3 khó khăn trong đào tạo phát triển nhân sự

Càng ngày, đào tạo và phát triển (L&D) - vốn được xem là một nhánh của bộ phận nhân sự luôn hoạt động theo một chuẩn chung và chưa mang lại hiệu quả cao- đang được các doanh nghiệp để mắt đến và tìm những hướng đi mới vì vai trò của L&D đóng vai trò ngày càng quan trọng trong sự phát triển của các doanh nghiệp.

Số liệu thống kê trích trong báo cáo ngành L&D Việt Nam 2019 của Học viện Quản trị HRD khảo sát 400 doanh nghiệp Việt cho thấy, ngân sách chi cho hoạt động đào tạo dao động từ 0,58 đến 2,5% doanh thu thuần của công ty. Trong đó, tỷ lệ đầu tư cho hoạt động đào tạo của các doanh nghiệp có quy mô trên 5.000 nhân sự đạt con số cao nhất với tỷ lệ gấp hai lần so với các doanh nghiệp có quy mô ít hơn 500 nhân sự.

Lý giải cho sự chênh lệnh này có thể kể đến một số nguyên nhân. Thứ nhất, các tổ chức có số lượng nhân sự lớn phải đầu tư vào các hoạt động đào tạo nhân sự và phát triển con người để đáp ứng được các nhu cầu về nhân sự phục vụ cho kế hoạch kinh doanh. Thứ hai, các doanh nghiệp lớn thường có các hệ thống và quy trình bài bản hơn. Các hoạt động đào tạo được tổ chức theo kế hoạch và dự trù ngân sách từ đầu kỳ nên các hoạt động đào tạo cũng bài bản và đầu tư hơn.

Sự chênh lệch cũng được thể hiện rõ nét giữa các ngành nghề, đặc biệt là về số lượng nhân sự phụ trách đào tạo. Trong đó, ngành bán lẻ đang có số lượng nhân sự phụ trách đào tạo cao nhất với 12 nhân sự L&D tính trên 1.000 nhân viên công ty. Được nhận định là một mảnh đất màu mỡ với rất nhiều tiềm năng và dư địa có thể khai thác, ngành bán lẻ gần đây chứng kiến sự trỗi dậy của một số doanh nghiệp bán lẻ trong và ngoài nước, tạo ra sự cạnh tranh thực sự sôi động cho thị trường này.

Tuy nhiên bài toán nhân lực đang là một câu hỏi lớn trong lĩnh vực này khi số lượng nhân sự hằng năm luôn biến động liên tục trong khi các tiêu chuẩn về dịch vụ khách hàng lại là yếu tố then chốt tạo nên lợi thế cạnh tranh giữa các doanh nghiệp. Đây cũng chính là lý do khiến các doanh nghiệp thuộc ngành này đầu tư nhiều hơn vào các hoạt động tuyển dụng và đào tạo để đáp ứng được các nguồn cung nhân sự đảm bảo về cả số lượng và chất lượng.

Riêng với ngành hàng tiêu dùng nhanh, với sự phát triển của thị trường và xu hướng tiêu dùng mới, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt các doanh nghiệp thuộc thị trường phía Nam đang có xu hướng cơ cấu lại hoạt động và tinh giản bộ máy nhân sự. Các tập đoàn nước ngoài trong loại hình doanh nghiệp này dần chuyển dịch theo xu hướng sử dụng loại hình chia sẻ dịch vụ đối với các nước trong khu vực thuộc cùng tập đoàn, đặc biệt với các bộ phận hỗ trợ bao gồm: nhân sự, tài chính, dịch vụ khách hàng, chuỗi cung ứng,...

Bên cạnh đó, các hoạt động về đào tạo và phát triển tại các doanh nghiệp ngành hàng tiêu dùng nhanh thường mang tính chất kế thừa từ doanh nghiệp mẹ. Chính vì vậy, số lượng nhân sự mảng L&D chiếm tỉ lệ thấp hơn rõ rệt so với các loại hình doanh nghiệp khác với tỷ lệ hai người trong số 1.000 nhân sự.

Bên cạnh đó, biên độ dao động trong tỷ lệ ngân sách thuê ngoài/ngân sách đào tạo khá lớn, ở khoảng 29,1%. Trong đó các doanh nghiệp có quy mô trên 5.000 nhân sự có tỷ lệ thuê ngoài cao nhất, đạt 49,5% so với tổng ngân sách đào tạo. 

Dù các doanh nghiệp thuộc nhóm quy mô này thường đầu tư vào phát triển đội ngũ giảng viên nội bộ để tận dụng tri thức từ các nhân sự cốt cán tại công ty nhưng vì các hoạt động đào tạo nội bộ chỉ tiêu tốn một lượng chi phí nhỏ dẫn tới việc ngân sách thuê ngoài vẫn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng ngân sách đào tạo. Ngược lại, ngân sách thuê ngoài phục vụ công tác đào tạo tại doanh nghiệp quy mô dưới 500 nhân sự chỉ chiếm khoảng một phần năm trong tổng ngân sách dành cho đào tạo.

Đáng chú ý, báo cáo của Học viện Quản trị HRD cho thấy, số giờ đào tạo trung bình trên một nhân viên tại doanh nghiệp Việt Nam dao động từ 21-38 giờ, chỉ bằng một nửa số giờ đào tạo trung bình tại các doanh nghiệp ở Mỹ (46.7 giờ - theo số liệu của Training Report 2019). Như vậy có thể thấy, mức độ đầu tư vào các hoạt động đào tạo của doanh nghiệp Việt vẫn còn chưa cao.

Về số giờ đào tạo trung bình trên mỗi cán bộ quản lý, kết quả ghi nhận có xu hướng tỷ lệ thuận với quy mô công ty. Trong đó con số thấp nhất là 16 giờ/quản lý đối với doanh nghiệp có quy mô ít hơn 500 nhân viên, và 27 giờ/quản lý đối với doanh nghiệp có quy mô trên 5.000 nhân viên. Với chỉ tiêu số giờ đứng lớp trung bình trên mỗi cán bộ quản lý, nhóm doanh nghiệp quy mô trên 5.000 nhân sự có số giờ thấp nhất là 11 giờ, trong khi nhóm doanh nghiệp có quy mô từ 1.000 – 5.000 nhân sự lại có số giờ cao nhất, đạt 18 giờ/cán bộ quản lý.

Ba khó khăn khi làm L&D

Theo thống kê, ba khó khăn nhiều doanh nghiệp gặp phải nhiều nhất gồm phân tích nhu cầu đào tạo sát thực tế, đánh giá hiệu quả sau đào tạo và xây dựng văn hóa học tập. Về bản chất, đây cũng là ba khâu căn bản trong quá trình vận hành hệ thống đào tạo tại mỗi doanh nghiệp.

Trong đó, hoạt động phân tích nhu cầu đào tạo là thu thập những dữ liệu đúng để phân tích và xác định những nhu cầu đào tạo của đơn vị. Tuy nhiên, việc xác định đúng các yếu tố đầu vào trong nghiệp vụ phân tích nhu cầu đào tạo, đánh giá độ tin cậy từ các kết quả nhận được và xác định đúng mức độ ưu tiên đào tạo phù hợp với chiến lược kinh doanh của tổ chức vẫn đang là bài toán thách thức với bộ phận L&D của nhiều đơn vị.

Tương ứng với hoạt động phân tích nhu cầu đào tạo, quá trình đánh giá hiệu quả sau đào tạo cũng là khâu phát sinh nhiều vướng mắc cho bộ phận L&D. Trong đó, người làm đào tạo thường gặp nhiều khó khăn trong việc đánh giá khả năng áp dụng các kiến thức sau đào tạo cũng như việc đo lường được các tác động kinh doanh do hoạt động đào tạo mang lại. Điểm đáng quan tâm ở đây là mặc dù thị trường đã có nhiều mô hình, công cụ bổ trợ cho hoạt động này, nhưng vẫn chưa được áp dụng một cách triệt để và hiệu quả. Chính vì lý do này mà hoạt động đánh giá kết quả sau đào tạo sẽ vẫn là một trong những thách thức mà người làm L&D cần quan tâm trong năm 2020.

Với hoạt động xây dựng văn hóa học tập, trước tốc độ phát triển chóng mặt của thị trường trong thời đại hiện nay, đây cũng là một trong ưu tiên hàng đầu của các nhà lãnh đạo, quyết định đến tốc độ phát triển của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc khuyến khích và thúc đẩy quá trình học hỏi không ngừng trong tổ chức đòi hỏi có được sự ủng hộ từ cả phía ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên cũng như các kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ L&D. Vì vậy, việc xây dựng văn hóa học tập cũng là một trong những khó khăn lớn nhất mà hiện nay rất doanh nghiệp đang phải đối mặt.

Xu hướng dịch chuyển ngành L&D

Trong bối cảnh công nghệ đang có nhiều bước tiến mới, quá trình học tập hiện đại đã có sự thay đổi so với quá khứ, mở ra một bối cảnh linh hoạt hơn trong các hoạt động phát triển con người.

Học tập tại doanh nghiệp trong quá khứ thường mang tính chất thụ động, người học chủ yếu tham gia các chương trình đào tạo đã được xây dựng sẵn, có khuôn mẫu chung cho số đông và tiếp cận một chiều. Theo yêu cầu của xu hướng giáo dục hiện đại, mỗi người đều phải rèn luyện khả năng tự định hướng các kiến thức và kiến tạo tinh thần học hỏi mọi lúc mọi nơi. Trong bối cảnh đó, bộ phận L&D cần đầu tư nhiều hơn trong việc thiết kế môi trường khuyến khích nhu cầu học hỏi của các cá nhân trong tổ chức, khiến việc học tập trở thành nhu cầu tự thân của người học.

Khác với hình thức học tập truyền thống, giảng viên không phải là người duy nhất cung cấp các kiến thức và các thông tin giá trị. Họ đóng vai trò là người điều phối dẫn dắt, gợi mở các nội dung dựa trên nhu cầu của các học viên. Các hoạt động đào tạo cũng được tổ chức linh động tùy biến theo sự thay đổi của kế hoạch kinh doanh và các yếu tố trong và ngoài công ty thay vì cố định một cách kém linh hoạt. Các khóa học cũng được tổ chức ngay tại thời điểm phát sinh nhu cầu từ phía học viên và doanh nghiệp.

Về các hình thức tổ chức lớp học, việc học sẽ không giới hạn chỉ trong khuôn khổ lớp học mà mở rộng tích hợp cả nơi làm việc. Thời lượng các buổi học cũng được chia nhỏ thành các buổi học ngắn lặp lại nhiều lần thay vì các buổi học kéo dài 45 phút, khai thác nhiều khía cạnh của một chủ đề hay một nội dung cụ thể.

Tham khảo mô hình khung năng lực người làm L&D của Hiệp hội Đào tạo Hoa Kỳ, một số nhóm năng lực chuyên môn đòi hỏi người phụ trách L&D cần sở hữu bao gồm: năng lực quản trị bộ phận L&D, quản trị nhân tài & quản trị tri thức.

Ngoài ra theo một thống kê khác từ Báo cáo về triển vọng nghề nghiệp và xu hướng kỹ năng tại Việt Nam của Vietnamwork, dựa vào nhu cầu của các nhà tuyển dụng, có hai nhóm kỹ năng đòi hỏi người lao động phải có được để đạt được các mục tiêu về công việc. 

Thứ nhất là nhóm kỹ năng cơ bản như học hỏi tích cực, kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin và truyền thông, quản lý bản thân và người khác, tư duy phản biện, lắng nghe tịch cực… 

Thứ hai là nhóm kỹ năng phức tạo như hợp tác với người khác, quản lý con người, trí tuệ cảm xúc, đánh giá và ra quyết định, giải quyết vấn đề phức tạp, kỹ năng thương lượng, quản lý thời gian, phân tích hệ thống…