'Rủi ro' khi cấm nhân viên dùng điện thoại trong giờ làm việc

Giới hạn quyền sử dụng điện thoại trong giờ làm việc là một vấn đề tưởng nhỏ nhưng lại rất "nóng" trong môi trường doanh nghiệp hiện đại. Trong khi các công ty đang đối mặt với việc tối ưu hóa năng suất lao động nhờ công nghệ thì công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc và đời sống cá nhân như điện thoại lại dễ dàng trở thành “vật cản” khi lạm dụng.

Từ góc độ pháp lý, liệu doanh nghiệp có quyền cấm nhân viên sử dụng điện thoại trong giờ làm việc? Và làm thế nào để các quy định này vừa hợp lý, vừa không xâm phạm quyền lợi của người lao động? TheLEADER đã có cuộc trao đổi với luật sư Lạc Duy, nhà sáng lập Lac Duy & Associates về chủ đề này.

Từ góc độ pháp lý, doanh nghiệp có quyền cấm nhân viên sử dụng điện thoại trong giờ làm việc hay không, thưa bà?

Luật sư Lạc Duy: Pháp luật lao động hiện hành không quy định cụ thể việc doanh nghiệp có quyền cấm người lao động sử dụng điện thoại trong giờ làm việc hay không. Tuy nhiên, theo điểm b, khoản 2, Điều 5 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có nghĩa vụ chấp hành kỷ luật, nội quy lao động và tuân theo sự quản lý, điều hành của người sử dụng lao động.

Theo quy định, trong giờ làm việc, người lao động có nghĩa vụ thực hiện các nhiệm vụ được giao, phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp và không được làm việc riêng vì mục đích cá nhân. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể quy định việc người lao động không được sử dụng điện thoại cho mục đích cá nhân trong giờ làm việc, thông qua các chính sách nội bộ như nội quy lao động hoặc quy chế làm việc.

Có điều kiện hoặc giới hạn nào mà doanh nghiệp cần tuân thủ để tránh vi phạm quyền lợi người lao động khi đưa ra các chính sách này?

Luật sư Lạc Duy: Thông thường, việc hạn chế sử dụng điện thoại của doanh nghiệp chỉ dừng lại ở quy định rằng “người lao động không được sử dụng điện thoại làm việc riêng trong giờ làm việc”. Đây là quy định vừa đủ để hạn chế việc sử dụng điện thoại có thể gây ảnh hưởng tới năng suất và chất lượng công việc của người lao động.

Tuy nhiên, cũng có một số doanh nghiệp, đặc biệt trong mảng sản xuất, hạn chế một cách tối đa việc sử dụng phương tiện liên lạc này trong đơn vị mình thông qua các quy định như “cấm người lao động sử dụng điện thoại trong giờ làm việc” hay thậm chí cấm hoàn toàn việc sử dụng điện thoại trong phạm vi cơ quan đối với một bộ phận lao động, kèm theo đó là các chế tài xử lý vi phạm tương ứng với mức độ vi phạm.

Những quy định này cần phải được cân nhắc kỹ dựa trên việc đối chiếu với các quy định pháp luật lao động liên quan và nhu cầu hợp lý của đơn vị để tránh ảnh hưởng đến chính hoạt động của doanh nghiệp cũng như tránh xâm phạm quyền tự do cá nhân của người lao động và gây ra những xung đột không đáng có giữa người lao động và người sử dụng lao động.

Một số công ty áp dụng biện pháp thu giữ điện thoại của nhân viên trong suốt thời gian làm việc. Liệu điều này có từng gây ra tranh chấp pháp lý chưa, và doanh nghiệp nên thiết kế chính sách này thế nào để hợp lý và hợp pháp?

Luật sư Lạc Duy: Tùy vào tính chất công việc và lĩnh vực hoạt động, mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy định riêng về việc sử dụng điện thoại của người lao động. Chẳng hạn, trong các ngành yêu cầu mức độ bảo mật cao hoặc môi trường sản xuất vô trùng, khép kín, doanh nghiệp có thể áp dụng quy định thu giữ điện thoại trong thời gian làm việc.

Ngược lại, đối với các lĩnh vực dịch vụ, tư vấn, điện thoại di động lại là công cụ hỗ trợ quan trọng, do đó doanh nghiệp khó có thể áp dụng biện pháp thu giữ điện thoại.

Để xây dựng chính sách hợp lý và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc thù kinh doanh để đưa ra biện pháp phù hợp. Trong môi trường yêu cầu bảo mật cao hoặc vận hành khép kín, doanh nghiệp có thể áp dụng quy định thu giữ điện thoại trong giờ làm việc. Tuy nhiên, cần công khai lý do áp dụng, đồng thời thiết lập phương án liên lạc thay thế trong trường hợp khẩn cấp.

Với những doanh nghiệp mà điện thoại là công cụ hỗ trợ công việc và liên hệ khách hàng, thay vì cấm đoán, doanh nghiệp có thể đào tạo, tuyên truyền để nâng cao ý thức sử dụng: chỉ dùng cho công việc, hạn chế mục đích cá nhân trừ trường hợp khẩn cấp. Đồng thời, nội quy lao động có thể quy định biện pháp xử lý kỷ luật phù hợp nhằm răn đe và nâng cao trách nhiệm của nhân viên.

Các hình thức kỷ luật như phạt tiền, điều chuyển công tác hoặc sa thải nếu nhân viên vi phạm quy định về điện thoại có phù hợp với luật lao động không?

Luật sư Lạc Duy: Điều 117 Bộ luật Lao động 2019 quy định: “Kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định”.

Theo đó, trường hợp nội quy lao động của doanh nghiệp quy định người lao động không được sử dụng điện thoại làm việc riêng trong giờ làm việc mà người lao động có hành vi vi phạm thì doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức kỷ luật lao động đối với người lao động.

Chỉ có bốn hình thức kỷ luật lao động được quy định trong Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 gồm: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương (tối đa 6 tháng), cách chức và sa thải. Do đó, phạt tiền là hình thức bị cấm (theo khoản 2, Điều 127) và nếu doanh nghiệp vi phạm, có thể bị phạt hành chính từ 40 - 80 triệu đồng (Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Tương tự, điều chuyển công tác không phải là hình thức kỷ luật. Theo Điều 29 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp chỉ được tạm thời điều chuyển lao động khi có lý do chính đáng như thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, hoặc nhu cầu sản xuất.

Hình thức kỷ luật sa thải là hình thức xử lý kỷ luật cao nhất đối với người lao động. Do đó, khi áp dụng hình thức kỷ luật này, doanh nghiệp phải tuân thủ quy trình, thủ tục tiến hành xử lý kỷ luật lao động theo quy định của pháp luật lao động.

Theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp chỉ được sa thải người lao động trong bốn trường hợp. Thứ nhất, khi người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, sử dụng ma túy tại nơi làm việc hoặc cố ý gây thương tích.

Thứ hai, khi người lao động tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc theo nội quy lao động.

Thứ ba, khi người lao động đã bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức nhưng tiếp tục tái phạm trong thời gian chưa được xóa kỷ luật. Thứ tư, khi người lao động tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày mà không có lý do chính đáng.

Hành vi sử dụng điện thoại trong giờ làm việc không thuộc các trường hợp trên. Do đó, nếu doanh nghiệp muốn xử lý vi phạm này, trước tiên có thể áp dụng các hình thức kỷ luật như khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức theo nội quy lao động.

Nếu người lao động tái phạm trong thời gian chưa được xóa kỷ luật, khi đó doanh nghiệp mới có cơ sở để áp dụng hình thức sa thải theo quy định của pháp luật.

Việc kiểm soát nội dung liên lạc trên các ứng dụng như Zalo, Viber, WhatsApp trên máy tính công ty có thể vi phạm quyền riêng tư của nhân viên hay không?

Luật sư Lạc Duy: Các tài khoản trên ứng dụng như Zalo, Viber, WhatsApp là của cá nhân người lao động, do đó các nội dung liên lạc trên các ứng dụng như Zalo, Viber, WhatsApp được xem là của người lao động.

Tuy nhiên, xét ở góc độ khác, máy tính công ty là tài sản của doanh nghiệp và được doanh nghiệp cung cấp cho người lao động để phục vụ công việc. Do đó, doanh nghiệp có quyền kiểm soát tất cả các thông tin, dữ liệu được lưu trữ hoặc trao đổi trên thiết bị này trong giờ làm việc.

Dù vậy, để tránh tranh chấp pháp lý và đảm bảo tính minh bạch, doanh nghiệp cần ghi nhận tại nội quy lao động, quy chế của doanh nghiệp những nội dung như: người lao động chỉ nên sử dụng máy tính công ty phục vụ cho mục đích công việc, quyền kiểm soát của doanh nghiệp đối với tài sản của công ty để người lao động nắm bắt và hiểu rõ, từ đó tránh tranh chấp trong các tình huống có thể phát sinh.

Trong thực tế, đã có những trường hợp nào doanh nghiệp bị khiếu nại hoặc tranh chấp do áp dụng quy định hạn chế sử dụng điện thoại hay chưa?

Luật sư Lạc Duy: Năm 2016, tại Long Khánh (Đồng Nai), hơn 380/1.400 công nhân của công ty A đã đình công phản đối chính sách cấm mang điện thoại vào nơi làm việc. Trước sức ép này, ngày 7/12/2016, lãnh đạo công ty này cùng Liên đoàn Lao động và Phòng Lao động – thương binh và xã hội đã tổ chức đối thoại với người lao động.

Sau khi lắng nghe kiến nghị của người lao động, công ty này đã điều chỉnh chính sách, cho phép nhân viên mang điện thoại vào công ty. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng đưa ra các biện pháp quản lý để kiểm soát việc sử dụng, nhằm tránh ảnh hưởng đến công việc. Sau thay đổi này, người lao động đồng ý chấm dứt đình công và quay trở lại làm việc.

Có thể thấy, nếu quy định nội bộ về việc cấm sử dụng điện thoại trong giờ làm việc quá cứng nhắc, doanh nghiệp có thể đối mặt với sự phản đối từ người lao động. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh và hình ảnh của doanh nghiệp.

Nhìn từ góc độ quản trị, vừa là một luật sư cũng đồng thời là một người sáng lập doanh nghiệp, bà có lời khuyên nào cho các chủ doanh nghiệp khác hay không?

Luật sư Lạc Duy: Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của việc hạn chế điện thoại, đó có thể là để bảo vệ thông tin nội bộ, tăng năng suất lao động hoặc duy trì kỷ luật làm việc. Khi đã xác định được mục tiêu, doanh nghiệp nên xây dựng một chính sách rõ ràng, nhất quán, có quy định cụ thể trong nội quy lao động và được phổ biến rộng rãi đến toàn bộ người lao động.

Bên cạnh đó, việc hạn chế điện thoại cần đi kèm với các biện pháp thay thế hợp lý để tránh gây ảnh hưởng đến quyền lợi và những phản ứng tiêu cực của người lao động.

Chẳng hạn, trong trường hợp thu giữ điện thoại trước khi vào khu vực làm việc, doanh nghiệp cần thiết lập các kênh liên lạc nội bộ để người lao động vẫn có thể xử lý các tình huống khẩn cấp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi đào tạo, tuyên truyền để nâng cao ý thức trách nhiệm của người lao động trong việc sử dụng điện thoại khi đang làm việc.

Quan trọng hơn cả, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi quy định liên quan đến việc hạn chế sử dụng điện thoại đều tuân thủ quy định pháp luật, tránh áp dụng các biện pháp xử lý kỷ luật lao động trái với quy định của pháp luật.

Xin cảm ơn bà!