Kích hoạt doanh nghiệp hạnh phúc trong thời kỳ Covid-19

Khi tôi viết bài này, ngày 3/8/2020, cả thế giới đang đối mặt với đại dịch Covid-19 với hơn 18 triệu người đã chính thức dính bệnh và gần 700 ngàn người chết. 

Tại Việt Nam, chỉ trong vài ngày, chúng ta đối mặt với đợt dịch mới xuất phát từ Đà Nẵng, nay đã lan ra Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh và một số nơi khác với 6 người chết.

Cả thế giới và Việt Nam sẽ như thế nào sau vài năm tới, có lẽ khó có chuyên gia nào có thể dự đoán đúng hết được. 

“Bình thường mới” trở thành một cụm từ được nhắc đi nhắc lại. Nhưng việc chúng ta hình dung tương lai sẽ như thế nào, và cách chúng ta thiết kế “bình thường mới” trong nội bộ của doanh nghiệp mình là then chốt cho thành công hoặc thất bại.

Hãy cùng thống nhất ba giả định trên cấp độ toàn thế giới. Thứ nhất là đại dịch sẽ còn tiếp tục ít nhất hết năm 2020, thậm chí có thể hết 2021, ảnh hưởng còn nghiêm trọng tới 2022 và nhiều năm sau. 

Thứ hai là việc kinh doanh theo cách cũ, gặp trực tiếp như bán qua các cửa hàng, hội chợ… sẽ giảm nhiều. Kinh doanh online tăng trưởng mạnh. 

Thứ ba, tỷ lệ thất nghiệp tăng mạnh, số lượng các doanh nghiệp sẽ đóng cửa tăng mạnh, tổng tiêu dùng giảm.

Quan sát mọi người, chúng ta có thể nhận thấy một số dấu hiệu, hành vi, như tăng lo lắng, sợ hãi, bất an; Tăng quan tâm đến sức khỏe, an toàn, vệ sinh; Tăng quan tâm đến người thân, kết nối trực tuyến online; Tăng giải trí du lịch gần, giải trí tại nhà; Tăng nhu cầu học tập cách làm mới, kỹ năng mới (ví dụ cách làm việc từ nhà - Work from home, họp online trên Zoom hoặc Hangout); Gia tăng nhu cầu tinh thần; Giảm gặp mặt trực tiếp; Giảm giải trí du lịch xa; Giảm nhu cầu vật chất; Giảm chi tiêu…

Về nội bộ trong doanh nghiệp, có hay không có Covid-19 chúng ta đã, đang và sẽ cần phải làm rõ, tăng hiệu quả kinh doanh như giảm tỷ lệ chi phí, tăng tỷ lệ lãi, tăng doanh số tổng. 

Tìm các cơ hội phát triển khách hàng cũ và mới như bán thêm được cho khách hàng cũ, mở được khách hàng mới. 

Tìm cách làm mới, đo lường nâng cao hiệu quả quản lý công việc, xây dựng hệ thống mạnh hơn, mở ra các sản phẩm mới, dịch vụ mới. Học tập thiết kế, xây dựng cách làm mới, năng lực mới vượt trội hơn trước.

Học tập, thiết kế xây dựng để tạo ra dịch vụ mới, sản phẩm mới, hệ thống tương tác với khách hàng kiểu mới. Sản phẩm, dịch vụ mới, hệ thống mới tạo ra khách hàng cũ mua nhiều hơn, khách hàng mới lần đầu mua nhiều hơn. Kết quả cuối cùng là hiệu quả tài chính.

Trong đại dịch Covid-19, chúng ta đang đối mặt với hàng ngàn bài toán, thách thức lớn, tôi chỉ xin liệt kê vài bài toán của phần số 3 nêu trên, chỉ từ 1 góc nhìn về cách làm mới. 

Làm sao giao việc hiệu quả để người thực thi có thể ở xa vẫn thực hiện đúng, đạt. Làm sao đánh giá, nhận xét, góp ý cho công việc được thực hiện từ xa. 

Làm sao theo dõi, giải quyết phát sinh từ công việc được thực hiện từ xa. Làm sao đội nhóm vượt qua lo lắng, gắn kết mạnh hơn, quan tâm đến nhau hơn, tập trung làm việc hiệu quả, sáng tạo và tự quản (ghi chú: từ xa buộc phải biết cách tự quản). Làm sao đội nhóm học tập, điều chỉnh cách làm liên tục, tăng hiệu quả công việc và chia sẻ cách làm mới từ xa.

Khi bên ngoài tình huống đang thay đổi từng ngày, mọi chuyện ngày càng trở nên phức tạp, khó dự đoán, chúng ta cần tập trung xây dựng nội lực của đội nhóm, xây dựng năng lực mới thông qua xây dựng tổ chức học tập.

Trong khuôn khổ bài viết này tôi xin gợi ý lướt nhanh cho bạn 7 hướng chiến lược kích hoạt hạnh phúc, 3 mục tiêu đối phó Covid-19 và tìm cơ hội phát triển doanh nghiệp.

7 hướng chiến lược kích hoạt doanh nghiệp hạnh phúc:

7 chiến lược kích hoạt hạnh phúc gồm: Kích hoạt trái tim yêu thương, cảm thông, quan tâm; Kích hoạt sống ý nghĩa mong muốn giúp đỡ người khác, vượt khỏi bản thân; Kích hoạt ý chí vượt khó; Kích hoạt sự tò mò, tìm hiểu những kiến thức mới; Kích hoạt khát khao vươn lên vượt qua chính mình; Kích hoạt nhu cầu tự quản; Kích hoạt nhu cầu thấu hiểu hệ thống, minh bạch hệ thống.

Ba mục tiêu xây dựng hướng tới trước tiên là xây dựng phong trào nhóm nhỏ học tập, mở rộng thành phong trào học tập tìm hiểu các cách làm mới, năng lực mới. Nhóm nhỏ mới hoạt động hiệu quả, linh hoạt và dễ quan sát, điều chỉnh. Nhóm nhỏ mới thân thiết, gắn kết mạnh. Đo lường trên số lượng và mức độ hài lòng, vui, hạnh phúc của các nhóm.

Thứ hai là xây dựng phong trào thiết kế, sáng tạo, thiết kế sản phẩm mới, dịch vụ mới, trải nghiệm mới, hệ thống làm việc, tương tác mới. Đo lường trên số lượng và chất lượng của các sáng kiến. 

Thứ ba là xây dựng hệ thống trong suốt, mọi người đều nhìn rõ mục tiêu của nhau, công việc và nỗ lực của nhau, gia tăng hiệu quả phối hợp công việc. Đo lường trên độ trong suốt tại từng vị trí và tổng thể.

Chúng ta luôn có nhu cầu quan tâm đến những người xung quanh từ hàng ngàn năm nay. Chính nhờ vậy loài người mới phát triển. Trong doanh nghiệp, lâu nay, chúng ta thường quên đi nhu cầu tinh thần quan tâm, cảm thông, yêu thương người khác. 

Chúng ta hạnh phúc khi yêu thương và được yêu thương, tôn trọng và được tôn trọng, cảm thông và được cảm thông. Chúng ta muốn sống trong một tập thể mạnh mẽ đầu tiên là từ cách mọi người đối xử với nhau. Trong khó khăn, gian khổ con người càng dễ yêu thương quan tâm nhau hơn.

Để kích hoạt trái tim, doanh nghiệp cần xây dựng lối giao tiếp theo tinh thần tích cực, yêu thương. Lo lắng, quan tâm hỏi thăm chân thành với nhau. Động viên lẫn nhau cả những lúc thất bại. Ghi nhận thành quả của nhau khi thành công. Khen ngợi lẫn nhau khi có thể hiện nỗ lực.

Con người luôn có khát vọng hiểu được ý nghĩa điều mình đang làm, ý nghĩa của toàn bộ tập thể, tổ chức. Khi chúng ta hiểu ý nghĩa, chúng ta sẽ cảm thấy hạnh phúc sâu hơn, mạnh mẽ hơn, vượt qua khó khăn dễ dàng hơn.

Để kích hoạt sống có ý nghĩa, cần làm rõ ý nghĩa của toàn bộ tổ chức. Làm rõ ý nghĩa chức năng của đội nhóm. Làm rõ ý nghĩa từng vị trí. Làm rõ ý nghĩa từng nhiệm vụ (tasks, routines) mọi người thường làm. Xây dựng ý nghĩa chung cao đẹp và thực sự hướng mọi hành động theo các ý nghĩa này. Tuyên truyền nội bộ những thành quả, thành công đơn lẻ gắn chặt với ý nghĩa chung.

Khi gặp khó khăn, con người sẽ chọn ở lại chiến đấu hoặc đầu hàng bỏ chạy. Khó khăn càng lớn càng cần những con người có ý chí mạnh mẽ vượt qua khó khăn, thách thức. 

Khi tuyên truyền làm rõ những con người có ý chí vượt khó khăn, chúng ta xây dựng hy vọng về tương lai tốt đẹp hơn dựa trên sự nỗ lực của từng thành viên và phối hợp cùng tập thể. 

Mọi người càng tin mạnh mẽ họ có thể làm được khi người bên cạnh của họ đứng lên chiến đấu vượt qua khó khăn và thành công.

Để kích hoạt ý chí, cần tuyên truyền nội bộ về những câu chuyện ý chí vượt khó, đặc biệt săn tìm những câu chuyện thành công nội bộ với cách làm mới. Xây dựng niềm tin chung về nỗ lực sẽ tìm được lời giải, cách làm mới để đối phó tình huống mới. Làm rõ những nỗ lực, cách tư duy đi tìm lời giải, các cách vượt qua thất bại, nản chí.

Khi còn bé, ai trong chúng ta cũng tò mò với mọi thứ xung quanh mình. Đáng tiếc thay, nhà trường, gia đình và chính chúng ta đã không nuôi dưỡng sự tò mò, muốn khám phá những kiến thức mới, học cách làm này.

Để kích hoạt sự tò mò, những điều cần làm là sắp xếp kiến thức bắt nguồn bằng các câu hỏi. 

Lãnh đạo bằng cách đặt câu hỏi. Lãnh đạo làm gương bằng cách đi tìm các câu hỏi mới, các câu trả lời mới, sắp xếp lại thành hệ thống. Động viên, khen ngợi, tưởng thưởng cho các cách đặt câu hỏi mới hiệu quả, cách trả lời mới, lời giải mới. 

Luôn đặt câu hỏi: Có cách làm mới tốt hơn không? Xây dựng thư viện và thói quen đọc sách tạo sự dễ dàng cho việc đi tìm câu trả lời.

Con người ai cũng muốn vươn lên. Khát khao vươn lên có sẵn trong mỗi con người. Điều chúng ta thường làm chưa tốt là làm rõ cách vươn lên, các bước, các chiến lược cần làm để mỗi con người vượt qua chính mình. Chính vì vậy chúng ta vươn lên quá khó khăn và tin rằng vươn lên là trả giá, vất vả. 

Thực ra vươn lên rất dễ và vui, khi chúng ta càng chiến thắng chính mình, chúng ta càng có tự tin và dám ước mơ lớn hơn.

Những điều cần làm để kích hoạt khát khao vươn lên: Xây dựng tư duy cùng thắng, đồng đội cùng thắng. Làm rõ điểm phải vượt qua chính mình của từng người. Đặt những mục tiêu hàng ngày vừa sức, có độ rướn, khó nhưng nằm trong tầm tay nếu nỗ lực. Phối hợp nỗ lực giúp đồng đội vươn lên, giúp đồng đội chiến thắng. Lãnh đạo hướng dẫn, làm rõ những điều cần làm để đạt mục tiêu nếu người đó chưa rõ. Hỗ trợ giải quyết các rào cản, đặc biệt là rào cản nội bộ cho việc thực thi. Tập hợp các phương thức giải quyết vấn đề sáng tạo và chia sẻ các cách tư duy mới này.

Con người luôn có khát vọng tự do, tự quản lý công việc và cuộc sống của chính mình. Đối với từng người, việc tự quản thể hiện năng lực của chính mình cho vị trí mình nắm giữ ở mức độ cao nhất. Đáng tiếc, phần lớn chúng ta không được học, rèn luyện việc tự quản. Đúng ra chúng ta cần được học từ phổ thông việc tự quản.

Những điều cần làm để kích hoạt nhu cầu tự quản là chốt trên kết quả, khuyến khích mọi người tự quản cách làm từng người, tự điều chỉnh khi tình huống thay đổi. Xây dựng tinh thần tự quản, cam kết, chịu trách nhiệm trên từng việc cá nhân thực thi. Cấp quản lý chuyển dần sang chức năng hỗ trợ, huấn luyện và thiết kế hệ thống thay vì giám sát, quản lý công việc của mọi người.

Khi chúng ta hiểu cách hệ thống hoạt động, chúng ta dễ thích ứng hơn, dễ tìm ra những chỗ cần cải tiến, sáng tạo. Chúng ta dễ hướng đến toàn bộ hệ thống hiệu quả hơn chứ không cải tiến cục bộ để rồi gây hại cho hệ thống, ví dụ sản xuất ào ạt gây tồn kho cao, cải tiến chỗ này nhưng chi phí phát sinh chỗ khác.

Những điều cần làm để kích hoạt nhu cầu thấu hiểu hệ thống, minh bạch hệ thống gồm: Minh bạch mục tiêu, các phương thức thực hiện, kết quả thực hiện. Đo lường trên tổng thể hiệu quả của hệ thống. So sánh cải tiến cục bộ với hiệu quả chung. Liên tục làm rõ hoạt động từ tổng thể đến chi tiết. Đo lường sự “trong suốt” của hệ thống, mọi người có hiểu được công việc của đồng đội.

Các chiến lược này có tác động qua lại tạo hiệu ứng cộng hưởng, tập trung tổng thể. Khi bạn triển khai một hướng, chắc chắn bạn sẽ gặp vô vàn khó khăn. Khi có cái nhìn tổng thể, sắp xếp hợp lý các bước triển khai và kiên trì, bạn sẽ thấy bất ngờ về sức mạnh yêu thương, tích cực, tự quản, vươn lên, sống ý nghĩa bên trong từng con người. Đặc biệt khi triển khai tập thể, điều này lại dễ diễn ra hơn nhiều so với cá nhân. Đây là điểm then chốt rất hiếm người nhìn thấy.

Bản chất, một doanh nghiệp mạnh sẽ có phần năng lực lõi là bộ niềm tin, nguyên tắc mạnh mẽ hơn; phương thức giao tiếp, truyền cảm hứng, truyền năng lượng hiệu quả hơn; phương thức tư duy, đi tìm lời giải sáng tạo hơn; phương thức chia sẻ, huấn luyện lẫn nhau hiệu quả hơn; phương thức phối hợp rõ ràng, minh bạch trong suốt để mọi người biết cách phối hợp và cải tiến hiệu quả.

Dù doanh nghiệp của bạn có đang ở trong tình trạng nào, khó khăn, thuận lợi cỡ nào, bạn cũng cần một loạt góc nhìn mới, tư duy mới, cách làm mới được đổi mới liên tục. Đó là cách chúng ta cùng thiết kế để tạo ra cái “bình thường mới” chứ không thụ động ngồi chờ.