạo đức Kinh doanh của doanh nghiệp
• tầm nhìn chiến lược
sẵn sàng bảo vệ quan điểm, dựa trên nhận định của chính thành viên HĐQT đó
• khả năng giao tiếp sẵn sàng về thời gian
• có khả năng làm việc nhóm
• kiến thức về thông lệ tốt nhất trong quản trị công ty
• khả năng hiểu các báo cáo quản trị, kế toán, và tài chính cũng như phi tài chính.

Tầm quan trọng của thành viên hội đồng quản trị không điều hành

Sự hiện diện của các thành viên không điều hành, đặc biệt là các thành viên độc lập, giúp ngăn chặn tình trạng một cá nhân hoặc một nhóm nhỏ chi phối các quyết định của HĐQT, từ đó bảo vệ lợi ích của toàn bộ cổ đông. Hơn nữa, một HĐQT cần phải bao gồm tối thiểu hai phần ba thành viên HĐQT không điều hành để bảo đảm lợi ích của công ty cao hơn lợi ích của các cổ đông cá nhân.

Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của HĐQT, các thành viên không điều hành cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản sau:

Độc lập: Thành viên không điều hành cần có sự độc lập về tài chính, quan hệ và lợi ích so với công ty. Điều này giúp họ đưa ra những quyết định khách quan, không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố cá nhân.

Chuyên môn: Thành viên không điều hành cần có kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn phù hợp với lĩnh vực hoạt động của công ty.

Thời gian: Thành viên không điều hành cần dành đủ thời gian để tham gia vào các hoạt động của HĐQT và thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình.

Tăng cường hiệu quả quản trị với thư ký công ty chuyên nghiệp

Thư ký công ty là một vị trí quan trọng trong cơ cấu quản trị của doanh nghiệp. Không chỉ đơn thuần là người hỗ trợ các công việc hành chính, thư ký công ty hiện đại thường giữ vị trí lãnh đạo cấp cao của công ty và được kỳ vọng sẽ đưa ra các tư vấn chuyên môn cho cổ đông, từng thành viên HĐQT, ban điều hành, và các bên có quyền lợi liên quan khác về các khía cạnh quản trị công ty của các quyết định chiến lược. Bên cạnh đó, thư ký công ty có nhiều trách nhiệm quan trọng, bao gồm:

Hỗ trợ hoạt động của HĐQT: Thư ký công ty chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp của HĐQT, lập biên bản, quản lý tài liệu và đảm bảo việc truyền đạt thông tin diễn ra hiệu quả.

Cố vấn chuyên môn: Với kiến thức sâu rộng về quản trị doanh nghiệp, luật pháp và quy định, thư ký công ty cung cấp tư vấn cho HĐQT về các vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty.

Cầu nối thông tin: Thư ký công ty là cầu nối giữa HĐQT, ban điều hành, cổ đông và các bên liên quan khác. Họ giúp thông tin được truyền đạt một cách chính xác và kịp thời.

Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Thư ký công ty cần cố vấn cho HĐQT về các quy định của pháp luật, các quy chuẩn về quản trị doanh nghiệp

Để đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp, thư ký công ty cần hoạt động một cách độc lập, trung thực và chuyên nghiệp. Với kiến thức sâu rộng về luật pháp và quy định, thư ký công ty sẽ giúp HĐQT đưa ra những quyết định đúng đắn, bảo vệ lợi ích của công ty và cổ đông.

Nâng cao năng lực hội đồng quản trị là đầu tư cho sự phát triển bền vững

Để đảm bảo HĐQT hoạt động hiệu quả và đưa ra những quyết định đúng đắn, việc đầu tư vào đào tạo và phát triển cho các thành viên là một yêu cầu cấp thiết. Một chương trình đào tạo bài bản không chỉ giúp các thành viên mới nhanh chóng nắm bắt công việc mà còn giúp tất cả các thành viên nâng cao kiến thức, kỹ năng và cập nhật những xu hướng mới nhất trong quản trị doanh nghiệp.

Công ty cần công bố tại Mục quản trị Công ty trong báo cáo thường niên về chính sách phát triển năng lực cho thành viên hội đồng, bao gồm cả chương trình định hướng ban đầu và các hoạt động đào tạo thường xuyên.

Các hoạt động đào tạo cần thiết bao gồm:

Chương trình định hướng: Đây là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng để giúp các thành viên mới hiểu rõ về công ty, vai trò của HĐQT, cũng như các quy định và quy chế liên quan. Chương trình định hướng nên bao gồm các nội dung như giới thiệu về hoạt động kinh doanh của công ty, điều lệ công ty, Bộ quy tắc đạo đức, và các nguyên tắc quản trị.

Đào tạo thường xuyên: Để đảm bảo các thành viên luôn cập nhật kiến thức và kỹ năng, công ty nên tổ chức các khóa đào tạo định kỳ. Nội dung các khóa đào tạo có thể bao gồm các chủ đề như quản trị rủi ro, quản trị bền vững, đổi mới sáng tạo, và các xu hướng mới trong quản trị doanh nghiệp.

Tham gia các chương trình đào tạo bên ngoài: Khuyến khích các thành viên tham gia các khóa đào tạo của các tổ chức chuyên nghiệp để mở rộng mạng lưới và tiếp cận những kiến thức chuyên sâu hơn.

Bên cạnh đó, các thành viên cần phải có nguồn lực và mạng lưới cần thiết để nâng cao và duy trì kiến thức, kỹ năng, và chuyên môn nhằm thúc đẩy hiệu quả công việc của HĐQT và duy trì tiêu chuẩn của các thành viên trong việc thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.

Phát triển và đào tạo chuyên môn mang lại cho thành viên HĐQT:
• Kỹ năng mới
• Kỹ năng mới
• Nâng cao tính chuyên nghiệp
• Tăng cường nhận thức về các vấn đề liên quan
• Cơ hội tiếp cận với các yêu cầu và xu hướng hiện hành về quản trị và các vấn đề khác
• Cơ hội thảo luận các vấn đề với các thành viên HĐQT khác và người hướng dẫn

Các cơ quan, tổ chức góp phần cho công tác phát triển chuyên môn và đào tạo thành viên HĐQT bao gồm ủy ban chứng khoán, sở giao dịch chứng khoán, định chế tài chính, cơ quan quản lý nhà nước và quản lý ngành, hiệp hội kinh doanh, phòng thương mại, tổ chức giáo dục đại học, viện đào tạo thành viên HĐQT.

Theo thông lệ quốc tế tốt nhất, chủ yếu chỉ có hai tổ chức thường thực hiện đào tạo thành viên HĐQT.

Nhóm thứ nhất bao gồm các hiệp hội quản trị công ty, hướng đến cải thiện quản trị công ty và thực hiện đào tạo để thúc đẩy nỗ lực đó.

Nhóm thứ hai bao gồm các tổ chức tập trung vào chính bản thân các thành viên HĐQT, thực hiện hỗ trợ, đại diện, và thiết lập các chuẩn mực.

Truy cập đường dẫn dưới đây để tham khảo danh sách thành viên của Mạng lưới các Viện Thành viên HĐQT Toàn cầu (GNDI) https://gndi.weebly.com/members.html

Dựa theo BỘ NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ CÔNG TY THEO THÔNG LỆ TỐT NHẤT do Ủy ban Chứng khoán Nhà nước xây dựng với sự hỗ trợ kỹ thuật từ Tổ chức Tài chính Quốc tế IFC.