6 bước sản xuất sổ tay văn hóa doanh nghiệp

Sổ tay văn hóa doanh nghiệp là một tài liệu được soạn thảo để hướng dẫn và định hình hành vi, giá trị và chuẩn mực của một tổ chức. Đây là công cụ quan trọng giúp các thành viên trong tổ chức hiểu rõ những giá trị mà tổ chức coi trọng, cách thức hành động, tương tác và ra quyết định dựa trên các giá trị chung.

Theo Blue C, một tài liệu văn hóa rõ ràng và chi tiết giúp tất cả các thành viên trong tổ chức có cùng một hiểu biết và nhận thức về văn hóa doanh nghiệp, bao gồm các giá trị, tầm nhìn, sứ mệnh và chuẩn mực hành vi.

Sổ tay văn hóa cung cấp các quy tắc và chuẩn mực hành vi mà tất cả nhân viên cần tuân thủ. Điều này không chỉ giúp duy trì trật tự và kỷ luật mà còn định hình cách ứng xử chuyên nghiệp và đúng mực, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và tạo ra một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo.

Sổ tay văn hóa giúp duy trì các giá trị cốt lõi và chuẩn mực hành vi ngay cả khi tổ chức phát triển và thay đổi, là nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp phát triển văn hóa tổ chức một cách bền vững.

Ngoài ra, sổ tay văn hóa doanh nghiệp là công cụ hữu ích giúp nhân viên mới nhanh chóng hiểu và hòa nhập vào văn hóa doanh nghiệp. Nó cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về giá trị, tầm nhìn, sứ mệnh và quy tắc ứng xử của tổ chức.

Trong giai đoạn phát triển nhanh, nhân sự gia tăng liên tục, Esoft Việt Nam đối diện với bài toán làm sao để những người mới vào cũng phải hiểu và yêu công ty như những người đã gắn bó lâu năm. Trong bối cảnh đó, cuốn sổ tay văn hóa “Đường chúng ta đi” ra đời, thể hiện cho sự đồng hành, gắn kết và phát triển liên tục của Esoft, nơi mỗi nhân viên là một phần của hành trình.

Được xây dựng theo hình thức một cuốn truyện tranh, phù hợp với người trẻ, “Đường chúng ta đi” tái hiện lại một cách chân thực và sống động những câu chuyện người thật, việc thật của người Esoft và là đại diện đặc trưng cho các giá trị cốt lõi của công ty.

Thông qua những nét vẽ ngộ nghĩnh, đáng yêu cùng những câu thoại “rất đời”, mỗi câu chuyện giúp người đọc sáng tỏ cách mà người Esoft áp dụng từng giá trị cốt lõi vào công việc hàng ngày. Kết thúc mỗi câu chuyện sẽ có bài học cô đọng được rút ra để người đọc nhớ lâu, hiểu sâu từng giá trị.

Theo Blue C, một cuốn sổ tay văn hóa thường có tám nội dung chính. Một là lời mở đầu để giải thích lý do vì sao sổ tay văn hóa được biên soạn và những mục tiêu tổ chức muốn đạt được. Hai là sứ mệnh, phản ánh lý do tồn tại của tổ chức và những gì tổ chức cam kết mang lại cho khách hàng, nhân viên và cộng đồng. Ba là tầm nhìn, thể hiện mục tiêu dài hạn của tổ chức, cung cấp định hướng và khuyến khích mọi người nỗ lực để biến tầm nhìn đó thành hiện thực.

Nội dung thứ tư là lịch sử từ những ngày đầu thành lập đến các cột mốc quan trọng và thành tựu đạt được. Điều này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về nền tảng và quá trình phát triển của tổ chức.

Năm là những giá trị cốt lõi mà tổ chức coi trọng và hướng đến. Mỗi giá trị được giải thích rõ ràng và cụ thể, nhằm thống nhất cách hiểu giống nhau. Sáu là chuẩn hành vi dễ nhìn, dễ thấy và dễ quan sát được xác định dựa trên các giá trị cốt lõi đã được thiết lập của tổ chức.

Dựa trên các chuẩn hành vi này, mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ hiểu rằng họ cần hành động như thế nào để đạt được giá trị đó.

Bảy là quy tắc ứng xử, bao gồm các quy tắc và hướng dẫn mà tổ chức mong đợi về giao tiếp, hợp tác và tương tác với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác. Tám là câu chuyện có thật và biểu tượng văn hóa phản ánh các giá trị cốt lõi không chỉ giúp minh họa cụ thể các giá trị mà còn tạo cảm hứng và động lực cho nhân viên.

Theo Blue C, tám nội dung này có thể được điều chỉnh và thay đổi, tùy theo cách làm của từng doanh nghiệp.

Cuốn sổ tay văn hóa mang tên “Điểm bắt đầu” của ngân hàng MSB được dẫn dắt bởi M Tròn (Phát âm: Em Tròn), một nhân vật chính xuyên suốt cuốn sách. “M Tròn” được lấy cảm hứng từ bánh xe, chiếc đồng hồ, đặc biệt là từ chấm tròn trên logo MSB. Dấu chấm tròn cũng được xem là điểm bắt đầu cho một hành trình mới, một giai đoạn mới, đại diện cho sự đổi mới, làm mới trong việc xây dựng văn hóa tại MSB.

Trong hành trình đặc biệt của mình, “M Tròn” dẫn dắt người đọc đi qua những buổi đầu lạ lẫm, háo hức khi mới gia nhập tổ chức, tới thời khắc cảm nhận rõ nét nơi mình thực sự thuộc về. Trên hành trình đó, những giá trị văn hóa được lồng ghép khéo léo trong từng tình huống, giúp “M Tròn” và người MSB khám phá nền tảng văn hóa của tổ chức, hiểu được ý nghĩa thực tế của từng giá trị cốt lõi.

Sau khi ra mắt, “Điểm bắt đầu” đã được chuyển thể thành một bộ phim ngắn, và “M Tròn” đã bước ra từ cuốn Sổ tay, trở thành nhân vật mascot, đồng hành cùng MSB đưa văn hóa doanh nghiệp lan tỏa tới mọi cá nhân, mọi bộ phận.

Xây sổ tay văn hóa doanh nghiệp

Việc xây dựng một cuốn sổ tay văn hóa doanh nghiệp đầy đủ và đúng bản sắc của doanh nghiệp là một thách thức lớn. Theo Blue C, một ấn phẩm sổ tay văn hóa trước hết phải truyền đạt chính xác các bản sắc và giá trị cốt lõi của công ty. Nếu sổ tay văn hóa không phản ánh đúng văn hóa của doanh nghiệp, nó có thể dẫn đến nhiều hệ lụy tiêu cực cho tổ chức như: xung đột văn hóa, mất niềm tin ở nhân viên, hiểu lầm cho ứng viên và nhân viên mới, ảnh hưởng tới hình ảnh thương hiệu.

Việc xây dựng một cuốn sổ tay văn hóa doanh nghiệp đầy đủ và đúng bản sắc của doanh nghiệp là một thách thức lớn. Theo Blue C, một ấn phẩm sổ tay văn hóa trước hết phải truyền đạt chính xác các bản sắc và giá trị cốt lõi của công ty. Nếu sổ tay văn hóa không phản ánh đúng văn hóa của doanh nghiệp, nó có thể dẫn đến nhiều hệ lụy tiêu cực cho tổ chức như: xung đột văn hóa, mất niềm tin ở nhân viên, hiểu lầm cho ứng viên và nhân viên mới, ảnh hưởng tới hình ảnh thương hiệu.

Việc truyền đạt đúng thôi là chưa đủ. Cái khó của việc xây dựng sổ tay văn hóa doanh nghiệp là phải đảm bảo giá trị mang tính lâu dài, thay vì chỉ như một tờ báo hay cuốn tạp chí ra số mới liên tục. Do đó, nội dung và hình thức thể hiện của sổ tay cũng phải có giá trị mang tính trường tồn.

Bên cạnh sổ tay văn hóa, Hawee Group còn phát triển kho câu chuyện và thư viện tình huống để giúp mọi người hiểu hơn về các giá trị cốt lõi của công ty. Các tài liệu này tồn tại độc lập để đảm bảo bên cạnh nền tảng văn hóa cốt lõi, vẫn có thể cập nhật, bổ sung, làm phong phú thêm những câu chuyện văn hóa theo thời gian thực, phản ánh thực tế đang diễn ra theo từng giai đoạn của Hawee.

Nói về việc sản xuất sổ tay văn hóa doanh nghiệp, Blue C nhấn mạnh quy trình sáu bước cơ bản.

Thứ nhất là làm rõ mục tiêu và kỳ vọng của ban lãnh đạo và nhân viên đối với cuốn sổ tay văn hóa của doanh nghiệp. Những thông tin này sẽ giúp định hướng cho cách tiếp cận và concept của sổ tay văn hóa, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của ban lãnh đạo và phù hợp với đặc thù văn hóa doanh nghiệp.

Thứ hai là tìm hiểu kỹ lưỡng về văn hóa hiện tại của doanh nghiệp, giá trị cốt lõi và những mong muốn từ lãnh đạo và nhân viên, đảm bảo các giá trị và tầm nhìn này được định hình rõ ràng và phản ánh đúng thực tế của doanh nghiệp. Để hiểu sâu sắc các giá trị cốt lõi và hành vi hiện hành trong tổ chức, cần tổ chức các cuộc khảo sát và phỏng vấn, thu thập thông tin đa chiều bên trong nội bộ doanh nghiệp.

Chẳng hạn để thu thập được những câu chuyện thực tế, thể hiện rõ nét bản sắc văn hóa của Esoft, đã có rất nhiều cuộc phỏng vấn được thực hiện. Đặc biệt, một buổi World Café đã được tổ chức, mời tới những nhân viên lâu năm tại các phòng ban. Trong không khí cởi mở, thoải mái, họ kể về những câu chuyện, những kỉ niệm đáng nhớ mà đối với họ là đại diện đặc trưng cho những giá trị cốt lõi của công ty.

Ngoài việc phỏng vấn nhóm theo hình thức World Cafe, một số hình thức khác có thể được cân nhắc áp dụng như: phỏng vấn chuyên sâu, phỏng vấn tập trung, khảo sát và bảng câu hỏi…

Thứ ba là phân tích và tổng hợp dữ liệu thu được để định hình các giá trị cốt lõi và các chuẩn mực hành vi được ưu tiên, các chất liệu cần thiết để sản xuất sổ tay.

Thứ tư là phát triển một ý tưởng (concept) tổng thể và xây dựng khung nội dung cho sổ tay, bao gồm cả định hướng thiết kế và cách trình bày.

Thứ năm là tiến hành sản xuất nội dung chi tiết cho từng phần khi concept và khung nội dung sổ tay văn hóa đã được phê duyệt.

Bước cuối cùng là thiết kế bố cục, lựa chọn hình ảnh và tiến hành in ấn sổ tay. Thiết kế phải thu hút, chuyên nghiệp và phản ánh đúng bản sắc của công ty.

Với hình ảnh nhân cách hóa chấm tròn cùng nét vẽ dễ thương, ngộ nghĩnh, nhân vật “M Tròn” và những đồng đội của mình là “Tròn nữ” và “sếp Tròn” của MSB đã tạo nên thế giới Tròn đáng yêu, giúp truyền tải thông tin một cách uyển chuyển, thú vị. Một điểm đặc biệt nữa, là cuốn sổ tay “Điểm bắt đầu” không được in ấn, xuất bản theo khổ sách thông thường, mà được sản xuất dưới hình tròn.

Gói gọn trong 40 trang giấy, cuốn sổ tay văn hóa “Chất Hawee” đi vào trực diện những gì người Hawee nói, làm, lựa chọn và cam kết thực hiện. Yếu tố tạo nên tính mềm mại cho cuốn sổ tay là những bức tranh giả chì với nét vẽ gần gũi, thân thiện, minh hoạ những hình ảnh đặc trưng cho các lĩnh vực hoạt động của Hawee.