Để văn hóa doanh nghiệp không chỉ nằm trên giấy

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp từ những điều cơ bản

Hầu hết các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh đều sẽ gặp phải vấn đề tiềm lực bị "chững" lại, hoặc thậm chí "lao dốc" trong một giai đoạn nhất định. Ngoài các yếu tố như thị trường, hay đối thủ cạnh tranh, thì một trong những nguyên nhân chính nằm ở yếu tố con người, đội ngũ và văn hóa.

Không chỉ riêng các doanh nghiệp lớn mới gặp phải vấn đề trong công tác quản lý nhân sự, xây dựng văn hóa, mà ngay cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn lực khiêm tốn cũng đang phải đối diện với các nỗi lo "đau đáu".

Tại sự kiện "Xây dựng văn hóa để tăng trưởng và tiết kiệm cho doanh nghiệp vừa và nhỏ" được tổ chức bởi Học viện khởi nghiệp và nhân bản chuỗi bán lẻ Việt Nam, bà Nguyễn Thị Minh Giang - Nguyên Tổng Giám đốc Nhân Tài - Văn hóa Doanh Nghiệp của Mekong Capital cho rằng, văn hóa doanh nghiệp có thể được xây dựng từ những hành vi nhỏ nhất, thay vì các chiến lược "đao to búa lớn".

Theo bà Giang, khi một doanh nghiệp mới được thành lập với 3 - 5 thành viên, vấn đề giao tiếp, làm việc chung thường rất hiệu quả. Tuy nhiên, khi vượt qua ngưỡng "cơm áo gạo tiền" với quy mô nhân sự 100 - 200 người, nhiều chủ doanh nghiệp phát hiện ra bộ máy nhân sự của mình rất có vấn đề.

"Từng có chủ doanh nghiệp tâm sự với tôi, thay vì tập trung vào các giải pháp trong kinh, nhân sự trong doanh nghiệp lại nghi khị nhau, mất rất nhiều năng lượng vào việc bào chữa, biện minh, biện hộ. Đó là thời điểm cần nhìn lại văn hóa doanh nghiệp", bà Nguyễn Thị Minh Giang kể lại.

Theo vị chuyên gia, nếu muốn xây dựng doanh nghiệp một cách bền vững, lâu dài, thì phải tập trung vào yếu tố con người, cũng như sự dẫn dắt thay đổi về hành vi.

Bà Giang cho rằng, văn hóa doanh nghiệp không phải là việc tổ chức team building hàng năm, cũng không phải là các bữa tiệc, các buổi sinh nhật, hay các hoạt động vui chơi, giải trí ngoài giờ làm. Văn hóa doanh nghiệp chỉ thực sự thể hiện ở việc đội nhóm có gắn kết, đồng nhất, và bắt đầu từ những hành vi nhỏ nhất.

Đồng quan điểm, bà Bùi Phượng - Giám đốc nhân sự công ty Tam Sơn, thuộc Tập đoàn Openasia (Hermès, Bottega Veneta, Saint Laurent, Kenzo...) cho rằng, văn hóa doanh nghiệp nên được cụ thể hóa thành cách ứng xử, hành vi, và thói quen của từng nhân sự.

Một trong những phương pháp thông dụng nhất mà các doanh nghiệp có thể làm ngay từ bây giờ, đó là tổ chức các hoạt động đào tạo, khảo sát mức độ hài lòng của nhân sự, sau đó là đo lường và đưa ra sự thay đổi.

Bà Phượng nhấn mạnh, toàn bộ quy trình này cần được thực hiện liên tục, và kéo dài. Tránh trường hợp doanh nghiệp chỉ làm cho có mà không thu về được hiệu quả.

Bên cạnh yếu tố nhân sự, văn hóa của người đứng đầu doanh nghiệp cũng rất quan trọng, đặc biệt là với vai trò kiến tạo và làm gương.

"Là chủ doanh nghiệp, chúng ta luôn yêu cầu nhân viên của mình phải đúng giờ, nhưng 8 giờ vào làm, thì 9 - 10h chúng ta mới có mặt, thì không bao giờ có thể hình thành văn hóa", Giám đốc nhân sự công ty Tam Sơn khẳng định.

Câu chuyện cụ thể hóa thế nào là phục vụ khách hàng tốt?

Với 20 năm làm việc trong ngành bán lẻ, ông Nguyễn Duy Linh cựu lãnh đạo Thế Giới Di Động, đồng sáng lập Seedcom chia sẻ về thực trạng mà nhiều doanh nghiệp đang gặp phải khi xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Đó là khi ngồi vào bàn và ghi ra giá trị cốt lõi, tầm nhìn, hay văn hóa trong doanh nghiệp, các nhà quản trị thường đề ra những viễn cảnh tốt nhất, là những mong muốn của cá nhân họ với doanh nghiệp và nhân viên.

Thế nhưng, những điều này thường chỉ nằm trên giấy và không "sống" được trong vận hành thực tế với những dấu hiệu rất dễ thấy, như nhân viên thu nhập thấp, giờ công của nhân viên không quản lý được, hiệu suất thấp, chính sách luân chuyển chưa rõ ràng, vị trí công việc chồng chéo, nhiều vương quyền ở một cửa hàng...

Theo ông Nguyễn Duy Linh, để văn hóa doanh nghiệp không chỉ nằm trên giấy, thì với mỗi giá trị cốt lõi, hay một yếu tố văn hóa doanh nghiệp được đề ra, nhà quản trị cần những mô tả rõ ràng, kèm với đó là các bước hướng dẫn cụ thể.

Chẳng hạn, khi doanh nghiệp đề ra văn hóa phục vụ khách hàng tốt, thì cần làm rõ "tốt là gì". Những chi tiết đơn giản sẽ được làm rõ ra để nhân viên công ty dễ dàng nắm được như: Bãi xe cần sạch sẽ, xe của khách cần được mát mẻ, che nắng, nhân viên bảo vệ tiếp đón, đưa vé cho khách bằng 2 tay, khi khách bước vào cửa hàng thì nhân viên cần mở cửa, chào hỏi...

Khi đã cụ thể hóa được những bước thực hiện như vậy, hệ thống chấm điểm sẽ kiểm soát, đo đếm, giám sát. Ví dụ hệ thống camera ghi nhận hình ảnh một nhân viên không dắt xe cho khách ngay lập tức sẽ được gửi xuống cửa hàng và có yêu cầu khắc phục.

Hệ thống cũng chấm điểm dịch vụ của cả cửa hàng, mức điểm này sẽ liên quan đến khoản thưởng về dịch vụ chung của cửa hàng vì vậy đội ngũ sẽ tự động nhắc nhở nhau làm tốt, duy trì được dịch vụ khách hàng.

Song song với hệ thống giám sát, doanh nghiệp cũng cần có hệ thống lương thưởng rõ ràng, lành mạnh, thông qua chấm điểm minh bạch để khuyến khích nhân viên tuân theo văn hoá doanh nghiệp. Ví dụ một nhân viên bị khách hàng than phiền 1 lần trong tháng thì sẽ không được nhận thưởng, có quyền trả lại phòng nhân sự. Lần 2 trong quý nhân viên này sẽ không còn cơ hội ở lại nữa.

Hoặc mỗi nhân viên sẽ được quản lý, đồng nghiệp đánh giá bằng điểm rõ ràng. Họ biết được doanh số của mình cũng như điểm phục vụ. Những nhân viên xuất sắc sẽ nằm trong danh sách để được thăng tiến tự động. Ngược lại nhân viên cũng đánh giá, chấm điểm quản lý để tránh tình trạng thiên vị, cảm tính của quản lý.

"Văn hoá doanh nghiệp là các thành viên tuân theo, tự hào về hành vi của họ. Văn hóa doanh nghiệp không có đúng sai, tốt hay xấu. Mỗi người có giá trị khác nhau, lựa chọn khác nhau nên họ lựa chọn văn hoá họ thích, họ sống với nó, họ thấy là giá trị của họ, họ sống hàng ngày với nó. Doanh nghiệp mạnh mẽ thì nhân viên sẽ làm việc đúng ngay cả khi không có ai giám sát họ, không phải họ làm để được thưởng mà thấy phù hợp với văn hoá, phù hợp với giá trị họ theo đuổi", ông Linh kết luận.