Hành trình vạn dặm bắt đầu từ một bước chân

>> Bài viết trên Đặc san chào xuân 2023 "Bản lĩnh tiên phong".

Cắt giảm nhân sự, nợ lương, tạm đóng cửa, thậm chí phá sản là những thứ nghe rất đau lòng nhưng không phải chuyện lạ khi nói về thực trạng của các doanh nghiệp F&B (đồ uống và thực phẩm) trong các đợt giãn cách xã hội. Khi đại dịch Covid-19 còn chưa qua, nhiều dự báo cũng đã được đưa ra về một tương lai không mấy sáng sủa cho ngành F&B do những “di chứng” để lại.

Một bức tranh chỉ toàn màu xám! Nhưng rồi, những điểm xuyết màu cam dần xuất hiện với tốc độ ngày càng nhanh và độ phủ ngày càng lớn, góp phần cùng các gam màu khác tô điểm cho bức tranh dần trở nên tươi sáng hơn.

Chuyển đổi số không mới nhưng đại dịch khiến cho quá trình này được đẩy mạnh chưa từng thấy bởi gần như là con đường duy nhất để cứu các doanh nghiệp F&B khỏi cửa tử. Chuyển đổi số cũng là cánh cửa để các doanh nghiệp F&B hồi phục và bứt phá mạnh mẽ trong bối cảnh mới.

Đó vừa là cơ hội cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chuyển đổi số như iPOS.vn nhưng cũng đồng thời là thách thức để có thể đáp ứng nhu cầu cấp bách của thị trường, đặc biệt là khi công ty khởi nghiệp này đặt mục tiêu cung cấp phần mềm SaaS (phần mềm dạng dịch vụ) cho các khách hàng lớn ngay đầu dịch Covid-19 cũng như triển khai phần mềm iPOS Web Order miễn phí giúp các đơn vị kinh doanh F&B tự tạo website bán hàng trực tuyến.

“Trong suốt 2 năm đại dịch, ngoại trừ thời điểm giãn cách xã hội, văn phòng của iPOS.vn hiếm khi tắt đèn sau 10 giờ đêm. Bộ phận kinh doanh và kĩ thuật thường xuyên tăng ca ngày nghỉ để hỗ trợ và đào sâu insight (thấu hiểu) khách hàng. Bộ phận phát triển sản phẩm thường xuyên họp quá nửa đêm”, ông Đỗ Văn Vinh, Phó tổng giám đốc phụ trách công nghệ iPOS.vn kể lại.

Tập trung nỗ lực giải quyết các nỗi đau đang tồn tại trên thị trường F&B, thậm chí dự báo các vấn đề có thể xảy ra trong tương lai để đón đầu, đã trở thành tôn chỉ của ban lãnh đạo iPOS.vn và đội ngũ trong suốt 12 năm qua, nhờ đó, làm nên sự phát triển vượt bậc.

Con phố dài chưa đầy 500m tại quận Hai Bà Trưng (Hà Nội) có tới 10 cửa hàng F&B lớn nhỏ được trang bị máy tính tiền với màu cam đặc trưng của iPOS.vn. Không chỉ có mặt ở các thành phố lớn, hơn 1.000 nhân sự đã lan tỏa iPOS.vn tới nhiều ngõ ngách ở khắp 63 tỉnh thành với hơn 100.000 đối tác. Thậm chí, những xe đẩy vỉa hè giờ đây đã quen với thao tác bấm chọn món và in hóa đơn ngay trên chiếc máy POS cầm tay.

Bước khởi đầu của hành trình vạn dặm

Giải quyết nỗi đau của thị trường F&B cũng là lời gợi mở cho ý tưởng về sự ra đời của doanh nghiệp mang tên iPOS.vn 12 năm trước. Chuyển đổi số là thứ không hề tồn tại trong tư duy của các chủ cửa hàng thời điểm đó. Hầu hết nhà hàng ở Việt Nam vẫn dùng các công cụ khá thô sơ như máy tính Casio, sổ sách, hiện đại hơn là bảng tính Excel. Các công cụ này rất dễ gây nhầm lẫn cho người chủ trong tính toán và dễ thất lạc.

Một số doanh nghiệp lúc đó đã triển khai hệ thống tính tiền cho nhà hàng nhưng tư duy làm phần mềm chưa thực sự mạch lạc, khó sử dụng và chưa tự động hóa dẫn đến nhiều tình huống dở khóc dở cười như khách gọi một đằng, bếp làm một nẻo. Đồng thời, nhân viên mới gặp nhiều khó khăn hơn trong quá trình làm quen và sử dụng.

Dù có tư duy tiến bộ hơn với ý thức về sự chuyên nghiệp hoá thì thiếu công cụ để triển khai hiệu quả vẫn là bài toán chưa có lời giải cho nhiều chủ cửa hàng lúc bấy giờ. Dựa trên “nỗi đau” này, ý tưởng về một phần mềm tài chính kế toán giúp cho các chủ cửa hàng “nhẹ đầu” hơn đã được nhen nhóm.

Nhờ cảm hứng sau cơ duyên tiếp cận với một sản phẩm POS công nghệ mới từ Đức, thao tác sử dụng vô cùng đơn giản để lựa chọn món trên màn hình cảm ứng, ba nhà sáng lập gồm ông Vũ Thanh Hùng, Đỗ Văn Vinh và Hoàng Long cùng lao vào nghiên cứu với tham vọng phát triển một sản phẩm sinh ra từ đất Việt. Và rồi họ đã trở thành những người tiên phong trong việc cung cấp giải pháp in đơn tự động từ quầy thu ngân tới bếp, sau này trở thành tiêu chuẩn chung của cả ngành F&B.

“Chúng tôi xác định phải đồng hành cùng các chủ nhà hàng, không chỉ cung cấp công cụ mà còn phải giúp họ kinh doanh tốt hơn. Họ tốt hơn thì sản phẩm của chúng tôi mới được đón nhận, đó là cách cùng nhau phát triển”, ông Vinh chia sẻ khi được hỏi về khát khao thuở ban đầu.

Cũng vì vậy mà ngay từ đầu, iPOS.vn không định vị mình là doanh nghiệp cung cấp phần mềm và giải pháp. Họ định vị mình là một công ty dịch vụ với tư duy lấy khách hàng làm trọng tâm để phục vụ khách hàng tốt nhất và không ngừng phát triển các giải pháp giải quyết nỗi đau của thị trường. Định vị này ăn sâu vào tiềm thức của những người sáng lập, và thấm nhuần vào văn hóa doanh nghiệp.

Lợi thế của người đi đầu là thứ không ai phủ nhận nhưng mấy ai thấy được đằng sau đó là một hành trình gian nan và cô đơn với những bước độc hành.

“Chúng tôi mất kha khá thời gian để thuyết phục các nhà hàng chuyển đổi vì họ vẫn nghi ngại về khả năng tự động hóa và phương thức quản trị mới mẻ này. Hồi đó, khái niệm quản lý từ xa là tính năng vô cùng xa xỉ. Ít người chủ có thể nghĩ đến việc xem điện thoại để biết bàn nào đang có khách, họ gọi món gì, mình thu được bao nhiêu tiền. Còn thời điểm hiện tại, có khi cả tháng mới thấy chủ quán xuất hiện”, ông Vinh nói.

Dù trụ sở chính ở Hà Nội nhưng điều thú vị là khách hàng đầu tiên của iPOS.vn lại là một cửa hàng ở Vinh (Nghệ An) trong một lần ông Vinh tranh thủ tiếp cận với người chủ cửa hàng trong giờ giải lao trong một bữa ăn cùng bạn bè ở nhà hàng này. Nhà hàng mang tên Việt Đức giờ đã trở thành khách hàng lâu năm nhất của iPOS.vn.

Để có được hợp đồng với khách hàng đầu tiên ở thủ đô là nhà hàng Bến Bạc (Tây Hồ), đội ngũ iPOS.vn cũng đã mất khá nhiều thời gian thuyết phục vì ban đầu họ không tin là có thể đưa hệ thống tự động in đơn vào bếp.

“Thời điểm đầu có khi cả tháng không chốt được đơn. Tuy nhiên, chúng tôi vẫn kiên trì vì xác định rằng đây là sản phẩm có giá trị và đi trước rất nhiều những cái Việt Nam đang có. Chúng tôi cũng là những doanh nghiệp tiên phong trong hệ thống máy tính bảng order (gọi món). Các thiết bị chạy hệ điều hành Windows Phone đã được chúng tôi lần đầu triển khai cho nhà hàng nổi Sông Hương ở thành phố Huế”, đồng sáng lập iPOS.vn chia sẻ.

Tăng tốc

Giai đoạn khởi động đầy thử thách nhưng họ vẫn kiên định với giá trị của sản phẩm, vẫn miệt mài trên hành trình chinh phục khách hàng để rồi khi sản phẩm bắt đầu được đón nhận cũng là lúc iPOS.vn có cơ hội tăng tốc khi thời cơ đến.

Năm 2014, iPOS.vn lần đầu đạt doanh thu 1 tỷ đồng với con số vài chục khách hàng chỉ trong vòng một tháng, do có sự xuất hiện của trung tâm thương mại Royal City tại Hà Nội.

Khi mô hình quán trà sữa bùng nổ tại Việt Nam năm 2017 đòi hỏi cốc nhựa có in tem nhãn mà không phần mềm nào đáp ứng được, đội ngũ iPOS.vn chỉ trong một tuần đã tập trung làm ra thiết bị in tem cho khách. Cột mốc này giúp iPOS.vn tăng trưởng khá “nóng” trong thời điểm đó và đi cùng với vô số thương hiệu trà sữa nổi tiếng.

Đến năm 2018, iPOS.vn đạt một bước ngoặt tăng trưởng nóng mới với sự ra đời của phần mềm SaaS, được đặt tên là FABi, với khát vọng thay đổi quy trình vận hành của cả ngành F&B tại Việt Nam.

Ông Nguyễn Thái Dương, Giám đốc Marketing iPOS.vn cho biết, năm 2017, công ty đối mặt với một bước chuyển về chiến lược vô cùng quan trọng. Mặc dù đã chiếm lĩnh thị phần với sản phẩm dưới dạng “đóng gói” (SaaP) nhưng chi phí cho một hệ thống bao gồm cả phần cứng phần mềm khá cao, khoảng 17-25 triệu đồng/cửa hàng. Ngoài ra, việc xây dựng phần mềm trên hệ điều hành Windows PC sẽ không còn tối ưu khi mà hệ điều hành iOS, Android đã rất phát triển.

Phần mềm dạng dịch vụ FABi được ra đời trong bối cảnh đó như một phiên bản POS mới hoàn toàn với mục đích duy nhất là tích lũy các hiểu biết của mình vào sản phẩm công nghệ và đến được với nhiều người nhất. Phiên bản mới với cách tính tiền mới dạng thuê bao theo tháng có chi phí chỉ khoảng 200.000 đồng với các sản phẩm thiết bị mà khách hàng dễ tiếp cận hơn.

Hình ảnh về chiếc màn hình POS nhỏ, có thể cảm ứng vuốt chạm, đã trở thành kim chỉ nam trong chiến lược kinh doanh mới. Với tính chuyên nghiệp nhưng chi phí phù hợp với số đông, trong hai năm đầu, sản phẩm này được hướng tới các khách hàng vừa và nhỏ, từ quán trà sữa đến mô hình xe đẩy trước khi định hướng triển khai tới các doanh nghiệp lớn từ 2020.

Dù bị gián đoạn do ảnh hưởng dịch bệnh nhưng kết quả iPOS.vn thu về được cao hơn mong đợi. Sự chuyển đổi từ cũ sang mới về cơ bản được hoàn thành với tỷ trọng sản phẩm FABi bán ra chiếm 80-90% mỗi tháng. Số lượng điểm bán triển khai những lúc đỉnh cao đã tăng từ 500 lên 2.500 điểm bán với một tốc độ phủ rất nhanh trên 63 tỉnh thành.

“Ở thời điểm hiện tại, đây là những minh chứng cho sự đúng đắn của chiến lược chọn sản phẩm cho phân khúc thấp và chúng tôi sẽ tiếp tục đi theo chiến lược này trong thời gian tới”, ông Dương khẳng định.

Ông Trần Xuân Trung, Giám đốc Kinh doanh miền Bắc iPOS.vn cho biết, nếu như khó khăn ở giai đoạn đầu thành lập nằm ở tư duy của người quản lý nhà hàng về việc không cần công nghệ thì khó khăn trong giai đoạn mới nằm ở tư duy của người làm kinh doanh, chưa coi trọng vai trò của phần mềm trong việc tối ưu hoá doanh thu và lợi nhuận.

Với sản phẩm mới, iPOS.vn cũng phải thay đổi rất nhiều trong bộ máy để đảm bảo hỗ trợ khách hàng tốt nhất về lâu dài, khiến họ hài lòng nhất. Chỉ trong hai năm đại dịch, số lượng nhân sự của iPOS.vn trung bình tăng xấp xỉ 5-10% mỗi tháng.

Lý giải về sự thành công mà iPOS.vn đã đạt được, ông Trung nhấn mạnh sự tập trung vào lĩnh vực F&B với sứ mệnh giúp ngành F&B nói riêng và xã hội nói chung trở nên tốt hơn. iPOS.vn cũng xây dựng được văn hoá người trước hướng dẫn người sau để tạo nên một tổ chức đoàn kết với những con người nhiệt huyết, năng lượng và gắn bó lâu dài.

“Mặc dù vẫn là một đơn vị kinh doanh nhưng đâu đó, mục tiêu về kinh doanh vẫn chỉ đứng thứ hai”, ông Trung chia sẻ.

Lãnh đạo iPOS.vn cũng thừa nhận yếu tố may mắn mà họ có được trên hành trình phát triển sau 12 năm, nhất là được làm việc với những khách hàng lớn đầu tiên ở thị trường Việt Nam. Đấy là những bàn đạp giúp iPOS.vn có những bước tiến nhanh bởi vì cuối cùng vẫn là câu chuyện kinh nghiệm và thực chiến chứ không chỉ là thời gian.

“Chỉ có thực chiến, được va vấp với rất nhiều bài toán khó trong thị trường thì chúng tôi mới có được những bài học và nhạy bén với những nhu cầu cũng như mong đợi của khách hàng để từ đó tìm cách tối ưu sản phẩm nhanh hơn so với các đối thủ. Hơn cả tài chính mạnh hay quy mô lớn, kinh nghiệm và thời gian cho chúng ta một nền tảng vững chắc”, ông Trung nói.

Nhìn về phía trước

Tính đến thời điểm hiện tại, hệ sinh thái công nghệ cho ngành F&B của iPOS.vn đã khá đầy đủ nhưng vẫn cần thêm thời gian để hoàn thiện, mục tiêu là trong vòng ba năm tới.

Để đạt được mục tiêu đó, yếu tố quan trọng nhất lúc này là năng lực của đội ngũ bên cạnh nỗ lực không ngừng cải tiến sản phẩm, mang sản phẩm ra thị trường và kết hợp các sản phẩm trở thành giải pháp tối ưu cho từng mô hình kinh doanh khác nhau.

Do đó, tất cả nhân sự mới của iPOS.vn đều được yêu cầu đào tạo ít nhất 2 tuần và trả lương đầy đủ trong suốt thời gian học tập. Bên cạnh đó, mọi nhân sự kể cả lãnh đạo các phòng ban cũng phải học tập và kiểm tra qua hệ thống e-learning nội bộ hàng tháng.

“Mục tiêu của chúng tôi từ nay đến 2025 chỉ là hoàn thiện và đẩy mạnh tất cả sản phẩm ra thị trường và triển khai thành công cho khách hàng. Trên hết, chúng tôi mong muốn sản phẩm trở thành công cụ đắc lực cho sự phát triển kinh doanh của thị trường F&B tại Việt Nam”, ông Vinh nói.

“FABi phải dần có quá trình trưởng thành, từng bước đủ lực thay thế phần mềm cũ, đánh vào phân khúc nhỏ và dần dần thâm nhập phân khúc lớn hơn”, ông Vinh đồng thời chia sẻ về tư duy phát triển sản phẩm chủ đạo trong chiến lược iPOS.vn hiện nay.

“Chiến lược mạnh nhất trong ba năm tới vẫn là tập trung phủ sóng các hệ thống trong nước. Đồng thời, chúng tôi sẽ bắt đầu gây dựng hệ thống liên quan đến nhân sự cũng như nguồn nguyên vật liệu cho các nhà hàng, thậm chí là kết nối với các đơn vị tài chính và các lĩnh vực khác để hỗ trợ cho doanh nghiệp F&B về mặt bằng, dòng tiền…”, ông Dương bổ sung.

Kinh doanh trong mảng B2B, lãnh đạo iPOS.vn hiểu rằng dịch vụ hỗ trợ phải nhanh và thuận tiện, yếu tố tốc độ đặc biệt quan trọng trong các tình huống khẩn cấp. Do đó, họ luôn có sự cân bằng giữa vận hành của công ty cũng như đáp ứng dịch vụ khách hàng. Hiện iPOS.vn có khoảng 20 chi nhánh trên các tỉnh thành lớn và sẽ cân nhắc mở chi nhánh ở các địa phương khác có sự phát triển vượt bậc về mặt dịch vụ.

Khi được hỏi về một tầm nhìn xa hơn sau 2025, thậm chí là về một ý tưởng vươn ra quốc tế, ông Vũ Thanh Hùng, Tổng giám đốc iPOS.vn nhấn mạnh: “Hành trình vạn dặm bắt đầu từ một bước chân, chúng tôi phải làm chắc ở nội địa trước, sau đó mới tiến tới thử nghiệm ở các thị trường trong khu vực”.

Khát vọng về một tương lai vươn tầm quốc tế là điều mà bất cứ người làm khởi nghiệp nào cũng có nhưng với ban lãnh đạo iPOS.vn, phát triển nóng nhưng cũng phải chắc chắn. Khi mà bối cảnh thế giới có quá nhiều biến động khó lường, những bước đi chắc chắn, không vội vã là điều quan trọng.

Bên cạnh sẵn sàng chuẩn bị cho những cơ hội mới như cách mà iPOS.vn đã làm trong suốt hơn một thập kỷ qua, có thể là cơ hội vươn ra các thị trường mới trong khu vực và thế giới, thì họ vẫn miệt mài với sứ mệnh phụng sự các doanh nghiệp F&B của Việt Nam trên hành trình chuyển đổi số thành công.