Bất động sản

Sửa quy chế quản lý chung cư - Bài 4: Trục lợi từ cơ chế tài chính 'vay mượn'

Phương Thu Thứ tư, 29/05/2024 - 13:00

Dù là một tổ chức dân chủ cơ sở, nhưng ban quản trị cần có các quy định về quy chế tài chính như mô hình hoạt động của công ty niêm yết, nhằm đảm bảo công khai, minh bạch, tránh tư lợi quỹ bảo trì, phí dịch vụ nhà chung cư.

Quy chế tài chính của nhà chung cư vẫn bỏ ngỏ. Ảnh: Hoàng Anh

Vệc ban quản trị nhà chung cư thực hiện cơ chế tự thu tự chi, tự thuê các đơn vị quản lý và nhà cung cấp dịch vụ trong khi không có tư cách pháp nhân của doanh nghiệp, không theo quy chế tài chính công khai, minh bạch, đã dẫn đến quỹ bảo trì bị trục lợi.

Tuỳ theo quy mô mỗi dự án, số tiền quỹ bảo trì có thể dao động từ hàng chục tỷ đến hàng trăm tỷ đồng và tính trên cả nước có thể lên đến hàng chục nghìn tỷ đồng, chủ yếu ở các chung cư tại TP.HCM và Hà Nội.

Quỹ bảo trì là phần kinh phí do các chủ sở hữu nhà chung cư đóng góp để thực hiện các công việc bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư. Theo quy định hiện hành, mức phí người mua nhà phải đóng là 2% tổng giá trị mỗi căn hộ.

Số tiền này ban đầu do chủ đầu tư thu và quản lý nhưng sau khi cư dân về ở tại dự án, tổ chức hội nghị nhà chung cư và bầu ban quản trị, phí bảo trì sẽ được bàn giao lại cho ban quản trị.

Bên cạnh đó, quỹ phí dịch vụ hàng tháng do cư dân đóng góp cũng rất lớn, trung bình từ 6 - 20 nghìn đồng/m2 căn hộ. Tại nhiều chung cư, khoản tiền này cũng do ban quản trị quản lý, thu chi các hoạt động dịch vụ cho cư dân.

Các hoạt động thu, chi của ban quản trị rất rộng. Giữ trong tay nguồn tiền của cư dân, nhiều ban quản trị không thông qua đơn vị quản lý vận hành (có tư cách pháp nhân), mà trực tiếp ký hợp đồng mua sắm từng loại hình dịch vụ với nhà thầu, nhà cung cấp.

Với cách làm này, ban quản trị đang hoạt động như mô hình công ty cổ phần, chịu sự điều hành của luật doanh nghiệp, các quy định về thuế, quy chế mua sắm hàng hoá, dịch vụ, mở tài khoản, phát hành hoá đơn đầu vào, thuế VAT...

Tuy nhiên, trong khi các doanh nghiệp có các định chế quy định cụ thể việc mua sắm, quản trị tài chính nội bộ, phòng kế toán, tài chính, thì các hoạt động của ban quản trị lại không có. Ban quản trị hiện không bị ràng buộc bởi các quy định pháp luật, mà họ đang "vay mượn" không đầy đủ hệ thống luật doanh nghiệp.

Trước thực tế này, dự thảo thông tư về quản lý nhà chung cư do Bộ Xây dựng đang soạn thảo vẫn bỏ ngỏ một phần rất lớn về quy định quản lý tài chính của ban quản trị. Đây chính là những kẽ hở khiến ban quản trị dễ nảy sinh tiêu cực trong quản lý và sử dụng phí bảo trì, phí quản lý chung cư.

Theo dự thảo thông tư, mô hình hoạt động của ban quản trị được tổ chức theo mô hình tự quản nếu là nhà chung cư có một chủ sở hữu. Trường hợp nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì được tổ chức theo mô hình hội đồng quản trị của công ty cổ phần hoặc mô hình hội đồng quản trị của hợp tác xã.

Quy chế thu, chi tài chính của ban quản trị, cụm nhà chung cư được quy định bao gồm các nội dung như quy định về các khoản thu do ban quản trị quản lý, tên người đứng chủ tài khoản hoạt động, tài khoản quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung do ban quản trị quản lý, quy định về kỳ hạn tiền gửi kinh phí bảo trì phần sở hữu chung.

Áp quy chế tài chính cho ban quản trị

Tuy nhiên, trên thực tế, không thể quy định mô hình hoạt động của ban quản trị theo hội đồng quản trị của công ty cổ phần, hợp tác xã. Điều này có thể gây hiểu nhầm, bởi theo Luật Doanh nghiệp, công ty cổ phần có nhiều hình thức như công ty cổ phần niêm yết hay chưa niêm yết. Do đó, việc quy định như vậy sẽ dễ xảy ra xung đột.

Mặt khác, cũng không nên định nghĩa các hoạt động của ban quản trị như mô hình hợp tác xã hay hội đồng quản trị của doanh nghiệp công ty cổ phần, bởi hoạt động của hội đồng quản trị chịu sự quy định chi tiết của pháp luật.

Hơn nữa, mỗi loại công ty cổ phần, mỗi loại hình hợp tác xã lại chịu ảnh hưởng của các luật khác nhau liên quan đến các chủ thể này.

Vì vậy, nếu chỉ quy định chung chung như thông tư hướng dẫn sẽ dẫn đến rất khó áp dụng.

Nhiều ý kiến cho rằng, các nhà soạn thảo nên định nghĩa rõ ban quản trị là một tổ chức dân chủ cơ sở, hoạt động tự quản. Với cách tiếp cận ban quản trị là một dạng dân chủ cơ sở thì việc lựa chọn các thành viên ban quản trị hoàn toàn khác so với hình thái chuyên môn.

Ví dụ, về đạo đức và lứa tuổi, thành viên ban quản trị phải đại diện đầy đủ cho các tầng lớp của cư dân, từ lứa tuổi, nghề nghiệp, cộng đồng. Thành viên ban quản trị phải là người có đạo đức và uy tín trong cộng đồng cư dân. Sau đó, mới khuyến khích các yếu tố chuyên môn về kinh nghiệm và kiến thức.

Đáng chú ý, dù là một tổ chức dân chủ cơ sở, nhưng ban quản trị cần có các quy định về quy chế tài chính rõ ràng, minh bạch như mô hình hoạt động của công ty niêm yết. Quy chế này cần quy định rất rõ về minh bạch thông tin, quyền hạn và trách nhiệm, tài khoản và tài chính, quản lý trách nhiệm tài sản.

Theo quy chế quản lý vận hành nhà chung cư của Bộ Xây dựng soạn thảo, quy chế thu, chi tài chính của ban quản trị như vậy là chưa đủ. Việc thu chi của ban quản trị không thể hoạt động công khai, minh bạch khi thiếu các quy chế về tài chính, thuế, hoá đơn chứng từ, kiểm toán...

Chính vì vậy, nhà soạn thảo cần quy định các điều khoản rõ trong quy chế tài chính của ban quản trị. Các nguyên tắc hạch toán kế toán, tài chính cần có đầy đủ các yếu tố như nguyên tắc hạch toán kế toán; quỹ quản lý vận hành; khoản tiền mặt thu từ cư dân, khách hàng, nhà thầu phụ; trách nhiệm công nợ, thuế giá trị gia tăng, phí, lệ phí; hợp đồng điện nước.

Bên cạnh đó, quy chế tài chính cũng bao gồm các phê duyệt đề xuất trong tình huống khẩn cấp, mua sắm dịch vụ, vật tư, tài sản từ quỹ vận hành; hoạt động mua sắm dịch vụ, vật tư, tài sản từ quỹ bảo trì, phần sở hữu chung, báo cáo quỹ quản lý vận hành.

Đặc biệt, hoạt động của ban quản trị cần được kiểm toán và lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định.

Riêng đối với việc áp dụng thuế giá trị gia tăng đối với các dịch vụ quản lý, vận hành được cung cấp tại chung cư được các nhà cung cấp ký với ban quản trị, các nhà soạn thảo nên có cơ chế riêng để không phải xuất hoá đơn VAT vì ban quản trị không phải pháp nhân và không thể thực hiện xuất hóa đơn VAT cho các đơn vị cung cấp.

Điều này cũng giúp giảm phí dịch vụ quản lý, vận hành mà cư dân phải đóng, qua đó nâng cao chất lượng dịch vụ và đời sống cư dân.

Để làm được điều này, chỉ thông tư của Bộ Xây dựng là không đủ, Bộ Tài chính, cơ quan thuế, kiểm toán cần cùng vào cuộc để ban hành một thông tư riêng, quy định về việc quản lý tài chính, kế toán, hạch toán hoạt động của ban quản trị tại các chung cư và các cơ chế giám sát tài chính của ban quản trị.

Có như vậy, hoạt động tài chính của ban quản trị mới được quản lý chặt chẽ, tránh những rủi ro, giải quyết triệt để việc tham ô, tham nhũng, rút ruột quỹ bảo trì, phí dịch vụ.

Mặt khác, liên quan đến quỹ bảo trì, khi thực hiện bảo trì toà nhà, nhà nước cần có quy định yêu cầu ban quản trị phải thuê đơn vị tư vấn, giám sát, tư vấn đấu thầu, giám sát chất lượng.

Ban quản trị chỉ là tổ chức dân chủ, các thành viên không có đủ năng lực, kinh nghiệm trong việc bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà.

Cùng với đó, các cơ quan quản lý cần quy định thêm các điều khoản về chế tài xử lý vi phạm trong nhà chung cư; quy định thanh tra liên ngành về các hoạt động quản lý chung cư. Ban quản trị sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật liên quan đến quản lý, sử dụng nhà chung cư.

Các chế tài, giám sát thanh tra như miễn nhiệm, bãi nhiệm ban quản trị, khởi tố điều tra ban quản trị lạm dụng công quỹ, chi sai mục đích cần được quy định đủ sức răn đe để xử lý các sai phạm của ban quản trị.

Quản lý vận hành chung cư là một vấn đề phức tạp, gây ra nhiều xung đột và tranh chấp trong thời gian qua, xoay quanh mối quan hệ giữa cư dân, chủ đầu tư, ban quản trị và đơn vị quản lý vận hành. Sau nhiều năm thực hiện, quy chế quản lý và sử dụng nhà chung cư đã bộc lộ nhiều bất cập, vì vậy Bộ Xây dựng đang soạn thảo quy chế mới nhằm khắc phục những vấn đề này.
Chuyên đề "Sửa quy chế quản lý chung cư" sẽ phân tích từng khía cạnh trong việc quản lý và vận hành nhà chung cư, làm rõ nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn, tranh chấp và đưa ra các kiến nghị cụ thể để quản lý và vận hành nhà chung cư hiệu quả hơn.
Bài 1: Thách thức quản lý chung cư đa công năng
Bài 2: Lỗ hổng từ hồ sơ lưu trữ
Bài 3: Kẽ hở từ mô hình ban quản trị

Góc khuất xung đột giữa cư dân và ban quản trị chung cư

Bất động sản - 6 năm

Tranh chấp giữa cư dân và chủ đầu tư ngày càng phổ biến nhưng thực tế tại nhiều chung cư, mâu thuẫn còn phát sinh giữa cư dân với những người họ bầu ra làm đại diện trong ban quản trị.