Bài toán hóa đơn điện tử của doanh nghiệp Việt

Từ ngày 1/7/2022, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam. Chính sách này không chỉ nhằm hiện đại hoá hệ thống quản lý thuế mà còn đặt ra mục tiêu tăng cường minh bạch, hạn chế gian lận và giảm thiểu gánh nặng hành chính.

Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích tiềm năng, quá trình triển khai hóa đơn điện tử cũng gặp không ít khó khăn, từ các vấn đề kỹ thuật cho đến rào cản về cơ sở hạ tầng và đào tạo nhân lực.

Bối cảnh pháp lý và các thách thức khi áp dụng hóa đơn điện tử

Việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử được ban hành nhằm chuyển đổi số trong quản lý thuế và nâng cao hiệu quả kiểm soát.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải đảm bảo hệ thống công nghệ thông tin của mình đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật để chuyển giao dữ liệu hóa đơn trực tiếp qua cổng thông tin của cơ quan thuế hoặc thông qua các nhà cung cấp dịch vụ được ủy quyền.

Mục tiêu của chính sách không chỉ nhằm tăng cường tính minh bạch trong quá trình kiểm soát thuế mà còn giúp ngăn chặn hành vi gian lận, đồng thời giảm bớt gánh nặng hành chính qua việc chuyển đổi từ hệ thống giấy tờ truyền thống sang hệ thống số hiện đại.

Mặc dù có nhiều lợi ích rõ ràng, thực tế triển khai hóa đơn điện tử vẫn gặp phải không ít trở ngại. Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị quy mô nhỏ và vừa, gặp khó khăn trong việc tích hợp hệ thống quản lý nội bộ với cổng thông tin của cơ quan thuế.

Các vấn đề về đồng bộ dữ liệu và bảo mật thông tin đang là những thách thức lớn, khi mà việc chuyển giao dữ liệu đòi hỏi một hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại và ổn định.

Đồng thời, sai sót khi nhập liệu dẫn đến các lỗi thông tin trên hóa đơn cũng là vấn đề nan giải, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kê khai và nộp thuế, thậm chí gây ra nguy cơ bị xử phạt hành chính.

Ngoài ra, khả năng ứng dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng chưa được đồng bộ, dẫn đến những khó khăn trong việc đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật mới.

Tranh cãi xung quanh mã xác thực của cơ quan thuế

Một trong những điểm gây tranh cãi lớn nhất khi triển khai hóa đơn điện tử tại Việt Nam là yêu cầu về mã xác thực của cơ quan thuế. Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp khi xuất hóa đơn điện tử phải gửi dữ liệu đến hệ thống của cơ quan thuế để nhận mã xác thực trước khi phát hành hóa đơn hợp lệ.

Tuy nhiên, một số ngành nghề đặc thù như điện lực, xăng dầu, viễn thông, tài chính – ngân hàng, bảo hiểm, thương mại điện tử, siêu thị và bán lẻ… được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Điều này đặt ra câu hỏi: liệu việc yêu cầu mã xác thực có thực sự giúp ngăn chặn gian lận, hay đang tạo ra rào cản hành chính không cần thiết cho doanh nghiệp?

Từ góc độ quản lý thuế, việc áp dụng mã xác thực của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử được xem là một công cụ hữu hiệu nhằm hạn chế hành vi trốn thuế và gian lận thuế.

Hệ thống xác thực giúp cơ quan thuế theo dõi trực tiếp dữ liệu hóa đơn, đảm bảo rằng doanh thu của doanh nghiệp được ghi nhận đầy đủ và chính xác ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch.

Đây là một bước tiến quan trọng trong việc số hóa quản lý thuế, giúp cơ quan thuế có thể nhanh chóng phát hiện các trường hợp kê khai không trung thực, hóa đơn giả hoặc hóa đơn không hợp lệ.

Tuy nhiên, từ góc độ doanh nghiệp, yêu cầu sử dụng mã xác thực lại mang đến không ít khó khăn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Quy trình gửi dữ liệu hóa đơn lên hệ thống thuế để nhận mã xác thực có thể làm chậm quá trình phát hành hóa đơn, ảnh hưởng đến dòng tiền và hoạt động kinh doanh.

Trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế gặp lỗi hoặc quá tải, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với tình trạng gián đoạn trong giao dịch với khách hàng, gây ảnh hưởng đến uy tín và quan hệ kinh doanh.

Hơn nữa, để tích hợp hệ thống kế toán nội bộ với cổng thông tin thuế, doanh nghiệp cần đầu tư vào hạ tầng công nghệ thông tin phù hợp. Điều này đòi hỏi chi phí không nhỏ, bao gồm cả phần mềm, thiết bị và đào tạo nhân sự.

Đối với những doanh nghiệp chưa có sẵn hệ thống quản lý kế toán điện tử, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã xác thực có thể trở thành một thách thức đáng kể.

Việc miễn trừ mã xác thực cho một số ngành nghề được lý giải là do tính chất đặc thù của những lĩnh vực này. Các doanh nghiệp trong ngành điện lực, viễn thông, xăng dầu, tài chính – ngân hàng thường có hệ thống quản lý giao dịch và dữ liệu khách hàng rất chặt chẽ, với các cơ chế kiểm soát nội bộ nghiêm ngặt. Ngoài ra, những ngành này cũng chịu sự quản lý chặt chẽ từ các cơ quan nhà nước khác ngoài Tổng cục Thuế, giúp giảm thiểu nguy cơ gian lận thuế.

Một lý do khác là tần suất và số lượng hóa đơn phát hành trong các ngành này rất lớn, việc yêu cầu xác thực từng hóa đơn trước khi phát hành có thể gây ra gánh nặng vận hành và làm chậm hoạt động kinh doanh.

Chẳng hạn, một công ty viễn thông có thể phát hành hàng triệu hóa đơn mỗi tháng cho khách hàng, nếu phải chờ mã xác thực từ cơ quan thuế, hệ thống có thể bị quá tải, ảnh hưởng đến quá trình cung cấp dịch vụ.

Bất kể quan điểm nào về mã xác thực, rõ ràng việc tuân thủ quy định hiện hành là điều mà doanh nghiệp không thể tránh khỏi. Để thích ứng với hệ thống này một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần có chiến lược chuẩn bị bài bản.

Trước tiên, doanh nghiệp cần rà soát lại hệ thống kế toán và quy trình phát hành hóa đơn để đảm bảo rằng chúng có thể tích hợp với cổng thông tin thuế một cách suôn sẻ. Nếu chưa có giải pháp phù hợp, doanh nghiệp nên làm việc với các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để triển khai hệ thống đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.

Ngoài ra, đào tạo nhân sự kế toán và tài chính về cách sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử là điều quan trọng, nhằm đảm bảo rằng mọi sai sót trong quá trình xuất hóa đơn đều được giảm thiểu. Các doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng trong trường hợp hệ thống thuế bị lỗi, chẳng hạn như sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp được ủy quyền để đảm bảo hóa đơn vẫn có thể phát hành đúng thời hạn.

Về lâu dài, các doanh nghiệp cần xem xét việc tự động hóa toàn bộ quá trình xử lý hóa đơn và kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý thuế, nhằm hạn chế tối đa sự can thiệp thủ công, giúp nâng cao hiệu suất và giảm thiểu sai sót.

Lợi ích và rủi ro của hệ thống hóa đơn điện tử

Từ góc độ của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử là công cụ mạnh mẽ giúp nâng cao tính minh bạch trong giao dịch thương mại. Nhờ việc tất cả hóa đơn được phát hành đều được lưu trữ và kiểm soát trong hệ thống dữ liệu tập trung của cơ quan thuế, các trường hợp gian lận như sử dụng hóa đơn khống, xuất hóa đơn nhiều lần hay khai báo không chính xác có thể được phát hiện một cách nhanh chóng.

Với hệ thống hóa đơn giấy truyền thống, việc thanh tra, kiểm tra thuế thường mất nhiều thời gian do doanh nghiệp phải cung cấp bản cứng của hóa đơn để đối chiếu.

Điều này không chỉ gây khó khăn cho cơ quan thuế mà còn làm tăng chi phí hành chính cho doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử giúp rút ngắn quá trình kiểm tra, cho phép cơ quan thuế xác minh ngay lập tức thông tin về giao dịch, từ đó nâng cao hiệu quả thu thuế và giảm thất thu ngân sách nhà nước.

Từ góc độ doanh nghiệp, một trong những lợi ích lớn nhất của hóa đơn điện tử là tiết kiệm chi phí vận hành. Trước đây, các doanh nghiệp phải chi trả một khoản tiền đáng kể cho việc in ấn, phát hành, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy. Ngoài ra, nếu hóa đơn bị thất lạc hoặc hư hỏng, doanh nghiệp có thể phải mất nhiều thời gian và công sức để xin cấp lại hóa đơn hợp lệ.

Hóa đơn điện tử giúp loại bỏ hoàn toàn những vấn đề này. Các chứng từ được lưu trữ trên hệ thống điện tử, cho phép doanh nghiệp dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Việc tích hợp hệ thống kế toán với hóa đơn điện tử còn giúp tự động hóa quy trình hạch toán, giảm thiểu sai sót trong quá trình kê khai thuế và tiết kiệm thời gian xử lý giấy tờ.

Mặt khác, khi triển khai hóa đơn điện tử, một trong lỗi thường gặp nhất đó chính là lỗi nhập liệu sai thông tin. Nếu doanh nghiệp phát hành hóa đơn nhưng nhập sai thông tin như mã số thuế, tên công ty hoặc số tiền, việc chỉnh sửa có thể rất phức tạp và mất nhiều thời gian.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua và báo cáo lên cơ quan thuế, doanh nghiệp không thể hủy mà chỉ có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Điều này có thể gây phiền phức khi xử lý các giao dịch sai sót và làm tăng nguy cơ bị cơ quan thuế thanh tra, xử phạt do vi phạm quy định về hóa đơn.

Ngoài ra, nếu hệ thống của doanh nghiệp hoặc hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố, doanh nghiệp có thể không thể phát hành hóa đơn đúng hạn, ảnh hưởng đến quá trình thanh toán với khách hàng và đối tác.

Đặc biệt, vào những thời điểm cao điểm như cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, khi lượng hóa đơn phát sinh tăng đột biến, hệ thống của cơ quan thuế có thể bị quá tải, dẫn đến tình trạng xử lý chậm hoặc lỗi kết nối. Điều này có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và tạo ra các rủi ro không mong muốn.

Hóa đơn điện tử không chỉ là bước tiến quan trọng trong công cuộc chuyển đổi số mà còn là công cụ then chốt trong công tác kiểm soát thuế và chống gian lận.

Mặc dù hiện nay hệ thống vẫn còn gặp phải một số khó khăn về kỹ thuật và thủ tục hành chính, nhưng với sự đầu tư hợp lý về công nghệ, đào tạo nhân lực và sự hỗ trợ từ các cơ quan chức năng, hệ thống hóa đơn điện tử hứa hẹn sẽ khẳng định vai trò của mình trong việc xây dựng một môi trường kinh doanh minh bạch và hiệu quả.

(*) Tài liệu tham khảo từ Sổ tay thuế 2024 của PwC Việt Nam.