Để truyền thông nội bộ không chỉ là ‘cái loa’

Nhìn nhận đúng vai trò của truyền thông nội bộ

Từ kết quả khảo sát 300 người tham gia sự kiện “Sâu sắc 2024” về tầm quan trọng của truyền thông nội bộ (IC) trong doanh nghiệp, đồng sáng lập Elite PR School Nguyễn Đình Thành đã chỉ ra một nghịch lý: mặc dù truyền thông nội bộ giữ vai trò then chốt trong doanh nghiệp, giá trị thực sự vẫn chưa được nhìn nhận đúng mức.

Chỉ một cá nhân trong số những người được khảo sát đã được thăng chức từ quản lý lên giám đốc sau một năm kể từ sự kiện "Sâu Sắc 2023". Vài trưởng nhóm được đề bạt lên quản lý, nhưng rất ít người có cơ hội tham gia các cuộc họp ra quyết định quan trọng, vốn ảnh hưởng trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp.

Ông Thành chỉ ra thực tế công việc làm IC rất vất vả. Do đội ngũ thường không đông, người làm IC phải “ba đầu sáu tay” xử lý nhiều công việc và dù công việc nặng nhọc nhưng lương không cao.

Trong khi đó, truyền thông nội bộ đóng vai trò rất quan trọng như ông Thành nhấn mạnh: "Truyền thông nội bộ giống như hệ thần kinh trong cơ thể. Một doanh nghiệp không có truyền thông nội bộ chẳng khác nào một người sống thực vật."

Một điểm nhấn trong chia sẻ của ông Thành là tầm quan trọng của mối liên kết giữa truyền thông nội bộ và truyền thông đối ngoại. Điều này càng rõ ràng hơn trong bối cảnh nhiều vụ khủng hoảng truyền thông gần đây. Khi xảy ra sự cố, việc cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho nhân viên có thể giúp kiểm soát tình hình, ngăn ngừa những tác động tiêu cực lan rộng ra bên ngoài.

Không chỉ giúp truyền tải thông tin, truyền thông nội bộ còn đóng vai trò kết nối giữa các thành viên trong tổ chức, giúp họ hiểu rõ nhiệm vụ và mục tiêu chung. Khi truyền thông nội bộ được xây dựng vững chắc, doanh nghiệp sẽ phát triển bền vững trong một môi trường nhiều biến động. Ông Thành ví von rằng, một tổ chức có văn hóa mạnh mẽ và tầm nhìn rõ ràng chẳng khác nào một đội quân được trang bị kỹ lưỡng, nơi mỗi cá nhân đều chiến đấu hết mình vì thành công chung.

Làm thế nào để người làm IC được tôn trọng và công nhận xứng đáng là câu hỏi mà ông Thành đặt ra. "Chừng nào buổi sáng mà tổng giám đốc không nhắc đến văn hóa doanh nghiệp, chừng đó truyền thông nội bộ vẫn chưa được coi trọng", ông nhấn mạnh.

Nâng tầm người làm truyền thông nội bộ

Ông Phan Sơn, Chủ tịch Học viện HRD mô tả bốn vai trò phổ biến của người làm IC.

Thứ nhất là “kẻ rắc rối”. Đây là vai trò khi người làm IC thiếu chủ động và năng lực, thường tạo ra những vấn đề không đáng có, gây khó khăn cho doanh nghiệp thay vì hỗ trợ. Vai trò này thường gây ra các trở ngại cho quy trình làm việc và khiến tổ chức mất thời gian xử lý những rủi ro không cần thiết.

Thứ hai là “người chữa cháy”. Những người trong vai trò này chỉ được gọi đến khi có vấn đề phát sinh. Họ giải quyết các tình huống khẩn cấp, nhưng không có sự chủ động hay chiến lược dài hạn. Điều này phản ánh sự thiếu tầm nhìn và thiếu kế hoạch trước cho công việc.

Thứ ba là “chân chạy việc”. Đây là những người làm việc rất nhiệt tình nhưng thiếu năng lực và hiểu biết. Họ chỉ thực hiện những yêu cầu từ cấp trên mà không đóng góp gì thêm, không sáng tạo hay đưa ra những giải pháp có giá trị cho doanh nghiệp.

Để thực sự tạo ảnh hưởng và đóng góp tích cực cho doanh nghiệp, ông Sơn nhấn mạnh những người làm IC cần phấn đấu từ vai trò “chân chạy việc” hoặc “người chữa cháy” để trở thành “đối tác chiến lược”.

Theo đó, họ không chỉ hỗ trợ mà còn đồng hành cùng ban lãnh đạo, góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp và thúc đẩy sự phát triển bền vững. Họ chủ động tham gia vào các chiến lược dài hạn và đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra giá trị cho tổ chức.

Tuy vậy, ông Thành chỉ ra thực tế người làm IC cũng đang đối mặt với không ít thách thức, từ việc thấu hiểu những khó khăn của doanh nghiệp, nắm bắt mong muốn của ban lãnh đạo, đến việc xây dựng lòng tin và sự phối hợp giữa các phòng ban, đặc biệt là các quản lý cấp trung. Tình trạng cát cứ và sự ngại thay đổi trong tổ chức càng khiến công việc này thêm phức tạp.

Ông Thành khuyến nghị, để thành công trong vai trò của mình, người làm IC cần hiểu rõ các mục tiêu lớn của doanh nghiệp, từ lợi nhuận, di sản để lại, đến trách nhiệm xã hội. Những điều này cần được xem là KPI đặc biệt của truyền thông nội bộ.

Ngoài ra, họ cũng cần hiểu rõ nhu cầu của nhân viên, những người luôn mong muốn có không gian phát triển năng lực, được công nhận và làm việc trong một môi trường hạnh phúc. Chỉ khi hiểu rõ đối tượng truyền thông, người làm IC mới có thể tạo ra những thông điệp đủ mạnh và lan tỏa.

“Để khẳng định giá trị của mình, những người làm trong lĩnh vực truyền thông cần phải thể hiện được những đóng góp thiết thực cho sự phát triển của doanh nghiệp”, ông Thành nói.

Ông Thành cũng nhấn mạnh, truyền thông nội bộ không chỉ dừng lại ở việc truyền tải thông tin. Người làm IC còn phải đóng vai trò hỗ trợ kinh doanh, nghiên cứu phát triển, tạo động lực, phòng chống khủng hoảng, kết nối và quản trị tổ chức.

“Chỉ là cái loa không thôi thì bộ phận IC không lấy được tình cảm của lãnh đạo và các phòng ban khác trong tổ chức”, ông Thành nói.

Truyền thông nội bộ cần giúp lãnh đạo kết nối với nhân viên, duy trì mối quan hệ với các bên liên quan như chính phủ, nhà đầu tư và khách hàng, đồng thời làm cho nhân viên hiểu được giá trị cốt lõi và lời hứa thương hiệu.

“Làm truyền thông mà chỉ tập trung vào một phần nhỏ thì bánh xe không thể quay tròn”, ông Thành nói.

Ông Thành kết luận rằng, người làm IC cần nhận thức rõ giới hạn của mình và không ngừng vượt qua chúng. Khi làm được điều này, họ sẽ nhận được sự tôn trọng từ lãnh đạo và toàn thể nhân viên, qua đó nâng tầm vị thế của truyền thông nội bộ trong tổ chức.

Ông Sơn cũng khuyến nghị người làm IC cần dịch chuyển tâm thế từ bị động sang chủ động, vai trò từ thực thi sang chiến lược, tổ chức từ rời rạc đến có hệ thống, quan hệ từ hỗ trợ sang đối tác, và sự tập trung vào công việc sang tập trung vào con người.