Cách PJICO tiết kiệm 6.000 giờ mỗi tháng xử lý hóa đơn

Là một trong những doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ đầu tiên công bố kết quả kinh doanh nửa đầu năm 2024, Tổng công ty cổ phần Bảo hiểm Petrolimex (PJICO) ghi nhận doanh thu ước đạt 2.546 tỷ đồng, hoàn thành 53,4% kế hoạch năm.

Đóng góp vào doanh thu này là nỗ lực tái cơ cấu mô hình tổ chức của PJICO, cũng như quá trình tăng tốc chuyển đổi số giai đoạn 2023 - 2028 của doanh nghiệp bảo hiểm.

Trong đó, phía PJICO coi hoạt động chuyển đổi số là một điểm sáng, khi đã giải quyết được bài toán khó ở khâu vận hành, quản lý hóa đơn.

Theo đại diện Bảo hiểm Petrolimex, trước đây mỗi ngày PJICO thường xử lý hàng ngàn hóa đơn đầu vào.

Thông thường, quy trình xử lý một hóa đơn truyền thống tại PJICO có thể lên tới 7 bước, bao gồm cả việc nhân viên nghiệp vụ lẫn kế toán nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp, kiểm tra tình trạng, tải hóa đơn lên hệ thống và lập đề nghị thanh toán/lập phiếu chi.

Sau chuyển đổi số, thời gian xử lý mỗi hóa đơn tại PJICO từ trung bình 15 phút đã giảm xuống chỉ còn 3 phút - tương đương với tiết kiệm 80% thời gian xử lý quy trình.

Lãnh đạo PJICO cho hay, doanh nghiệp đã tiết kiệm tới 6.000 giờ lao động mỗi tháng của đội ngũ nhân viên, đồng thời giảm thiểu mức độ sai sót tới 99,9%, giúp nâng cao năng suất lao động theo đó nâng cao thu nhập cho người lao động.

Bà Phạm Thu Hiền, Kế toán trưởng PJICO cho biết, lý do thực hiện quản lý hoá đơn đầu vào của PJICO là nâng cao năng suất lao động, quản trị tốt rủi ro về hóa đơn đầu vào, đồng thời chứng minh các bước tiến của tổng công ty trong xu thế chuyển đổi số.

Để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động chuyển đổi số nói chung và khâu tự động hóa xử lý hóa đơn nói riêng, PJICO đã ứng dụng công nghệ tự động hóa bằng robot ảo (RPA) akaBot phát triển bởi FPT IS.

Công nghệ lõi RPA của nền tảng bao gồm các trợ lý ảo có khả năng mô phỏng và học tập các thao tác của con người trên máy tính, từ đó tự động hóa tác vụ và giải phóng nhân viên khỏi các thao tác thủ công.

Đặc biệt, giải pháp akaBot còn được liên tục tích hợp các công nghệ nâng cấp robot như: trí tuệ nhân tạo (AI), xử lý dữ liệu thông minh (IDP), trích xuất văn bản bằng hình ảnh (OCR), hoặc máy học (Machine Learning).

Cụ thể, giải pháp tự động hóa từ FPT IS đang thay thế toàn bộ công việc thủ công hiện tại trong khâu xử lý hóa đơn ở PJICO.

Theo đó, nhân sự các phòng ban giờ đây chỉ cần thực hiện một việc duy nhất là gửi email có chứa hóa đơn cho robot.

Các trợ lý ảo akaBot với khả năng trích xuất văn bản bằng hình ảnh (OCR) sẽ thực hiện hoàn toàn tự động từ khâu trích xuất nội dung và các trường thông tin, kiểm tra tính hợp pháp hóa đơn, phát hiện trùng lặp trong hệ thống, rà soát phương thức thanh toán, cập nhật trạng thái hoá đơn và lưu trữ chứng từ theo đúng quy chuẩn.

Các hoá đơn được kiểm tra kỹ các điều kiện trước khi thực hiện thanh toán, giảm các rủi ro về mặt tài chính, pháp lý. Đồng thời, hóa đơn sẽ được lưu trữ theo quy chuẩn trên hệ thống của PJICO để dễ dàng tìm kiếm sau này.

Tất nhiên, công cuộc chuyển đổi số của PJICO không được "trải hoa hồng". Lãnh đạo doanh nghiệp thừa nhận, đây là công việc có khối lượng quy trình lớn và mức độ phức tạp cao. Bản thân công ty cũng nhìn nhận được về những thách thức, quy trình cần được ưu tiên xử lý.

Ông Bùi Đình Giáp, Giám đốc điều hành akaBot, FPT IS cho biết, mục tiêu của công ty không chỉ là đồng hành cùng PJICO trong việc tự động hoá, tối ưu hoá vận hành mà còn nâng cao khả năng phân tích, quản trị và dự báo cho các phòng ban.

Trong thời gian tới, PJICO sẽ tiếp tục mở rộng quy mô ứng dụng tự động hóa vào nhiều quy trình, nghiệp vụ, đặt mục tiêu số hóa hoàn toàn hoạt động với sự hỗ trợ của FPT IS.