Công nghệ thông tin được đánh giá bị ảnh hưởng ít hơn so với các lĩnh vực khác trong đại dịch Covid-19. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực này còn có cơ hội phát triển sản phẩm/dịch vụ mới, ký được hợp đồng một cách nhanh chóng với những khách hàng trước đây vốn có thời gian cân nhắc kỹ lưỡng mới ra quyết định.
Lãnh đạo một đơn vị có 25 văn phòng đại diện ở nhiều quốc gia trên thế giới với hơn 3.000 nhân viên ở nước ngoài và 14.000 nhân viên trong nước, bà Chu Thị Thanh Hà, Chủ tịch Công ty TNHH Phần mềm FPT (FPT Software) cho biết, doanh nghiệp này cũng chịu những ảnh hưởng nặng nề nhất định.
Bà Chu Thị Thanh Hà, Chủ tịch Công ty TNHH Phần mềm FPT (FPT Software)Việt Nam đã sớm trở thành một hình mẫu trong việc kiểm soát dịch bệnh rất hiệu quả, song hàng ngàn khách hàng cũng như nhân viên của FPT Software đều nằm ở “tâm dịch” như Đức, Pháp, Hàn Quốc, Singapore… Điều này đòi hỏi ban lãnh đạo phải lên các phương án ứng phó khá phức tạp.
Theo bà Hà, có bốn nhóm khủng hoảng mà doanh nghiệp phải đối mặt. Thứ nhất là mất cân bằng cung – cầu toàn diện do ảnh hưởng của các biện pháp cách ly hành chính. Thứ hai là suy giảm thanh khoản và khủng hoảng tài chính khi doanh thu sụt giảm và khó khăn trong khả năng thu hồi nợ ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền.
Thứ ba là đứt gãy trong chuỗi cung ứng khi hoạt động vận chuyển đình trệ và sự biến mất hoặc hoạt động kém hiệu quả của các doanh nghiệp.
Thứ tư là biến đổi môi trường làm việc, thách thức trong kết nối và làm việc từ xa do ảnh hưởng bởi các biện pháp cách ly hành chính. Vì nhân sự của FPT Software rất đông, trải khắp toàn cầu nên môi trường làm việc phải thích ứng nhanh trong bối cảnh dịch Covid-19 đang diễn biến một cách khó lường.
“Ngay từ những ngày đầu tháng 2/2020 khi dịch bệnh ở Việt Nam vẫn chưa khốc liệt, FPT Software cũng đã phải đối mặt với khủng hoảng vì việc đi lại trên thế giới bị ngừng trệ, phải tuân thủ lệnh cách ly 14 ngày trong khi hàng ngàn dự án ở nước ngoài buộc nhân viên phải thường xuyên di chuyển giữa các nước để làm việc với khách hàng”, bà Hà cho biết.
Trước các nhóm khủng hoảng này, lãnh đạo FPT Software chia sẻ quy trình ứng phó dịch bệnh với mười bước cụ thể. Một là thiết lập kế hoạch xử lý khủng hoảng. Hai là theo dõi tình hình để xác định sự thay đổi mức độ nghiêm trọng. Ba là đánh giá tác động ảnh hưởng đến tài chính và ngân sách. Bốn là tăng cường hoạt động đảm bảo vệ sinh môi trường làm việc. Năm là xem xét chính cách và hành động nhân sự để ứng phó đại dịch.
Sáu là thiết lập chương trình truyền thông đại dịch. Bảy là đánh giá tác động ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Tám là xem xét và đưa ra các hành động ứng phó đại dịch về công nghệ thông tin. Chín là đánh giá/xác định/khắc phục các khu vực có vấn đề. Mười là đánh giá kết quả hoạt động.
Kế hoạch khung về đối phó khủng hoảng mùa dịch của FPT Software nhấn mạnh vai trò của ban lãnh đạo thể hiện trong công tác tổ chức ứng phó với dịch, các phương án kinh doanh, các phương án vận hành và cơ chế báo cáo cũng như ra quyết định.
Trong công tác tổ chức, FPT Software thành lập ban chỉ đạo phòng chống Covid-19 để phối hợp ứng phó kịp thời so với thực trạng trước đây là còn hoạt động tương đối rời rạc.
Trong các phương án kinh doanh, cần đánh giá thị trường và khách hàng cũng như quản lý tài chính hiệu quả. Cụ thể, doanh nghiệp này gửi thông điệp và chia sẻ cho khách hàng và nhân viên như kết thúc dự án nhanh, giảm giá cho khách hàng; động viên nhân viên, đặt sự an toàn và sức khoẻ của nhân viên lên mức cao nhất.
Ở FPT Software, mức lương của các lãnh đạo đều giảm 20% trong khi mức lương của nhân viên được giữ nguyên. Bà Hà nhấn mạnh, đó là các thông điệp có tính chia sẻ để đảm bảo hoạt động lâu dài.
Vào ngày 12/3, Chủ tịch FPT Software (FSOFT) đã gửi lời động viên đến nhân sự tuyến đầu, khẳng định công ty luôn đồng hành cùng nhân viên: "Cách đây đúng chín năm, ngày 11/3/2011, Nhật Bản xảy ra cơn sóng thần lịch sử với những tổn thất nặng nề cho nước Nhật. FJP cũng không tránh khỏi những tác động tiêu cực. Nhưng trong mọi hoàn cảnh các chiến binh FSOFT tại Nhật lúc đó đã không rời bỏ trận địa, kiên trì khắc phục hậu quả mà cơn sóng thần gây ra và hơn thế, sát cánh bên khách hàng để cùng nhau vượt khó khăn, trở ngại.
Và nay, đại dịch Sars-CoV-2 (Covid19) đã và đang lan rộng, hoành hành ở hầu khắp các quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới cũng như tại Việt Nam. Diễn biến của dịch tiếp tục phức tạp và khó lường. Tôi mong anh, chị em FSOFT ở tuyến đầu bằng nỗ lực, sáng tạo hết mình vượt qua Covid-19. Tìm mọi cách thay thế bằng các giao thức làm việc online, chuẩn bị kỹ càng cho kịch bản xấu nhất. Người FSOFT một lần nữa giữ vững niềm tin, giữ gìn sức khỏe bản thân, đồng hành cùng khách hàng và phát huy bản lĩnh vốn có để một lần nữa chiến đấu và chiến thắng.
Quân đội mạnh là quân đội đồng lòng, được tôi rèn về ý chí và thể chất, có niềm tin vững chắc và có một hậu phương luôn hết lòng chuẩn bị điều kiện tốt nhất cho tiền tuyến. Các chiến sĩ FSOFT ở các chiến trường hãy cố gắng giữ vững thị trường, chia sẻ cùng khách hàng, yên tâm và lạc quan về một ngày đại dịch được đẩy lùi và mọi điều khởi sắc trở lại".
Ba điều doanh nghiệp cần có trong khủng hoảng
Trong kế hoạch xử lý khủng hoảng, FPT Software có các kịch bản từ tốt đến xấu với các phương án cụ thể đi kèm và đặt phòng ngừa rủi ro ở mức cao nhất. Kể cả một số nơi có bị phong toả thì vẫn phải thực hiện cơ chế báo cáo và chỉ đạo nhanh, kịp thời. Nếu trước đây họp hai lần mỗi tuần thì trong giai đoạn vừa qua tăng lên 3 lần, có những cuộc họp được tổ chức tức thời và nhiều quyết định được đưa ra một cách nhanh chóng.
Bà Hà cho biết, ngay trước thời điểm lệnh cách ly xã hội được áp dụng vào đầu tháng 4/2020, chỉ trong một buổi tối, 300 nhân viên của FPT Software đã sắp xếp và di chuyển lên làng phần mềm FPT Software tại Hòa Lạc để đảm bảo các dự án vẫn hoạt động bình thường trong ba tuần cách ly.
Doanh nghiệp này cũng tìm các phương án để duy trì hoạt động của các phòng ban, nhất là đảm bảo cơ sở hạ tầng cho 12.000 nhân viên làm việc ở nhà được hiệu quả, an toàn và tốc độ khi có tới 7.900 nhân viên sẵn sàng làm việc ở nhà. Thực tế cũng cho thấy, thời gian cao điểm có khoảng 4.000 nhân viên của FPT Software làm việc từ xa.
Lãnh đạo FPT Software rất chú trọng việc truyền động lực cho nhân viên“Rất khắt khe và vất vả, vì lực lượng làm IT trong hệ thống phải chuẩn bị nguồn lực, cài đặt hệ thống để các dự án làm với khách hàng làm việc ở nhà vẫn đảm bảo an toàn, an ninh mạng, toàn bộ nhân viên làm việc suôn sẻ và thuận lợi”, bà Hà chia sẻ tại sự kiện “Vai trò HĐQT với chương trình quản lý khủng hoảng thời Covid”do Viện Thành viên HĐQT Việt Nam và Deloitte Việt Nam đồng tổ chức.
Trong quá trình ứng phó với khủng hoảng, nữ lãnh đạo FPT Software cho rằng doanh nghiệp cần có ba thứ. Một là đảm bảo kinh doanh liên tục, phải tìm cách tồn tại, tiếp tục hoạt động bất chấp những ảnh hưởng do Covid-19. Hai là tối ưu vận hành, đảm bảo tăng năng suất, cắt giảm chi phí để thích ứng. Ba là phát triển các sản phẩm có thể bứt phá như câu chuyện tìm cơ trong nguy vẫn được nhiều chuyên gia và các nhà quản trị doanh nghiệp nhắc đến trong thời gian gần đây.
Khi FPT Software cũng như nhiều doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi sang các nền tảng trực tuyến phục vụ hình thức làm việc từ xa, doanh nghiệp này đã ứng dụng cũng như cho ra mắt các sản phẩm/giải pháp số để giải quyết các vấn đề khi chuyển đổi hình thức làm việc.
Để đảm bảo kinh doanh liên tục, FPT Software ứng dụng cũng như cho ra mắt một loạt giải pháp công nghệ như chữ ký điện tử, hợp đồng điện tử, đào tạo từ xa, gói giải pháp làm việc từ xa... Để tối ưu vận hành, doanh nghiệp này ứng dụng tự động hoá akaBot, khai thác dữ liệu. Các giải pháp để bứt phá bao gồm tăng cường trải nghiệm khách hàng trong mùa dịch và các nền tảng về thương mại điện tử.
Dù Việt Nam đã kiểm soát rất tốt dịch bệnh Covid-19 nhưng cũng không thể chủ quan, đồng thời, việc đoán định thời điểm kết thúc của dịch bệnh trên toàn cầu là điều không tưởng trong bối cảnh hiện nay.
Thậm chí, nhiều ý kiến được đưa ra cho rằng rất có thể con người sẽ phải sống chung với dịch. Hoặc dù dịch Covid-19 có chấm dứt thì các cuộc khủng hoảng tương tự hoặc nặng nề hơn có thể xuất hiện, buộc các doanh nghiệp phải chuẩn bị trước để có thể ứng phó với những tình huống xảy đến bất ngờ.
Xét về vai trò của HĐQT, bà Hà cho rằng HĐQT phải chủ động tham gia tích cực vào trong hoạt động ứng phó rủi ro, bao gồm chuẩn bị quản lý rủi ro khủng hoảng ngay từ hôm nay để đối mặt với làn sóng tiếp theo có thể xảy đến bất cứ lúc nào, không đợi khủng hoảng diễn ra rồi mới làm.
Mặc dù không coi dịch Covid-19 là cơ hội để phát triển kinh doanh vì thực tế các con số thống kê cho thấy, đại dịch ảnh hưởng rất nhiều khách hàng của doanh nghiệp này trên toàn cầu. Tuy nhiên, bà Hà khẳng định, đây là cơ hội tốt để FPT Software có thể tập trung đầu tư vào các quy trình nội bộ, nâng cao năng suất lao động.
“Nếu trước đây còn mải mê với tốc độ tăng trưởng, không có thời gian xem lại quy trình nội bộ thì nay là cơ hội tốt để chúng tôi đào tạo nhân sự, xem lại quy trình. Khi đại dịch đi qua thì tốc độ phát triển nhanh hơn, cơ cấu tổ chức, quy trình đã sẵn sàng để đáp ứng năng sất gấp 2-3 hiện tại”, lãnh đạo FPT Software chia sẻ.
