Làm việc từ xa không đơn giản là mang máy tính về nhà làm việc

Trước bối cảnh dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp, các doanh nghiệp trong nước phải đối diện với 2 thử thách lớn, là việc chuyển dịch từ mô hình làm việc truyền thống sang làm việc từ xa, cũng như tận dụng nguồn lực công nghệ để vận hành doanh nghiệp.

Ông Hùng Đinh - nhà sáng lập và CEO của các công ty JoomlArt, Designbold, đồng thời là Chủ tịch Quỹ đầu tư mạo hiểm VIC Partners đã nhanh chóng đưa ra quyết định cho toàn bộ nhân viên chuyển dịch sang làm việc tại nhà.

Ông cho biết, hình thức làm việc từ xa tuy không còn mới tại các quốc gia phát triển, nhưng tại Việt Nam, chỉ đến khi dịch bùng phát, mọi người mới thật sự có cái nhìn đúng mức về hình thức làm việc này.

Tại Việt Nam, với các doanh nghiệp truyền thống, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), việc số hoá doanh nghiệp là điều không hề dễ dàng.

Đầu tháng 3/2020, ông Hùng thành lập một cộng đồng mang tên Vietnam Remote Workforce (VRW), nhằm chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, và các sản phẩm, dịch vụ hỗ trợ cho công tác dịch chuyển sang mô hình làm việc từ xa.

Chỉ sau ít ngày, cộng đồng này đã thu hút sự tham gia của gần 4.000 doanh nghiệp , với sự hỗ trợ từ các doanh nghiệp, startup công nghệ hàng đầu như: Designbold, ELSA, KiotViet, Base, Gotit, 1Office, LadiPage, TopCV, Haravan, Printgo, Matbao, Nhanhoa…

Bản thân ông Hùng từng có kinh nghiệm xây dựng nền tảng cho người làm việc tự do liên quan đến Opensource CMS với hơn 400.000 thành viên làm việc hoàn toàn trực tuyến, trong đó 30% là freelancer từ Việt Nam, doanh thu hàng tháng khoảng 400.000 USD.

Nền tảng này được quản lý bởi 2 nhân sự trong suốt 4 năm. Ngoài ra, ông cũng từng có kinh nghiệm quản lý toàn bộ 800.000 khách hàng, 30 - 80 nhân viên, cộng tác viên trong và ngoài nước, sử dụng chỉ một nền tảng duy nhất để tập trung toàn bộ công việc.

Là người nghiên cứu về hình thức làm việc từ xa, cũng là người khởi xướng thành lập cộng đồng "làm việc từ xa", hẳn ông đã thấy được nhiều lợi ích mà mô hình này mang lại?

Ông Hùng Đinh: Thực ra làm việc từ xa hiểu đơn giản là hình thức làm việc mà trong đó các thành viên ở các không gian khác nhau, có thể là địa điểm khác nhau, thành phố khác nhau, thậm chí ở những đất nước khác nhau.

Lợi ích lớn nhất mà mô hình này mang lại chính là giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều nhân sự giỏi ở các vị trị trí địa lý khác nhau, thậm chí là trên toàn thế giới, mà sẽ rất tốn kém nếu đưa các nhân sự đó về cùng một nơi làm việc.

Ngoài tiết kiệm được chi phí nhân sư, lợi ích tiếp theo chính là giúp cho các doanh nghiệp tận dụng được nguồn lực bản địa để tiếp cận được thị trường một cách tốt hơn.

Thêm nữa, việc các nhân sự ở những vùng miền văn hóa khác nhau cùng cộng tác sẽ đem đến cho doanh nghiệp những hơi thở văn hóa mới. Đây có thể chính là một trong yếu tố cạnh tranh về môi trường làm việc.

Liệu những lợi ích nhìn thấy ngay như tiết kiệm chi phí văn phòng, hoặc chi phí mặt bằng có thể coi là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp không, thưa ông?

Ông Hùng Đinh: Thực ra nó có thể coi là một lợi ích thêm vào, chứ không phải là lợi thế cạnh tranh đáng kể, vì đối với một số lĩnh vực đặc thù thì có những bất lợi nhất định khi làm việc từ xa, mà đổi lại so với chi phí thuê mặt bằng thì không đáng.

Mặt khác, nó còn tùy thuộc vào mô hình hoặc lĩnh vực kinh doanh. Ví dụ như kinh doanh nhà hàng, cafe, khách sạn, những loại hình kinh doanh phụ thuộc vào yếu tố không gian hoặc cần có sự trải nghiệm của khách hàng ở tại địa điểm đó thì mặt bằng lại là yếu tố quan trọng.

Vậy có nghĩa, những loại hình kinh doanh mà không phải tương tác trực tiếp với khách hàng thì sẽ phù hợp hơn?

Ông Hùng Đinh: Tương tác thì cũng có nhiều loại hình tương tác, ở đây mình phải hiểu bản chất là cần có sự hiện diện của khách hàng thì hoạt động kinh doanh mới có thể diễn ra, còn ví dụ tương tác để chăm sóc khách hàng hay tư vấn… thì "làm việc từ xa" vẫn có thể tiến hành được. Hoặc những sản phẩm mà có thể thông qua shipper để giao đến khách hàng thì vẫn hoàn toàn phù hợp.

Theo ông, vì sao các doanh nghiệp Việt Nam chưa áp dụng nhiều hình thức làm vậy như vậy? Là do không phù hợp với tính chất ngành nghề, hay do doanh nghiệp chưa nhìn thấy những lợi ích thực sự?

Ông Hùng Đinh: Thị trường mà các doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận đang lệ thuộc vào vị trí địa lý quá lớn, các doanh nghiệp trong nước thường sẽ bán cho những khách hàng ở cùng vị trí địa lý với doanh nghiệp mình, đặc biệt lại chỉ tập trung phát triển thị trường trong nước. Cho nên hình thức "làm việc từ xa" chưa mấy phát triển.

Doanh nghiệp nước ngoài có xu hướng mở rộng thị trường ra khu vực nhiều, họ biết tận dụng lợi thế của nhiều hệ sinh thái như: sàn TMĐT, hệ thống xuất nhập khẩu, dịch vụ giao hàng từ xa, thanh toán online, chăm sóc khách hàng tự động… để tiến hành hoạt động kinh doanh, cho nên hình thức "làm việc từ xa" cũng trở nên phổ biến hơn.

Để triển khai thành công mô hình "làm việc từ xa", doanh nghiệp cần lưu tâm đến yếu tố nào, thưa ông?

Ông Hùng Đinh: Điểm đầu tiên là phải hình thành được văn hóa và tư duy "làm việc từ xa", còn công cụ thực ra chỉ chiếm 10-20%. Chúng ta phải hiểu, làm việc từ xa không đơn thuần là mang máy tính về nhà làm việc, nó đòi hỏi ý thức tự giác của nhân viên rất lớn. Về phía lãnh đạo đòi hỏi tư duy quản lý phải khác đi, phương thức đánh giá nhân viên cũng thay đổi, không phải quản lý theo thời gian làm việc hàng ngày mà tập trung vào quản lý OKR, quản lý KPI và chất lượng làm việc.

Nói chung, phương pháp luận quản trị thì khá nhiều, nhưng sự khác biệt lớn nhất giữa "làm việc từ xa" và làm việc truyền thống chính là đặt nhẹ việc chấm công. Chúng ta cần tập trung vào kết quả, xem hàng ngày hàng tuần, các thành viên đóng góp được gì cho sự phát triển của công ty. Từ đó dẫn đến việc chúng ta cần có những công cụ để quản trị và đo lường kết quả, hệ thống đánh giá phải rất minh bạch rõ ràng.

Có ý kiến cho rằng, "làm việc từ xa" sẽ chỉ là một trào lưu nổi lên trong thời điểm dịch bệnh Covid-19 bùng phát, ông có đồng tình với quan điểm này?

Ông Hùng Đinh: Đối với các công ty công nghệ, hoặc đối với những sản phẩm dịch vụ không cần gặp trực tiếp khách hàng mà vẫn tiến hành giao dịch được, thì "làm việc từ xa" chắc chắn sẽ được nhiều doanh nghiệp cân nhắc để đưa vào hoạt động.

Chỉ những loại hình kinh doanh cần sự hiện diện của khách hàng, cần sự tương tác trực tiếp, cần có những trải nghiệm tại không gian thực tế thì hình thức làm việc truyền thống vẫn dành được nhiều lợi thế. Và điều quan trọng là qua đại dịch Covid-19, thói quen "làm việc từ xa" sẽ bắt đầu được hình thành, tư duy của các nhà lãnh đạo sẽ thay đổi.