6 điểm chỉ ra một doanh nghiệp có vấn đề

Kết quả khảo sát 100 doanh nghiệp do Công ty dịch vụ tư vấn POCD thực hiện trước thời điểm dịch Covid-19 xảy ra cho thấy, chỉ 16% doanh nghiệp dành hơn một ngày mỗi tháng để họp đánh giá các vấn đề chiến lược.

32% doanh nghiệp được khảo sát có thực hiện đánh giá và cập nhật hiện trạng sơ đồ tổ chức hàng năm.

Ông Ngô Đình Đức, Tổng giám đốc POCD cho biết, có tới 90% doanh nghiệp được hỏi chưa phản ánh rõ ràng và đúng bản chất của từng phòng ban về chức năng, nhiệm vụ. 

95% doanh nghiệp có mô tả công việc thiếu thông tin so với các dữ liệu chuẩn. Đáng chú ý, chỉ có 12% lãnh đạo doanh nghiệp được hỏi khẳng định hệ thống tài liệu tổ chức được áp dụng hiệu quả.

Theo ông Đức, Việt Nam có công tác kiểm soát dịch tốt nên các doanh nghiệp trong nước có thể nhanh chóng mở cửa hoạt động trở lại. 

Tuy nhiên, các lãnh đạo doanh nghiệp cần lưu ý đến khái niệm bình thường mới (new normal) trong bối cảnh hiện nay khi có nhiều thay đổi trong hành vi người tiêu dùng, chuỗi cung ứng, hành vi người lao động… dẫn đến yêu cầu thay đổi công tác quản trị rủi ro, quản trị về hiệu suất cũng như các công tác quản trị khác trong tổ chức.

Do đó, việc tái khởi động hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng cần theo bối cảnh này để thích ứng được với những thay đổi khó lường và nhanh chóng khi cả thế giới đang ở trong một bối cảnh đầy bất ổn.

Lúc này, ông Đức cho rằng, việc đánh giá các vấn đề chiến lược, cập nhật mô thức tổ chức cần phải thực hiện nhanh chóng, linh hoạt để đối phó với các biến động có thể xảy ra. 

Nếu như trước đây, nhiều lãnh đạo doanh nghiệp chủ yếu quan tâm đến kết quả doanh thu nên còn quản trị theo lối thuận tiện mà thiếu đi sự chủ động thì nay là cơ hội để thay đổi, để rà soát lại tổ chức, chọn lựa những mục tiêu mang tính thực tế, có khả năng thực thi hiệu quả.

“Phải thay đổi tổ chức, đi ra khỏi vùng an toàn để đón nhận và đương đầu với thách thức mới”, ông Đức nói tại sự kiện "Đánh giá mô hình kinh doanh và tái thiết kế mô hình tổ chức phù hợp" do Câu lạc bộ Giám đốc tài chính Việt Nam (VCFO) tổ chức.

Lãnh đạo POCD chỉ ra sáu dấu hiệu doanh nghiệp cần chú ý để ngay lập tức đánh giá lại và thực hiện tái cấu trúc nếu gặp phải để có thể tồn tại và phát triển bền vững hơn.

Một là, doanh thu giảm, thiếu tăng trưởng, không có khả năng mở rộng kinh doanh, bị mất khách hàng thường xuyên.

Hai là, cơ cấu thiết kế tổ chức rất cồng kềnh, tổ chức một cách rời rạc, các hoạt động chồng chéo, dẫn đến hoạt động thiếu hiệu quả.

Ba là, chi phí hoạt động của công ty luôn chiếm cấu phần lớn trong khi doanh thu khó tăng trưởng dẫn đến khả năng cao gặp phải rủi ro về dòng tiền.

Bốn là, tình trạng thiếu hụt dòng tiền dẫn đến áp lực về hoạt động kinh doanh. Hàng tháng người chủ doanh nghiệp chỉ tập trung vào vấn đề bán hàng để ra số, cuối cùng, dòng tiền không đủ để đảm bảo cho các hoạt động.

Năm là, thiếu định hướng, tầm nhìn mang tính chiến lược, làm cho các động lực và chiến lược phát triển trong công ty không rõ nét.

Sáu là, không có quản trị về mặt rủi ro, không lên các kịch bản để có thể ứng phó và đảm bảo kế hoạch sản xuất khi xảy ra những sự cố bất khả kháng, không có cơ chế phản ứng nhanh với các thay đổi của thị trường.

Ông Đức cho rằng, việc quản trị hiệu quả sẽ giúp tăng năng suất lao động, đảm bảo tính linh hoạt trong mô hình tổ chức. Trong đó, điều đầu tiên cần quan tâm và hướng đến là vấn đề số hoá hoạt động doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, cần lên phương án hoạt động kinh doanh liên tục; quan tâm đến tối ưu chi phí, cải tiến và tinh gọn liên tục trong tổ chức; kiểm soát, tăng cường tối ưu hoá dòng tiền, đặc biệt thông qua định vị khách hàng. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xem xét chuyển đổi các mô hình kinh doanh nếu có xu hướng lỗi thời; liên tục cải tiến các quy trình làm việc trong doanh nghiệp; thay đổi, tìm kiếm nguồn cung ứng để đảm bảo hoạt động hiệu quả, bền vững, tránh bỏ tất cả rủi ro vào một giỏ; và cải thiện sản phẩm theo hướng tốt hơn, có sự khác biệt.

Khi thực hiện tái cấu trúc, ông Đức cũng đưa ra một số lưu ý doanh nghiệp cần biết để giảm thiểu rủi ro bởi nếu mắc phải sai lầm, không những không thể tái cấu trúc thành công mà còn lún sâu vào khủng hoảng.

Cụ thể, muốn tái cấu trúc bộ máy thành công, doanh nghiệp cần có kế hoạch mang tính tổng thể để giúp việc thực thi một cách hiệu quả, tránh tình trạng có giải pháp mà không có kế hoạch. Việc tái cấu trúc cũng cần dựa trên phân tích số liệu thay vì dựa vào trực giác. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tránh một số sai lầm khác như muốn quá nhiều trong một lần thực hiện, bỏ qua yếu tố văn hoá trong doanh nghiệp, chỉ tái cấu trúc xung quanh một nhóm người.

“Phải thường xuyên chủ động đánh giá. Khi nhận thấy dấu hiệu thì làm công tác tái thiết kế về mặt tổ chức, tránh xảy ra khủng hoảng mới thực hiện thì không hiệu quả”, ông Đức lưu ý.

Lãnh đạo POCD cũng nhấn mạnh, mô hình kinh doanh không thể trừu tượng. Mô hình kinh doanh tốt phải trả lời được hai vấn đề quan trọng: Nó có phải là một thương vụ hay chỉ làm theo sở thích; nếu làm theo sở thích, làm cách nào để đưa nó thành thương vụ kinh doanh hiệu quả. 

Mô hình kinh doanh nếu không có số liệu phân tích thì cũng chỉ là một đống rác.

Đáng chú ý, khi đánh giá mô hình kinh doanh cần giải quyết được bốn vấn đề quan trọng: Phân khúc khách hàng; định vị sự khác biệt; liệu có tạo ra nhiều lợi nhuận so với mô hình cũ; liệu có thể làm được cơ chế để thực hiện kế hoạch như đã đề ra và gia tăng nó một cách nhanh chóng.