Vượt khủng hoảng nhờ 1 trang giấy

Là phương pháp quản lý theo mục tiêu giúp liên kết nội bộ tổ chức và các cá nhân, mô hình OKR được kỳ vọng giúp mọi tầng nhân sự trong doanh nghiệp suy nghĩ và hành động cùng hướng về một mục tiêu.

Nhưng thực trạng áp dụng hiện nay ở Việt Nam cho thấy, OKR vẫn chưa thể hiện được kỳ vọng cao nhất là “mục tiêu chung dẫn dắt hành vi nhân sự”, thay vào đó vẫn là “quản lý định hướng hành vi”.

Nguyên nhân của tình trạng này được bà Đặng Thị Hải Hà, nhà sáng lập RespectVN và Weatwork chỉ ra là, không phải lãnh đạo doanh nghiệp hoặc đội ngũ nào cũng có thể diễn giải và truyền đạt tầm nhìn chiến lược thành các mục tiêu kinh doanh ngắn hạn với nhân sự phía dưới.

Chưa kể, dù với OKR, họ cũng thấy không dễ dàng xác định và đồng thuận về mối quan hệ quan trọng giữa doanh thu – chi phí – giá trị giữa các lãnh đạo và với đội ngũ thực thi.

Chính vì vậy, câu chuyện quản trị mục tiêu trên một trang giấy trong giai đoạn Covid-19 của ông Johan Lindholm, Tổng quản lý khu vực miền Bắc của Alfresco’s Group đã để lại nhiều bài học cho các doanh nghiệp trong hội thảo “Quản trị mục tiêu với OKR trên mô hình kinh doanh BMC để giảm lãng phí về nhân sự và tăng hiệu quả làm việc nhóm trong thời kỳ suy thoái”.

Cụ thể, dựa vào kinh nghiệm ứng phó với khủng hoảng như vụ khủng bố 11/9/2001 tại Mỹ, trong giai đoạn Covid-19, ông Johan đã đạt được đồng thuận với chủ đầu tư về một trong hai phương án kinh doanh là đóng hoặc mở cửa khách sạn. Phương án này được trình bày chỉ trên một trang giấy.

Để làm được điều này, ông đã đồng thuận rất nhanh với lãnh đạo các phòng ban cũng trên công cụ Một trang giấy tạo sự thay đổi (OPC) do đã có kinh nghiệm thực hành công cụ này trước đó.

Chỉ sau ba tuần ra quyết định, khu nghỉ dưỡng đã mở cửa trong suốt thời gian Covid-19, chuyển từ nghỉ dưỡng ngắn hạn sang dài hạn, giữ lại toàn bộ nhân sự và đón hàng ngàn khách du lịch nội địa tại thời điểm giãn cách xã hội, khi mà các khách sạn khác phải đóng cửa hoàn toàn.

Chính vì sự đồng thuận OKR từ trên xuống dưới, mọi nhân sự đều cảm thấy tin tưởng và tự nguyện chia sẻ khó khăn cùng công ty. Cụ thể, họ nhận 50% lương trong giai đoạn đầu và không nhận lương trong giai đoạn đóng cửa chuyến bay nội địa, đổi lại họ sẽ được đảm bảo việc làm tại một nơi làm việc uy tín sau Covid-19.

Như vậy, thay vì kế hoạch kinh doanh hàng trăm trang, lãnh đạo công ty có thể ghi nhớ và đảm bảo được những lời hứa của mình với khách hàng và nhân sự chỉ với "Một trang giấy". Đây là đặc điểm cơ bản nhất của mô hình OPC trong quản trị mục tiêu. Kết quả là công ty đã vượt qua đại dịch và nhanh chóng trở lại “bình thường mới” một các dễ dàng hơn so với các khách sạn khác.

Bà Hà cho biết, OPC giúp sắp xếp các mục tiêu cá nhân với các mục tiêu của nhóm và tổ chức. Công cụ này cho phép các bộ phận làm việc trực tiếp với khách hàng và bộ phận hỗ trợ có cơ hội suy nghĩ lớn hơn và làm việc cùng nhau tốt hơn. Ngoài ra, OPC cũng sắp xếp các mục tiêu cuối cùng của tổ chức với các mục tiêu cá nhân trong toàn bộ tổ chức chỉ với một trang giấy duy nhất.

Hiểu doanh nghiệp để làm đúng

Một vấn đề được đặt ra là không phải doanh nghiệp nào cũng học nhanh, hiểu đúng và điều chỉnh công thức OKR cho phù hợp với tư duy làm việc tại Việt Nam như câu chuyện trên. Bản thân các doanh nghiệp lớn như Intel Việt Nam, hay các khách sạn thuộc nhóm Leading Hotels of the World (LWH) đều phải nỗ lực rất nhiều để vượt qua những thách thức ban đầu khi áp dụng OKR.

Ba trong năm thách thức lớn nhất được bà Yến Phạm (Intel Việt Nam) và bà Neha Pandey (LWH) chỉ ra là việc các doanh nghiệp bắt chước theo các công ty khác để áp dụng OKR mà không hiểu công ty của mình, doanh nghiệp lập OKR xong mà không theo dõi hay nỗ lực để đạt được kết quả. Ngoài ra, doanh nghiệp chỉ tập trung vào What (mục tiêu gì) thay vì Why (tại sao lại đặt ra mục tiêu như vậy).

“Nhiều doanh nghiệp chưa tận dụng được lợi thế người đi sau và chưa tối ưu được bài học từ sai lầm mà các doanh nghiệp toàn cầu đi trước đã phải trả giá”, bà Hà nói.

Cụ thể, bà Hà cho rằng, kỳ vọng cao nhất với OKR chính là dùng mục tiêu chung để dẫn dắt hành vi của mọi tầng nhân sự. Tại Việt Nam, OKR vẫn đang chỉ được áp dụng như nhiều công cụ khác. Người quản lý định hướng hành vi của nhân sự phía dưới, đồng nghĩa với việc yếu tố văn hóa và sự cảm tính vẫn đang là khuynh hướng chủ đạo để quản trị mục tiêu ở Việt Nam.

Kết quả của quá trình quản trị mục tiêu cảm tính này là chính bản thân các lãnh đạo khó có thể đồng thuận được với nhau về mục tiêu cao nhất. Từ đó, họ không thể truyền đạt một cách rõ ràng các kết quả chính cho nhân sự phía dưới. Điều này cũng giống như ở chiều từ dưới lên, nhân sự phía dưới cũng không dám đưa phản biện hay đóng góp cho lãnh đạo. Như vậy, OKR không thể phát huy được giá trị căn bản, cốt lõi của nó.

Theo bà Hà, cần có một bảng điều khiển chung, không liệt kê mà cần thể hiện được sự liên hệ về OKR giữa các phòng ban và với OKR chung của doanh nghiệp.

Từ đó, dù chuyển đổi số hay không, CEO và ban lãnh đạo doanh nghiệp vẫn có thể nhanh chóng đạt đồng thuận về các mục tiêu lớn nhất của tổ chức, dựa vào sự gắn kết trực quan và sự đóng góp của các phòng ban đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Đây chính là ý tưởng quan trọng nhất của giải pháp OPC một trang giấy tạo thay đổi - quản trị mục tiêu với OKR trên mô hình kinh doanh Canvas (BMC) mà bà Hà và cộng sự đã nghiên cứu và thực hiện trong suốt hơn 10 năm qua.