Microsoft hoá giải nghịch lý của mô hình làm việc kết hợp giữa trực tiếp và từ xa

Xu hướng của tương lai

Kể từ khi đại dịch bùng phát đầu năm 2020, Microsoft đã triển khai ngay mô hình làm việc kết hợp (hybrid work) giữa trực tiếp và trực tuyến cho hơn 160 nghìn nhân viên trên toàn cầu. 

Ông Phùng Việt Thắng, Giám đốc Kinh doanh Microsoft Việt Nam khẳng định, kể từ đó đến nay, nhân viên công ty này chưa gặp phải một khó khăn hay gián đoạn nào trong duy trì công việc hàng ngày.

Microsoft làm được điều này là nhờ vào môi trường làm việc linh hoạt và hỗ trợ tối đa cho nhân viên trong những đợt dịch bùng phát khi mà nhiều tổ chức và doanh nghiệp còn chưa kịp thích ứng, chưa được trang bị phù hợp và đầy đủ những nền tảng cũng như công nghệ để hỗ trợ cho hình thức làm việc từ xa.

Theo ông Thắng, không thể xoá bỏ trải nghiệm thực tế và những tác động trong hai năm qua vì khả năng làm việc linh hoạt và phúc lợi đã trở thành những yếu tố quan trọng với nhân viên. Việc quay trở lại như trước đại dịch là điều sẽ không diễn ra.

Báo cáo Chỉ số xu hướng công việc lần đầu tiên được Microsoft cho ra mắt vào đầu năm 2021 cho thấy, sau một năm kể từ khi đại dịch bùng phát, 81% lực lượng lao động tại Việt Nam được khảo sát mong muốn được làm việc linh hoạt từ xa. Tuy nhiên, có đến 77% lực lượng lao động muốn có thời gian gặp mặt trực tiếp các đồng nghiệp của mình.

Sự phức tạp trong những con số này được Microsoft gọi là nghịch lý của mô hình làm việc kết hợp. Nó phản ánh thực tế rằng người lao động muốn kết hợp những gì tốt nhất của cả hai cách làm việc.

Đầu tháng 4/2022, Microsoft tiếp tục công bố báo cáo chỉ số xu hướng công việc 2021 và sau hai năm khi đại dịch đã bắt đầu được kiểm soát, sự ưu tiên của người lao động đã thay đổi.

Cụ thể, 69% nhân viên tại Việt Nam tham gia khảo sát cho biết, họ đề cao sức khoẻ và phúc lợi hơn là sự nghiệp so với trước khi xảy ra đại dịch. 53% người thuộc thế hệ Z và Y tại Việt Nam còn có khả năng sẽ cân nhắc thay đổi công ty làm việc trong năm tới.

Đáng chú ý, 77% người lao động theo mô hình kết hợp tại Việt Nam đang cân nhắc chuyển sang làm việc từ xa hoàn toàn trong năm tới. 54% người lao động ở Việt Nam được hỏi sẵn sàng đồng ý sử dụng các nền tảng số có tính tương tác cao cho các cuộc họp công việc trong năm tới. 40% nhân viên đang làm việc theo mô hình kết hợp tại Việt Nam cho biết khó khăn lớn nhất của họ là xác định khi nào và tại sao cần phải tới văn phòng.

Do đó, chia sẻ với các thành viên của Câu lạc bộ Giám đốc sales và marketing Việt Nam (CSMO) trong chương trình khám phá năng lực các doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam “Leading Business Tour”, lãnh đạo Microsoft khẳng định, làm việc kết hợp là xu hướng của tương lai.

Ông Thắng cho rằng, các tổ chức phải thấu hiểu và đáp ứng những kỳ vọng mới của người lao động thì mới có thể giúp họ cũng như doanh nghiệp đạt được những thành công lâu dài. 

Để hỗ trợ nhân viên đạt được thành công trong môi trường làm việc hiện đại, doanh nghiệp sẽ cần phải định hình lại mô hình làm việc của tổ chức dựa trên 3 yếu tố gồm con người – địa điểm – quy trình. Công nghệ sẽ đóng vai trò như một công cụ thúc đẩy và hỗ trợ trong suốt quá trình chuyển đổi.

Hoá giải nghịch lý

Một trong những vấn đề lớn khi các doanh nghiệp áp dụng hình thức làm việc từ xa, theo ông Phan Hồng Sơn, Giám đốc Công nghệ Microsoft Việt Nam, là tác động tiêu cực đến trải nghiệm nhân viên.

Dù Covid đẩy nhanh xu hướng làm việc từ xa, hiệu quả hơn và linh hoạt hơn nhưng những cuộc họp diễn ra triền miên từ sáng đến tối, thậm chí là giữa trưa. Làm việc từ xa quá nhiều khiến áp lực ngày càng gia tăng với từng cá nhân khi phải ngồi làm việc một mình trong khi nhu cầu tương tác với đồng nghiệp vẫn rất cao.

Để giúp nhân sự phát triển tốt trong một thế giới làm việc linh hoạt, các lãnh đạo doanh nghiệp cần xem xét lại toàn bộ trải nghiệm của nhân viên, từ việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp đến việc thu hút và giữ chân nhân tài. Theo đó, doanh nghiệp cần có kế hoạch và chính sách hướng đến sự linh hoạt tối đa. 

Ví dụ, mọi nhân viên Microsoft đều có thể làm việc từ xa đến 50% thời gian. Công ty cũng triển khai hệ thống tiếp nhận ý kiến từ nhân viên thông qua các công cụ như Workplace Analytics, từ đó cho phép người quản lý nắm bắt được tình hình nhân viên cũng như hỗ trợ xây dựng các chỉ tiêu nhóm cho phù hợp.

Về yếu tố địa điểm trong mô hình mới, cách tiếp cận của Microsoft xoay quanh việc thu hẹp khoảng cách giữa thực tế và kỹ thuật số, đồng thời phát triển theo nhu cầu của nhân viên. Quá trình này bắt đầu từ việc đặt sự an toàn của nhân viên lên hàng đầu khi mở cửa đón nhân viên trở lại làm việc. 

Ví dụ, Microsoft sử dụng công cụ phân tích dữ liệu để xác định thời điểm và số lượng người được phép có mặt tại nơi làm việc. Đối với các cuộc họp, những giải pháp của Microsoft đều được hướng đến những người không có mặt trong phòng ngay từ khâu thiết kế. Với những tính năng mới của Microsoft Teams Room, tất cả mọi người đều có thể tham gia cuộc họp và trải nghiệm một cách như nhau cho dù ở bất cứ đâu.

Cuối tháng 2/2022, Microsoft Việt Nam đã khai trương văn phòng ở Hà Nội. Đây là một trong những văn phòng thông minh nhất của Microsoft trên toàn cầu, được thiết kế theo mô hình làm việc kết hợp (hybrid work) với phong cách mở và linh hoạt, tạo điều kiện cho nhân viên kết nối và cộng tác tối đa mọi lúc mọi nơi.

Về quy trình, việc chuyển sang mô hình làm việc kết hợp mang đến cho các lãnh đạo doanh nghiệp cơ hội hiếm có để chuyển đổi quy trình kinh doanh theo những cách mới và sáng tạo. 

Nếu chỉ suy nghĩ “trở lại văn phòng” sau vài tháng tới, doanh nghiệp đang bỏ lỡ bức tranh toàn cảnh. Thay vào đó, Microsoft cho rằng, các lãnh đạo doanh nghiệp cần xác định kế hoạch, triển khai số hóa và định nghĩa lại các quy trình kinh doanh, từ hoạt động vận hành đến khâu bán hàng. 

Ví dụ, Microsoft đang tiến hành chuyển đổi các nhóm bán hàng nội bộ của mình, sử dụng các nền tảng và công cụ để tự động hóa đơn đặt hàng bằng tiền mặt, tăng lượng khách hàng tiềm năng cũng như nâng cao sự gắn kết của khách hàng thông qua tiếp thị số tự động.

Phù hợp nhất thay vì tốt nhất

Theo ông Thắng, nhu cầu tương tác giữa các nhân sự của Microsoft với nhau cũng như với đối tác là rất lớn, ở cả trong nước lẫn tương tác với những người ở nước ngoài. Do đó, việc tối đa và tối ưu hoá các yếu tố công nghệ là điều quan trọng để làm việc tốt hơn.

“Chúng tôi vừa đẩy mạnh ứng dụng công nghệ mới, vừa thay đổi cách làm việc, trong đó thay đổi cách làm việc là quan trọng nhất. Công cụ không có giá trị nếu không được tận dụng đúng cách, thậm chí gây sức ép và căng thẳng cho nhân sự. Chúng tôi không đem lại những công nghệ tốt nhất mà là phù hợp nhất”, ông Thắng nói.

Kể về ba điều mà bất cứ doanh nghiệp nào muốn áp dụng hình thức làm việc kết hợp hiệu quả, ông Thắng nhấn mạnh, cần có công cụ hiện đại hỗ trợ làm việc linh hoạt mọi lúc mọi nơi, có tính tích hợp và đảm bảo tính bảo mật.

Có lẽ với một doanh nghiệp đã chuyển mình từ một công ty phầm mềm sang một công ty điện toán đám mây như Microsoft, các giải pháp về công nghệ, đặc biệt là một văn phòng số, cho mô hình làm việc kết hợp không phải là bài toán khó. Tuy nhiên, với rất nhiều doanh nghiệp khác trên thị trường lại không hề dễ.

Trả lời câu hỏi về lộ trình để các doanh nghiệp có thể chuyển đổi văn phòng làm việc lên môi trường số, ông Sơn chỉ ra 3 tầng: chuẩn hoá nền tảng số với việc cung cấp cho nhân viên môi trường đồng bộ, hiện đại; số hoá dữ liệu và tự động hoá quy trình; dùng AI khai thức dữ liệu và thực hiện các tác vụ nâng cao.