Doanh nghiệp giữa 'ngã ba đường' trên hành trình chuyển đổi số

Chuyển đổi số nhân sự: đừng giao cho HR

Nhiều năm trước, khi triển khai chương trình chuyển đổi số cho một doanh nghiệp có quy mô hơn 5.000 người, bà Lương Tú Anh, Tổng giám đốc Nodex nhận thấy một vấn đề mà doanh nghiệp này cũng như nhiều doanh nghiệp khác gặp phải là thiếu nguồn nhân lực có kỹ năng cho quá trình chuyển đổi số.

Hai biện pháp được doanh nghiệp áp dụng thời điểm đó là tham vấn chuyên gia và thành lập một ban chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Nhân sự trong ban này có sự tham gia của thành viên đến từ tất cả phòng, ban trong tổ chức.

Đồng tình với cách làm này, ông Nguyễn Ngọc Tuấn Anh, cố vấn chiến lược cho HĐQT Công ty CP Mỹ Phẩm Sài Gòn nhấn mạnh, không giao việc chuyển đổi số nhân sự cho HR (bộ phận nhân sự), vì đó là vấn đề của doanh nghiệp.

Một khó khăn trong giai đoạn đầu hành trình chuyển đổi số được ông Tuấn Anh chỉ ra là xác định lĩnh vực ưu tiên để chuyển đổi số. Tuy nhiên, lãnh đạo nhiều doanh nghiệp chưa xác định được nên giao khoán cho HR.

“Trong khi đó, HR thấy vấn đề ở đâu thì sửa ở đó, như quản lý hồ sơ, tính lương…Làm xong, ban lãnh đạo lại thấy bỏ tiền ra mà không mang lại được gì cho công ty. Khi bỏ tiền đầu tư, chủ doanh nghiệp, ban giám đốc và cổ đông mong đợi tác động kết quả kinh doanh chứ không phải để bộ phận HR làm việc thuận lợi hơn. Chuyển đổi số phải từ ban quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp”, ông Tuấn Anh nói trong một sự kiện về chuyển đổi số nhân sự do L&A tổ chức.

Trong khi đó, theo bà Tú Anh, do nhận thức về tầm quan trọng của doanh nghiệp mà cụ thể là ban lãnh đạo, về chuyển đổi số còn chưa phù hợp nên quá trình đầu tư cho chuyển đổi số còn hạn chế và thiếu hiệu quả.

Một khảo sát nhanh trên 120 doanh nghiệp do Le & Associates (L&A) thực hiện vào giữa tháng 4/2023 dựa theo mô hình sáu mức độ trưởng thành nhân sự số (trên thang điểm 5) trong lộ trình chuyển đổi số của doanh nghiệp mà Brian Solis phát triển cho thấy, con người, quy trình nhân sự và phân tích nhân sự là ba yếu tố nằm dưới mức điểm trung bình.

Ông Trương Chí Dũng, Giám đốc Nghiên cứu và phát triển của L&A cho biết, những yếu tố được đánh giá cao hơn hiện nay gồm: đổi mới, công nghệ nhân sự và chiến lược nhân sự và lãnh đạo.

Sáu yếu tố trên đi cùng với mỗi mức độ trong mô hình nhân sự số của Brian Solis là những yếu tố nhân sự được hình thành và trưởng thành.

Một là con người có năng lực cụ thể, có thể lãnh đạo, có tinh thần cộng tác thực sự (con người). Hai là sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình nhân sự, tiết kiệm thời gian, giảm độ phức tạp, và cải thiện trải nghiệm nhân viên trong tổ chức (quy trình nhân sự). Ba là dữ liệu sinh ra từ trong và ngoài tổ chức làm nền tảng cho quá trình chuyển đổi số, giúp ra quyết định sáng suốt cho tổ chức và cho con người (phân tích nhân sự).

Bốn là văn hóa đổi mới làm cho chức năng nhân sự trở nên linh hoạt, có kế hoạch, sẵn sàng có giải pháp số và biết thúc đẩy đổi mới. Năm là hỗ trợ cho các ưu tiên kinh doanh chính của tổ chức với công nghệ nhân sự. Sáu là có chiến lược nhân sự số, có tầm nhìn, lãnh đạo, làm gương và khuyến khích thử nghiệm.

Một hạn chế khác làm ảnh hưởng đến quá trình chuyển đổi số cũng liên quan đến con người được bà Tú Anh nhấn mạnh là việc chuyển đổi hành vi và thói quen của người lao động - một trong những mục tiêu của việc thành lập ban chuyển đổi số lúc đó. Tuy nhiên, doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì việc chuyển đổi thói quen và hành vi nhân sự càng khó khăn và dài hơi, thậm chí đôi khi phải chứng kiến cảnh nhân sự rời đi.

Đau đầu đưa ra những lựa chọn

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ trong những năm qua, chuyển đổi số được nhận định là một xu thế tất yếu. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn còn gặp nhiều khó khăn tuỳ thuộc vào các giai đoạn của hành trình chuyển đổi số.

Với vấn đề con người mà nổi bật là yếu tố thay đổi tư duy, thói quen và hành vi của người nhân viên, các doanh nghiệp thường đứng giữa hai lựa chọn để nhân viên “làm rồi mới hiểu” hay “hiểu rồi mới làm”. 

Trái ngược những doanh nghiệp lựa chọn thay đổi tư duy nhân sự trước khi chuyển đổi số, ông Tuấn Anh để nhân viên triển khai và dần thay đổi hành vi.

Vị này nhấn mạnh, cần xác định rõ lý do và mục đích chuyển đổi số, sau đó là mục tiêu, hình dung rõ ràng bức tranh sau chuyển đổi số, tiếp đến là xác định cách làm và quyết tâm làm đến cùng.

Đây cũng là cách để ông giải quyết vấn đề “trên nóng dưới lạnh”, nhân viên không chịu thực thi: “Đổ tiền đầu tư mà bỏ giữa chừng thì chứng tỏ chưa xác định rõ mục tiêu ngay từ đầu. Nếu ban đầu thấy có chuyển đổi số hay không cũng được thì nên chọn không từ đầu, nếu không sẽ thành gánh nặng cho tất cả mọi người, phải ì ạch kéo cái xe không ai muốn kéo”, ông Tuấn Anh nói.

“Hãy suy nghĩ kỹ rồi làm và đã làm thì không quay lại. If people do not change, we change people (tạm dịch: hãy thay đổi nhân sự nếu chính bản thân họ không chịu thay đổi)”, vị này bổ sung.

Khó khăn khác liên quan đến việc xác định lĩnh vực ưu tiên để bắt đầu chuyển đổi số. Vì là xu hướng nên các doanh nghiệp chạy theo chuyển đổi số nhằm kinh doanh hiệu quả hơn, kiếm được nhiều giá trị hơn. Nhưng xác định giá trị nào lớn nhất thường rất khó. Ngược lại, việc xác định các lĩnh vực tạo vấn đề, nơi khiến doanh nghiệp mất tiền nhiều nhất…lại thường dễ hơn.

“Kinh nghiệm của tôi là nhìn trên những vấn đề đang làm mất mát về tiền bạc, thời gian, thông tin, công sức, nỗ lực và tập trung vào đó để giải quyết trước. Khi giải quyết được rồi thì tổ chức có thể cảm nhận kết quả và hào hứng chuyển đổi số hơn. Còn mong đợi mang lại tiền bạc mà mãi không mang lại đồng nào thì dễ nản chí và “chết đột tử” giữa đường”, ông Tuấn Anh nói.

Ông cho rằng, nên bắt đầu từ những gì dễ nhất, đơn giản nhất và mang lại kết quả nhanh nhất.

Một thách thức khác mà các doanh nghiệp phải đối mặt là chọn ra công nghệ cho quá trình chuyển đổi số giữa “hằng hà sa số” phần mềm với giá cả khác nhau trên thị trường.

“Chọn công nghệ được nhiều người đánh giá cao và có tiếng thì quá đắt còn “có nhiêu xài bấy nhiêu” thì lại không vừa ý, không giải quyết được hết vấn đề doanh nghiệp gặp phải, làm nản lòng doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số”, ông Tuấn Anh nói.

Mỗi doanh nghiệp tuỳ cần dựa vào đặc thù của mình để chọn lựa giải pháp phù hợp, tránh “tiền mất, tật mang”.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng đứng giữa ngã ba đường “nên hay không nên tiếp tục” khi nhân sự phản đối sự thay đổi, chưa sẵn sàng, kỹ năng và trình độ chưa bắt kịp nên làm giảm đi kết quả của chuyển đổi số.

Khi chuyển đổi số thì phải tập trung hoá dữ liệu. Lúc này, doanh nghiệp lại băn khoăn giữa những lựa chọn về nền tảng quản lý dữ liệu để đảm bảo tính bảo mật, an toàn mạng. Nếu chọn chỗ đáng tin cậy để gửi thông tin thì ngân sách chưa chắc đáp ứng được.