Phản ứng của doanh nghiệp trước Covid-19 và những lưu ý pháp lý về nhân sự

Việt Nam đang trải qua đợt sóng tấn công thứ hai về tình trạng lây nhiễm Covid-19 trong cộng đồng. Chính phủ, Bộ Y Tế và các cơ quan hữu quan đang triển khai nhiều biện pháp khác nhau nhằm ngăn chặn và hạn chế sự lây nhiễm dịch bệnh trong cộng đồng.

Trong đợt dịch lần đầu tiên, rất nhiều doanh nghiệp đã chịu tác động nặng nề do những thay đổi trong cuộc sống, thói quen của người tiêu dùng, các hạn chế do giãn cách xã hội. Nhiều doanh nghiệp đã phải sa thải, giảm giờ làm, giảm thu nhập, hoãn thực hiện hợp đồng với người lao động, làm gia tăng tỷ lệ thất nghiệp, tình trạng làm việc cầm chừng của nhiều bộ phận trong xã hội.

Với làn sóng Covid-19 đang diễn ra hiện nay, Chính phủ và cộng đồng doanh nghiệp cũng như người dân đã có những xử trí bình tĩnh và phù hợp hơn nhằm đảm bảo không làm xáo trộn lớn các hoạt động kinh tế xã hội.

Trên góc độ quản lý lực lượng lao động, trong phản ứng với Covid-19, doanh nghiệp cần quan tâm tới các vấn đề trong quan hệ với người lao động nhằm tránh rủi ro làm trái các quy định về pháp luật lao động hiện hành, bị truy vấn thuế hay chịu các khoản phạt phát sinh trong tương lai.

Mô hình phản ứng của doanh nghiệp trong bối cảnh Covid-19

Trước sự bùng phát và lan rộng của đại dịch Covid-19, ông Bùi Ngọc Tuấn, Phó tổng giám đốc Deloitte Việt Nam, cho biết doanh nghiệp có thể xem xét áp dụng mô hình phản ứng theo ba giai đoạn, bao gồm rà soát, thích nghi và thúc đẩy.

Thông tin này được ông Tuấn đưa ra trong hội thảo trực tuyến về “Quản lý nhân sự: Thách thức trong bối cảnh thị trường lao động và môi trường pháp lý thay đổi dưới tác động của Covid-19” được Deloitte Việt Nam phối hợp với Navigos Search tổ chức mới đây.

Trong giai đoạn đầu tiên ở cấp độ vĩ mô, doanh nghiệp cần rà soát các chính sách của Nhà nước như các ưu đãi về thuế, bảo hiểm, công đoàn với người sử dụng lao động và người lao động cũng như các quy định mới về xuất nhập cảnh đối với chuyên gia nước ngoài dưới tác động của Covid-19.

Về nội bộ, doanh nghiệp cần xem xét lại các chính sách đang áp dụng tại doanh nghiệp như thuyên chuyển nhân sự giữa các phòng ban, bộ phận; chính sách làm việc linh hoạt về thời gian (flexi working time) hay cơ chế làm việc tại nhà (work from home) để áp dụng các cơ chế phù hợp.

Các doanh nghiệp cũng cần bổ sung các chính sách hỗ trợ người lao động như thỏa thuận lại phúc lợi, lương thưởng; bổ sung các hướng dẫn về quy trình và kiểm soát tính hiệu quả của hình thức làm việc từ xa; đảm bảo an toàn cho người lao động tại nơi làm việc cũng như cân nhắc về việc đào tạo và phát triển.

Với những chính sách thay đổi này, người lao động sẽ quan tâm nhiều và cần được doanh nghiệp trao đổi thắng thắn, đưa ra thông điệp rõ ràng về cơ cấu và chính sách chi trả thu nhập, hỗ trợ việc làm, trong các trường hợp nghỉ hoặc thay đổi thời gian làm việc.

Không chỉ vậy, dịch bệnh bùng phát đặt ra yêu cầu với doanh nghiệp về vệ sinh, khử khuẩn khu làm việc; giãn cách các bộ phận và sự hỗ trợ để người lao động có thể yên tâm và lạc quan trong công việc.

Hệ thống công nghệ thông tin sẽ giúp hỗ trợ làm việc từ xa và kết nối thường xuyên giữa ban lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên, tránh trường hợp người lao động cảm thấy bị bỏ rơi, lạc lõng.

Theo ông Tuấn, doanh nghiệp cũng có thể thiết lập đường dây nóng hỗ trợ người lao động trong việc cập nhật tình hình dịch bệnh, những khó khăn trong quá trình thay đổi cách thức làm việc, thời giờ, địa điểm làm việc.

Sau đợt bùng phát Covid-19 đầu tiên tại Việt Nam, các doanh nghiệp đã tiến hành rà soát và hiện chuyển sang trạng thái thích nghi. Thậm chí, có nhiều doanh nghiệp đã đang trong giai đoạn thích nghi và tìm nhiều biện pháp để chuyển hướng kinh doanh trong môi trường bình thường mới.

Đáng chú ý, kiểm soát chi phí nhân sự là một trong những ưu tiên của các doanh nghiệp trong bối cảnh phải thắt chặt hầu bao.

Phó Tổng giám đốc của Deloitte Việt Nam cho hay các biện pháp tối ưu hóa chi phí có thể thực hiện là xác định các trường hợp cần thay đổi thời gian làm việc, hay hoãn thời gian thực hiện hợp đồng lao động; tận dụng tối đa các nguồn lực hiện có thông qua thay đổi phạm vi công việc, chia sẻ nguồn lực giữa các bộ phận hay sử dụng lao động thay thế người nước ngoài không thể nhập cảnh trong giai đoạn kiểm soát dịch bệnh.

Giai đoạn cuối cùng mà nhiều doanh nghiệp hiện nay đã bước vào là giai đoạn thúc đẩy. Trong thời điểm hiện tại, nhiều doanh nghiệp đã điều chỉnh các chính sách nhân sự, tiết kiệm chi phí và đảm bảo dòng tiền cũng như thực hiện kế hoạch tiếp tục kinh doanh.

Pháp luật về lao động và thuế cần lưu ý trong việc xử lý mối quan hệ với người lao động

Bà Vũ Thu Hà, Giám đốc Tư vấn thuế nhân sự toàn cầu Deloitte Việt Nam, thông tin cho biết liên quan đến giảm giờ làm, giảm lương, Điều 98 Bộ Luật Lao động 2012 cho phép người sử dụng lao động vì các nguyên nhân khách quan khác như thiên tai, hoả hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch hoạ được phép trả lương ngừng việc với điều kiện có thỏa thuận đồng ý với người lao động và tiền lương trả cho người lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

Về trường hợp tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, người lao động phải quay trở lại trong vòng 15 ngày kể từ ngày hết thời hạn tạm hoãn.

Doanh nghiệp cũng có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động do thiên tai, hỏa hoạn hoặc những lý do bất khả kháng khác theo quy định của pháp luật theo Điều 38 trong điều kiện người sử dụng lao động chứng minh được đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn buộc phải thu hẹp sản xuất, giảm chỗ làm việc cũng như tuân thủ thời hạn báo trước.

Bà Hà lưu ý rằng doanh nghiệp cần chú ý trả trợ cấp mất việc làm nếu không thể giải quyết được việc làm mà phải cho người lao động thôi việc vì lý do kinh tế hoặc thay đổi cơ cấu/công nghệ khiến nhiều nhân viên có nguy cơ mất việc làm. Trước khi cho nhân viên thôi việc, doanh nghiệp phải trao đổi với công đoàn cơ sở và thông báo trước 30 ngày cho cơ quan quản lý lao động.

Liên quan đến kế hoạch bố trí lại công việc cho người lao động, Điều 31 Bộ Luật Lao động 2012 cho phép người sử dụng lao động khi gặp khó khăn đột xuất do thiên tai, hoả hoạn, dịch bệnh, do nhu cầu sản xuất, kinh doanh, được quyền tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với thỏa thuận tại hợp đồng trước đó.

Điều cần lưu ý là việc chuyển này cần có sự thỏa thuận và đồng ý của người lao động, thời gian không được quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong một năm, trừ trường hợp được sự đồng ý của người lao động và tiền lương công việc mới ít nhất bằng 85% so với công việc cũ và không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

Bà Hà nhấn mạnh, đồng thời với việc tuân thủ các quy định của pháp luật lao động về các thủ tục thay đổi hay chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý việc chuẩn bị các hồ sơ chứng từ hợp lý, hợp lệ để các khoản chi phí liên quan được tính trừ cho mục đích tính thuế thu nhập doanh nghiệp và xác định đúng nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân của người lao động.

Các nhà quản lý nhân sự có thể tham khảo các giai đoạn phản ứng của doanh nghiệp, cũng như cân đối các nội dung tuân thủ pháp luật lao động và thuế, bảo hiểm cho doanh nghiệp mình như chia sẻ từ phía Deloitte Việt Nam.