Tăng giá trị nhờ tư duy tinh gọn

Làm thế nào để tạo một môi trường làm việc cho hơn 70% nhân sự trong công ty thuộc thế hệ Y và thế hệ Z muốn cố gắng và cống hiến là điều mà bà Trúc Huỳnh, Giám đốc Nhân sự Coca-Cola Việt Nam luôn trăn trở. Đặc biệt, trải qua phép thử Covid, ban lãnh đạo Coca-Cola muốn tổ chức có thể vươn lên mạnh mẽ nhờ vào sự kết nối vững chắc mà linh hoạt với sức bật lớn.

“Cả một tổ chức muốn cùng đi nhanh và chắc chắn cần tìm đúng mục tiêu để tối ưu tính linh hoạt và sức bật nhằm đi đến mục tiêu đó trong thời gian nhanh nhất. Trong đó, sự hiểu biết nội bộ là cốt lõi”, bà Hà Đặng, nhà sáng lập Respect Việt Nam nhận định.

Khi đại dịch xảy đến, nhiều tổ chức đã tìm cách cắt giảm chi phí, Coca-Cola cũng không phải ngoại lệ. Tuy nhiên họ sớm nhận ra rằng, cắt giảm nhưng “thuyền” vẫn không chạy, không giúp tổ chức đạt được mục tiêu. Ngược lại, nếu tiếp tục đầu tư vào con người thông qua việc đào tạo để nâng cao năng lực và tạo trải nghiệm tốt cho nhân sự thì họ sẽ tạo trải nghiệm tốt cho khách hàng, nâng cao năng suất.

Do đó, thay vì chọn cách làm tiêu cực là cắt giảm chi phí, doanh nghiệp này đưa tư duy tinh gọn vào môi trường làm việc tại Việt Nam, giảm lãng phí nhưng không giảm giá trị. Họ vẫn cho đội ngũ cảm thấy được bảo vệ, luôn được học hỏi và tiến bộ. Nhờ đó, bức tranh của doanh nghiệp trở nên sáng hơn trong bối cảnh u ám chung của nền kinh tế. Thậm chí, còn tạo ảnh hưởng lên các nơi làm việc khác của Coca-Cola trên toàn cầu.

“Điều đó đòi hỏi sự thay đổi tư duy từ người lãnh đạo đến từng con người trong tổ chức, tăng cường sự tham gia của người lao động vào mọi giai đoạn ra quyết định của doanh nghiệp, từ đó tạo sức mạnh tập thể ”, bà Trúc chia sẻ trong hội nghị thảo luận về các sáng kiến mới tại nơi làm việc “Made in Việt Nam” do Respect Việt Nam và AMCHAM đồng tổ chức.

Coca-Cola cũng nói nhiều về việc thay đổi văn hoá để trở nên tốt hơn, một trong đó là tư duy xây dựng chính sách làm việc hướng đến văn hoá làm việc hiệu quả hơn. Thay vì gửi một loạt trang giấy được lấp đầy bằng những dòng chữ dày đặc nói về các chính sách mà không chắc nhân viên có đọc và nắm đủ thông tin hay không, họ truyền thông và đào tạo các nội dung, kiến thức bằng hình ảnh với thông điệp rõ ràng.

Điều đặc biệt là các hình ảnh thú vị truyền tải nội dung của toàn bộ chính sách lại được một thực tập sinh gen Z vẽ nên và do một quản trị viên tập sự chỉ mới 1,5 năm kinh nghiệm đảm nhiệm về mặt nội dung.

Nhờ quá trình chuyển đổi suốt 4 năm qua, tính tuân thủ và mức độ gắn kết của nhân viên Coca-Cola Việt Nam luôn ở mức cao, thuộc nhóm đầu so với các thị trường khác trong tập đoàn. Năm đầu tiên của Covid-19 lại là năm mà nhân viên Coca-Cola đạt tiền thưởng tốt nhất trong lịch sử, họ nhận ra giá trị mà công ty mang đến. Rõ ràng, những gì thu về cao hơn hẳn so với chi phí đã bỏ ra.

Bà Trúc cho rằng, điều mấu chốt là người làm chính sách trong tổ chức phải thực sự có nhu cầu thay đổi và hướng đến tinh gọn, hiệu quả cao. Việc truyền thông phải hướng đến người nhân viên.

Theo nhà sáng lập Respect Việt Nam, việc nhìn nhận về tinh gọn đang diễn ra cồng kềnh, hình thức, không tập trung vào giá trị và mục đích cốt lõi dẫn đến khoảng cách lớn từ mục tiêu đến hành động của cả doanh nghiệp và người lao động. Từ thực tế này, Respect Việt Nam và các đối tác như Fashion Garments, Esquel Việt Nam, Tessellation đã nghiên cứu, sáng tạo ra các bộ công cụ và đi đến thí điểm trực tiếp tại các nhà máy với số lượng hàng ngàn người lao động.

Sáng kiến được áp dụng tại Coca-Cola về tinh gọn trong truyền thông nội bộ chính sách làm việc là một trong 5 sáng kiến được đưa ra thảo luận trong sự kiện mới đây của Respect Việt Nam và AMCHAM. Các sáng kiến khác bao gồm: sổ tay số hóa nội quy và tiêu chuẩn tại nơi làm việc bằng hình ảnh; công cụ đề xuất một sáng kiến tại nơi làm việc kèm phân tích chi phí và lợi ích trên một trang giấy; số hóa biểu mẫu ghi nhận ý kiến nhân sự để cải tiến liên tục dựa vào số liệu thực tế; cẩm nang số hóa các nội dung mới nhất của Luật Lao động 2019.

Như trường hợp của Coca-Cola, nhân sự trong các doanh nghiệp trực tiếp tham gia vào xây dựng, tinh gọn nội dung, ngôn ngữ, thiết kế hình ảnh, màu sắc, ký tự nhằm số hóa các văn bản tại nơi làm việc. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng thu thập các thông tin, ý kiến góp ý là dữ liệu đầu vào, phân tích một cách khoa học nhằm cải thiện quy trình, chính sách tại nơi làm việc.

Nói về câu chuyện nội quy và quy chuẩn tại nơi làm việc, trong bối cảnh hội nhập, các doanh nghiệp Việt Nam đang tham gia chặt chẽ vào các chuỗi cung ứng toàn cầu và buộc phải tuân thủ yêu cầu của đối tác là các tiêu chuẩn về trách nhiệm xã hội, trong đó có các tiêu chuẩn về lao động. Các tiêu chuẩn lao động hướng đến tăng cường sự tham gia của người lao động, tiếp thu các ý kiến của người lao động. 

Tuy nhiên, tiêu chuẩn không có các công cụ nhằm gắn kết tư duy, nhận thức giữa người lao động và doanh nghiệp, dẫn đến mâu thuẫn khi các bên không nhận ra được lợi ích, đóng góp của nhau để đưa ra các quyết định đúng đắn về kinh doanh hay phúc lợi cho người lao động tại nơi làm việc.

Bà Uyên Trương, Giám đốc Nhân sự của Fashion Garments Việt Nam nhận định, càng ngày, nội quy càng dài thêm và đủ loại quy chuẩn mà bản thân người làm nhân sự còn không nhớ hết, chưa nói đến người lao động. Cách đây vài năm, công ty này đã suy nghĩ đến việc dùng hình ảnh để truyền tải các nội dung nhưng gặp trở ngại là còn thiếu năng lực nội tại để chuyển hoá toàn bộ mặc dù rất khao khát.

Đến nay, khi công nghệ đã phát triển cùng với sự xuất hiện của các thế hệ lao động mới, sự chuyển đổi là điều bắt buộc. Sau 6 tháng trao đổi và 4 tháng triển khai, Fashion Garments với quy mô 12 nghìn lao động ở 8 nhà máy đã thực hiện số hoá nội quy lao động đến hơn 80% nhân sự trong tổ chức. Fashion Garments còn làm thêm cả phiên bản tiếng anh để cho các lãnh đạo và quản lý nước ngoài hiểu được.

Cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của yếu tố tư duy, bà Uyên cho biết, khi người lao động vi phạm nội quy lao động thì bà đặt ra câu hỏi là liệu họ đã nắm và hiểu hết quy định, đã được phòng nhân sự đào tạo và phổ biến tốt hay chưa.

“Chúng tôi không bao giờ coi những con số bị kỷ luật là vấn đề của người lao động mà là của bộ phận nhân sự”, bà Uyên nói.

Còn chia sẻ về giải pháp bán công nghệ - lấy ý kiến người lao động để làm căn cứ cải tiến liên tục tại nơi làm việc, ông Cường Nguyễn, Giám đốc CSR của Tessellation Việt Nam chia sẻ, tư duy thông thường là cứ nghe đến khiếu nại khiếu kiện là có cảm giác nặng nề, nghĩ rằng có gì sai mới khiếu kiện. Khi nhận về thì nhiều ý kiến bị cho rằng không đủ thông tin cũng dễ bị bỏ qua, nhiều ý kiến được xử lý nhưng cũng theo sự vụ mà không có sự tổng hợp, phân tích để sử dụng về sau.

Hệ thống ghi nhận ý kiến nhân sự để cải tiến liên tục của Tessellation được xây dựng với tư duy muốn lắng nghe người lao động, xây dựng lòng tin cho họ thông qua việc phản hồi và có hành động thay đổi. Sau giai đoạn phàn nàn, người lao động sẽ chủ động gửi ý kiến trên tinh thần góp ý cho tổ chức.

Thậm chí nhiều ý kiến góp ý còn giúp doanh nghiệp vượt lên tính tuân thủ luật pháp. Chẳng hạn, thay vì chỉ hỗ trợ tiền cho nữ có con nhỏ thì người lao động nam của Tessellation giờ đây cũng được hưởng chính sách này. Thay vì chỉ nữ giới được tặng quà 8/3 thì nam giới của Fashion Garments cũng được cầm trên tay những món quà để mang về tặng cho những người phụ nữ mà mình thương yêu.

Nói về việc xây dựng hệ thống, ông Cường nhấn mạnh, việc đầu tiên đơn giản nhưng tiên quyết là thu thập thông tin từ người lao động và bắt buộc phản hồi dù ý kiến nhỏ hay lớn. Các ý kiến được tổng hợp và phân tích để rút ra các vấn đề chung. Ông Cường cho rằng, mục đích cuối cùng của hệ thống là cải tiến liên tục.

“Xử lý xong một ý kiến mà bỏ qua một bên thì chỉ mang tính nhỏ lẻ nhưng tổng hợp lại và nhìn sâu xa hơn thì giải quyết được nhiều thứ. Người lao động gắn bó với tổ chức đâu chỉ vì lương mà đặc biệt là họ còn được lắng nghe, được quan tâm. Họ đi làm không chỉ kiếm tiền mà còn nhận giá trị”, ông Cường nói.

Các chuyên gia quốc tế đã từng làm việc tại Việt Nam như ông Jan Sunoo, chuyên gia của Tổ chức Lao động quốc tế hay ông Richard Fincher, cố vấn cấp cao Viện Scheainman về Giải quyết tranh chấp, Đại học Cornell (Hoa Kỳ) đều chung nhận định rằng các sáng kiến đưa ra tại Hội nghị là những bước tiến vượt bậc tại Việt Nam, giải quyết được các vấn đề đang tồn tại và có thể trở thành tấm gương cho thế giới.

Ông Mai Đức Thiện, Phó Vụ trưởng Vụ Pháp chế (Bộ Lao động, thương binh và xã hội) cho rằng, đây là các sáng kiến có tiềm năng lớn, cần được tiếp tục thí điểm và nhân rộng tại nhiều doanh nghiệp, từ đó tạo nên các giá trị cụ thể, gắn kết người lao động và doanh nghiệp, giảm khoảng cách và sự đối lập về lợi ích.