Chặn quyền lực vô hình của bộ phận kế toán, hành chính trong doanh nghiệp

Chị Huyền là nhân viên phòng mua của một doanh nghiệp nước ngoài khá lớn ở Việt Nam. Vẫn là nhân viên hợp đồng đang cố gắng để được lên chính thức nên nhiều khi chị rất áp lực, phải đưa cả công việc về nhà để giải quyết. Có những ngày nghỉ cuối tuần vẫn phải trực điện thoại vì hàng chuyển đến mà công ty không có người nhận.

Cũng giống như rất nhiều người, áp lực lớn nhất đối với chị Huyền không phải khối lượng công việc quá lớn mà là phải chạy sao cho kịp thời hạn. Thời hạn sếp giao làm xong trễ một chút có thể xin được du di trong nhiều trường hợp, nhưng trễ thời hạn với khách hàng thì có thể mất đi một hợp đồng, uy tín của công ty giảm sút.

Là một nhân viên rất chăm chỉ, chị Huyền luôn hoàn thành công việc của mình đúng thời hạn, nhưng điều khiến chị đau đầu là hồ sơ, thủ tục làm để gửi cho khách thường xuyên bị ách tắc tại bộ phận kế toán. Trong một công ty lớn như công ty của chị Huyền, hai bộ phận làm việc hoàn toàn độc lập, thiếu tương tác, giục lên giục xuống cũng chẳng ăn thua. Nhắn tin cho sếp để nhờ can thiệp cũng không được nên chị đành ngậm ngùi chờ đợi trong lo âu.

Trên thực tế, không chỉ ở công ty của chị Huyền mà việc quyền lực vô hình của bộ phận hành chính – kế toán quá lớn là một thực trạng chung của rất nhiều tổ chức.

Nhân viên mất nhiều công sức đi làm việc với đối tác, mua sắm và mang hồ sơ thanh toán về công ty. Nhiều trường hợp xảy ra cơ chế xin cho, phải kết thân với kế toán mới được giải quyết nhanh. Hoặc lỡ để mối quan hệ với kế toán không được cơm lành canh ngọt thì không những không được giải quyết nhanh mà còn phải đợi rất lâu vì “chưa đến lượt”.

Từng chia sẻ tại chương trình mạn đàm CEO tháng 7 do chương trình CEO chìa khoá thành công tổ chức, chuyên gia nhân sự Phạm Thu Thuỷ, từng làm giám đốc nhân sự và đào tạo cho một số công ty bán lẻ cho rằng, một tổ chức chuyên nghiệp không nên để xảy ra tình trạng này vì nó phản ánh cả một tổ chức không có chuẩn mực.

Tất cả nhân sự trong công ty ở mọi bộ phận đều cần được đánh giá kết quả công việc bằng các công cụ, tiêu chuẩn đo đếm để tối ưu hoá hiệu quả công việc, hướng đến một bộ máy chuyên nghiệp, tinh gọn và giảm thiểu chi phí cho công ty.

Như ở một đơn vị chị Thuỷ từng công tác phải đo từng mét vuông hệ thống trung tâm thương mại, đếm từng cây xanh để biết có bao nhiêu cây cần được chăm sóc, bao nhiêu mét vuông cần được quét mỗi ngày từ đó tính ra mỗi người lao công một ngày cần làm sạch bao nhiêu mét vuông sàn, mỗi công nhân cây cảnh chăm được bao nhiêu cây mỗi ngày. Có như vậy mới đưa ra được số lượng nhân sự phải có để đảm bảo chất lượng, tối ưu chi phí và tránh được vấn nạn “nhàn cư vi bất thiện”.

Vẫn biết rằng một hệ thống đo lường hiệu suất công việc (KPI) là điều cần có trong mỗi doanh nghiệp, được xây dựng dựa trên đặc điểm mỗi công ty theo một chuẩn nhất định song nhiều người vẫn cho rằng đánh giá nhân sự trong nhiều trường hợp còn phải dựa trên thước đo cảm tính vì có những lúc sẽ không thể đo đếm được.

Tuy nhiên, với gần 20 năm kinh nghiệm quản lý, bà Ninh Thị Ty, Chủ tịch Tập đoàn May Hồ Gươm cho rằng không thể đo bằng cảm tính: “Kế toán nói phải làm nhiều và tốn nhiều thời gian từ lấy số liệu, nhập liệu thì tôi yêu cầu phải lượng hoá ra là mất thời gian bao lâu. Tôi phân tích ra quá trình này mất khoảng 2 tiếng trong ngày, vậy thời gian còn lại làm gì”?

Theo chuyên gia nhân sự Phạm Thu Thuỷ, cần phải có các ứng dụng, công cụ đo lường hiệu suất công việc theo các chuẩn được đặt ra. Chẳng hạn, khi cần mua một vé máy bay, đặt ô tô đi công tác hay cán bộ cần văn phòng phẩm và trang thiết bị đầu vào cho nhân sự mới thì đều gửi yêu cầu về bộ phận hành chính.

Theo quy định của một số công ty, hai tiếng đồng hồ kể từ lúc nhận yêu cầu là thời gian tiêu chuẩn bộ phận hành chính phải gửi thông tin về chuyến bay trong nước và bốn tiếng đồng hồ là thời gian tiêu chuẩn để gửi thông tin về chuyến bay quốc tế. 

Còn đối với trường hợp chuẩn bị trang thiết bị cho nhân viên mới, trong vòng 8 tiếng đồng hồ kể từ thời điểm nhận yêu cầu, bộ phận hành chính bắt buộc phải chuẩn bị đầy đủ các công cụ liên quan.

Đối với bộ phận kế toán, nếu chuyên nghiệp thì cần có quy định về thời gian từ lúc nhân viên gửi hồ sơ thanh toán đến lúc hồi đáp hồ sơ hợp lệ hay không hợp lệ, và trong bao lâu thì nhân viên sẽ được thanh toán.

“Khi tất cả những điều này được đưa vào ứng dụng đo lường, sẽ không còn cơ chế xin cho hay phải thân thiết mới được giải quyết sớm”, chị Thuỷ khẳng định.