Tự động hóa quản trị doanh nghiệp nhìn từ câu chuyện của Thế Giới Di Động

Ứng dụng cách mạng công nghiệp 4.0 nói dễ hiểu hơn theo các chuyên gia chính là sử dụng công nghệ, kỹ thuật số, trí tuệ nhân tạo vào điều hành và kinh doanh để: Nhân viên làm việc hiệu quả, kết nối khách hàng tốt hơn, tối ưu hóa chi phí hoạt động, sản xuất và dựa trên các phân tích dữ liệu đưa ra các sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng.

Hiện ở Việt Nam có hai kiểu ứng dụng cách mạng công nghiệp 4.0 vào công tác quản trị là thông qua phần mềm và các thiết bị tự động hóa.

Cựu Giám đốc Microsoft Việt Nam Vũ Minh Trí cho biết, quản lý thông qua các phần mềm tức là qua ứng dụng (app) khác nhau cộng với công nghệ lưu trữ đám mây. 

Hiện nay trên thế giới có rất nhiều app khác nhau về nhiều mảng lĩnh vực: Quản lý nhân sự, truyền thông, chăm sóc khách hàng, sale, phân tích. Khi sử dụng những app đó, dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ lưu động ở đám mây, bạn không cần có server riêng.

"Chúng ta chẳng cần đầu tư gì cả, không cần hạ tầng, ứng dụng nào cần thì dùng cái đó, dùng bao nhiêu trả tiền bấy nhiêu. Khi dùng 1 app về kế toán, thay vì tự ngồi tính toán, bạn chỉ cần nhập số liệu vào, đặt câu hỏi, app sẽ tự đưa ra câu trả lời (trí tuệ nhân tạo)", ông Trí nói.

Theo ông Trí, quan trọng là sau đó bạn chọn cách cất các dữ liệu của bản thân ở đâu (CMC, FPT, Microsoft), bí mật hay công khai và làm sao để chúng liên kết với nhau, tự tính toán ra thứ mà bạn cần (data analytics).

Ngoài ra, chủ doanh nghiệp phải là người quản lý dự án, người có kinh nghiệm về nghiệp vụ chọn app, không nên phó mặc cho IT. 

Khi chủ doanh nghiệp chọn, họ sẽ biết mình đang cần mảng nào hơn, cái nào phù hợp nhất với nhu cầu của bản thân và nếu chọn những app khác lần sau sẽ có sự tương quan nhất định.

"Người có kinh nghiệm nghiệp vụ chọn nội dung và hình thức của app, vì chính họ mới là người sử dụng chúng. Ngoài ra, nếu chúng ta thấy app này không phù hợp với doanh nghiệp, có thể bứt ra chọn app khác. Đây là phương cách ứng dụng cực kỳ phù hợp cho các doanh nghiệp dịch vụ nhỏ và vừa", ông Trí nhấn mạnh.

Trong một cuộc hội thảo khác gần đây, ông Đinh Văn Hiến, Phó chủ tịch Hiệp hội Tự động hóa Việt Nam đã giới thiệu một thiết bị hết sức thú vị.

Theo ông Hiến, chiếc hộp nhỏ xinh đó có tên là Hệ thống tự động hoá quản trị doanh nghiệp toàn diện DME (gọi tắt là DME) do Công ty TNHH Cơ điện đo lường tự động hóa NKNEC sản xuất. Mặc dù nhỏ, những tính năng mà nó mang lại cho các chủ doanh nghiệp trong quản lý công ty, đặc biệt là các công ty sản xuất quy mô lớn lại vô cùng nhiều.

Ông Hiến cho biết, hệ thống DME được nghiên cứu, phát triển trên cơ sở tích hợp các phân hệ: Điều khiển phân tán (DCS); Điều hành sản xuất (MES) và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vào một hệ thống thống nhất nhằm tối ưu hoá các quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đó.

Đồng thời, DME cũng cung cấp kịp thời, chính xác các thông tin về trạng thái hoạt động của các quá trình, số liệu cho cấp lãnh đạo cũng như các đối tượng có nhu cầu, khi truy cập vào hệ thống theo phân quyền.

Lớp trên cùng là ERP để thực hiện chức năng hoạch định các kế hoạch cơ bản về chương trình sản xuất, vật liệu, thời gian giao hàng, mức dự trữ,…theo khung thời gian: tháng, tuần, ngày, ca sản xuất.

Lớp tiếp theo là MES, ngoài các chức năng quy định quy trình, công thức, cách thức để sản xuất ra sản phẩm mong muốn, theo dõi, báo cáo và tối ưu hoá quá trình sản xuất theo khung thời gian: ca, giờ, phút, giây; MES còn phải thực hiện chức năng kết nối các lớp DCS với ERP.

Tiếp theo lớp MES là lớp DCS thực hiện chức năng giám sát, thu thập dữ liệu, điều khiển, tự động hoá quá trình sản xuất thông qua hệ thống đầu đo và các cơ cấu chấp hành ở cấp hiện trường.

Ngoài ra, NKNEC cũng sản xuất các kiểu module DME cơ bản chuyên biệt như: DME_F&B-E.KPI - Quản lý chỉ số đánh giá hiệu quả công việc; DME_F&B-E.DOC - Quản lý tài liệu...

Có một cách thứ ba hiệu quả hơn, nhưng không phải ai cũng làm được: Tự xây dựng hệ thống quản trị riêng của bản thân, kết hợp giữa sử dụng phần mềm và phần cứng – tự động hóa bởi nó tốn quá nhiều thời gian và công sức. 

Phương cách này chỉ phù hợp với những công ty lớn có thế mạnh về công nghệ thông tin và kỹ thuật. Một trong những hệ thống quản trị hiện nay ứng dụng khá tốt công nghệ 4.0 có thể kể đến là hệ thống của Thế Giới Di Động. 

Hệ thống của Thế Giới Di Động đã tối ưu hóa các công cụ (đặt server ở các nhà mạng khác nhau, phân tách khách hàng trong nước và quốc tế, sao lưu sẵn dữ liệu lên máy chủ…), hệ thống sẽ phản hồi những yêu cầu từ khách hàng nhanh nhất có thể. 

Theo chia sẻ của đại diện Thế Giới Di động, hiện tại, thời gian mà website của họ phản hồi cho khách hàng là 2,07 giây.

Để xây dựng thượng tầng và hạ tầng cho hệ thống có thể quản lý xuất sắc 1.500 cửa hàng, 31.000 nhân viên đồng thời phục vụ một lượng khách hàng thường xuyên khổng lồ, Thế Giới Di Động đã tốn 13 năm.

Hiện tại có 320 nhân sự chuyên vận hành hệ thống này, mỗi năm ngốn của công ty tầm 100 tỷ đồng tiền lương thưởng, chi phí vận hành của hệ thống gần 30 tỷ đồng/năm.