Rủi ro quản trị dữ liệu trong doanh nghiệp

Dữ liệu đang bị phân mảnh

Dẫn dắt một đội ngũ làm sản phẩm nền tảng tích hợp HexaSync của Beehexa, đồng sáng lập kiêm Giám đốc công nghệ (CTO) Lê Hữu Hoàng Gia nhận thấy gần như toàn bộ doanh nghiệp từng tìm đến Beehexa đều đang quản trị dữ liệu trên nhiều hệ thống vận hành khác nhau.  

Chẳng hạn, tệp khách hàng của Sapo Enterprise (doanh nghiệp vừa và lớn), ngoài sử dụng giải pháp do Sapo cung cấp còn đồng thời sử dụng rất nhiều hệ thống, nền tảng và phần mềm chứa dữ liệu khác như ERP, CRM, CDP, kế toán, quản trị công việc nội bộ.

Một số ứng dụng và nền tảng có thể có nhiều tính năng tương đồng nhưng thường khác biệt trong cách quản lý từng loại thông tin. Mặc dù cùng là thông tin sản phẩm nhưng cách tổ chức dữ liệu trên Sapo Omni lại khác với cách thức trên Shopify.

“Dữ liệu của doanh nghiệp đang bị phân mảnh ở nhiều nơi”, ông Hoàng Gia nhấn mạnh trong Vietnam Web Summit 2023 do TopDev tổ chức.

Khảo sát do Mulesoft (một nền tảng tương tự HexaSync được Salesforce mua lại năm 2018 với giá 6,5 tỷ USD) thực hiện năm 2022 cho thấy, trung bình, một doanh nghiệp từ cỡ trung (50 - 250 nhân sự) trở lên dùng tới khoảng 976 phần mềm. Chỉ khoảng 28% trong đó đã được tích hợp và cũng không có dữ liệu nào khẳng định tính hiệu quả của tất cả kết nối.

"Chúng tôi đã gặp những công ty dù có rất nhiều dữ liệu nhưng phân mảnh rải rác và họ phải mất tới cả tuần để có được một báo cáo tổng hợp có thể dùng được”, bà Nguyễn Mỹ Linh, Quản lý kinh doanh của Sapo Enterprise cho biết.

Bà Linh cho rằng, các khách hàng hiện tại của Sapo Enterprise nói riêng và nhiều doanh nghiệp trên thị trường nói chung thường xuyên đối diện với những thách thức về việc đảm bảo có thể thu thập dữ liệu chính xác, kịp thời, chi phí thấp và có tính bảo mật.

Ngoài việc bị phân tán thì dữ liệu thiếu đồng nhất về mặt kiến trúc và công nghệ lưu trữ nguồn bởi các hệ thống ứng dụng được phát triển trên các nền tảng khác nhau, dữ liệu thiếu chất lượng bởi việc nhập từ đầu vào của người dùng không đầy đủ, nhất quán… cũng là các vấn đề lớn khác liên quan đến dữ liệu mà ông Ngô Xuân Bằng, Giám đốc Quản lý hệ thống thông tin (MIS) của SeedCom quan sát thấy.

Bên cạnh đó, an toàn và bảo mật, mất mát dữ liệu theo ông Bằng là vấn đề không mới nhưng vẫn tiềm tàng ẩn chứa rủi ro của sự tấn công từ bên ngoài, sự cố lỗi hỏng hóc phần mềm, dữ liệu hoặc sai sót của nhân sự vận hành dữ liệu.

Về vấn đề thiếu an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu, lỗ hổng mà nhiều khách hàng của Sapo Enterprise gặp phải, theo bà Linh, nằm ở yếu tố con người và quy trình. 

Cụ thể, khi doanh nghiệp không có một hệ thống thống nhất, được phân quyền chi tiết và chặt chẽ, nhân viên có thể tự ý xuất file và sử dụng dữ liệu ngoài sự kiểm soát, từ đó ảnh hưởng lớn tới vòng đời, sự chính xác, tính lịch sử và gây nguy cơ rò rỉ, đánh cắp dữ liệu.

Có nhiều nguyên nhân và rào cản dẫn tới các vấn đề về dữ liệu, nổi bật trong đó là sử dụng các hệ thống lỗi thời, không thể tích hợp APIs; không có nguồn nhân lực và quy trình để thu thập, phân tích dữ liệu trực tiếp trên hệ thống; không có nguồn lực cho việc đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu.

Bên cạnh đó, quy trình thu thập - xử lý - phân tích dữ liệu còn phân mảnh, có quá nhiều khâu trung gian và có nhiều lỗ hổng. Doanh nghiệp cũng chưa thực sự hiểu được mức độ quan trọng của việc có dữ liệu và báo cáo thời gian thực.

Chuyển đổi số là vô nghĩa nếu dữ liệu không sạch 

"Sử dụng dữ liệu đúng cách có thể góp phần giúp doanh nghiệp tăng trưởng thần tốc nhưng một vài sai sót nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp suy sụp chỉ trong thời gian ngắn”, ông Hoàng Gia nói.

Ví dụ điển hình mà ông Gia từng chứng kiến khi làm với nhiều khách hàng Beehexa là tình trạng sản phẩm ở hai hệ thống nhưng mức giá và thông tin tồn kho khác nhau.

Có khi Shopify báo dưới kho còn hàng nhưng thực ra đã hết, có khi giá ở Shopify bị lỗi về 0 nhưng ở phần mềm quản lý bán hàng POS đang niêm yết giá cả triệu đồng. Nếu đơn hàng này đổ về thì chắc chắn doanh nghiệp chịu tổn thất lớn.

Hay nếu dữ liệu về thông tin sản phẩm được thiết kế sai cấu trúc thì sẽ dẫn đến việc công nghệ không thể hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá các sản phẩm xu hướng để tập trung kinh doanh đúng thời điểm.

“Các vấn đề liên quan đến dữ liệu ảnh hưởng nặng đến vận hành của doanh nghiệp. Khi dữ liệu và ứng dụng quản lý vận hành nghiệp vụ gặp sự cố, các công việc, hoạt động của sản xuất, kinh doanh sẽ bị làm chậm đi hoặc tê liệt. Nhiều khi phải trả giá rất đắt bằng thời gian và tiền bạc để phục hồi, xử lý”, ông Bằng đồng tình.

Theo CTO của Beehexa, chủ doanh nghiệp có thể hiểu rõ về nghiệp vụ của doanh nghiệp, hiểu tầm quan trọng của tập trung và làm sạch dữ liệu nhưng chưa chắc hiểu được cách sử dụng phần mềm như thế nào là đúng để đảm bảo dữ liệu chạy xuyên suốt trong hệ thống.

Thông thường, doanh nghiệp cần tuyển đội ngũ nhân sự để nhập, xuất dữ liệu, tinh chỉnh dữ liệu và đảm bảo dữ liệu được sử dụng hiệu quả. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp không biết chắc nhân sự có thể hiểu được mong muốn và tầm nhìn của doanh nghiệp để sử dụng phần mềm đúng cách hay không.

Đó là lý do mà ông Gia cho rằng, việc sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để kiểm tra dữ liệu đóng vai trò rất quan trọng. Tuy nhiên, hầu hết sản phẩm về AI hiện đang rất “xa xỉ”, nhắm vào các bài toán lớn như gợi ý sản phẩm, dự đoán nhu cầu, phân khúc khách hàng, tự động hoá dịch vụ khách hàng, xác định thư rác hay cao cấp hơn thì xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), trợ lý ảo...

Trong khi đó, tất cả bài toán cơ bản liên quan đến nhập liệu, làm sạch và tinh chỉnh dữ liệu vẫn chỉ đang ở mức giải thuật mà hiếm tìm được phần mềm nào được áp dụng trên thực tế.

“Khi thực hiện chuyển đổi số, doanh nghiệp như đang đi trên sợi chỉ mỏng và có thể đứt bất cứ lúc nào”, lãnh đạo Beehexa nói. 

Dành lời khuyên cho các doanh nghiệp, đại diện Sapo Enterprise nhấn mạnh, cần có tâm thế đúng về dữ liệu và tầm quan trọng của nó với hoạt động kinh doanh, từ đó có những hành động đúng trong sử dụng số liệu. 

Đó là đặt dữ liệu trong một bức tranh toàn cảnh, nhìn dữ liệu sâu hơn và ở nhiều góc độ khác nhau, luôn cẩn trọng và luôn tham chiếu số liệu, đề cao tính bảo mật và an toàn thông tin.

Vị chuyên gia đến từ Seedcom cho rằng doanh nghiệp nên tìm kiếm và sử dụng các nền tảng công nghệ để có thể liên kết, tập trung và chuẩn hóa dữ liệu đồng nhất, tối ưu.

Có chung quan điểm, việc sử dụng các sản phẩm hoặc giải pháp có mở kết nối API (Application Programming Interface) để có thể xây dựng quy trình thu thập, xử lý, phân tích dữ liệu và kết nối dữ liệu là lời khuyên mà đại diện Sapo nhấn mạnh.

Trong trường hợp tự phát triển ứng dụng, theo ông Bằng, doanh nghiệp cần đảm bảo yếu tố chuẩn mực, tinh gọn, tránh bày vẽ quá nhiều, phức tạp hóa việc sử dụng ứng dụng cũng như khai thác dữ liệu.

Doanh nghiệp nên lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây, thiết lập các quy trình vận hành và bảo mật chặt chẽ nhằm giảm thiểu những rủi ro, sự cố phát sinh ảnh hưởng đến chất lượng dữ liệu.

Tiếp đến, người lãnh đạo cần phải cài đặt tâm thế đúng đó cho toàn bộ đội ngũ nhân sự. Doanh nghiệp cần phát triển và hoàn thiện năng lực cho nhân sự khai thác, vận hành dữ liệu, kết hợp sự bổ trợ nhân sự có kinh nghiệm vận hành các hệ thống ứng dụng hỗ trợ việc phân tích, thẩm định và chuẩn hóa dữ liệu nguồn trong quá trình xây dựng kho dữ liệu.

“Trước khi đặt bút ký đầu tư hàng tỷ đồng để tự phát triển hay mua phần mềm cho doanh nghiệp, người lãnh đạo cần hiểu dữ liệu có thể chuyển đổi sang số để đo đếm được hay không, có phải là dữ liệu có giá trị để AI có thể học được hay không. 

Có như vậy, dữ liệu mới được khai phá và sử dụng hiệu quả, tránh những sai sót dù rất nhỏ có thể gây tới những tổn thất hoặc quyết định sai lầm của doanh nghiệp”, CTO Beehexa nhấn mạnh.