Khai phá sức mạnh truyền thông nội bộ trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Một trong những thách thức lớn nhất trong quản trị doanh nghiệp là làm sao tận dụng tối đa năng lực cá nhân, tạo ra sự cộng hưởng để tổ chức không chỉ đạt được hiệu quả đơn thuần mà còn vượt trội. Thay vì "1 + 1 = 2," nếu biết phát huy sức mạnh nội tại, tổ chức có thể đạt đến hiệu quả "1 + 1 = 3" hoặc hơn nữa.

Theo ông Phan Sơn, Chủ tịch HRD Academy, năng lực của một tổ chức không chỉ là sự tổng hợp của từng cá nhân, mà còn phụ thuộc vào mức độ tương tác và sự gắn kết của các thành viên, cái mà ông gọi là "hệ số alpha." Để nâng cao hệ số này, chìa khóa là xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững, mà truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành và duy trì văn hóa đó.

Bản chất của văn hóa doanh nghiệp

Để hiểu tầm quan trọng của truyền thông nội bộ, cần nhìn nhận sâu hơn về văn hóa doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có cách hiểu và tiếp cận khác nhau về văn hóa, từ đó dẫn đến các chiến lược truyền thông khác nhau. Nhiều công ty thường gắn văn hóa với các hoạt động như sự kiện nội bộ, tổ chức sinh nhật, nhưng những hoạt động này chỉ mang tính bề mặt và chưa thể hiện được bản chất thực sự của văn hóa.

Thực tế, văn hóa luôn tồn tại trong mỗi tổ chức, dù tích cực hay tiêu cực. Nhiều người có thể cho rằng "công ty này không có văn hóa," nhưng điều đó chỉ cho thấy văn hóa hiện tại không phù hợp với mong muốn của họ. Để hiểu rõ văn hóa doanh nghiệp, cần có cách nhìn hệ thống hóa khái niệm này. Khi nắm bắt được điều đó, vai trò của truyền thông nội bộ trong việc phát triển và duy trì văn hóa sẽ rõ ràng hơn.

Ông Sơn nhấn mạnh rằng văn hóa doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là việc tổ chức các sự kiện nội bộ hay các chương trình giải trí mà thực chất, văn hóa doanh nghiệp được xây dựng từ các tri thức, niềm tin và hành vi đã được kiểm chứng là phù hợp và hiệu quả trong suốt quá trình phát triển của tổ chức.

Nhiều doanh nghiệp hàng đầu như FPT, Sun Group, và Vingroup sử dụng phương pháp của Giáo sư Edgar Schein để định nghĩa và triển khai văn hóa doanh nghiệp, giúp họ duy trì một môi trường làm việc ổn định và phát triển.

“Văn hóa là cách doanh nghiệp điều chỉnh để tương tác hiệu quả với cả môi trường bên ngoài lẫn nội bộ,” ông Sơn khẳng định.

Môi trường bên ngoài bao gồm thị trường, khách hàng, chính phủ và các yếu tố khác. Trong nội bộ, sự tương tác lặp đi lặp lại dần hình thành các chuẩn mực hành vi của từng cá nhân, góp phần vào sự thành công của tổ chức.

Ví dụ, các tương tác hàng ngày giữa nhân viên - thảo luận công việc, họp hành, giải quyết vấn đề - dần dần hình thành nên những phương pháp vận hành độc đáo.

Qua thời gian, mỗi thành viên sẽ phát triển các quan niệm về hành vi phù hợp, đúng giờ và kỷ luật. Những giá trị này tích lũy và trở thành một hệ giá trị chung, vô thức ảnh hưởng đến hành vi và hướng dẫn hành vi của tổ chức.

Văn hóa doanh nghiệp có thể được hình thành theo hai cách: ngẫu nhiên hoặc có chủ đích. Cách thứ nhất xảy ra một cách tự nhiên, trong khi cách thứ hai là kết quả của các chiến lược có chủ đích và các mục tiêu rõ ràng.

Khi văn hóa được hình thành có chủ đích, tổ chức sẽ định nghĩa các giá trị cốt lõi như kỷ luật, cam kết hoặc tốc độ, đảm bảo chúng phù hợp với các mục tiêu kinh doanh. Ngược lại, khi văn hóa hình thành ngẫu nhiên, sẽ có nguy cơ rằng nó không phù hợp với tầm nhìn của ban lãnh đạo hoặc mục tiêu hoạt động.

Để tránh điều này, các tổ chức phải thiết kế và thấm nhuần một nền văn hóa phản ánh các giá trị cốt lõi, mục tiêu kinh doanh và chiến lược phát triển của mình.

Khơi dậy sức mạnh tiềm ẩn của truyền thông nội bộ

Các doanh nghiệp Việt Nam thường phát triển theo một lộ trình quen thuộc. Giai đoạn đầu tiên tập trung vào tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, thâm nhập thị trường và xây dựng mô hình kinh doanh phù hợp. Khi mô hình đã ổn định, sự quan tâm chuyển sang phát triển văn hóa doanh nghiệp. Theo ông Phan Sơn, quá trình này gồm sáu bước quan trọng.

Bước đầu tiên là khảo sát văn hóa hiện tại để nhận diện các giá trị và niềm tin ảnh hưởng đến hành vi nhân viên trong tổ chức. Tiếp theo là xây dựng kiến trúc văn hóa, nơi doanh nghiệp xác định giá trị cốt lõi và lên kế hoạch truyền thông nội bộ nhằm phổ biến những giá trị đó. Sau khi xác định, doanh nghiệp cần tạo cẩm nang văn hóa, định nghĩa các chuẩn mực hành vi và lễ nghi.

Khi đã có nền tảng vững chắc, doanh nghiệp tiếp tục đánh giá sự tương thích của văn hóa hiện tại với mô hình kinh doanh mới. Nếu các bước trên được tuân thủ chặt chẽ, doanh nghiệp sẽ thực hiện các dự án truyền thông và đào tạo để triển khai văn hóa mới. Cuối cùng, hành vi của các nhà lãnh đạo cần được chuyển đổi, đảm bảo họ hành động nhất quán với các giá trị mới trong mọi quyết định.

Truyền thông nội bộ đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo dựng sự đồng thuận, khích lệ nhân viên cùng hướng đến các giá trị chung của tổ chức. Bằng cách áp dụng sáu bước trên, doanh nghiệp có thể xây dựng nền văn hóa mạnh mẽ, giúp phát triển bền vững và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Để kiến tạo nền văn hóa vững mạnh, việc xác định rõ mục tiêu là điều tiên quyết. Từ đó, doanh nghiệp cần thiết lập các giá trị cốt lõi và xây dựng các tài liệu chuẩn mực hành vi. Tiếp theo là xác định cơ chế vận hành, bao gồm: lộ trình chuyển đổi, tuyên bố cài đặt, đánh giá và điều chỉnh. Những bước này tạo nên một khung tham chiếu giúp doanh nghiệp hình dung rõ quá trình thay đổi văn hóa.

Nhiều doanh nghiệp đã thực hiện các dự án chuyển đổi văn hóa và nhận thấy truyền thông nội bộ là yếu tố quyết định. Thông qua truyền thông hiệu quả, các giá trị văn hóa được thiết lập có chủ đích, gắn liền với mục tiêu kinh doanh. Kết quả của quá trình này là tăng cường vốn tổ chức, thúc đẩy thực thi chiến lược.

Tuy nhiên, để trở thành đối tác chiến lược của ban lãnh đạo, bộ phận truyền thông nội bộ cần chuyển đổi từ vai trò bị động sang chủ động. Điều này đòi hỏi họ phải hiểu rõ các mục tiêu kinh doanh và dự án trọng điểm, như chuyển đổi số hay chương trình EAP. Truyền thông nội bộ cần truyền tải thông điệp giúp nhân viên nhận thức tầm quan trọng và lý do thực hiện các dự án này.

Thay vì chỉ thực hiện các hoạt động theo lịch trình, bộ phận này cần xác lập mục tiêu chiến lược cho các hoạt động nhằm tạo ra tác động bền vững đến hiệu quả kinh doanh. Sự chuyển đổi này cũng yêu cầu bộ phận phải thay đổi cách thức tổ chức, từ triển khai rời rạc sang kết nối toàn diện. Khi sử dụng ngôn ngữ chiến lược, bộ phận truyền thông nội bộ sẽ đóng góp hiệu quả vào quá trình phát triển doanh nghiệp.