Mảnh ghép còn thiếu trong bài toán quản trị số

Ngày nay, doanh nghiệp ở mọi ngành nghề luôn đối mặt với 4 bài toán quản trị số, liên quan tới yếu tố: nhân sự, giao việc, kết nối thông tin, và tài chính - kinh doanh.

Những năm qua, Base.vn - doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực quản trị số với mô hình nền tảng SaaS (Software as a Service - phần mềm dịch vụ) đã lần lượt giải quyết 3 bài toán thông qua 3 bộ sản phẩm: Base HRM+, Base Work+, và Base Info+.

Bài toán còn lại liên quan tới quản trị tài chính - kinh doanh được phía Base đánh giá rất quan trọng. Do đó, doanh nghiệp đã tung ra bộ sản phẩm Base Finance+ được kì vọng sẽ là mảnh ghép cuối cùng giúp doanh nghiệp hoàn thiện hoạt động quản trị số.

"Quản trị tài chính có vai trò quan trọng hàng đầu, giúp doanh nghiệp huy động và sử dụng phù hợp, hiệu quả các nguồn lực tài chính phục vụ kinh doanh, phát triển nhân sự, đầu tư và chủ động ứng phó với các "cú sốc" trong môi trường kinh doanh ngày càng biến động", ông Nguyễn Thượng Tường Minh - CEO Base.vn nhấn mạnh.

Ông Minh đánh giá, tài chính thật sự là một bài toán khó và mang nhiều ý nghĩa liên quan đến các yếu tố về chuyên môn và công nghệ.

Sau khoảng thời gian dài nghiên cứu và thử nghiệm, lãnh đạo Base.vn tin rằng, đây là thời điểm chín muồi để đem tới mảnh ghép thứ 4 trong hệ sinh thái giải pháp quản trị số cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

Giải bài toán quản trị tài chính, kinh doanh

CEO Base.vn đánh giá, thực trạng của đại đa số các doanh nghiệp hiện nay là chưa có một công cụ để quản lý, tổng hợp và xác định các vấn đề tài chính hiệu quả. Mỗi doanh nghiệp lại có một cách quản lý tài chính riêng và tất cả các dữ liệu tài chính này bị phân mảnh trên excel, email hay những công cụ truyền thống khác.

"Trong khi đó, tài chính nên được quản lý một cách tập trung, thống nhất để các lãnh đạo có thể dễ dàng nhìn được những điểm nóng trong dòng tiền của doanh nghiệp. Chẳng hạn như doanh thu là bao nhiêu, chi phí bỏ ra có hợp lý hay không, chi phí liệu bị tồn đọng, thất thoát như thế nào", ông Minh chia sẻ.

Tất cả các câu hỏi đó chính là bài toán mà doanh nghiệp phải đối diện mỗi ngày. Nếu không có công cụ quản trị tài chính - kinh doanh hiệu quả, chủ doanh nghiệp sẽ mơ hồ, thiếu cơ sở và dễ đưa ra quyết dựa trên cảm tính.

Ông Nguyễn Trường Hiệp - Giám đốc Bộ sản phẩm Base Finance+ cho biết, giải pháp hiện có 4 ứng dụng. Mỗi ứng dụng tập trung giải quyết một bài toán cụ thể, như lượng hóa kế hoạch bằng con số tài chính, làm chủ tình hình tài chính theo thời gian thực, kiểm soát dữ liệu thu chi tập trung, quản lý tiền mặt tự động, quản lý doanh thu và chi phí…

Theo ông Hiệp, các ứng dụng được thiết kế dựa trên bức tranh tài chính toàn cảnh của doanh nghiệp, hướng tới mục tiêu giúp chủ doanh nghiệp nắm thông tin tài chính đầy đủ nhất, sớm nhất, để ra quyết định chính xác và kịp thời.

Dữ liệu từ tất cả các hoạt động vận hành, chi tiêu được hệ thống và sắp xếp một cách khoa học trên các ứng dụng của bộ sản phẩm này, giải quyết trọn vẹn từng bài toán riêng biệt, rồi sau đó được tập trung về một nơi tin cậy duy nhất dành cho lãnh đạo.

Mọi thông tin như từng khoản tiền ra khỏi hoặc đi vào tài khoản ngân hàng của công ty, ngân sách được phép chi cho từng bộ phận, phòng ban, khoản chi phí đã được phê duyệt cho các hoạt động lớn nhỏ… đều được cập nhật liên tục theo thời gian thực.

Đặc biệt, Base Finance+ có khả năng đào sâu nhiều tầng dữ liệu khác nhau, cung cấp cho doanh nghiệp những góc nhìn đa chiều.

"Ví dụ, khi nhận thấy doanh thu sụt giảm so với kế hoạch, nhà lãnh đạo có thể đào sâu dữ liệu doanh thu theo từng chi nhánh, phòng ban, từ đó phát hiện ra điểm nóng đang nằm ở đơn vị nào", ông Nguyễn Trường Hiệp nói.

Hướng tới quản trị số toàn diện

Ông Nguyễn Thượng Tường Minh - CEO Base.vn cho rằng, một nhà quản trị có tới vài chục vấn đề lớn phải quan tâm hàng ngày, với hàng trăm công việc cần xử lý như doanh thu, chi phí, khách hàng, sản xuất, sản phẩm, dịch vụ, nhân sự, văn hóa…

Trong mỗi mảng lớn như vậy lại có rất nhiều vấn đề con khác như: tài chính thì có doanh thu tổng, doanh thu theo trung tâm, theo sản phẩm, theo chiến dịch. Chi phí thì có chi phí tổng, chi phí phân bổ đơn vị, chi phí phân bổ loại hình.

Sản xuất lại có chuỗi cung ứng đầu vào, quy trình và thời gian sản xuất, hàng tồn kho. Marketing lại có nghiên cứu thị trường, phát triển thương hiệu. Nhân sự thì có tuyển dụng, cơ chế công lương, chính sách phát triển.

"Rất nhiều nhà quản trị chia sẻ với chúng tôi rằng, họ có cảm giác đã làm rất nhiều thứ trong một thời gian dài, nhưng đến khi ngơi tay nhìn lại, thì phần lớn các việc đã làm đều là việc lặp lại hàng ngày, tốn thời gian nhưng không có ảnh hưởng trực tiếp nhiều tới mục tiêu lớn của công ty", ông Minh nói.

Theo CEO Base.vn, điều này có nghĩa doanh nghiệp đang đi ngang thay vì có những hoạt động chiến lược mang tính tăng trưởng, hoặc nhiều trường hợp, là rủi ro khi không có bức tranh toàn cảnh để sớm phát hiện ra những vấn đề rủi ro nghiêm trọng đang hình thành ở các mắt xích trọng yếu.

Ông Nguyễn Thượng Tường Minh chỉ ra, theo nguyên tắc 80/20, trong tổ chức sẽ chỉ 10 - 20% trong số toàn bộ đầu việc, khi được làm sẽ có tác động tới 80% hiệu quả của tổ chức so với thông thường, trong khi 80% công viêc còn lại là việc thường nhật đa số nhân viên có thể đảm nhận được.

"Vì vậy, việc nhìn ra, xác định và bắt tay hoàn thành nhóm việc ''then chốt nhất" - sẽ nằm ở vai trò quan trọng của nhà lãnh đạo, quản trị", vị CEO nhấn mạnh.

Do đó, giải pháp mà những nhà lãnh đạo thực sự cần đó là một bức tranh phản ánh tổ chức của mình - toàn cảnh và tức thời - giúp trả lời cho 2 câu hỏi lớn: Toàn cảnh tổ chức các khối huyết mạch ngay lúc này đang vận hành ra sao? Và trong bức tranh toàn cảnh đó - đâu là vấn đề quan trọng nhất nổi lên thực sự cần phát hiện và ưu tiên xử lý?

Được xem là bước tiến mới giúp Base.vn mở rộng và hoàn thiện hệ sinh thái quản trị số dành cho doanh nghiệp, sản phẩm hoàn toàn mới mang tên XHOME - Không gian quản trị số đã được ra đời.

Giải pháp không chỉ giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu, thiết kế trải nghiệm làm việc liền mạnh và cá nhân hoá, mà còn giúp nhà lãnh đạo nhìn sâu vào các chỉ số quan trọng nhất và tự tin đưa ra nước đi đúng đắn nhất cho doanh nghiệp của mình.

Ông Minh tin rằng, nếu những bộ giải pháp của Base trước đây giúp doanh nghiệp vận hành và làm việc hiệu quả, thì giải pháp XHOME mới này sẽ giúp doanh nghiệp tập trung để hoàn thành những điều quan trọng đó một cách nhanh chóng và năng suất nhất.