Lỗ hổng và rủi ro trong quản lý tài chính ban quản trị nhà chung cư

Lỗ hổng lớn trong quản lý kế toán và hoá đơn của ban quản trị

Mặc dù Luật Nhà ở 2023 và Thông tư 05/2024/TT-BXD đã đi vào thực tế, nhưng mô hình ban quản trị nhà chung cư vẫn đang tồn nhiều bất cập, tại nằm ngoài sự giám sát chặt chẽ của hệ thống kế toán và thuế vụ.

Trước thực trạng ban quản trị trực tiếp điều hành, vận hành, thu phí bằng phiếu thu và quản lý quỹ bảo trì hàng trăm tỷ phí bảo bảo trì, phí dịch vụ của cư dân mà không có sổ sách chuẩn mực, đã đến lúc các cơ quan quản lý cần một "cuộc cách mạng" về pháp lý để bảo vệ quyền lợi cư dân.

Theo đó, trong cấu trúc quản trị đô thị hiện đại, ban quản trị nhà chung cư được thiết lập như một mô hình dân chủ cơ sở, đại diện cho quyền sở hữu của cư dân. Luật Nhà ở 2023 quy định, ban quản trị có con dấu và tài khoản riêng, tuy nhiên về bản chất, ban quản trị vẫn là một thực thể phi pháp nhân thương mại.

Hoạt động của các ban quản trị không giống như doanh nghiệp kinh doanh, mà trên cơ sở "tự nguyện" và "phi lợi nhuận". Cũng chính vì vậy, ban quản trị không có một cơ chế kế toán và kiểm soát tài chính chuyên nghiệp.

Vấn đề bắt đầu phát sinh khi ban quản trị lại đang nắm quyền định đoạt quỹ bảo trì và quỹ vận hành với quy mô từ vài tỷ đến hàng trăm tỷ đồng.

Do đó, việc thiếu vắng một cơ chế kiểm soát tài chính chuyên nghiệp, chuẩn hóa, đang biến các ban quản trị trở thành những "ốc đảo" nằm ngoài sự giám sát của hệ thống kế toán và thuế vụ, tạo ra rủi ro hệ thống cho thị trường bất động sản và trật tự quản lý xã hội.

Cụ thể, một trong những điểm yếu cốt lõi hiện nay trong hoạt động của ban quản trị là sự mâu thuẫn giữa quy mô dòng tiền và năng lực quản trị tài chính của ban quản trị.

Thứ nhất là sự thiếu hụt chuẩn mực kế toán đặc thù. Theo đó, mặc dù Thông tư 05/2024/TT-BXD đã cập nhật nhiều quy định mới, nhưng vẫn bỏ trống hoàn toàn các hướng dẫn về nghiệp vụ kế toán dành riêng cho ban quản trị.

Hiện nay, hầu hết các ban quản trị đều thực hiện ghi chép thu chi theo phương pháp thống kê đơn giản, không tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản như nguyên tắc dồn tích hay nguyên tắc thận trọng.

Việc thiếu hệ thống sổ sách chuẩn hóa khiến công tác quyết toán quỹ bảo trì tại các hội nghị nhà chung cư thường chỉ mang tính hình thức, thiếu cơ sở định lượng để cư dân giám sát.

Thứ hai là những bất cập từ cơ chế "phiếu thu" thay thế hóa đơn tài chính. Hiện nay, tại nhiều địa phương, các cơ quan thuế vẫn hướng dẫn ban quản trị sử dụng phiếu thu nội bộ để thu các loại phí.

Đây là một thực trạng rất đáng quan ngại. Dưới góc độ quản lý tài chính doanh nghiệp, phiếu thu chỉ là chứng từ ghi nhận dòng tiền mặt, không có giá trị thay thế hóa đơn trong việc xác định doanh thu và nghĩa vụ thuế.

Do đó, việc lạm dụng phiếu thu không chỉ làm sai lệch dòng tiền mà còn tạo điều kiện cho các giao dịch "ngoại sổ sách", nằm ngoài tầm kiểm soát của cơ quan thanh tra.

Thực tế, thời gian vừa qua, không ít ban quản trị chung cư đã bị xử phạt liên quan đến việc chiếm dụng, biển thủ quỹ bảo trì. Đơn cử như vụ việc tại chung cư Miếu Nổi, TP. HCM, ban quản trị dự án này đã bị cơ quan cảnh sát điều tra đề nghị truy tố về tội "tham mô tài sản" với số tiền lên đến 1 tỷ đồng.

Cũng tại TP.HCM, ban quản trị chung cư Conic Đông Nam Á cũng đã vi phạm quy định về hóa đơn do không lập hóa đơn khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho cư dân, vi phạm quy định tại Nghị định 125/2020 của Chính phủ về xử phạt hành vi vi phạm thuế và hóa đơn.

Ban quản trị chung cư này đã bị Chi cục Thuế huyện Bình Chánh xử phạt vi phạm hành chính, yêu cầu nộp số tiền lên đến hơn 119 tỷ đồng.

Nguy cơ chiếm dụng nguồn thu

Luật Nhà ở 2023 đã phân định rõ, ban quản trị giữ vai trò quản trị (giám sát, phê duyệt), còn đơn vị quản lý vận hành thực hiện việc quản lý vận hành toà nhà và điều hành kỹ thuật chuyên môn.

Tuy nhiên, trên thực tế, ranh giới này đang bị xóa nhòa. Nhiều ban quản trị hiện nay trực tiếp đứng ra thực hiện các nghiệp vụ mua sắm vật tư, trang thiết bị bảo trì hoặc trực tiếp thuê mướn lao động.

Khi ban quản trị thực hiện chức năng của một đơn vị điều hành mà không có trình độ chuyên môn kỹ thuật, rủi ro về an toàn tòa nhà (đặc biệt là hệ thống phòng cháy chữa cháy, thang máy) sẽ tăng lên đáng kể.

Hơn thế nữa, việc trực tiếp mua sắm mà không qua đấu thầu công khai đang tạo ra kẽ hở cho các hành vi thông đồng, nâng khống giá trị hợp đồng để trục lợi từ quỹ bảo trì.

Nghiêm trọng hơn, có ban quản trị đã sử dụng tư cách ban quản trị dự án, đứng ra kinh doanh các hạ tầng thuộc sở hữu chung như mặt bằng bãi xe, quảng cáo thang máy, tái cấp điện nước.

Do ban quản trị không có chức năng kinh doanh và không phát hành hóa đơn, toàn bộ lợi nhuận từ các hoạt động này thường được trích lập vào các "quỹ riêng" để chi tiêu nội bộ mà không được kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp hay thuế giá trị gia tăng.

Đây là hành vi kinh doanh trái phép và gây thất thu thuế, vi phạm nghiêm trọng Luật Quản lý thuế và Luật Nhà ở.

Chính sự lỏng lẻo trong "tự quản" tài chính tại các ban quản trị đang dẫn đến các cuộc khiếu kiện kéo dài, làm xói mòn niềm tin của người dân vào mô hình quản trị nhà chung cư.

Để khắc phục thực trạng này, nhiều chuyên gia và đại diện doanh nghiệp cho rằng, các cơ quan quản lý nhà nước cần sớm luật quá quy trình kiểm toán bắt buộc đối với ban quản trị.

Theo đó, mọi hoạt động của ban quản trị trong việc quản lý quỹ bảo trì (từ một định mức nhất định) phải thực hiện kiểm toán độc lập hàng năm trước khi tổ chức hội nghị nhà chung cư.

Bên cạnh đó, Bộ Tài chính cần phối hợp với Bộ Xây dựng ban hành thông tư hướng dẫn riêng về hạch toán kế toán cho ban quản trị, bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử cho mọi khoản thu.

Mọi hoạt động thu chi, mua sắm phục vụ tòa nhà phải thực hiện thông qua pháp nhân của đơn vị quản lý vận hành toà nhà có đủ năng lực. Ban quản trị chỉ giữ vai trò hậu kiểm và phê duyệt dự toán.

Mặt khác, các khoản thu từ khai thác sở hữu chung phải được chuyển thẳng vào quỹ bảo trì và phải được hạch toán minh bạch, kê khai thuế theo đúng quy định của pháp luật kinh doanh.

Có như vậy, hoạt động của các ban quản trị mới được quản lý một cách công khai, minh bạch, tránh các trường hợp khai khống, biển thủ quỹ bảo trì gây bức xúc trong cư dân nhiều dự án chung cư như thời gian vừa qua.