Một trang giấy tạo thay đổi trong quản trị doanh nghiệp

Bối cảnh kinh doanh tại Việt Nam đang trải qua một thời kỳ chuyển mình đầy sôi động. Với tốc độ tăng trưởng nhanh, sự phức tạp về văn hóa và nhiều thách thức đa dạng, các doanh nghiệp Việt Nam đứng trước yêu cầu kép. Không chỉ phải theo kịp các chuẩn mực quốc tế, họ còn cần đưa ra các giải pháp sáng tạo để xử lý các vấn đề nội tại.

Trong tình hình đó, One Page 4 Change (OPC - một trang giấy tạo thay đổi) đã chứng minh vai trò của mình như một công cụ tùy biến mạnh mẽ giúp doanh nghiệp Việt vượt qua các giới hạn hiện tại.

Trước Covid-19, OPC được thí điểm ở nhiều doanh nghiệp gia công xuất khẩu sang thị trường nước ngoài, giúp tinh gọn toàn bộ quá trình tuân thủ các bộ tiêu chuẩn quốc tế về phát triển bền vững, bao gồm môi trường, xã hội và quản trị (ESG), để doanh nghiệp có được các đơn hàng từ các nhãn hàng lớn luôn cam kết thực hiện trách nhiệm xã hội (CSR).

Trong đó, OPC đóng vai trò như một sơ đồ tư duy, giúp các bộ phận liên quan về ESG/CSR thuyết phục thành công lãnh đạo ưu tiên các tiêu chuẩn quan trọng nhất, loại bỏ lãng phí và hoạt động dư thừa, tập trung toàn lực vào các yêu cầu lớn nhất của khách hàng.

Từ đó cũng cải thiện liên tục các quy trình vận hành căn bản nhưng không mất quá nhiều thời gian công sức tranh luận, giải quyết mâu thuẫn vì góc nhìn quá khác nhau về cùng một vấn đề.

Trong đại dịch Covid-19, OPC đã giúp nhiều khách sạn và khu nghỉ dưỡng tránh được việc phải đóng cửa và duy trì hoạt động kinh doanh ấn tượng. Điều này đạt được nhờ việc áp dụng và hiểu sâu sắc nguyên tắc đơn giản và tinh gọn của OPC.

Chỉ trong một thời gian ngắn, các lãnh đạo cùng hàng trăm nhân viên đã đạt được sự đồng thuận: mở cửa khu nghỉ dưỡng, đón khách dài hạn, duy trì việc làm và thậm chí tạo ra thu nhập đủ để trang trải chi phí duy trì hoạt động trong suốt đại dịch.

Chỉ với một trang giấy OPC, một giám đốc khách sạn đã có thể xây dựng ba kịch bản khác nhau cho tình hình Covid: tệ nhất, trung bình và tốt nhất, cùng với các mục tiêu và kết quả cụ thể, được thống nhất trong nội bộ 12 đơn vị phục vụ khách và quản lý chỉ trong thời gian kỷ lục, nhanh gấp mười lần so với thông thường.

Chủ đầu tư đã có thể ra quyết định yên tâm, trong khi nhân viên đồng lòng chấp nhận giảm lương và phúc lợi nhưng vẫn đảm bảo việc làm sau đại dịch.

Khách hàng, dù là dài hạn hay ngắn hạn, đều an tâm khi khu nghỉ dưỡng mở cửa trở lại, đặc biệt khi có những thời điểm lên tới hơn 2.000 khách hàng ăn sáng cùng lúc mà không có bất kỳ ca nhiễm Covid nào.

Sau đại dịch Covid-19, OPC đã trở thành hình ảnh quen thuộc tại các buổi họp chiến lược của lãnh đạo cấp cao, đặc biệt là trong các báo cáo về tình trạng vận hành của các nhân sự cấp dưới trong nhiều lĩnh vực khác nhau như giáo dục và bệnh viện.

Chỉ với những sơ đồ đơn giản và những miếng ghép mang tên gọi thống nhất như tài chính, khách hàng, quy trình và nhân sự, OPC không chỉ giúp tăng gấp mười lần số lượng và chất lượng quyết định nhờ tính nhất quán giữa các tầng quản lý về các ưu tiên cốt lõi trong doanh nghiệp, mà còn làm rõ mối quan hệ giữa các yếu tố này.

Nhiều doanh nghiệp lần đầu áp dụng OPC đã bất ngờ về khả năng kết nối lại và đạt được sự đồng thuận nhanh chóng, dù trước đó họ đã làm việc cùng nhau trong nhiều năm nhưng chưa hẳn hiểu nhau và thường xuyên mâu thuẫn về cách nghĩ, cách làm.

Nhiều lãnh đạo khẳng định rằng việc áp dụng OKR, KPI hayocác chỉ số quản trị hiệu suất, năng suất và mục tiêu cho công ty của họ không cần phải chi hàng tỷ đồng cho các tập đoàn nước ngoài để tái cấu trúc, mà chỉ cần sử dụng OPC, thực hiện vài lần là có thể áp dụng ngay cho toàn bộ chuỗi cung ứng hoặc hệ thống tập đoàn.

Giải quyết vấn đề lớn bằng công cụ đơn giản

Nếu xem việc thích ứng và đổi mới trước những thách thức “kép” từ bên ngoài và bên trong như phải sử dụng cả "đũa" và "nĩa" trong các bữa ăn kết hợp giữa văn hóa "Tây và Ta', có thể dễ dàng nhận ra sự so sánh về công năng của hai công cụ này.

Đũa, chỉ với hai thanh tre mảnh mai, có thể thực hiện mọi nhiệm vụ từ gắp, xào, cắt đến chia thức ăn. Một mâm cơm Việt chỉ cần đủ số đũa cho số lượng thành viên trong gia đình, không cần bất kỳ một công cụ bổ sung nào. Nhờ đó, chi phí thấp, công năng đa dạng, tinh gọn trong quản lý, nhưng lại mang đậm bản sắc “Việt” truyền thống không thể trộn lẫn.

So với đũa, nĩa trong bữa ăn phương Tây không thể thiếu dao. Các công cụ này đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều món dụng cụ, tạo ra một hệ thống phức tạp và đôi khi khó xử lý.

Trong khi đó, một đôi đũa duy nhất có thể làm được rất nhiều việc. Như nhiều đầu bếp nhận xét, đũa có chức năng đa dạng, thậm chí có thể thay thế hoặc giảm bớt sự phức tạp của nhiều dụng cụ nhà bếp phương Tây.

Chính vì thế, đũa trở thành cảm hứng rất “Việt” để Respect Việt Nam cho ra đời OPC với mục tiêu giải quyết những vấn đề phức tạp bằng một tư duy đơn giản, dễ tiếp cận và hiệu quả.

Trong thế giới kinh doanh hiện đại đầy áp lực tại phương Tây, có một hiện tượng "quá kỹ thuật hóa" các hệ thống quản lý, được gọi là "hội chứng dao Thụy Sĩ". Hiện tượng này xảy ra khi lồng ghép quá nhiều bộ công cụ, tư duy và giải pháp vào quá trình vận hành của mình. Dù ý định là tạo ra giải pháp toàn diện, nhưng thường dẫn đến sự phức tạp mà không rõ giá trị thực sự.

Dao đa năng Thụy Sĩ, vốn được thiết kế để giải quyết mọi vấn đề nhưng lại cồng kềnh và khó sử dụng. Khi "nhập khẩu" vào các nước "đi sau" như Việt Nam, dao này thường bị áp dụng máy móc, ít tùy chỉnh, dẫn đến khó triển khai hiệu quả như tại nước xuất khẩu.

Cụ thể, nhiều công cụ, hệ thống, giải pháp cùng được áp dụng để giải quyết một vấn đề khiến các bộ phận không có sự liên kết, dẫn đến thiếu tập trung vào mục tiêu tổng thể. Đa dạng về cách nghĩ, cách làm và cách vận hành khiến các phòng ban không thể giao tiếp hiệu quả, làm giảm tính đồng nhất trong chiến lược. Thay vì đơn giản hóa quy trình, các công cụ này đã được chứng minh trong thực tế là làm tăng thêm gánh nặng quản lý, giảm hiệu suất làm việc.

Có thể kể đến các công cụ chiến lược toàn cầu phổ biến gần đây như OKR (Objectives and Key Results), KPI (Key Performance Indicators), hay BSC (Balance Scorecard), BMC (Business Model Canvas).

Các công cụ này thành công tại các nền kinh tế phát triển do hệ thống luật pháp để điều chỉnh mối quan hệ trong các doanh nghiệp, tổ chức đã phát triển ở mức cao, năng lực và tư duy học tập có xuất phát điểm tốt.

Các giải pháp mới như OKR ưu việt hơn cả là do chúng thúc đẩy năng lực vượt trội của con người so với mặt bằng nhân lực chung đã ổn định, bằng cách hướng về các mục tiêu cụ thể đo lường được và truyền cảm hứng với tất cả các nhân sự trong một tổ chức.

Tại Việt Nam, dựa trên kết quả thí điểm và nghiên cứu ở gần 100 doanh nghiệp, tổ chức khác nhau, Respect Vietnam cho thấy việc áp dụng máy móc, chưa hiểu sâu nên chưa thể tùy chỉnh OKR trong khi xuất phát điểm về luật pháp, văn hóa doanh nghiệp, thông lệ kinh doanh... còn đang trong giai đoạn đầu phát triển, có thể khiến doanh nghiệp khó xác định các mục tiêu ưu tiên cơ bản để cùng nhìn về một hướng.

Khi mục tiêu đa dạng, đa chiều, bay lượn và có khả năng va đập, triệt tiêu nhau (ví dụ như mục tiêu tăng trưởng doanh thu so với mục tiêu nâng cấp hình ảnh thương hiệu), khoảng cách giữa các kế hoạch chiến lược tham vọng với thực tiễn thực thi dưới kỳ vọng sẽ trở nên ngày càng lớn, dẫn đến chi phí vận hành, đào tạo, quản lý thường gắn với yếu tố "con người" khó đo lường lại ngày càng phình to trong mắt nhà đầu tư, quản lý điều hành, đóng vai trò là "chi phí" hơn là vốn đầu tư dài hạn. Do đó, các hoạt động này càng chỉ được ưu tiên trong ngắn hạn.

OPC: Đũa của thế giới kinh doanh

Khác với sự phức tạp của dao đa năng, OPC được thiết kế theo triết lý tinh gọn như đôi đũa – dễ hiểu, dễ sử dụng nhưng cực kỳ hiệu quả. OPC là công cụ "một trang giấy tạo thay đổi", tích hợp các phương pháp quản trị hiện đại nhất.

Một là OKR trên mô hình BMC. OPC giúp doanh nghiệp quản trị, gắn kết và truyền đạt mục tiêu từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên chỉ trên một trang giấy.

Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp muốn linh hoạt nhưng vẫn có định nghĩa và nguyên tắc rõ ràng để xác định mục tiêu, đo lường kết quả ngay từ đầu cho đến khi kết thúc một dự án hoặc hoạt động cụ thể.

BMC (mô hình kinh doanh Canvas) trở thành khung tư duy kết nối và đơn giản hóa việc truyền đạt thông tin giữa các tầng nhân sự. Bằng cách sử dụng 9 mảnh ghép nổi tiếng, OPC giúp nhân viên hiểu rõ những ưu tiên quan trọng nhất của lãnh đạo, đồng thời giúp ban điều hành hiểu rõ năng lực thực tế và tiềm năng của nhân viên, từ đó lên kế hoạch chính xác và khả thi, đồng thời tạo động lực cho nhân viên ngoài lương.

Hai là KPI trên mô hình thẻ điểm cân bằng (BSC) Khác với OKR, KPI giúp đảm bảo tính ổn định nhờ các chỉ số hiệu suất "quan trọng nhất". OPC đồng bộ hóa các yếu tố chiến lược trên một hệ thống duy nhất gồm bốn trụ cột lớn (tài chính, khách hàng, quy trình, học tập và tăng trưởng) theo mô hình BSC, giúp các thành viên nhanh chóng hiểu và đồng thuận.

Sự khác biệt giữa hai cách triển khai OPC trên BMC và BSC nằm ở cách thức diễn đạt, nhưng nguyên tắc chung vẫn là đơn giản hóa quy trình từ dưới lên và từ trên xuống, thúc đẩy sự đồng thuận cao giữa các đội nhóm và phòng ban, đồng thời kết nối chiến lược với khả năng triển khai. Đây là những thách thức văn hóa lớn mà công nghệ và phương pháp hiện đại cho đến nay vẫn chưa giải quyết triệt để.

Từ nghiên cứu đến ứng dụng

Năm 2015, bà Đặng Thị Hải Hà, nhà sáng lập Respect Vietnam, bắt đầu phát triển OPC dựa trên nghiên cứu tại hơn 100 doanh nghiệp vừa và lớn thuộc 13 tỉnh thành trên cả nước. Đây là một phần trong dự án mở rộng về hiệu quả quản trị bền vững dọc chuỗi cung ứng toàn cầu, được tài trợ bởi chính phủ Hoa Kỳ. Trong quá trình nghiên cứu, bà nhận ra rằng các doanh nghiệp Việt Nam, dù sở hữu tiềm năng lớn, lại đối mặt với nhiều điểm yếu nghiêm trọng.

Một là thiếu đồng bộ trong quản trị. Các công cụ chiến lược như OKR, KPI hay BMC, BSC thường được áp dụng một cách rời rạc, dẫn đến mất phương hướng. Nhiều dự án lớn chỉ cần có chứng chỉ OKR, KPI để gọi đầu tư nhưng đến khi tự vận hành thì vẫn không đạt hiệu quả

Hai là quá tải về thông tin. Nhiều doanh nghiệp áp dụng một lúc 8-10 mô hình công cụ phức tạp khác nhau, nhưng chưa hiểu rõ bản chất nên từ áp dụng mô hình đến kết quả là một hành trình dài, mệt mỏi và giảm động lực của toàn tổ chức.

Ba là hạn chế trong tiếp cận tri thức toàn cầu. Các doanh nghiệp tập trung kinh doanh, chỉ ưu tiên một vài nhân sự chủ chốt đi học về OKR, BMC nên khó có thể nghiên cứu sâu và tùy biến các công cụ quốc tế.

Bà Hà cho biết, đây là những lý do chính thúc đẩy sự ra đời của One Page 4 Change, cũng như đặc trưng tinh gọn khác biệt của mô hình này so với rất nhiều mô hình hiện có tại Việt Nam và trên thế giới. Các nghiên cứu cho đến thời điểm này cho thấy hiện nay chỉ có Respect Vietnam là tổ chức đầu tiên phát triển và gắn kết OKR với BMC.

Ngay cả KPI/BSC cũng chưa được tùy chỉnh nên nhiều nơi vẫn chưa trả lời các câu hỏi khó trong thực tế như phân quyền với tập quyền, trên xuống (top-down) với dưới lên (bottom-up), vai trò cá nhân với đội ngũ, gắn trách nhiệm với lương thưởng, hay chính là sự cần thiết phải liên kết các trụ cột quan trọng nhất trong mô hình kinh doanh nhưng rất thách thức để thực hiện do thiếu tư duy hệ thống - một trong những tư duy quan trọng nhất của kỷ nguyên 4.0, đặc biệt với sự trỗi dậy của AI.

Bà Hà cho biết, trong suốt một thập kỷ, Respect Vietnam đã biến “lợi thế của kẻ đi sau” thành một cơ hội đổi mới. Một là tận dụng tri thức toàn cầu. OPC không chỉ là bản sao của các mô hình như OKR hay BMC mà còn là sự tùy chỉnh sáng tạo để phù hợp với thực tế Việt Nam.

Hai là thúc đẩy đổi mới trong quản trị. OPC khuyến khích doanh nghiệp Việt Nam không ngừng học hỏi và thử nghiệm các phương pháp mới, nhưng từ chính nội lực bên trong của toàn tổ chức trước khi theo đuổi, chạy theo các xu hướng và kỳ vọng bên ngoài.

Trong nhiều dự án tư vấn và đào tạo với các doanh nghiệp trong ngành sản xuất, khách sạn, giáo dục hay công nghệ, Respect Vietnam nhận thấy chỉ bằng cách học tập bên trong tổ chức, lãnh đạo thực sự hiểu năng lực nhân viên, sẵn sàng đầu tư đúng cách và cho họ cơ hội hiểu các ưu tiên cốt lõi của mình.

Doanh nghiệp đó có thể thực sự đi nhanh hơn đối thủ, tạo ra lợi thế cạnh tranh khác biệt và khó sao chép trong thực tế, chứ không chỉ dừng lại ở việc học tập hình thức không tạo ra kết quả hay quá lý thuyết.

Gần đây mô hình “tổ chức học tập tinh gọn” và OPC của Respect Vietnam đã thuyết phục được một trong các tập đoàn Big4 toàn cầu để áp dụng trong các dự án công - tư tại các nước đang phát triển. Ngoài ra chính các doanh nghiệp quốc tế cũng đang bắt đầu thừa nhận sự khác biệt và đột phá của một trang giấy tạo thay đổi.

Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng, các công cụ như OPC đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp vừa theo kịp các tiêu chuẩn quốc tế, vừa tận dụng thế mạnh địa phương.

Câu chuyện về OPC sẽ nên là câu chuyện truyền cảm hứng cho sức mạnh của sự đơn giản và sáng tạo, thậm chí tận dụng lợi thế "kẻ đi sau" so với thế giới để có thể "tiên phong" trong khu vực trong quá trình tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề thực tiễn một cách hiệu quả vốn không chỉ tồn tại tại Việt Nam.

One Page 4 Change chính là “đôi đũa” hiện đại, giúp Hayley nghiệp Việt Nam không chỉ vượt qua các thách thức nội tại mà còn vươn lên thành công trong nước và ra ngoài biên giới.