Các công ty thường thuê nhà tư vấn, cố vấn hoặc nhà thầu độc lập để tạo ra một loạt sản phẩm mới và có tính nguyên gốc như kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tiếp thị, tài liệu đào tạo, tài liệu thông tin, tài liệu hướng dẫn kĩ thuật, phần mềm, trang tin điện tử (website)...
Cả công ty và nhà thầu độc lập phải cẩn thận khi tham gia một hợp đồng để giải quyết một cách thỏa đáng các câu hỏi liên quan đến quyền sở hữu tài sản trí tuệ. Ví dụ, nếu nhà tư vấn hoặc nhà thầu đưa ra một số thiết kế hoặc biểu tượng khác biệt và công ty chỉ chấp nhận một trong số đó thì vấn đề là ai sẽ sở hữu quyền sở hữu trí tuệ đối với các đối tượng còn lại?
Đối với sáng chế, ở hầu hết quốc gia, một nhà thầu độc lập được thuê phát triển sản phẩm hoặc quy trình mới sẽ sở hữu quyền bất kỳ đối với sáng chế, trừ khi có thoả thuận khác.
Điều này có nghĩa là nếu nhà thầu không có hợp đồng bằng văn bản với công ty để chuyển nhượng sáng chế đó cho công ty thì công ty sẽ không có quyền sở hữu đối với sáng chế đã được sáng tạo ra dù cho công ty trả tiền để làm ra các sáng chế đó.
Đối với quyền tác giả, tác giả hành nghề sáng tạo tự do ở hầu hết các nước sẽ sở hữu quyền tác giả nếu người đó không ký hợp đồng bằng văn bản để chuyển nhượng quyền. Chỉ khi có hợp đồng như vậy, công ty ký hợp đồng với tác giả sáng tạo mới sở hữu tài sản trí tuệ. Một lần nữa, tác giả vẫn giữ quyền nhân thân.
Trong trường hợp không có hợp đồng, người trả tiền cho việc tạo ra tác phẩm sẽ chỉ có quyền sử dụng tác phẩm cho các mục đích mà theo đó nó được tạo ra. Nghĩa là người này sẽ không thể thay đổi nội dung, ví dụ như một website, hoặc một người bất kỳ cũng có thể điều chỉnh nội dung nếu được nhà thầu đồng ý. Ví dụ, các quy tắc hoặc ngoại lệ khác nhau có thể được áp dụng đối với các bức ảnh, bộ phim và các bản ghi âm đã được tạo ra theo hợp đồng.
Đối với kiểu dáng công nghiệp, nếu nhà thiết kế ký hợp đồng tạo ra một thiết kế cụ thể thì một lần nữa, trong nhiều trường hợp, các quyền sở hữu trí tuệ sẽ không tự động chuyển giao cho bên tham gia hợp đồng mà vẫn thuộc về nhà thiết kế tự do. Ở một số nước, bên tham gia hợp đồng sẽ sở hữu các quyền đối với thiết kế chỉ khi họ thanh toán tiền thù lao cho thiết kế đó.
Quy tắc vàng tránh tranh chấp
Có một số quy tắc vàng giúp doanh nghiệp tránh được các tranh chấp liên quan đến quyền sở hữu với người làm thuê hoặc nhà thầu độc lập.
Thứ nhất, xin tư vấn pháp luật. Các vấn đề liên quan đến quyền sở hữu rất phức tạp và rất khác nhau giữa các nước. Đối với hầu hết các vấn đề luật lý, cần phải có ý kiến tư vấn chuyên môn trước khi ký kết hợp đồng với người lao động hoặc nhà thầu độc lập.
Thứ hai, đạt được thỏa thuận bằng văn bản. Văn bản này thống nhất về người sở hữu quyền sở hữu trí tuệ đối với sản phẩm bất kỳ được người làm thuê hoặc nhà thầu độc lập tạo ra, việc chuyển giao quyền sở hữu có được thực hiện không và khi nào, ai là người khai thác sản phẩm, ai sẽ trả tiền cho sản phẩm, có được phép cải tiến và sửa đổi không... Hãy chắc chắn rằng những gì thống nhất được là phù hợp với quy định hiện hành về sở hữu trí tuệ.
Thứ ba, ký kết hợp đồng trước khi thực hiện công việc. Tránh những rắc rối về các vấn đề liên quan đến sở hữu trí tuệ; cần bảo đảm rằng những vấn đề đó đã được giải quyết trước khi sự hợp tác bắt đầu. Thậm chí, các vấn đề quan trọng về quyền sở hữu trí tuệ có thể phát sinh ngay ở những giai đoạn đầu của công việc.
Thứ tư, đưa các điều khoản/hợp đồng bảo mật vào trong các hợp đồng lao động hoặc hợp đồng với các nhà thầu độc lập. Đưa các điều khoản chống cạnh tranh vào hợp đồng lao động vì người làm thuê của doanh nghiệp hôm nay có thể sẽ là người làm thuê của đối thủ cạnh tranh trong ngày mai.
Thứ năm, áp dụng chính sách, quy chế hoặc hướng dẫn nội bộ về sáng chế do người làm thuê tạo ra. Những chính sách và quy chế phải bao gồm các quy định, ngoài các quy định khác, về các loại sáng chế thuộc phạm vi kinh doanh của người sử dụng lao động và nghĩa vụ của người làm thuê thông báo cho người sử dụng lao động biết về sáng chế, quy trình của người sử dụng lao động nhằm xử lý thông báo về sáng chế, các yêu cầu bảo mật và xử lý sáng chế và thù lao cho tác giả sáng chế. Dĩ nhiên, những quy định này phải phù hợp luật pháp sở hữu trí tuệ quốc gia hiện hành.
Trong trường hợp sử dụng nguồn lực bên ngoài cho hoạt động nghiên cứu và phát triển (R&D) thì phải bảo đảm tất cả người tham gia ký thoả thuận cho phép công ty có đủ quyền đối với kết quả công việc của họ. Các công ty phải bảo đảm rằng, những người này sẽ chuyển giao quyền bất kỳ hoặc toàn bộ quyền đối với kết quả của một dự án R&D cho công ty, kể cả quyền chuyển giao lại các quyền đó và đặc biệt là quyền sửa đổi các tác phẩm nếu dự án R&D tạo ra các tác phẩm hoặc các tài liệu khác đủ điều kiện để bảo hộ quyền tác giả.
Ngoài sáng chế, các hợp đồng R&D cũng nên bao gồm các điều khoản liên quan đến quyền đối với bí quyết kỹ thuật, quyền tác giả đối với các báo cáo nghiên cứu và các kết quả, và các quyền đối với vật liệu hữu hình có liên quan trong hoạt động nghiên cứu (ví dụ, chủng vi sinh và vật liệu sinh học), cũng như quyền sở hữu trí tuệ đối với thông tin cơ bản bất kỳ không thuộc sở hữu cộng đồng. Tất cả những sản phẩm này đều phải được giữ bí mật một cách nghiêm ngặt.
