Diễn đàn quản trị

Sáu điểm lãnh đạo cần chú ý khi triển khai chính sách làm việc linh hoạt

Quỳnh Chi Thứ tư, 02/09/2020 - 07:52

Ủng hộ, trở thành hình mẫu, tập trung vào hiệu suất, xây dựng nhóm dẫn đầu, truyền thông, lập kế hoạch cho các nhu cầu trong tương lai là những hành động then chốt các nhà lãnh đạo cần lưu ý khi triển khai chính sách làm việc linh hoạt trong mùa dịch Covid-19.

Lãnh đạo cần cởi mở với chính sách làm việc linh hoạt để có thể triển khai hiệu quả. Ảnh: Microsoft

Đại dịch Covid-19 diễn biến khó lường đã khiến cho những cụm từ như “làm việc linh hoạt” và “làm việc từ xa” trở nên phổ biến, xuất hiện với tần suất nhiều chưa từng có.

Mạng lưới doanh nghiệp Việt Nam hỗ trợ phát triển quyền năng phụ nữ (VBCWE) và một số đơn vị thậm chí đã nhanh chóng biên soạn bộ tài liệu hướng dẫn triển khai chính sách làm việc từ xa.

Bởi lẽ, chuyển sang một hình thức làm việc mới không đơn thuần là thay đổi về mặt không gian, thời gian mà còn tác động sâu sắc đến mọi mặt của doanh nghiệp, đặc biệt là công tác quản trị.

Để có thể triển khai chính sách làm việc linh hoạt, một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu là tư duy và hành động của người lãnh đạo để từ đó triển khai và thông suốt đến từng nhân viên, giúp duy trì hiệu suất.

Với một số doanh nghiệp, hiệu suất khi làm việc từ xa mùa Covid-19 còn cao hơn cả trong giai đoạn bình thường.

Theo VBCWE, để làm việc linh hoạt cho hiệu suất cao đòi hỏi các lãnh đạo và các thành viên trong nhóm cần phải chủ động nhiều hơn nữa khi làm việc từ xa hoặc tự chủ động về thời gian. Bên cạnh đó, những người đứng đầu cần có trách nhiệm cao hơn để lãnh đạo một cách toàn diện. Tổ chức này cũng chỉ ra sáu hành động then chốt lãnh đạo cần chú ý.

Thứ nhất là cho phép làm việc linh hoạt. Lãnh đạo cởi mở với chính sách làm việc linh hoạt dưới mọi hình thức thông thường trong Covid-19 sẽ truyền cảm hứng cho sự đổi mới, nhanh nhẹn và sáng tạo cần thiết để thực hiện tốt công việc trong giai đoạn thiếu ổn định này.

Các nhà lãnh đạo có thể dựa vào nhân viên cấp dưới để xác định yếu tố giúp cải thiện chất lượng cuộc sống và công việc của họ. Chẳng hạn, cho phép nhân viên đến làm việc muộn hơn để đưa con đến trường, nghỉ làm sớm hơn để lo chuyện gia đình, kéo dài thời gian nghỉ trưa để đến phòng tập,… Những điều này có thể được coi là một phần trong kế hoạch phát triển của nhân viên.

Nhà lãnh đạo có thể phát triển kiến thức và kỹ năng thông qua việc thử những cách lãnh đạo mới để quản lý nhân viên linh hoạt, xoá bỏ các định kiến để có thể phát hiện ra lỗ hổng, đồng thời tự đánh giá và lắng nghe ý kiến của nhân sự để có được kết quả tốt nhất. Với những đề xuất của nhân sự cấp dưới, có thể xem xét bắt đầu bằng việc thử nghiệm và điều chỉnh dần cho phù hợp hoặc cam kết chờ đợi đến thời điểm phù hợp hơn.

Lãnh đạo kiên tâm để vượt qua làn sóng Covid-19 thứ hai

Thứ hai, nhà lãnh đạo cần trở thành hình mẫu, vừa truyền cảm hứng cho cấp dưới, vừa có thể đảm bảo cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân thông qua công việc linh hoạt trong đại dịch Covid-19.

Cần lưu ý, những gì các nhà lãnh đạo nói, cách họ hành động, những gì họ ưu tiên và cách họ đo lường kết quả đều có tác động đến hiệu suất của cá nhân và nhóm nhân viên.

Là người lãnh đạo, điều quan trọng là phải cho thấy các tuyên bố mạnh mẽ, tích cực, và nhất quán về lợi ích và tầm quan trọng của làm việc linh hoạt để đạt được các mục tiêu cũng như nâng cao sự tin tưởng và gắn kết của nhóm và tổ chức.

Lãnh đạo có thể cho mọi người thấy tầm quan trọng của làm việc linh hoạt bằng cách ưu tiên nó. Một trong những cách họ có thể ưu tiên tính linh hoạt là đảm bảo rằng những người làm việc linh hoạt sẽ được tham gia vào các hoạt động nhóm và tiếp tục được hưởng đầy đủ chính sách bao gồm thưởng và cơ hội được đào tạo, thăng tiến.

Thứ ba, tập trung vào hiệu suất. Trong thời Covid-19, nhân viên có thể bị phân tâm, căng thẳng vì phải làm thêm nhiều công việc ở nhà, dẫn đến hiệu suất giảm sút. Trước hết, lãnh đạo cần thể hiện sự thông cảm với điều này, đồng thời lập kế hoạch trước để đảm bảo kết quả làm việc. Xem xét nguồn lực cần thiết và lên chiến lược đối phó với những khó khăn có thể xảy ra.

Ngoài ra, niềm tin là một khía cạnh quan trọng của làm việc linh hoạt. Tuy nhiên cần lưu ý, niềm tin được phát triển dựa trên cam kết hoặc ý chí của nhân viên. Lãnh đạo cần tin tưởng vào đội nhóm để giao nhiệm vụ, nhưng chỉ khi đã nắm chắc nhân viên hiểu họ đang chịu trách nhiệm gì.

Các nhóm làm việc linh hoạt cũng cần sự minh bạch hơn về kết quả mong đợi trong toàn nhóm nhằm đảm bảo trách nhiệm của từng cá nhân. Khi xem xét hiệu suất, hãy tập trung vào kết quả, không phải vị trí hoặc thời gian. Điều này sẽ xây dựng niềm tin và duy trì tính khách quan trong xếp hạng hiệu suất làm việc.

Thứ tư, xây dựng nhóm làm việc linh hoạt dẫn đầu. Lãnh đạo cần tham khảo ý kiến các thành viên khi nhân sự làm việc theo nhóm và thảo luận một cách cởi mở về cách điều chỉnh các chính sách hiện tại để đưa ra mức độ linh hoạt phù hợp cho mỗi nhóm, giải quyết kịp thời các hiểu lầm phát sinh. Kết hợp các phương án làm việc linh hoạt khác nhau để đảm bảo khối lượng công việc được quản lý, hỗ trợ và gắn kết giữa các thành viên trong nhóm.

Hành động then chốt của lãnh đạo trong chính sách làm việc linh hoạt 1 — Một số công cụ, nền tảng được sử dụng để làm việc nhóm hiệu quả khi làm việc từ xa

Lãnh đạo cộng tác tốt với các nhóm có thể giúp tất cả thành viên cảm thấy được quan tâm và vượt qua mọi cảm giác cô lập có thể đến từ trong giai đoạn thực hiện chính sách làm việc linh hoạt.

Làm việc nhóm thường liên quan đến các công việc yêu cầu sự năng động, sáng tạo và hợp tác. Thách thức của người lãnh đạo là đảm bảo tinh thần đồng đội khi thực hành chính sách làm việc linh hoạt. Phân công những công việc có thể hoàn thành một cách độc lập cho nhân viên là chiến lược tốt để đảm bảo thời gian làm việc được phân bổ hiệu quả.

Ngoài ra, lãnh đạo cần đảm bảo rằng tất cả mọi thành viên trong nhóm có thể tham gia các cuộc họp nhóm dưới các hình thức khác nhau, có thể là gặp mặt trực tiếp hoặc thông qua các nền tảng.

Thứ năm, trong giai đoạn không chắc chắn này, truyền thông hỗ trợ chính sách làm việc linh hoạt là chìa khóa để đảm bảo thông tin được cập nhật, duy trì kết nối và sự tập trung.

Công tác truyền thông cũng cần được chú trọng để cập nhật cho các thành viên trong nhóm khi làm việc ở các không gian, thời gian khác nhau. Điều này rất quan trọng để chia sẻ công việc, làm việc dồn, làm việc bên ngoài văn phòng và làm việc bán thời gian.

Các công cụ hỗ trợ hợp tác như Skype, Teams, Zoom… sẽ giúp cải thiện việc chia sẻ thông tin và quản lý giao tiếp qua các múi giờ và địa điểm khác nhau ngoài các công nghệ một chiều truyền thống.

Thứ sáu, làm việc linh hoạt cho tương lai. Covid-19 đang thay đổi nơi làm việc và cách nền kinh tế vận hành trên toàn thế giới. Các tổ chức thích ứng nhanh và cởi mở với các phương thức làm việc linh hoạt sẽ chuẩn bị tốt hơn cho các tình huống khó lường không chỉ trong mà cả hậu đại dịch.

Trước hết, khi lập kế hoạch cho các nhu cầu trong tương lai, lãnh đạo nên đảm bảo sự đa dạng về các kỹ năng, nền tảng và khả năng áp dụng ngay lập tức khi thị trường và nhu cầu khách hàng thay đổi. Sự kết hợp khéo léo các kỹ năng giúp quản lý các yếu tố biến động và không chắc chắn trong tương lai.

Khi công việc thay đổi và nhu cầu cho các kỹ năng khác nhau được điều chỉnh, làm việc linh hoạt có thể hữu ích trong việc nắm bắt các công nghệ mới và mở ra các khả năng về thời gian và điểm đạt được kết quả, và các cách mới tạo điều kiện thúc đẩy sự tiến hoá và hợp tác.

Chính sách làm việc linh hoạt ở Deloitte Việt Nam

Diễn đàn quản trị - 4 năm

Theo bà Trần Thùy Trang, Giám đốc nhân sự Deloitte Việt Nam, chính sách làm việc linh hoạt đã góp phần giúp công ty này thúc đẩy văn hoá và giá trị doanh nghiệp, tạo nên hình ảnh một thương hiệu luôn hướng về nhân viên.