Quản lý doanh nghiệp hậu dịch – khó mà dễ

Thưa bà, đại dịch Covid-19 suốt thời gian qua đã thay đổi cách làm việc như thế nào? Những thói quen làm việc mới nào sẽ vẫn tiếp tục sau khi cuộc sống trở lại bình thường?

Bà Thanh Lê: Đại dịch đã tạo ra những thay đổi sâu sắc và vĩnh viễn trong thế giới việc làm, và có lẽ, một trong số những điều rõ ràng nhất là sự nổi lên của hình thức làm việc linh hoạt. Điều này đã dẫn tới một loạt các thay đổi và thúc đẩy sự tiến bộ trong quá trình số hóa.

Những gián đoạn tại nơi làm việc do đại dịch gây ra dự báo sẽ tạo ra mức độ linh hoạt cao hơn đối với những ngành nghề phù hợp. Với nhiều người, làm việc từ xa trong thời gian dài vừa qua chứng tỏ rằng công việc vẫn có thể phát triển và đạt hiệu quả tốt, trong khi vẫn có thể tận hưởng sự linh hoạt hơn bao giờ.

Điều này cũng đồng nghĩa rằng các doanh nghiệp có thể tiếp tục mô hình làm việc linh hoạt hơn thay vì duy trì những tiêu chuẩn theo mô hình cũ. Trong đó, nhiều quy trình được loại bỏ, các tương tác trực tiếp giữa người với người cũng hạn chế hơn, dẫn tới sự chuyển đổi mạnh mẽ trong quản lý nhân sự.

Các tổ chức sẽ đầu tư nhiều hơn vào các công cụ giao tiếp và cộng tác để duy trì năng suất của nhóm, cũng như củng cố văn hóa làm việc bền vững từ xa. Hiệu suất công việc giờ đây tập trung nhiều hơn vào kết quả và ít hơn về số giờ làm việc.

Đào tạo, nâng cao kỹ năng và đào tạo lại trở thành các hành động chiến lược để doanh nghiệp xây dựng khả năng phục hồi và thích ứng với các nhu cầu kỹ năng đang thay đổi.

Chính sách làm việc linh hoạt không còn là điểm cộng, mà đang trở thành điều cơ bản để có thể thu hút các ứng viên hàng đầu.

Tất cả thay đổi trên đều có thể thực hiện được nhờ vào công cuộc chuyển đổi số mạnh mẽ. Đại dịch đã tăng tốc quá trình này, và thúc giục mọi công ty cần tích hợp nhanh chóng các công nghệ mới vào quy trình vận hành.

Sau hơn hai năm, chắc chắn việc sử dụng công nghệ là yếu tố chính quyết định khả năng phục hồi của tổ chức và chuyển đổi sang làm việc từ xa. Chuyển đổi kỹ thuật số không chỉ là "phao cứu sinh" giúp doanh nghiệp tồn tại giữa đại dịch, mà còn là lợi thế cạnh tranh và phát triển trong điều kiện bình thường mới.

Ngoài ra, chuyển đổi kỹ thuật số còn đảm bảo trải nghiệm làm việc từ xa liền mạch nhất cho lực lượng lao động – yếu tố rất quan trọng đối với năng suất và sự tham gia của nhân viên.

Theo bà, phương thức làm việc mới sẽ giúp ích gì cho các nhà lãnh đạo trong việc điều hành đội ngũ nhân sự?

Bà Thanh Lê: Làm việc từ xa và số hóa đang mang đến cho các doanh nghiệp cơ hội củng cố những giá trị văn hóa tập trung vào con người như lòng tin, trao quyền và sự đồng cảm.

Việc áp dụng mô hình làm việc linh hoạt với các điều khoản và điều kiện rõ ràng cho thấy ban lãnh đạo coi trọng phúc lợi của nhân viên, cũng như đặt niềm tin vào quá trình làm việc của đội ngũ mà không cần giám sát trực tiếp. Đổi lại, nhân viên có quyền tự do nhiều hơn trong việc quyết định vị trí và cách thức làm việc sẽ nhiều khả năng hài lòng và hạnh phúc hơn trong công việc.

Theo đó, người nhân viên có thể bớt lo lắng về những phiền nhiễu trên đường đi làm và nơi làm việc, tập trung hơn vào danh sách việc cần làm, và mang đến kết quả công việc tốt hơn để tránh đánh mất các đặc quyền làm việc từ xa.

Về lâu dài, việc đầu tư vào số hóa cũng giúp cắt giảm chi phí nhân sự do sắp xếp các nguồn lực và quy trình hợp lý hơn, giảm thiểu nhiều sai sót. Với các công việc thủ công được loại bỏ, nhóm nhân sự có thể tập trung tối đa vào các mục tiêu chiến lược.

Công nghệ cũng cho phép trải nghiệm cá nhân hóa nhiều hơn, chẳng hạn như các chương trình trực tuyến phù hợp cho từng vị trí hoặc các khóa đào tạo tương tác, mang lại kết quả đào tạo tốt hơn.

Ngoài ra, có một hệ thống thống nhất về dữ liệu nhân viên và theo dõi hiệu suất giúp quá trình đánh giá dễ dàng hơn, mang lại nhiều cơ hội hơn cho việc dịch chuyển nhân sự nội bộ, từ đó giảm chi phí thuê ngoài.

Về khía cạnh tuyển dụng, vì ngày càng nhiều người lao động ưu chuộng làm việc từ xa, các doanh nghiệp có thể tận dụng điều này để thu hút các ứng viên chất lượng cao, xây dựng thương hiệu được yêu thích.

Với hình thức làm việc từ xa kết hợp cùng tuyển dụng trực tuyến, các doanh nghiệp có thể tìm thấy người phù hợp hơn so với trước đây, bởi có thể tìm tới nhóm ứng viên lớn hơn và đa dạng hơn thay vì những mối quan hệ cá nhân.

Tỷ lệ duy trì nhân viên cũng có thể được cải thiện vì nhân viên không phải nghỉ việc do thay đổi cuộc sống, như chuyển chỗ ở hay chăm sóc gia đình.

Cùng với đó, những người đứng đầu doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những khó khăn gì? Làm sao để có thể vượt qua những thách thức này?

Bà Thanh Lê: Việc chuyển sang mô hình làm việc từ xa và áp dụng công nghệ hiện đại có thể gây gián đoạn hoạt động lúc đầu, và doanh nghiệp cần thời gian để ổn định. Trong khi đây là phương thức được nhiều người lựa chọn, một số khác lại ngần ngại chuyển đổi kỹ thuật số và ít nhiệt tình với làm việc tại nhà. Doanh nghiệp cần nhớ rằng ép buộc chỉ khiến mọi thứ trở nên tồi tệ hơn.

Trong mô hình kết hợp, tình trạng phổ biến là người lãnh đạo và đội ngũ nhân sự có thể không làm cùng việc trong cùng một khoảng thời gian. Ngay cả khi có các công cụ kỹ thuật số, người quản lý vẫn sẽ ít kiểm soát được quá trình và sự hiện diện của nhân viên. Điều này đôi khi có thể gây ra hiểu lầm giữa các bên liên quan và làm chậm tiến độ công việc.

Hóa giải khó khăn làm việc từ xa

Tương tác giữa con người với con người trong môi trường văn phòng – vốn từ lâu được xem là yếu tố quan trọng trong thúc đẩy tinh thần, khơi nguồn ý tưởng mới và tăng sự hài lòng trong công việc – sẽ ít hơn. Điều này sẽ dẫn đến cảm giác mất kết nối giữa cấp quản lý với nhân viên.

Không chỉ vậy, những người quản lý sẽ gặp khó khăn hơn trong đánh giá hiệu quả công việc cũng như có những hỗ trợ kịp thời khi người lao động gặp những dấu hiệu báo động về tình trạng sức khỏe.

Doanh nghiệp có thể giảm thiểu những vấn đề này bằng một kế hoạch hành động được tính toán kỹ lưỡng. Đơn cử, doanh nghiệp cần trao đổi thẳng thắn về mục đích của những thay đổi sắp tới và ảnh hưởng đến công việc của nhân viên như thế nào.

Ngoài ra, các cuộc khảo sát nội bộ có thể giúp làm rõ nhu cầu của đội ngũ nhân sự về số hóa và làm việc từ xa. Kết quả thu được sẽ gợi ý ban lãnh đạo định hình chính sách và hướng đi phù hợp với mong muốn của lực lượng lao động.

Ví dụ, nếu số ngày thích làm việc từ xa của các thành viên khác nhau, chính sách làm việc linh hoạt có thể điều chỉnh số ngày làm việc tại văn phòng, tùy thuộc vào tính chất công việc của từng phòng ban, từng người.

Cùng với đó, đừng khiến các nhân viên bị choáng ngợp khi thay đổi quá nhiều một lúc, hoặc phụ thuộc quá nhiều vào công nghệ. Các tổ chức nên xác định rõ các chức năng có thể được số hóa, và ưu tiên các công nghệ cần thiết nhất trước.

Các nhà lãnh đạo cũng cần củng cố các quy tắc mới trong văn hóa doanh nghiệp, như tham gia các buổi họp trực tuyến thường xuyên hơn, hay góp mặt trong các sự kiện và lễ kỷ niệm.

Một yếu tố quan trọng khác là việc đánh giá năng suất nên chuyển sang tập trung vào sản lượng và hiệu suất. Đối với các nhóm và cá nhân, năng suất có thể được xác định và đo lường khác nhau, vì vậy hãy thiết lập những đánh giá trước khi chuyển đổi mô hình.

Cảm ơn bà!