Cẩn trọng khi ủy quyền cho người ngoài doanh nghiệp

Theo quy định pháp luật, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (thường là Tổng giám đốc/giám đốc hoặc chủ tịch tùy theo mô hình tổ chức) là người có thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp tham gia vào các giao dịch, trừ trường hợp các công việc thuộc thẩm quyền của cấp ĐHĐCĐ, HĐTV, hoặc chủ sở hữu công ty.

Dưới góc độ pháp lý, việc không dám ủy quyền cho người ngoài doanh nghiệp hoặc ủy quyền nhưng thiếu cơ chế giám sát của người lãnh đạo đều dẫn đến những kết quả chung là mang tính tiêu cực về hiệu quả, cơ hội kinh doanh hoặc chỉ mang lại cho doanh nghiệp những rủi ro, rắc rối pháp lý. Nhiều vụ việc,vụ án chấn động dư luận trong thời gian gần đây đều cho thấy rõ những rủi ro pháp lý từ việc ủy quyền cho người ngoài doanh nghiệp.

Do đó, việc hiểu đúng, hiểu bản chất và việc phát sinh rủi ro trong việc ủy quyền sẽ giúp các doanh nghiệp vừa tận dụng được các ưu điểm, đồng thời giảm thiểu hoặc loại trừ được các rủi ro.

TheLEADER giới thiệu bài viết phân tích của Luật sư Trần Đức Phượng, Đoàn Luật sư TP. Hồ Chí Minh liên quan đến chủ đề này.

Xét về bản chất, doanh nghiệp là một bộ máy, dù quy mô lớn hay quy mô nhỏ, mà việc vận hành doanh nghiệp bao giờ cũng gắn liền với việc phân công, phân nhiệm về thẩm quyền và thực hiện trách nhiệm của các vị trí nhằm vì một mục đích chung cho guồng máy tổ chức của doanh nghiệp hoạt động vận hành trơn chu và hiệu quả nhất.

Ngay tại phạm vi một vị trí của một lãnh đạo của doanh nghiệp, trên thực tế do công việc nhiều nên người đại diện này thường phải ủy quyền cho cấp dưới thay mặt mình để ký kết và thực hiện các giao dịch, hợp đồng. 

Nếu bên ủy quyền là cấp dưới trong doanh nghiệp thì những người này sẽ tổ chức công việc như ký kết, thực hiện giao dịch thông qua bộ máy của doanh nghiệp như: văn thư trong việc đóng dấu hay soạn thảo tài liệu, kế toán trong việc thu chi, giao hàng,…. và cũng thông qua chính các bộ phận này mà lãnh đạo doanh nghiệp kiểm soát người nhận ủy quyền tham gia giao dịch. 

Với cơ chế này, gần như không có những rủi ro phát sinh thêm nếu bộ máy của doanh nghiệp vẫn hoạt động bình thường và hiệu quả đúng như thiết kế tổ chức bộ máy của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, đối với với một số giao dịch đặc biệt như tính xúc tiến thương mại, đầu tư, hợp tác,… mang tính chất đặc thù riêng biệt thì doanh nghiệp còn có thể ủy quyền cho một cá nhân bên ngoài doanh nghiệp để thực hiện, thậm chí phong luôn cho họ các chức danh như phó giám đốc, trưởng phòng đầu tư,…. nhưng thực tế họ không làm việc trong doanh nghiệp nên họ cũng ‘vô ý” không tuân thủ các thủ tục, quy trình nội bộ doanh nghiệp.

Ngược lại, các nhân viên trong doanh nghiệp cũng không biết hoặc khó có thể yêu cầu hay vì nể nang e dè những người nhận ủy quyền này về thông tin, việc thực hiện theo quy trình của nội bộ doanh nghiệp. 

Mặt khác, rất tiếc là chính bản thân người lãnh đạo thực hiện việc ủy quyền này lại không nhận thức đầy đủ về vấn đề ủy quyền, đánh giá và các biện pháp phòng tránh các rủi ro dẫn đến không dám ủy quyền cho người ngoài doanh nghiệp hoặc đánh liều may rủi trong việc ủy quyền.

Nếu suy xét một cách tiêu cực, doanh nghiệp không tận dụng các mối cơ hội, hoặc sử dụng nhân sự người ngoài doanh nghiệp thì chính doanh nghiệp đang tự đánh mất cơ hội của mình. Hiện nay, nay chính các tập đoàn, công ty lớn vẫn thường sử dụng nguồn nhân lực này đã mang lại cơ hội kinh doanh, không mất nhiều chi phí duy trì nhân sự, chỉ phải trả theo kết quả công việc và linh hoạt trong việc điều hành hoạt động kinh doanh. Những doanh nghiệp nhỏ muốn có các cơ hội kinh doanh thì càng phải suy xét và tận dụng hơn về việc ủy quyền cho người ngoài doanh nghiệp.

Trên thực tế, nhiều mối quan hệ với bản chất là cá nhân môi giới nhưng do tâm lý chưa coi trọng hay e dè nên một cá nhân nhân danh dịch vụ môi giới thương mại (hưởng hoa hồng) để xúc tiến cơ hội kinh doanh sẽ ít khi gặt hái được kết quả. Có những trường hợp vì phải hợp thức hóa những chi phí không chính thức cũng tạo ra một giao dịch môi giới (dùng cho việc chi trả phí môi giới) nhưng trong hoạt động ngoại giao vẫn nhân danh lãnh đạo của doanh nghiệp.

Dưới góc độ pháp lý, việc không dám ủy quyền cho người ngoài doanh nghiệp hoặc ủy quyền nhưng thiếu cơ chế giám sát của người lãnh đạo đều dẫn đến những kết quả chung là mang tính tiêu cực về hiệu quả, cơ hội kinh doanh hoặc chỉ mang lại cho doanh nghiệp những rủi ro, rắc rối pháp lý. Do đó, việc hiểu đúng, hiểu bản chất và việc phát sinh rủi ro trong việc ủy quyền sẽ giúp các doanh nghiệp vừa tận dụng được các ưu điểm, đồng thời giảm thiểu hoặc loại trừ được các rủi ro.

Trong một vụ việc từng xảy ra, một doanh nghiệp muốn tìm kiếm một nguồn tài chính đầu tư dự án nên ủy quyền cho một người ngoài doanh nghiệp kèm theo chức danh Phó giám đốc để đi xúc tiến quan hệ. Sau đó, kết quả doanh nghiệp cũng ký được hợp đồng mang về khoản tài chính hàng chục triệu đô la. Tuy nhiên, sau đó cũng chính doanh nghiệp đã chui vào cái bẫy của vị Phó giám đốc này đang giăng ra và dẫn dắt doanh nghiệp vào tròng.

Lỗ hổng lớn nhất là các giao dịch này không đưa vào hệ thống quản trị doanh nghiệp như: đóng dấu công ty, mở tài khoản, xác nhận công việc, và nhận lỗi về doanh nghiệp, xác nhận những "công việc ma",…..thậm chí mọi diễn biến phe ta đều bị bắt bài và tê liệt khả năng tự bảo vệ, dẫn đến tình thế càng chống, càng xoay sở thì càng bất lợi. Khi vị Phó giám đốc hư danh hoàn tất thực hiện xong phi vụ thì cũng mau chóng cao chạy xa bay mất dạng không liên lạc được.

Nếu vụ việc tranh chấp với đối tác đưa ra Tòa án để phân xử thì vị Phó giám đốc hư danh vẫn có khả năng ký khống, ký lùi ngày những giấy tờ, xác nhận để hợp thức hóa cho hồ sơ chống lại doanh nghiệp. Kết quả cuối cùng của doanh ngiệp đó là thua kiện và dẫn đến mất hết tài sản, nhà máy bị mất, toàn bộ người lao động nghỉ việc nên cũng không còn người để viết đơn kêu oan bản án tong sự tức tưởi. Một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả với nhiều lao động có thể sụp đổ chỉ vì một giao dịch ủy quyền thiếu kiểm soát.

Trong các vụ đại án hình sự, rất có thể tìm thấy, nghe thấy những kiểu giao dịch lòng vòng và nhân danh ủy quyền cho doanh nghiệp nhưng chỉ đến khi ra bản án mới có thể hiểu được phần nào những giao dịch như vậy, hậu quả những vụ đại án này được tính hàng nghìn tỷ và xảy ra chính trong những doanh nghiệp lớn, hệ thống tổ chúc bài bản như ngân hàng.

Có thể thấy, trong việc ủy quyền cho người ngoài doanh nghiệp là vấn đề nhiều ưu điểm nhưng chứa đựng cũng không ít rủi ro. Về cơ bản, doanh nghiệp phải biết chọn người, giao đúng việc ủy quyền nhưng đồng thời đưa những công việc đó vào vận hành trong bộ máy doanh nghiệp để vừa kiểm soát tình hình vừa phòng ngừa rủi ro, việc ủy quyền không đồng nghĩa với người được ủy quyền tự quyết mọi vấn đề. 

Một trong số các kinh nghiệm là ngay tại giấy ủy quyền hay phân công công tác cho người ngoài doanh nghệp (hoặc bên trong doanh nghiệp) là nội dung ủy quyền và kèm luôn yêu cầu để công nhận việc giao kết, xác lập công việc nhân danh ủy quyền như: phải đóng dấu của doanh nghiệp, tiền phải đúng chuyển vào tài khoản doanh nghiệp, thu tiền mặt phải có phiếu thu kèm chữ ký của thủ quỹ, kế toán và trưởng/người thừa ủy quyền của đơn vị,…. thì giao dịch đó mới có hiệu lực pháp luật, mới phát sinh trách nhiệm của doanh nghiệp. 

Với những phương cách kỹ thuật như vậy sẽ giúp cho doanh nghiệp vừa quản lý chặt chẽ, phòng tránh các rủi ro do chính những người nhận ủy quyền này có thể gây ra hoặc lợi dụng.

Kinh nghiệm nào để quản lý được việc ủy quyền theo vụ việc vừa chặt chẽ vừa thuận tiện trong công tác là một trong những vấn đề khó và chỉ khi vấp ngã mới hiểu ra. 

Đối với những trường hợp ủy quyền cho người ngoài, nếu không cẩn trọng thì doanh nghiệp đang tự cõng rắn cắn gà nhà, đưa giặc từ ngoài vào nằm vùng bên trong doanh nghiệp, nếu xảy ra tranh chấp nhưng không được nhận diện đúng, xử lý không đúng tầm thì doanh nghiệp chắc chắn là thua kiện và có thể dẫn đến doanh nghiệp mất hết tài sản.