Hóa đơn nào hợp lệ cho hộ kinh doanh doanh thu dưới 1 tỷ đồng?

Từ 1/6/2025, các hộ kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên buộc phải lập hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền với cơ quan thuế, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trong khi đó, các hộ có doanh thu từ 200 triệu đến dưới 1 tỷ đồng vẫn chưa bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử, nhưng phải đảm bảo hóa đơn giấy hoặc hóa đơn tự in đầy đủ thông tin hợp pháp để kê khai thuế.

Nhiều hộ kinh doanh nhỏ vì vậy băn khoăn hóa đơn giấy như thế nào được coi là hợp lệ, cách xử lý hóa đơn đầu vào khi mua hàng từ những người bán nhỏ lẻ không xuất hóa đơn điện tử ra sao để vừa hợp pháp vừa tránh rủi ro pháp lý.

Đây cũng là nhóm cần lưu ý vì từ năm 2026, tất cả hộ kinh doanh sẽ phải lập hóa đơn đầu ra và đầu vào theo cơ chế kê khai, đánh dấu bước chuyển đổi quan trọng trong minh bạch hóa thị trường và quản lý thuế.

Luật sư Nguyễn Văn Được, Tổng giám đốc Công ty TNHH Kế toán và tư vấn thuế Trọng Tín cho biết, nguyên tắc chung là tất cả hộ kinh doanh khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ phải lập hóa đơn giao cho người mua.

Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt. Với nhóm doanh thu từ 200 triệu đến dưới 1 tỷ, hộ kinh doanh vẫn chưa bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Họ có thể dùng hóa đơn giấy hoặc tự in, miễn có đầy đủ thông tin: tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá và tổng tiền. Hóa đơn này vẫn được chấp nhận để kê khai thuế.

Về hóa đơn đầu vào, pháp luật hiện chưa yêu cầu bắt buộc đối với nhóm này để tính thuế. Nghĩa vụ thuế được xác định dựa trên doanh thu đầu ra, bất kể có hóa đơn đầu vào hay không.

Tuy nhiên theo ông Được, việc có hóa đơn đầu vào quan trọng để chứng minh quyền sở hữu, tránh rủi ro về hàng giả, hàng nhái hoặc kiểm tra của cơ quan chức năng.

Một số trường hợp đặc biệt có thể lập bảng kê thay vì hóa đơn như: mua nông, lâm, thủy, hải sản chưa sơ chế từ người trực tiếp trồng hoặc đánh bắt; mua đất, đá, cát, sỏi; hoặc mua tài sản cá nhân như điện thoại cũ. Với các tài sản giá trị lớn hoặc thuộc đối tượng kinh doanh, hóa đơn đầu vào vẫn bắt buộc.

Ông Được lưu ý, từ năm 2026, tất cả hộ kinh doanh sẽ phải lập đầy đủ hóa đơn đầu ra và đầu vào theo cơ chế kê khai, đánh dấu bước chuyển đổi quan trọng trong minh bạch hóa thị trường và quản lý thuế.

Hộ kinh doanh cần chuẩn bị cơ sở hạ tầng, quy trình kế toán và hóa đơn hợp pháp để đáp ứng yêu cầu, tránh rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi trong kinh doanh.