Tránh lỗi nhịp trong chuyển đổi số

Là thế hệ trẻ kế nghiệp trong một công ty gia đình chuyên về sản xuất, phân phối và chuyển giao kỹ thuật ứng dụng các loại phụ gia - hóa chất xây dựng, 2 năm trước, ông Đặng Hoàng Nam, Trưởng ban đầu tư, quản lý phát triển kinh doanh thị trường quốc tế Bestmix bắt đầu triển khai ứng dụng phần mềm ERP trong quản lý sản xuất và kinh doanh của công ty. 

Tuy nhiên, một bài toán khó ông cần giải quyết ngay từ đầu là thuyết phục đội ngũ tham gia vào quá trình chuyển đổi số, đặc biệt là những người thuộc thế hệ sáng nghiệp đã gắn bó với công ty hàng chục năm trời.

Lựa chọn từ khoá kiên trì, ông Nam đồng hành cùng họ, thiết kế quy trình và chỉ cho họ những khác biệt mà công nghệ mang lại cũng như đào tạo để đưa cả đội ngũ đi lên. Ông cho họ thấy công nghệ giúp giảm tải công việc và gia tăng năng suất thay vì tạo ra nhiều gánh nặng. Đồng thời, ông cũng phân tích và báo cáo với ban lãnh đạo để nhận được sự ủng hộ.

Ông Trần Bằng Việt, CEO Dong A Solutions cũng cho rằng, việc áp dụng chuyển đổi số không phải để giám sát, kiểm soát người khác mà để các công việc đạt hiệu quả cao hơn.

“Lãnh đạo nào cũng muốn công ty phát triển. Mình phải chứng minh được giải pháp mang về có thể giải quyết các vấn đề và giúp công ty lớn lên”, ông Nam nói trong sự kiện “Mong đợi và năng lực cho chuyển đổi số, làm sao để không lỗi nhịp?” do Skale, Tạp chí Kinh tế Sài Gòn, Saigon Times Club và Le & Associates đồng tổ chức.

Sau hai năm triển khai chuyển đổi số, các thành viên của Bestmix đã ứng dụng công nghệ thuần thục, tỏ ra hào hứng và mong đợi những chuyển đổi trong công ty. Ông Nam nhấn mạnh, tạo được niềm tin thì sẽ đi đúng hướng.

Cùng đặt mình vào cuộc đua chuyển đổi số nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng thành công. Khi quan sát các doanh nghiệp trên thị trường, bà Phạm Thị Mỹ Lệ, Chủ tịch HĐQT Công ty Giải pháp nhân lực Le & Associates (L&A) cho biết, ba lý do chính khiến tổ chức thất bại khi ứng dụng công nghệ nhân sự là thiếu năng lực trong việc quản lý và triển khai, nhân sự thiếu hiểu biết về công nghệ và hệ thống quản lý nhân lực của công ty chưa sẵn sàng.

Đặc biệt, sự lỗi nhịp diễn ra rất nhiều ở quản lý cấp trung – những người chịu trách nhiệm chuyển từ chiến lược sang thực thi.

Rõ ràng, chìa khoá của việc chuyển đổi số không chỉ nằm ở yếu tố công nghệ mà là yếu tố con người. Như bà Trần Phương Ngọc Thảo, Giám đốc chuyển đổi số Công ty Vàng bạc đá quý Phú Nhuận (PNJ) nhìn nhận, chuyển đổi số không phải là nâng cấp công nghệ mà là chuyển đổi mô hình kinh doanh với cách làm mới và tư duy mới.

“Công nghệ và con người như chân trái và chân phải. Doanh nghiệp thay đổi công nghệ thì cũng đồng thời phải kéo nhân sự tiến thêm một bước”, bà Thảo nói.

Việc chuyển đổi số trước hết đi từ nhận thức và hiểu biết của người lãnh đạo, từ đó ưu tiên và mạnh dạn đầu tư đúng mức, đúng cách, tránh va vấp trong quá trình chuyển đổi số. Một năng lực mà các nhà lãnh đạo cần bổ sung, theo ông Trương Bình Nguyên, Phó chủ tịch HĐQT SKALE, là năng lực sẵn sàng cho chuyển đổi số, chuyển đổi tư duy.

Bên cạnh năng lực lãnh đạo, năng lực cốt lõi của tổ chức cũng quan trọng không kém. Theo bà Lệ, giao thoa giữa năng lực, môi trường làm việc và yêu cầu công việc sẽ tạo nên điểm ngọt về hiệu suất trong khi giao thoa giữa năng lực mạnh, nhu cầu của tổ chức và đam mê là điểm ngọt đào tạo.

Chiến lược chuyển đổi số được đưa ra dựa trên xu hướng thị trường và các điểm đau doanh nghiệp cần giải quyết. Việc cộng hưởng những cảm nhận rõ rệt của người nhân viên về điểm đau của doanh nghiệp cùng tầm nhìn chiến lược của người lãnh đạo sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra mục tiêu và con đường cụ thể cho hành trình chuyển đổi số.

Tuỳ vào xu hướng, đặc thù ngành nghề và năng lực nội tại, doanh nghiệp sẽ tìm ra lời giải cho bài toán chuyển đổi số của riêng mình. Không phải lúc nào “kê đơn” thật mạnh cũng tốt mà phải thực sự đánh giá và thấu hiểu thị trường và chính mình.

Như nhận định của ông Trần Lệ Nguyên, Phó chủ tịch HĐQT Tập đoàn KIDO, chuyển đổi số là xu hướng nhưng mục tiêu mới là quan trọng, đặc biệt là về kết quả kinh doanh. Tuy nhiên cần lưu ý, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa cực đoan quá với chuyển đổi số dẫn đến đầu tư dàn trải nên vừa tốn nguồn lực, thời gian mà kết quả không như mong đợi.

“Chuyển đổi số hiệu quả là khi “nội soi” được doanh nghiệp và đưa ra những chiến lược đúng đắn”, ông Nguyên cho hay.

Đưa cả tập thể đi trên hành trình chuyển đổi số

Sau 2 năm lên kế hoạch cũng như chuẩn bị các phương án dự phòng và cân nhắc kỹ lưỡng, PNJ lựa chọn thay đổi đồng loạt thay vì chuyển đổi từng phần. Tuy nhiên một số sự cố đã xảy ra, các phương án dự phòng được bật lên. Từ chủ tịch HĐQT đến CEO và lãnh đạo các cấp đều bình tĩnh ứng biến, xông pha từ bắc chí nam để động viên đội ngũ.

Bà Thảo cho biết, văn hoá doanh nghiệp cũng như trải nghiệm nhân viên là nền tảng quan trọng giúp công ty vượt qua các sự cố và triển khai các dự án thành công.

“Nhiều khi đầu tư hệ thống quá phức tạp, không thân thiện và trải nghiệm nhân viên không tốt, họ sẽ không muốn tìm tòi học hỏi, dễ nản lòng và dễ ra đi”, bà Thảo nói.

Điều này cũng hoàn toàn tương đồng với phân tích của Chủ tịch HĐQT L&A về các yếu tố làm nên sự thành công của một doanh nghiệp. Đó là các yếu tố bên trong, bao gồm văn hoá của doanh nghiệp; ứng dụng công nghệ và con người, và các yếu tố bên ngoài như thị trường, khách hàng, đối thủ…

Như một mô hình kim tự tháp, chuyển đổi số thành công là khi lãnh đạo cấp cao, cấp trung và các cấp nhân viên có thể tận dụng sức mạnh mà chuyển đổi số mang lại.

Không chỉ lắng nghe khách hàng, việc lắng nghe nhân viên là điều quan trọng để giải quyết được yêu cầu của thị trường và nỗi đau của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải khiến người lao động cảm nhận là một phần của hành trình chuyển đổi số, là những chiến binh và người dẫn dắt sự chuyển đổi của công ty.

“Chuyển đổi số là quá trình phức tạp và mệt mỏi nên cần chuẩn bị tinh thần cho đội ngũ nhưng đồng thời có sự quan tâm kịp thời và đào tạo để không ai bị rớt lại phía sau. Nhân viên nhận được quan tâm và đầu tư của lãnh đạo thì mức độ gắn bó và cam kết sẽ cao hơn”, người phụ trách mảng chuyển đổi số của PNJ nhận định.

Dù vậy, mỗi doanh nghiệp sẽ có những lựa chọn phương án triển khai khác nhau. Lựa chọn cách làm nhanh, quyết liệt và dứt khoát, lãnh đạo Công ty CP Công nghệ và truyền thông Việt Nam (VNTT) giao bà Nguyễn Thị Linh, Giám đốc Nhân sự công ty để cho những người không chịu thay đổi đứng qua một bên, tránh làm rào cản cho hành trình chuyển đổi của doanh nghiệp.

Thay vì mềm mỏng thuyết phục, công ty này cương quyết để nhân sự phải thay đổi hoặc là “chết”. Năm 2019, lãnh đạo VNTT trừ KPI những người còn dùng Excel. Năm 2020, lãnh đạo VNTT không ký bản cứng nên nhân sự phải tìm phần mềm ứng dụng. Năm nay, VNTT đang thực hiện triển khai giải pháp ERP.

“Công cuộc chuyển đổi số chỉ chấp nhận nguồn nhân lực có chất lượng đáp ứng được yêu cầu hiện tại và tương lai của công ty chứ không phải nguồn nhân lực ổn định. Nên người làm nhân sự phải ý thức và giữ lại những ai phù hợp với mục tiêu của tổ chức”, bà Linh nói. 

"Không phải ai cũng có thể thích nghi tốt với quá trình chuyển đổi số, sẽ có những cái giá đắt về mặt con người", bà Trương Lý Hoàng Phi, Chủ tịch HĐQT IBP khẳng định.