Xu hướng văn phòng hiện đại - khi tính linh hoạt lên ngôi

Đông Nam Á là một trong những khu vực có nền kinh tế phát triển nhanh nhất thế giới, với nhiều cơ hội tăng trưởng hấp dẫn. Trong năm 2023, Quỹ Tiền tệ quốc tế (IMF) dự báo mức tăng trưởng của khu vực sẽ lên đến 4,7%, vượt qua mức tăng trưởng toàn cầu là 2,7%.

Tiềm năng phát triển của Đông Nam Á được thúc đẩy bởi nhiều lợi thế trong khu vực từ quy mô dân số cho tới các chính sách ưu đãi thương mại. Với dân số hơn 675 triệu người, đây là một thị trường tiêu dùng rất màu mỡ. Khu vực này còn có sức hút lớn với các doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài nhờ vào điều kiện mở cửa hấp dẫn và cơ hội gia nhập thương mại liên khu vực cao hơn các khu vực khác.

Bất chấp những triển vọng lạc quan của khu vực, Đông Nam Á vẫn không tránh khỏi làn sóng tái cấu trúc và sa thải hàng loạt từ các doanh nghiệp đang diễn ra trên toàn cầu. Nhiều công ty trong danh sách này đến từ các ngành công nghiệp tăng trưởng nhanh và có nhu cầu tuyển dụng cao như dịch vụ thanh toán và công nghệ, một số khác bị thúc đẩy bởi những thay đổi từ đại dịch.

Rất nhiều doanh nghiệp đã không lường trước được sự sụt giảm lớn trong nhu cầu của người tiêu dùng - đặc biệt là đối với các dịch vụ trực tuyến và công nghệ - khi nhiều người trở lại với thói quen tiêu dùng trước dịch. Bên cạnh đó, chi phí vận hành lại ngày một gia tăng buộc nhiều công ty phải thắt chặt chi phí và trì hoãn kế hoạch phát triển.

Vững bước phát triển

Để chuyển từ tăng trưởng nhanh sang tăng trưởng bền vững và nắm bắt các cơ hội mà khu vực Đông Nam Á không ngừng mang lại, các công ty thành lập hoặc mở rộng chi nhánh tại Đông Nam Á thường áp dụng chiến lược đa thị trường với cam kết đóng góp cho xã hội và nguồn nhân lực địa phương. 

Bên cạnh những khác biệt cơ bản về ngôn ngữ và văn hóa, các doanh nghiệp nước ngoài cũng sẽ phải điều chỉnh lộ trình tăng trưởng và quy tắc làm việc, đồng thời làm quen với những thói quen tiêu dùng của thị trường mới.

Với bối cảnh của nền kinh tế hiện nay, sẽ rất tham vọng để các công ty duy trì vị thế và nguồn lực đồng đều trên nhiều thị trường.

Tôi đã trò chuyện với rất nhiều lãnh đạo doanh nghiệp và được chia sẻ về việc phải chủ động thay đổi chiến lược phát triển để sẵn sàng với những thách thức cũng như cơ hội của thị trường mà họ hướng tới. 

Một trường hợp điển hình gần đây là đối tác của chúng tôi, một công ty dịch vụ tài chính có kế hoạch mở rộng sang Malaysia, Indonesia và Philippines. Tuy nhiên, họ quyết định rút khỏi Malaysia và chuyển giao lại không gian văn phòng tại Malaysia, đồng thời tập trung các giải pháp để mở rộng và tối ưu hóa vận hành tại hai văn phòng còn lại của họ ở WeWork Indonesia và Philipines.

Thật không may, việc cam kết thỏa thuận về không gian làm việc nghiêm ngặt và lâu dài có thể cản trở chiến lược phát triển của một doanh nghiệp và khó có thể thay đổi khi cần thiết. Chi phí hoạt động tăng cao cũng dẫn đến việc nhiều công ty ưu tiên tăng trưởng một cách chắc chắn hơn là tăng trưởng nhanh.

Chẳng hạn, Việt Nam từ lâu đã là thị trường đầu tư trọng điểm của các công ty Hàn Quốc. Khi một công ty khởi nghiệp từ Hàn Quốc đang tìm cách mở rộng sang TP.HCM, họ đã tìm đến chúng tôi để có một không gian làm việc chỉ cho năm nhân viên nhằm tối ưu hóa chi phí hoạt động. Hơn thế, một khi công việc kinh doanh phát triển, họ hoàn toàn có thể mở rộng không gian làm việc lên gấp ba lần trong một khoảng thời gian ngắn.

Linh hoạt đáp ứng nhu cầu của nhân viên

Ngày nay, mục đích của nơi làm việc cũng dần thay đổi, tập trung hơn vào sự kết nối và hợp tác. Trên thực tế, theo nghiên cứu gần đây của JLL, hơn 55% tổ chức ưu tiên yếu tố “cộng tác” làm mục đích chính trong không gian văn phòng.

Sau một thời gian dài làm việc tại nhà trong thời kỳ đại dịch, nhiều nhân sự mong muốn được quay lại văn phòng. Tuy nhiên, thay vì chỉ tập trung vào công việc, họ ưu tiên các hoạt động cộng tác và gặp gỡ để “trải nghiệm tại văn phòng” trở nên ý nghĩa hơn. Nhu cầu này được thể hiện rõ rệt khi chúng tôi ghi nhận số lượng đặt phòng họp lớn trong tháng 3/2023 tăng 46% kể từ đầu năm.

Thiết kế và cơ sở hạ tầng của văn phòng cũng sẽ phải được làm mới để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của mô hình làm việc linh hoạt. Một không gian làm việc sáng tạo, không có bàn làm việc cố định và cung cấp những không gian tương tác cởi mở có thể thúc đẩy năng suất làm việc và cơ hội cộng tác giữa các nhân sự. 

Tuy vậy, việc tự thiết kế và cải tạo văn phòng trong bối cảnh kinh tế hiện nay sẽ không phải là một quyết định tài chính khôn ngoan. Theo Hướng dẫn chi phí trang bị cho văn phòng châu Á - Thái Bình Dương năm 2023 của Cushman & Wakefield, chi phí trang bị đã tăng trung bình 18% trên khắp Đông Nam Á. Nguyên do phần nào phụ thuộc vào tình trạng thiếu hụt nhân lực lành nghề, nguyên vật liệu tăng giá và tình trạng gián đoạn của chuỗi cung ứng.

Tìm kiếm sự chắc chắn trong giai đoạn bất định

Dù là các hộ kinh doanh nhỏ hay các doanh nghiệp lớn, tất cả đều muốn có thể linh hoạt phát triển hoặc mở rộng quy mô làm việc với đa dạng lựa chọn thuê văn phòng ngắn hoặc dài hạn khi cần thiết nhằm tối ưu hóa chi phí.

Hơn bao giờ hết, các công ty sẽ không còn muốn cam kết các hợp đồng cho thuê 10-15 năm, đặc biệt là khi phải đối mặt với tình trạng lạm phát và áp lực hoạt động.

Một công ty tài chính đa quốc gia với hơn 200 nhân viên ở Singapore đã bỏ hợp đồng thuê văn phòng truyền thống và lựa chọn một không gian linh hoạt của WeWork với sức chứa 120 nhân viên. Hiện nay, không phải tất cả các nhân sự đều làm việc tại văn phòng và một số công việc còn yêu cầu sự di chuyển. Do vậy, nhiều công ty đã tạo mọi điều kiện cho nhân viên có môi trường làm việc thuận tiện, chẳng hạn như quyền sử dụng tất cả các địa điểm khác nhau của WeWork trên toàn hệ thống. Dẫn đầu xu hướng này, dịch vụ “đặt trước không giới hạn” của chúng tôi đã ghi nhận mức tăng 31% trên khắp Đông Nam Á trong ba tháng đầu năm 2023.

Trái ngược với suy nghĩ của nhiều người, nền kinh tế chững lại không nhất thiết đồng nghĩa với nhu cầu về không gian làm việc cũng giảm sút. Mặt khác, đây chính là cơ hội cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hiệu chỉnh và áp dụng các phương án thay đổi không gian làm việc một cách linh hoạt và thông minh hơn, cũng như hỗ trợ cho các nhu cầu kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng.