Giải bài toán thiếu hợp tác nội bộ trong doanh nghiệp

Khi các phòng ban trong doanh nghiệp thiếu sự kết nối, nội bộ trở nên rời rạc, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp dần đánh mất lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Tình trạng này thường được gọi là “silo”, xảy ra khi một số bộ phận không muốn hợp tác và chia sẻ thông tin với nhau. Tình trạng này đặc biệt xảy ra như một hệ quả của việc phân công lao động theo chuyên môn hóa, khiến nhân sự gắn kết với một nhóm hơn là với công ty.

Hiện tượng này không chỉ làm mất niềm tin giữa các phòng ban, giảm hiệu quả vận hành, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc mà còn đe dọa đến văn hóa doanh nghiệp, cản trở sự phát triển bền vững.

Ở chiều ngược lại, Brett Hansen, Giám đốc tăng trưởng (CGO) của Công ty phần mềm Semarchy (Mỹ) khi chia sẻ trên Forbes đã cho rằng, sự hợp tác giữa các phòng ban đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối nhân viên với mục tiêu chung của công ty, đồng thời cải thiện hiệu suất làm việc, tăng lợi nhuận và thúc đẩy đổi mới. Khi các bộ phận giao tiếp và chia sẻ tài nguyên, doanh nghiệp có thể nhanh chóng nhận diện và giải quyết vấn đề, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí.

Hợp tác cũng mang lại cơ hội sáng tạo khi mỗi nhóm đóng góp chuyên môn và góc nhìn khác nhau. Ngoài ra, làm việc hướng đến mục tiêu chung giúp nhân viên có tinh thần gắn kết hơn, nâng cao sự hài lòng trong công việc và giữ chân nhân tài.

Tại Việt Nam, chuỗi video ngắn "Just Ask Me" được One Mount Group ra mắt từ tháng 12/2023 đã nhanh chóng thu hút sự quan tâm của cán bộ nhân viên công ty này trên trang facebook nội bộ. Mỗi tập là cuộc trò chuyện giữa hai nhân vật từ hai bộ phận khác nhau, xoay quanh đặc thù công việc, văn hóa đội nhóm và góc nhìn cá nhân, với sự dẫn dắt của nhà sản xuất và các thử thách thú vị.

Dù chỉ kéo dài dưới 10 phút, "Just Ask Me" mang đến hành trình kết nối, giúp nhân sự hiểu nhau hơn, phá bỏ khoảng cách và gia tăng gắn kết nội bộ. Những phản hồi tích cực từ người xem cho thấy chương trình đã thành công trong việc tạo sự hứng thú và thúc đẩy tinh thần hợp tác trong tập đoàn.

Một số chủ đề đã lên sóng có thể kể đến như sự giao thoa giữa nghiên cứu thị trường và phát triển kinh doanh trong việc thấu hiểu khách hàng, sự khác biệt giữa quản trị kinh doanh và thiết kế sáng tạo khi hợp tác, cách thiết kế sản phẩm và vận hành dữ liệu phối hợp để tối ưu trải nghiệm người dùng.

5 cách thúc đẩy hợp tác liên phòng ban

Theo Brett, để thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban, trước hết doanh nghiệp cần xác định mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường, đồng thời truyền đạt chúng một cách minh bạch. Khi nhân viên hiểu rõ vai trò của mình và cách đóng góp vào bức tranh tổng thể, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn. Việc đặt ra các chỉ số đánh giá cụ thể giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ, xác định những điểm cần cải thiện và nhanh chóng giải quyết các trở ngại.

Thứ hai, doanh nghiệp nên khen thưởng và ghi nhận sự đóng góp của nhân viên nhằm tạo động lực làm việc nhóm. Khi nhân viên cảm thấy được trân trọng, họ sẽ có xu hướng hợp tác tích cực hơn. Tuy nhiên, các chương trình khen thưởng cần được thiết kế cẩn thận để đảm bảo công bằng, tránh gây ra sự ghen tị hoặc mất động lực do tiêu chí đánh giá không rõ ràng.

Thứ ba, công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ làm việc nhóm và tạo ra các đội nhóm liên phòng ban hiệu quả. Một số nền tảng công nghệ giúp cải thiện giao tiếp, chia sẻ tài liệu và quản lý công việc dễ dàng hơn. Những công cụ này không chỉ giúp giảm thiểu hiểu lầm và tăng tốc độ ra quyết định mà còn cung cấp dữ liệu để nhà quản lý đánh giá hiệu quả hợp tác giữa các nhóm. Để ứng dụng công nghệ thành công, doanh nghiệp cần tích hợp vào quy trình làm việc hiện tại và đào tạo nhân viên sử dụng hiệu quả.

Ngoài ra, tổ chức các hoạt động xây dựng đội ngũ cũng là một cách hiệu quả để củng cố mối quan hệ giữa các nhân viên. Các buổi giao lưu, hoạt động ngoài trời hay trò chơi đồng đội giúp nhân viên hiểu nhau hơn, từ đó cải thiện khả năng phối hợp trong công việc. Bên cạnh đó, các cuộc họp định kỳ giữa các phòng ban giúp phát hiện sớm các vấn đề trong giao tiếp và quy trình làm việc, tránh để mâu thuẫn kéo dài ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Không chỉ là một cuộc đua vượt chướng ngại vật, Champion Dash do VNG đăng ký cho hàng trăm nhân sự của mình tham gia đã thử thách tinh thần đồng đội của người chơi. Những bức tường cao hơn 2m, những thanh xà đu lơ lửng hay những thử thách thể lực khắc nghiệt không phải rào cản lớn nhất mà chính sự giới hạn của bản thân mới là điều khó vượt qua. Nhưng khi có đồng đội bên cạnh, cùng kéo, đẩy, hỗ trợ nhau, giới hạn ấy dường như cũng bị xô đổ.

Hơn cả một hoạt động team building, Champion Dash là nơi mỗi thành viên VNG học cách tin tưởng, phối hợp và không bỏ rơi nhau dù trong bất kỳ hoàn cảnh nào. Đặc biệt, trong trò chơi, người VNG không chỉ giúp đỡ đồng đội mà còn hỗ trợ cả những nhóm khác, giữ tinh thần thể thao đến phút cuối cùng.

Cuối cùng, lãnh đạo cần làm gương trong việc thúc đẩy hợp tác. Khi các cấp quản lý chủ động làm việc với nhiều phòng ban, sẵn sàng lắng nghe và khuyến khích đối thoại, họ sẽ tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi người đều cảm thấy được khuyến khích để đóng góp ý tưởng và làm việc cùng nhau.

Chẳng hạn, First Hand Day là hoạt động đối thoại trực tiếp do các trưởng bộ phận của Techcombank thực hiện nhằm tăng cường kết nối giữa hội sở và các chi nhánh. Trong khuôn khổ sự kiện, các quản lý từ hội sở sẽ trực tiếp đến thăm, trao đổi với đội ngũ nhân viên dịch vụ khách hàng tại chi nhánh để lắng nghe những khó khăn thực tế, từ đó cùng nhau tìm ra giải pháp tháo gỡ vướng mắc.

Theo Báo cáo thường niên năm 2021, Techcombank đã tổ chức thành công 466 buổi đối thoại, ghi nhận 630 vấn đề được nêu ra, trong đó 55% đã được giải quyết ngay trong năm. Chương trình không chỉ giúp cải thiện quy trình vận hành mà còn thúc đẩy văn hóa làm việc cởi mở, chủ động trong toàn hệ thống.

Từ năm 2013, Techcombank đã triển khai chương trình "Hành trình văn hóa" với 16 liên quân, bao gồm các hoạt động như WeKaizen, First Hand Day và chương trình kèm cặp/khai vấn. Những hoạt động này không chỉ giúp hiện thực hóa chiến lược phát triển mà còn thúc đẩy sự gắn kết giữa các nhân viên, xây dựng một văn hóa doanh nghiệp đồng nhất.