Bình dân hóa quản trị số

Tạm biệt sổ ghi chép, file excel

Nằm sâu trong một con ngõ nhỏ của Hà Nội, xưởng may Thanh Bình đã tồn tại hơn 15 năm, nổi tiếng với những đường kim mũi chỉ tỉ mỉ và chất lượng sản phẩm ổn định. Tuy nhiên, đằng sau sự bền bỉ ấy là những nỗi trăn trở của chị Hoa, người chủ xưởng.

Hàng trăm đơn hàng mỗi tháng, hàng chục công nhân, vậy mà mọi thứ vẫn được quản lý bằng sổ sách ghi chép chồng chất, thông tin khách hàng nằm rải rác trong các file excel và việc trao đổi công việc thường xuyên bị gián đoạn qua tin nhắn cá nhân.

"Nhiều khi đơn hàng nhiều quá, tôi thật sự rối như tơ vò", chị Hoa chia sẻ, giọng không giấu được sự mệt mỏi. "Chỉ một sơ suất nhỏ trong khâu ghi chép cũng có thể dẫn đến sai sót lớn, chậm trễ giao hàng, ảnh hưởng đến uy tín của xưởng".

Bài toán quản lý nhân sự cũng khiến chị đau đầu không kém. Việc theo dõi ngày công, tính lương, rồi giải quyết những đơn xin nghỉ phép thường xuyên qua Zalo, hay tin nhắn cá nhân chiếm quá nhiều thời gian của chị.

Xưởng may Thanh Bình không phải là trường hợp cá biệt. Theo một thống kê gần đây, hiện có tới 70% doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang "loay hoay" với những quy trình quản lý truyền thống, gây ra lãng phí thời gian và chi phí.

Giống như chị Hoa, nhiều chủ doanh nghiệp nhận thức được sự cần thiết của việc chuyển đổi số, nhưng lại e ngại những rào cản về chi phí, nhân lực và cả sự phức tạp của các hệ thống quản lý hiện đại.

Cách quản trị cũ không chỉ gây ra tốn kém chi phí từ việc chậm trễ xử lý, sai sót, thất thoát dữ liệu, mà còn chi phí gián tiếp từ cơ hội bị bỏ lỡ, giảm hiệu suất nhân sự. Doanh nghiệp càng phát triển thì những lỗ hổng này càng bộc lộ rõ, gây cản trở tăng trưởng.

Ngay cả ở quy mô doanh nghiệp lớn hơn, anh Minh Tuấn, chủ một công ty xây dựng cũng "lắc đầu" với câu chuyện đầu tư công nghệ. Bởi nếu tự xây dựng phần mềm, chi phí này quá đắt đỏ, trong khi việc sử dụng các phần mềm đóng gói sẵn lại khó tùy chỉnh khi doanh nghiệp cần mở rộng, thay đổi.

Trên thế giới, bài toán quản trị số hiện đã được giải bằng xu hướng các nền tảng quản trị No-code/Low-code và AI. Đây được hiểu là bộ các sản phẩm chuyển đổi số toàn diện, mà ở đó, bất kì nhân viên hay phòng ban nào cũng có thể tự tạo ứng dụng làm việc mà không cần kiến thức về IT.

Theo báo cáo của Gartner, đến năm 2027, hơn 70% ứng dụng doanh nghiệp mới sẽ được phát triển bằng nền tảng No-code/Low-code, so với chỉ 25% vào năm 2020.

Bên cạnh đó, theo McKinsey, việc ứng dụng AI vào vận hành có thể giúp doanh nghiệp tăng năng suất lên đến 40% và tiết kiệm 20-30% chi phí, đặc biệt trong các quy trình nội bộ như phê duyệt, chăm sóc khách hàng, hay phân tích dữ liệu.

Bình dân hóa quản trị số

Xác nhận về xu hướng này, Tiến sĩ Lê Đặng Trung, nhà đồng sáng lập và Tổng giám đốc Cogover LLC cho biết, các quy trình, nghiệp vụ trong doanh nghiệp giờ đây hoàn toàn có thể tự động hóa, nâng cao năng suất chỉ với thao tác kéo, thả đơn giản thông qua các nền tảng quản trị No-code/Low-code và AI.

Nhà đồng sáng lập này tin rằng, quản trị số không nên là đặc quyền của các tập đoàn lớn. Dù ở quy mô nào, một xưởng may, một công ty xây dựng hay một doanh nghiệp nhỏ cũng xứng đáng được sở hữu hệ thống quản trị hiện đại và thông minh.

Bản thân Cogover đã cung cấp các sản phẩm này tại Việt Nam, giúp số hóa 100% quy trình, nghiệp vụ của doanh nghiệp, tập trung vào các mảng như quản trị khách hàng, quản trị nội bộ và số hóa giao tiếp.

Cogover là sản phẩm được xây dựng bởi Stringee Việt Nam và Cogover LLC (Mỹ) hợp tác phát triển với hơn 150 kỹ sư, chuyên gia từ Mỹ, Việt Nam, Ấn Độ, đang phục vụ hơn 3.000 doanh nghiệp với 120 triệu người dùng.

"Chúng tôi xây dựng Cogover với một sứ mệnh là mang công nghệ No-code/Low-code và AI đến gần hơn với doanh nghiệp tại Việt Nam, những người đang khao khát số hoá nhưng thiếu công cụ phù hợp", ông Dũng nói.

Về cơ bản, Cogover giúp xây dựng và tùy chỉnh các luồng công việc phù hợp với nghiệp vụ của từng doanh nghiệp, từ quản lý đơn hàng, duyệt chi, đề xuất nội bộ, đến quy trình bán hàng hay chăm sóc khách hàng,... trên một nền tảng duy nhất.

Ngoài ra, nền tảng còn có khả năng tự động hoá thông minh nhờ tích hợp mọi loại AI cũng như các hệ thống khác chỉ bằng cách khai báo, từ đó giúp giảm đáng kể các thao tác thủ công lặp đi lặp lại.

Thông qua Cogover, doanh nghiệp sẽ được AI hỗ trợ tự động phân loại yêu cầu, chấm điểm ứng viên, đánh giá hồ sơ, dự đoán xu hướng vận hành,... từ đó giúp nhà quản trị đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

Câu chuyện không của riêng ai

Quản trị số được xem là hành trình tất yếu của mọi doanh nghiệp trong bối cảnh nền kinh tế số Việt Nam đang chứng kiến những bước tiến mạnh mẽ.

Theo Kế hoạch hành động quốc gia về phát triển kinh tế số giai đoạn 2024 - 2025 do Phó Thủ tướng Thường trực Nguyễn Hòa Bình ký, quản trị số được xác định là một trong những trụ cột then chốt, với mục tiêu biến dữ liệu và công nghệ số thành "yếu tố đầu vào" cốt lõi cho mọi hoạt động kinh doanh.

Trong bối cảnh kinh tế số Việt Nam được dự báo sẽ đạt quy mô 30 tỷ USD vào năm 2025 với tốc độ tăng trưởng hàng năm 20%, quản trị số giờ đây không còn là một tùy chọn, mà là một yêu cầu sống còn.

Quản trị số đã vượt ra khỏi định nghĩa về việc đơn thuần áp dụng công nghệ, mà đã trở thành một cuộc cách mạng trong cách các tổ chức vận hành, kết nối và ra quyết định dựa trên dữ liệu. Chính phủ đã nhận thức rõ ràng, trong bối cảnh toàn cầu hóa, chỉ có quản trị số mới giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Tuy nhiên, hành trình này không trải đầy hoa hồng. Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, rào cản về chi phí, nhân lực và công cụ phù hợp vẫn còn đó. Bởi chuyển đổi số không dừng lại ở việc áp dụng công nghệ, mà còn là sự thay đổi trong tư duy quản trị và văn hóa doanh nghiệp.

Chính vì vậy, những giải pháp như Cogover, với cách tiếp cận No-code/Low-code và AI, đang mang đến một hy vọng mới, giúp các doanh nghiệp Việt Nam rút ngắn khoảng cách với các tập đoàn lớn trên con đường quản trị số theo cách "bình dân" nhất.