Mua đồ cũ không hóa đơn: Hộ kinh doanh làm gì để tránh rủi ro?

Nhiều hộ kinh doanh thu mua đồ cũ điện tử như máy tính, điện thoại, loa… đang băn khoăn về việc lập hóa đơn đầu vào. Thực tế, các mặt hàng này thường không đi kèm hóa đơn từ người bán nhỏ lẻ, đặc biệt khi giao dịch với cá nhân.

Theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021, hộ kinh doanh khi mua hàng hóa dịch vụ của cá nhân không kinh doanh và không có hóa đơn thì được lập bảng kê để làm căn cứ tính thuế và hạch toán.

Quy định này áp dụng cho các trường hợp như: mua nông, lâm, thủy sản chưa qua chế biến; mua phế liệu; mua đồ dùng, tài sản do cá nhân bán ra; hoặc các hàng hóa dịch vụ mà cá nhân không kinh doanh cung cấp.

Nhưng để bảng kê hợp pháp, cần có thông tin cơ bản của người bán, bao gồm địa chỉ và căn cước công dân. Điều này gây khó khăn cho nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp vì căn cước công dân chứa nhiều thông tin nhạy cảm, và người bán cá nhân thường không muốn cung cấp.

Bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam cho biết, việc yêu cầu thông tin này là cần thiết để chứng minh nguồn gốc hàng hóa. Dù là đồ cũ, tài sản cá nhân hay sản phẩm thu gom, việc ghi lại thông tin người bán là tối thiểu để đảm bảo hợp pháp và tránh rủi ro. Nếu không có căn cứ này, khi cơ quan chức năng kiểm tra, hộ kinh doanh có thể gặp rủi ro.

Luật sư Nguyễn Văn Được, Tổng giám đốc Công ty TNHH Kế toán và Tư vấn Thuế Trọng Tín cũng cảnh báo rằng việc không ghi nhận thông tin người bán tiềm ẩn rủi ro pháp lý nghiêm trọng.

Các mặt hàng không có chứng từ rõ ràng dễ bị coi là hàng gian, hàng giả. Khi cơ quan công an hoặc thị trường kiểm tra, hộ kinh doanh không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa có thể bị tịch thu toàn bộ lô hàng, thậm chí đối diện trách nhiệm hình sự.

Ông Được nhấn mạnh bốn điều mà các hộ kinh doanh và doanh nghiệp cần lưu ý để đảm bảo hợp pháp và an toàn trong kinh doanh, hộ kinh doanh.

Một là yêu cầu người bán cung cấp địa chỉ và căn cước công dân để lập bảng kê. Hai là giữ lại tất cả chứng từ và bảng kê để chứng minh nguồn gốc khi cần thiết. Ba là chỉ mua từ các nguồn rõ ràng, tránh mua trôi nổi, không hóa đơn. Bốn là chuẩn bị sẵn cơ sở dữ liệu, quy trình kế toán để minh bạch hóa giao dịch.

Bà Cúc cũng nhấn mạnh, việc thu thập thông tin cá nhân trong giao dịch mua bán là thủ tục tối thiểu, không vi phạm quyền riêng tư nếu được bảo mật đúng cách. Các hộ kinh doanh cần tuân thủ quy định này, vừa để kê khai thuế hợp pháp, vừa để bảo vệ quyền lợi nếu xảy ra tranh chấp hoặc bị kiểm tra.

Như vậy, dù căn cước công dân là thông tin nhạy cảm, việc ghi nhận vẫn bắt buộc để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp, minh bạch và an toàn trước pháp luật. Hộ kinh doanh thu mua đồ cũ cần tuân thủ quy định này để tránh rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền lợi và duy trì uy tín trên thị trường.