Xây dựng văn hoá doanh nghiệp: Chuyện không chỉ của bộ phận nhân sự

Văn hóa doanh nghiệp chính là đặc điểm, tính cách và cũng là "bản tóm tắt" về các giá trị, truyền thống, tương tác, hành vi và thái độ của các thành viên trong một doanh nghiệp.

Một trong những chìa khóa dẫn đến thành công cho doanh nghiệp là có một nền văn hóa mạnh mẽ được xây dựng dựa trên một tập hợp các niềm tin và giá trị chung, được hỗ trợ bởi chiến lược và cấu trúc thượng tầng. 

Khi một tổ chức có nền văn hóa mạnh mẽ mang đậm bản sắc, toàn bộ đội ngũ sẽ biết lãnh đạo cao nhất muốn họ phản ứng như thế nào trong bất kỳ tình huống nào, họ biết rằng phản ứng mong đợi là đúng và tin rằng mình sẽ được đánh giá cao và khen thưởng khi đóng góp và thể hiện đúng các giá trị của tổ chức.

Nhờ niềm tin và các giá trị được chia sẻ rộng rãi và duy trì vững chắc, sự tin cậy trong đội ngũ gia tăng, mọi người hợp tác hơn và quá trình ra quyết định trở nên nhanh chóng và hiệu quả. Từ đó cải thiện hiệu suất tổng thể của tổ chức và mang lại một lợi thế cạnh tranh chiến lược cũng như cải thiện trải nghiệm khách hàng. 

Chính vì lẽ đó mà các doanh nghiệp rất quan tâm đến việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp mang đậm bản sắc của mình. Bản sắc ấy được thể hiện rõ nét trong cấu trúc thượng tầng đến hạ tầng khi xây dựng và vận hành doanh nghiệp, thực thi các chiến lược và mô hình kinh doanh đã đặt ra.

Thế nhưng, một trong những sai lầm nhiều doanh nghiệp gặp phải là việc triển khai xây dựng văn hóa doanh nghiệp dường như trở thành mối quan tâm và chịu trách nhiệm chính của bộ phận nhân sự (HR) sau khi được định hướng từ ban lãnh đạo. 

Việc HR chịu trách nhiệm cho toàn bộ thành công của quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp mà thiếu sự đồng hành, hỗ trợ, đóng góp, tham gia và tương tác của tất cả phòng ban và đội ngũ khiến cho các dự án xây dựng văn hóa doanh nghiệp dường như đi vào ngõ cụt hoặc hình thành nên một nền văn hóa nhạt nhòa, thiếu nhất quán, không mang lại một thông điệp chung và chưa hướng tất cả mọi người đến cùng một hệ giá trị và hành xử.

Trong hơn 10 năm đi tư vấn cho các doanh nghiệp, từ tái cấu trúc, xây dựng chiến lược và mô hình kinh doanh đến xây dựng hệ thống, quy trình, văn hóa doanh nghiệp, chúng tôi đã quá quen thuộc với hình ảnh phòng nhân sự luôn cố gắng đôn đốc mọi người tham gia vào dự án, thiết kế các chương trình truyền thông, thông điệp, tổ chức các chuyến team-building, các buổi họp. Tuy nhiên, phòng ai nấy lo công việc chuyên môn hàng ngày của mình. 

Bộ phận bán hàng thì bận rộn với các cuộc gặp mặt khách hàng, chuẩn bị chào giá, ký kết hợp đồng. Những người làm tiếp thị thì mải mê với các chiến dịch truyền thông quảng cáo. Đội ngũ sản xuất thì lo cắt giảm lãng phí, đảm bảo năng suất và an toàn trong nhà máy… 

Đó là lý do vì sao một trong những nguyên nhân khiến cho việc xây dựng và duy trì văn hoá doanh nghiệp thất bại chính là thiếu sự cam kết của lãnh đạo và sự tham gia của các phòng ban liên quan.

Dĩ nhiên, không ai có thể phủ nhận vai trò và ảnh hưởng lớn từ HR đến các chương trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Đằng sau định hướng và cam kết của lãnh đạo, vai trò của HR không hề nhỏ trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Đứng ở góc độ HR, vì liên quan đến đội ngũ và truyền thông nội bộ, cả chu trình hoạt động của HR có tác động mạnh mẽ giúp hình thành và khẳng định bản sắc văn hóa doanh nghiệp.

HR sẽ hỗ trợ các phòng ban để tuyển dụng những cá nhân có giá trị và quan điểm, hành vi phù hợp với giá trị văn hóa chung, đồng thời nhận ra những khác biệt nhỏ để có lộ trình chuyển đổi, đào tạo và phát triển cho họ.

HR cũng giúp xây dựng những chính sách thu nhập và phúc lợi hướng đến việc khuyến khích những hành vi ứng xử và giá trị văn hoá đang hướng đến của doanh nghiệp. HR cũng đóng vai trò lắng nghe, thấu hiểu và kết nối đội ngũ thông qua nhiều hoạt động chung mà doanh nghiệp tổ chức. 

Tẩm ảnh hưởng và vai trò lớn là vậy, nhưng ông bà ta có câu “đông tay thì vỗ nên kêu” hay “một cây làm chẳng nên non”. Một phòng nhân sự ở một công ty lớn với vài chục con người và ở công ty nhỏ là vài người cũng chỉ là một phần nhỏ so với đại đa số đội ngũ. Chưa kể trong thời đại mới ngày nay, nhiều dịch vụ thuộc HR được giao cho nhà thầu bên ngoài đảm nhiệm (outsourcing), chẳng hạn như lễ tân, tạp vụ, tài xế, thanh toán lương thưởng phúc lợi thì đội ngũ nhân sự trực thuộc HR còn ít ỏi hơn. 

Vì vậy, việc chỉ một mình phòng HR triển khai xây dựng văn hóa doanh nghiệp cùng lãnh đạo mà thiếu sự đồng hành của lực lượng các phòng ban khác sẽ dẫn đến nhiều sai lầm khác. Và một nỗi buồn thường trực cho HR là “trăm dâu đổ đầu tằm", mà đôi khi lãnh đạo chỉ trích “công ty này không có văn hoá là do HR".

Các doanh nghiệp thường gặp sáu sai lầm chính trong việc xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp.

Một là sự thiếu cam kết của đội ngũ dẫn đến thực hiện không đồng bộ và nhất quán, đặc biệt là cam kết của lãnh đạo.

Hai là các giá trị cốt lõi, quy tắc ứng xử, các quy định về hệ thống quy trình, các mong đợi về xây dựng hình ảnh phù hợp với văn hoá chung không được hiểu giống nhau vì thiếu tương tác và truyền thông nội bộ kém.

Ba là suy nghĩ cục bộ, không hướng đến mục tiêu chung về một nền văn hoá mang đậm bản sắc.

Bốn là dễ trở nên tiêu cực khi gặp chướng ngại, khó khăn trong quá trình triển khai và không kiên trì đi tiếp.

Năm là tư duy ngắn hạn, phục vụ các mục tiêu ngắn hạn trước mắt. 

Sáu là không bắt đầu từ cấu trúc thượng tầng, như tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, văn hoá ứng xử (COC) và chiến lược doanh nghiệp. 

(*) ThS. Nguyễn Thị Hồng Ngọc là Giám đốc vận hành Công ty CP tư vấn và giáo dục John&Partners