Đừng chuyển đổi số khi chưa sẵn sàng

Mất mát từ thất bại

Từng chứng kiến hành trình chuyển đổi số của ABC Bakery, PGS.TS Trần Hà Minh Quân, Viện trưởng Viện Đào tạo quốc tế ISB (Đại học kinh tế TP.HCM) kể lại, sau khi phân tích tình hình kinh doanh và vận hành của ABC Bakery tại nhà máy sản xuất và các cửa hàng bán lẻ, nhiều điểm đau đã được đơn vị tư vấn chuyển đổi số chỉ ra. 

Cụ thể, quầy tính tiền luôn ách tắc, tốn nhiều chi phí và thời gian để nhân viên thuộc tất cả mặt bánh, không thể phục vụ cùng lúc nhiều khách hàng và tính tiền sai là chuyện bình thường.

Là người làm kinh doanh, nhà sáng lập ABC Bakery Kao Siêu Lực nhanh chóng tính được số tiền và khoảng thời gian có thể tiết kiệm nếu những vấn đề đó được giải quyết. Ông Lực nhanh chóng cho khởi động hành trình chuyển đổi số.

Điều này cũng dễ hiểu vì thực tế tại nhiều doanh nghiệp đã chứng minh, chuyển đổi số có thể nâng cao hiệu suất, tiết kiệm chi phí, và mở rộng quy mô tốt hơn.

Một nhà máy sản xuất giày ứng dụng công nghệ tiên tiến ở Pháp dự kiến đến 2025 giảm lượng nhân sự từ 500 xuống 50 người, có thể sản xuất hàng loạt nhưng cũng có thể cá nhân hoá đến từng đôi giày. Sau tám tháng triển khai chuyển đổi số với Base, Thai Vietjet Air đã cắt bỏ được lượng lớn máy in, máy photo và số lượng văn phòng phẩm vì các hoạt động đều được đưa lên mây.

Hay ở Việt Nam, việc chuyển đổi số sau hơn 2 năm đã giúp Faslink xây dựng được một văn phòng “không giấy”, triệt tiêu trình ký nội bộ, cắt giảm quy trình triển khai đơn hàng từ 2 ngày xuống chỉ còn 2 tiếng.

Quay trở lại câu chuyện của ABC Bakery, khi chỉ mới bắt đầu không lâu, dự án chuyển đổi số của hãng phải dừng lại và đắp chiếu trong một thời gian dài dù đã tốn rất nhiều tiền, chịu lãi suất ngân hàng rất cao. Lý do là đội ngũ làm bánh vốn đã gắn bó với công ty nhiều năm trời không được đào tạo, không đủ sự sẵn sàng và năng lực để vận hành trên hệ thống.

Cho đến khi ABC Bakery tuyển thêm được đội ngũ nhân công mới thuộc thế hệ trẻ vốn đã quen với công nghệ, ông Lực mới tái khởi động dự án, tạo một bước ngoặt góp phần quan trọng cho sự thành công của hãng như hiện nay.

Tương tự trường hợp của ông Lực, ông Quân cho biết, vẫn có hơn 70% doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi số nhưng thất bại ngay từ những giai đoạn đầu. 

Một báo cáo của Harvard Business Review cũng chỉ ra, có tổng 70% ngân sách (tương đương 900 triệu USD) dành cho việc chuyển đổi số bị lãng phí trong năm 2021.

Lý do chính là khi áp dụng công nghệ vào quản trị và vận hành, nhiều doanh nghiệp chưa thực sự sẵn sàng cả về tư duy lẫn tài chính. Doanh nghiệp nào may mắn có ông chủ quyết liệt ép triển khai nhưng đội ngũ chưa sẵn sàng thì việc áp dụng cũng không trọn vẹn, chạy song song hai hệ thống, vừa không tối ưu lại gặp nhiều rắc rối. Chủ hào hứng nhưng nhân sự lại thấy sợ khi nghe đến chuyển đổi số. Tình trạng này kéo dài sẽ khiến vai trò của hệ thống mới bị lu mờ và doanh nghiệp lại quay về cách làm truyền thống.

“Những thất bại trong quá trình chuyển đổi số không chỉ khiến doanh nghiệp bị tổn thất về khía cạnh tiền bạc, mà còn đánh mất thị phần, năng lực cạnh tranh và rất nhiều cơ hội kinh doanh”, ông Quân nói trong khuôn khổ buổi ký kết giữa ISB và Base.vn về việc triển khai khóa học “Go live Experience for SME+” nhằm mang đến cho doanh nghiệp vừa và lớn những góc nhìn toàn diện cả về lý thuyết và thực hành về hành trình xây dựng doanh nghiệp số.

Nỗi đau lớn nhất là “con người”

Lãnh đạo một đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp, ông Trần Văn Viển, đồng sáng lập và Giám đốc khu vực miền Nam của Base.vn cho biết, trong quá trình tiếp xúc với hàng chục nghìn doanh nghiệp 6 năm qua, Base vẫn không ngừng trăn trở về những loay hoay, thất bại của doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.

Có tới 20% khách hàng mà ông Lê Đức Minh, Trưởng bộ phận triển khai khu vực miền Nam của Base.vn, đã làm việc cùng phải tạm ngưng dự án hoặc bỏ ngang giữa chừng. Trong đó, hơn 60% thất bại do không có sự sẵn sàng cũng như sự cam kết ở ban lãnh đạo và đội ngũ tiên phong của doanh nghiệp.

“Khi triển khai bất cứ phần mềm hay giải pháp nào, dù công cụ có tốt đến đâu nhưng không có sự sẵn sàng của con người thì tất cả những mục tiêu đã đặt ra đều không khả thi”, ông Minh nói.

Đó cũng chính là lý do mà Base, dù là công ty công nghệ, lại rất ít nói về công nghệ. Theo ông Viển, sau cùng thì công nghệ được sinh ra để phục vụ con người, là phương thức và công cụ phục vụ con người. Chỉ khi đội ngũ hiểu được những giá trị mà công nghệ mang lại cộng với những trải nghiệm thực tế để biết cách ứng dụng trong công việc của chính họ, họ mới sẵn sàng đồng hành cùng người lãnh đạo trên hành trình chuyển đổi số.

“Chúng tôi cũng ít nói rằng mình đi triển khai công nghệ mà là chuyển giao công nghệ. Do đó, chúng tôi thường nói nhiều hơn về những giá trị mà công nghệ có thể tạo ra cho người dùng”, đồng sáng lập Base.vn nói.

Chuyển đổi số không chỉ là áp dụng công nghệ, thay đổi thói quen làm việc, mà còn mang đến một trải nghiệm làm việc, tư duy rất mới cho nhân sự.

“Việc cải thiện quy trình diễn ra một cách chủ động từ đội ngũ nhân viên thay vì lãnh đạo. Thậm chí, nhân viên cũng rất thích vì mỗi lần làm báo cáo rất tiện, không phải vất vả đi nhặt dữ liệu như ngày xưa”, bà Trần Hoàng Phú Xuân, CEO Công ty CP Kết nối thời trang (Faslink) cho biết.

Câu hỏi quan trọng nhất trước khi bắt đầu

Theo một khảo sát của Vinasa năm 2020, có đến 92% doanh nghiệp Việt mong muốn hoặc có ý định tìm hiểu chuyển đổi số nhưng phần lớn đều không thực sự hiểu chuyển đổi số là gì và nên bắt đầu từ đâu.

Ông Viển cho rằng, chuyển đổi số cần sự kết hợp của "chiến tranh du kích" và "chiến tranh nhân dân", cần cái nhìn tổng thể và toàn diện để được lòng tất cả mọi người, chú trọng trải nghiệm nhân viên, đồng thời, chia các trận nhỏ để đánh.

Việc xây dựng doanh nghiệp số cần có một kế hoạch và chiến lược tổng thể - yếu tố giúp doanh nghiệp xóa điểm mù trong quá trình thực thi, giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng đo lường hiệu quả và kiểm soát quá trình, giúp nhân viên dễ dàng nhận thấy hiệu quả và vai trò của mình trong hành trình chuyển đổi số chung của cả tổ chức.

Xuất phát từ nỗi đau lớn nhất của các doanh nghiệp, ông Minh cho rằng, khi bắt đầu chuyển đổi số, doanh nghiệp nên tập trung vào yếu tố con người thay vì công nghệ. 

Công tác truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng để nhân viên hiểu rõ được ý nghĩa và công việc cần làm khi chuyển đổi số, hào hứng và cởi mở tiếp nhận các ứng dụng công nghệ. Cả doanh nghiệp phải thực sự sẵn sàng trước khi bắt đầu.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần hướng đến nguồn nhân lực hiện tại. Không có bất cứ phần mềm, lộ trình, giải pháp chung nào cho tất cả tổ chức, dù là hoạt động trong cùng một lĩnh vực. Đội ngũ đơn vị tư vấn có thể hiểu rất rõ phần mềm, làm chủ các giải pháp, tính năng của sản phẩm và hiểu rõ vai trò của công nghệ nhưng họ không thể nắm được quy trình vận hành nội bộ, góc nhìn từ phía doanh nghiệp mà đơn vị đó đã xây dựng và tích lũy từ những ngày đầu tiên.

Do vậy, nếu có thể kết hợp đặc thù của doanh nghiệp và các giải pháp công nghệ, việc tìm được những lời giải cho các thách thức mà doanh nghiệp đang gặp phải là hoàn toàn khả thi.

Các chuyên gia cho rằng, doanh nghiệp khi bắt đầu tìm hiểu chuyển đổi số không nên tập trung quá nhiều vào phần “số” mà quên đi phần “chuyển đổi”. 

Điểm bắt đầu của hành trình chuyển đổi số không nên là công nghệ, phần mềm hay bất cứ đơn vị cung cấp nền tảng nào, mà nên xuất phát từ nhu cầu và tư duy của doanh nghiệp đối với công cuộc “chuyển đổi”. Người lãnh đạo cần tự hỏi “doanh nghiệp của mình đã thực sự sẵn sàng để chuyển đổi hay chưa”.