Shark Phú bật mí cách tối ưu chi phí vượt khủng hoảng

Hiểu bản chất của chi phí

Một trong những vấn đề nan giải nhất các doanh nghiệp phải đối mặt trong mùa dịch Covid-19 là vấn đề tài chính. Trong đó, cắt giảm các loại chi phí để có thể duy trì hoạt động qua khủng hoảng là lựa chọn được rất nhiều doanh nghiệp hướng đến.

Tuy nhiên, ông Nguyễn Xuân Phú, Chủ tịch HĐQT tập đoàn Sunhouse nhận định, để tiết giảm chi phí một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần phải hiểu bản chất của chi phí, bởi lẽ nhiều lúc tăng chi lại là giảm phí, và giảm chi lại dẫn đến tăng phí.

Theo ông Phú, chi phí là tỷ lệ số tiền chi ra tính trên một đồng lợi nhuận thu về. Trong đó, chi phí cố định là những chi phí không thay đổi, không tác động trực tiếp đến doanh thu còn chi phí biến đối là những chi phí tỷ lệ thuận theo sự thay đổi của doanh thu. Các loại chi phí trong doanh nghiệp liên quan đến nhân sự, marketing, bán hàng….đều bao gồm chi phí cố định và chi phí biến đổi.

Chẳng hạn, lương dành cho những bộ phận gián tiếp như bảo vệ hay lễ tân có thể xem là chi phí cố định, vì việc tăng chi cho các bộ phận này cũng không ảnh hưởng đến sản lượng hay doanh thu.

Nói như vậy có người sẽ cho rằng tại sao phải đầu tư vào các chi phí này, tại sao không để những người trực tiếp làm sản phẩm đảm nhiệm. Ông Phú cho rằng, cần hiểu rõ những giá trị mà các tài sản cố định mang lại để có thể quyết định đánh đổi. Những công ty có số lượng nhân sự đếm trên đầu ngón tay sẽ không cần đến bộ phận nhân sự hay lễ tân, có thể để người làm kinh doanh đảm nhiệm, miễn là thời gian thực hiện ngắn hơn và hiệu quả hơn người được thuê làm chuyên trách.

Một toà văn phòng đẹp, một chiếc xe đẹp dù là chi phí cố định nhưng lại sinh ra những giá trị vô hình như giúp khách hàng tăng niềm tin vào doanh nghiệp, tăng trải nghiệm và cảm xúc. Khách hàng không chỉ mua một sản phẩm mà còn mua cả những giá trị vô hình.

Theo ông Phú, việc đầu tư một bộ máy cố định, một nhà xưởng lớn hay nhỏ phụ thuộc vào chủ doanh nghiệp, vào cơ hội kinh doanh. Có những cơ hội mang tính lâu dài nhưng cũng có những cơ hội chỉ diễn ra trong một thời gian rất ngắn. Việc đầu tư vào các tài sản cố định phụ thuộc nhiều yếu tố như quy mô thị trường tương lai, tốc độ tăng trưởng, rủi ro…

Ngược lại với các chi phí cố định, tiền lương cho nhân viên sản xuất hay bán hàng có thể xem là chi phí biến động. Nếu gia tăng sản xuất, tăng cường bán hàng thì sản lượng tăng, doanh thu tăng và tiền lương cũng sẽ tăng.

“Cần hiểu bản chất chi phí và xác định loại chi phí nào tăng theo biến động của doanh thu, từ đó sẽ biết cách cắt giảm hay tăng chi”, ông Phú nói trong sự kiện trực tuyến "Chiến lược tối ưu chi phí vượt khủng hoảng" do Hội Doanh nghiệp trẻ Hà Nội phối hợp với Base.vn tổ chức.

Cắt/giảm đúng lúc, đúng chỗ

Ông Phú cho biết, Sunhouse hiện có 7 công ty con, mỗi công ty lại rơi vào mỗi trạng thái nên các giải pháp cũng khác nhau. Trong hai đợt dịch, có công ty tăng chi để tranh thủ tăng thị phần và cơ hội, nhưng có công ty phải cắt giảm chi tiêu.

Một số mô hình của Sunhouse đã ở trạng thái thị trường bão hoà, chẳng hạn như nhà máy sản xuất xoong, nồi, chảo hiện đã nắm được khoảng 50% thị phần thì mức độ tăng trưởng rất khó dù có đầu tư thêm. Vì vậy, biện pháp trong mùa dịch này là tập trung vào giảm chi.

Vị “cá mập” của chương trình Shark Tank cho rằng, cần xác định nguồn phát sinh của chi phí để cắt giảm hiệu quả. Chẳng hạn, nếu giảm một đồng chi phí cố định sẽ chỉ tiết kiệm được một đồng. Nhưng nếu giảm chi phí biến đổi thì sẽ tiết kiệm được số tiền tương thích với số lượng sản phẩm làm ra. Ví dụ trước đây cần một lạng sơn để sản xuất một cái chảo, nếu tiết giảm 0,1 lạng sơn trên mỗi cái chảo thì có thể tiết kiệm tới 10.000kg sơn nếu sản xuất một triệu cái.

“Cần chú trọng chi phí biến động, nếu để lãng phí thì lãng phí cực lớn mà cái này liên quan đến hệ thống định mức và quy trình”, shark Phú nhận định.

Chẳng hạn, một công nhân chỉ cần thực hiện năm công đoạn để tạo ra một sản phẩm nhưng thực tế lại làm thành bảy công đoạn, dẫn đến hàng nghìn công nhân lãng phí tới 40% thời gian. Bên cạnh đó, những chi phí liên quan đến nguyên vật liệu hay nhiên liệu… nếu không được xây dựng hệ thống định mức chặt chẽ sẽ dẫn đến lãng phí cực lớn.

Theo đó, nếu doanh nghiệp nào không tăng được doanh số, doanh nghiệp cần tập trung vào rà soát các quy trình làm việc để giảm bớt số công đoạn dư thừa.

“Thông thường, con người hay quan trọng hoá vấn đề, cứ có nhân sự là bày việc ra, vẽ thêm các bước, tưởng làm thế sẽ làm mình quan trọng lên nhưng thực ra vừa không mang lại giá trị lại còn gây tốn kém cho cả hệ thống. Có những thứ cực kỳ lãng phí mà không nhìn thấy”, Chủ tịch Sunhouse nhìn nhận.

Ông Phú cho biết, trong mùa dịch này, ban lãnh đạo Sunhouse đã họp và soát xét lại quy trình, bổ sung những chỗ còn thiếu và tối giản những quy trình đã có sẵn nhưng rườm rà, cắt giảm những công đoạn không mang lại giá trị, từ đó cắt giảm số lượng người tham gia hoạt động trong quy trình đó.

Nếu không giảm bớt được số bước, shark Phú cho rằng phải tìm phương pháp để giảm thời gian cho từng bước. Muốn làm được, doanh nghiệp phải thay đổi phương pháp làm việc nhờ áp dụng công nghệ.

Ông Phan Hồng Minh, nhà sáng lập kiêm CEO JupViec.vn cho biết, công ty này luôn theo kim chi nam “đo đếm được thì cải tiến được”. Nhờ áp dụng công nghệ nên hệ thống báo cáo, đo đếm hỗ trợ tốt trong mùa dịch.

Thông thường, công ty thực hiện đo đếm hàng ngày, họp báo cáo KPI hàng tuần, hàng tháng, hàng năm. Khi dịch diễn ra, công ty này ngay lập tức thực hiện báo cáo 4 tiếng một lần, áp dụng công nghệ để ban điều hành lấy báo cáo số liệu một cách liên tục, từ đó nhanh chóng cập nhật và đưa ra các quyết định. Các loại chi phí cũng được hệ thống hoá một cách cụ thể và được xử lý theo hướng tối ưu.

Tuy nhiên, ông Trần Văn Viển, đồng sáng lập kiêm giám đốc khu vực phía Nam của Base.vn nhận thấy, các doanh nghiệp thường nghĩ rằng công nghệ là một thứ gì đó rất thần kỳ, thậm chí nghĩ rằng có thể giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí. Trên thực tế, các sản phẩm công nghệ về bản chất chỉ là công cụ, quan trọng nhất vẫn nằm ở người chủ doanh nghiệp.

“Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp đang không biết phải làm như thế nào. Không nên chạy đua theo phong trảo mà phải bắt nguồn từ thực tiễn doanh nghiệp, từ nỗi đau của chính doanh nghiệp, cụ thể là doanh nghiệp cần tối ưu gì, cần đo lường gì”, ông Viển nói.

Trong bối cảnh dịch bệnh diễn biến phức tạp, điều kiện và thậm chí mô hình kinh doanh thay đổi nên quy trình cũng phải cải tiến liên tục. Theo đồng sáng lập Base.vn, khi lựa chọn công nghệ để ứng dụng, doanh nghiệp nên cân nhắc dựa trên mục tiêu ngắn trung và dài hạn.

Chẳng hạn, khi phải chớp thời cơ trong ngắn hạn, doanh nghiệp cần đến những công nghệ có khả năng thích ứng nhanh, triển khai nhanh và hiệu quả nhanh. Bởi công nghệ quá cồng kềnh hay những khoản đầu tư lớn sẽ trở thành rào cản nếu triển khai chưa kịp xong mà môi trường đã thay đổi.

Trái ngược với các đơn vị có thị trường đã bão hoà, mặc dù tổng dung lượng toàn thị trường giảm nhưng do thị phần một số doanh nghiệp mới thành lập trong Sunhouse còn nhỏ nên vẫn có cơ hội tăng trưởng. Trong khi đa phần doanh nghiệp khác đều co lại, cắt giảm chi phí thì các đơn vị này của Sunhouse lại tăng chi để gia tăng thị phần với mức phí thấp hơn nhiều so với trong giai đoạn bình thường. Có khi một đồng quảng cáo trong mùa dịch lại hiệu quả bằng ba đồng cho quảng cáo trước đây.

“Nhiều khi, tăng chi phí quảng cáo, bán hàng… nhưng đổi lại tổng chi phí giảm. Tất nhiên chỉ áp dụng với doanh nghiệp có nguồn lực. Nếu có cơ hội tăng trưởng hoặc cần tranh dành thị phần lúc này thì xem xét tăng chi, nhưng cần biết tăng chi vào đâu. Có những doanh nghiệp tăng lỗ trong sổ sách kế toán nhưng giá cổ phiếu vẫn tăng ví dụ như xe điện Tesla suốt 10 năm vẫn kinh doanh lỗ nhưng giá cổ phiếu lại tăng hàng trăm lần”, ông Phú nói.

Ở JupViec.vn, một số nguồn đơn hàng bị mất đi do ảnh hưởng của dịch bệnh nên các chi phí đều được cắt giảm. Chi phí nào lớn thì chia nhỏ ra để cắt. Nhưng với những dịch vụ ghi nhận số đơn hàng tăng lên, chẳng hạn như dịch vụ khử khuẩn văn phòng, công ty này tăng chi phí quảng cáo cho sản phẩm. Khi phát sinh một dịch vụ mới, chi phí cho nhân sự không hề gia tăng do tận dụng nguồn lực từ các dịch vụ bị giảm đi.

Ông Minh cho đẩy các chương trình khuyến mãi để thu các hợp đồng lớn nhằm thu về nguồn tiền lớn. Mặc dù ghi nhận lỗ khi hạch toán nhưng bù lại, công ty có dòng tiền vững chắc để duy trì hoạt động.

Shark Phú cũng cho rằng, cần phân biệt lợi ích trước mắt và lâu dài, có những khoản chi sẽ khiến sổ sách kế toán hôm nay ghi nhận lỗ nhưng đã được tích tụ vào giá trị tương lai.