Cố vấn ngược – Phương pháp quản trị thu hẹp khoảng cách tuổi tác nơi công sở

“Cố vấn” là khái niệm quen thuộc trong các doanh nghiệp hiện nay. Thông thường, nhân viên cấp cao hơn được giao nhiệm vụ hướng dẫn đồng nghiệp cấp dưới. Tuy nhiên, ông Jim Falteisek, Phó chủ tịch cấp cao mảng quan hệ công chúng khu vực châu Á của 3M cho biết, việc cố vấn có thể diễn ra theo chiều ngược lại.

Theo ông Jim Falteisek, đã qua cái thời mà thâm niên đồng nghĩa với năng lực làm việc. Thế giới đang chuyển động ngày càng nhanh và ngày càng nhiều người thuộc thế hệ millennials (những người sinh năm 1981 - 1995) tham gia vào môi trường làm việc. 

Có khoảng 1,1 tỷ người thuộc thế hệ này ở châu Á. Ở Việt Nam, thế hệ millennials và thế hệ Z (những người sinh năm 1995 – 2012) lần lượt chiếm 35% và 20% cả nước.

Với nét tính cách điển hình là sự linh hoạt, dễ thích nghi và “sành” công nghệ, thế hệ millennials đóng góp đáng kể cho lực lượng lao động. Các thế hệ đi trước thực sự có rất nhiều điều để học hỏi từ những người trẻ.

Thu hẹp khoảng cách thế hệ nhờ cố vấn ngược

Do đó, nhiều công ty, như 3M, đang kết nối các nhà lãnh đạo cấp cao với các “cố vấn” trẻ hơn theo một hình thức là cố vấn ngược (reverse mentoring).

Hình thức này có rất nhiều lợi ích, bao gồm truyền tải quan điểm phản biện về tư duy chiến lược, khả năng lãnh đạo, cách suy nghĩ và giá trị tại nơi làm việc. Hoạt động này cũng cung cấp cho các nhà lãnh đạo cái nhìn sâu sắc về cách suy nghĩ của thế hệ trẻ, cho phép các nhà lãnh đạo hiểu rõ hơn về giá trị, ưu tiên và động lực của giới trẻ.

Nhân viên trẻ cũng sẽ truyền tải cách họ muốn được đối xử và cách tối ưu hóa tài năng của họ để duy trì và giữ chân “nhân tài”. Cuối cùng, phương pháp này sẽ là cầu nối giữa các thế hệ. Bằng cách tạo sự tự do để cả thế hệ trẻ và những người có thâm niên chia sẻ quan điểm riêng, mở mang hiểu biết và xóa mờ những hiểu lầm. Phương pháp này cho phép các doanh nghiệp trực tiếp thu hẹp khoảng cách tuổi tác ở nơi làm việc.

Khi đại dịch Covid-19 thúc đẩy quá trình số hóa công việc, đồng hành cùng một đồng nghiệp trẻ hơn đã giúp những nhân viên “kỳ cựu” thích ứng tốt hơn với kỷ nguyên của truyền thông kỹ thuật số, đặc biệt là trong bối cảnh làm việc từ xa đang trở nên phổ biến.

Hetty, một trong những điều đầu tiên mà người cố vấn trẻ tuổi của ông Jim, đã dạy ông về cách thế hệ trẻ nhận thức về truyền thông kỹ thuật số và mạng xã hội. Ông đã có cơ hội chứng kiến sự trỗi dậy của mạng xã hội mà lúc đầu, ông không biết rằng các nền tảng như Facebook và Instagram được coi là không gian cá nhân. Nhờ những chia sẻ của Hetty, ông Jim mới có thể hiểu được khái niệm này và nhìn nhận nó từ một góc độ khác.

Điều này sau đó đã thúc đẩy Jim phát triển một nhóm dành cho nhân viên 3M ở châu Á trên Yammer, một mạng xã hội chuyên biệt dành cho việc xây dựng cộng đồng tại 3M. Nhờ Hetty hướng dẫn trong toàn bộ quá trình, ông Jim đã đưa Yammer trở thành một công cụ rất hữu ích để gặp gỡ, đăng các câu hỏi hoặc chia sẻ thông tin với đồng nghiệp và cộng tác với các phòng ban khác nhau, đặc biệt trong đại dịch Covid-19.

Vị lãnh đạo 3M cho biết, một trong những nguyên tắc lãnh đạo mà ông luôn tuân thủ là nói lời cảm ơn và ghi nhận đóng góp của đồng nghiệp. Trước sự ngạc nhiên của ông, Hetty chia sẻ rằng thế hệ của cô ấy đánh giá cao sự thân mật trong những lời ghi nhận và sẽ cảm kích việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số như email để nói lời cảm ơn.

“Là một người đến từ thế hệ mà thiệp viết tay cá nhân đã trở thành chuẩn mực, điều này khiến tôi không khỏi…sốc. Tôi đã lo lắng rằng nó có vẻ hơi thân mật quá và có thể trở nên không chân thành, nhưng Hetty giải thích rằng thế hệ trẻ không nhìn nhận việc này theo cách đó”, ông Jim kể lại.

Những ngày này, vị lãnh đạo 3M thấy mình gửi nhiều email "cảm ơn" cho các đồng nghiệp vì đơn giản là nó hiệu quả hơn nhiều so với thiệp viết tay. Điều này đã tạo ra một tình bạn thân thiết giữa nhân viên trong công ty và giúp văn hóa của 3M trở nên sống động hơn.

Cố vấn hai chiều và tầm ảnh hưởng lên những người cố vấn trẻ

Ở góc độ nào đó, vì Covid-19 đòi hỏi phải làm việc từ xa, nên việc có một người được cố vấn là lãnh đạo rất quan trọng trong việc giúp các nhân viên trẻ, đặc biệt là những người mới đi làm, hiểu được những thay đổi và định hình suy nghĩ trong môi trường làm việc hiện đại.

Ngoài những việc hiển nhiên như tiếp thu được nhiều kinh nghiệm từ những người đi trước, mô hình cố vấn ngược cũng đem đến một làn gió mới cho hình thức cố vấn truyền thống. Hình thức mới này cho phép quá trình giao tiếp hai chiều và giúp cho việc trò chuyện dễ dàng hơn. Thông qua cách này, các nhân viên trẻ tuổi có thể chia sẻ những hiểu biết của họ và được lắng nghe.

Bên cạnh việc thúc đẩy gắn kết và năng suất, việc cố vấn ngược thậm chí còn cho phép những nhân viên trẻ tuổi hơn có tác động đến các quyết định của lãnh đạo cấp cao trong công ty.

“Trong các cuộc họp thường kỳ của chúng tôi, Hetty đã chia sẻ về đóng góp của mình trong việc khởi động một số mạng lưới nhân viên ở Philippines. Tôi đã có thể sử dụng những nghiên cứu của Hetty làm cơ sở để nâng cao các chiến lược và kế hoạch hành động cho năm 2021 mà tôi hiện đang phụ trách”, ông Jim cho biết.

Làm thế nào để các công ty có thể triển khai mô hình cố vấn ngược hiệu quả

Để tối ưu hóa hiệu quả của hình thức này, Phó Chủ tịch 3M đúc kết một số lưu ý cho các công ty.

Đầu tiên, tất cả người cố vấn trẻ và lãnh đạo phải hiểu rõ động lực và lý do muốn tham gia trước khi bắt đầu quá trình cố vấn. Điều này rất quan trọng bởi trong một thời gian biểu cố định, nhiều người không sẵn sàng để dành ra ít nhất một tiếng đồng hồ mỗi tháng trong vòng sáu tháng liên tục để thực hiện việc “cố vấn”.

Anh Phan Hưởng, quản lý nhãn hàng chăm sóc sức khỏe tiêu dùng và an toàn tại 3M Việt Nam cũng nhìn nhận, việc sắp xếp thời gian là một trong những thử thách ban đầu. Dù vậy, anh và người đồng hành – ông Troy Gerry, Giám đốc mảng quan hệ chính phủ của 3M tại Mỹ, đã lập thời gian biểu trước cả nửa năm và sắp xếp lịch trình trao đổi rất cụ thể để cả hai bên có thời gian thu vén và chuẩn bị tốt hơn.

Tiếp theo, họ phải đặt ra mục tiêu rõ ràng để đảm bảo chương trình mang lại hiệu quả cho họ. Ngoài việc chia sẻ lý thuyết, những “bài tập” nho nhỏ để thử và ứng dụng vào thực tiễn cũng rất quan trọng giúp “đôi bạn” cùng tiến.

Chọn chủ đề “cân bằng cuộc sống” để trao đổi, anh Hưởng đã nhìn nhận những bài học rất thú vị trong quan điểm về “sự cân bằng”, tiền bạc, giá trị gia đình, tiềm lực cá nhân dịch chuyển qua các thế hệ cũng như nền văn hóa như thế nào. Về phía Troy, ông cũng gặt hái không ít “quả ngọt” và thay đổi cách ông dẫn dắt nhóm nhân viên trẻ tuổi hơn, hay cải thiện cả cách tiếp cận, trò chuyện với con cái.

Thứ ba, cả người cố vấn và người được cố vấn phải thiết lập ranh giới rõ ràng giữa các chủ đề liên quan tới công việc và cuộc sống cá nhân và thống nhất cam kết chung trước khi bắt đầu hành trình cố vấn. 

Cuối cùng, nên kiên trì với vai trò được giao. Ông Jim cho rằng, các giám đốc điều hành cấp cao nên hạn chế quay trở lại 'chế độ lãnh đạo', trong khi các nhân viên trẻ hơn nên tiếp tục trở thành 'giáo viên' cho những người được họ cố vấn. Thường xuyên có những cuộc đối thoại và chia sẻ để nâng cao nhận thức về định kiến sai lầm tuổi tác ở nơi làm việc. 

"Nhân viên cấp dưới không bao giờ là quá trẻ để dẫn dắt hoặc hướng dẫn, và những người lớn tuổi hơn không bao giờ quá già để học những kỹ năng mới", Phó chủ tịch 3M nói.

Hiện nay, gần 300 nhân viên 3M tại châu Á đang tham gia chương trình cố vấn ngược, một chương trình quan trọng góp phần giúp 3M trở thành một nơi làm việc đa dạng, toàn diện và truyền cảm hứng.