Nội quy lao động là văn bản quy định về các quy tắc ứng xử, hành vi kỷ luật lao động, cách thức xử lý và trách nhiệm vật chất. Nội quy này không chỉ cần thiết cho doanh nghiệp mà còn rất quan trọng với chính người lao động bởi lẽ nếu nắm rõ, người lao động sẽ hạn chế được những vi phạm, góp phần nâng cao năng suất.
Thế nhưng một khảo sát của Respect Việt Nam với 100 công ty sản xuất có quy mô trên 10 nghìn lao động tại 13 tỉnh thành ở Việt Nam cho thấy, một nửa số lao động không hiểu đầy đủ các quy định và chính sách do công ty đặt ra.
Điều này dẫn đến tình trạng các tiêu chuẩn trong công việc không được hiểu đúng và đầy đủ, kỷ luật nơi làm việc kém, năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh thấp. Điều này có thể mang lại ảnh hưởng tiêu cực rất lớn trong những giai đoạn bất ổn như giãn cách do đại dịch Covid-19 khiến doanh nghiệp phải áp dụng sản xuất 3 tại chỗ, việc giao tiếp và truyền thông gặp nhiều khó khăn.
Bà Yến Phạm, Giám đốc pháp chế lao động việc làm và quan hệ lao động chiến lược của Intel Việt Nam cho biết, bản nội quy lao động thường có khoảng 40 trang, thoả mãn đủ các quy định của pháp luật theo từng chương, từng dòng. Bản nội quy này có thể tự doanh nghiệp xây dựng hoặc thuê luật sư hỗ trợ, sau đó được sở lao động cấp tỉnh phê duyệt.
Tuy nhiên, khi áp dụng, chính những người làm nhân sự hoặc lãnh đạo cấp cao của một số doanh nghiệp vẫn còn chưa hiểu đúng, mỗi người có một cách hiểu khác nhau. Việc “tam sao thất bản” khi thông tin đi xuống các cấp lao động là điều dễ xảy ra.
Lấy ví dụ, luật quy định thời gian thử việc là 60 ngày nhưng có người lại mặc định 30 ngày là 1 tháng nên cho một nhân sự thử việc từ 1/7/2022 đến 31/8/2022, tương đương 62 ngày là sai luật.
“Đó là lý do cần có hướng tiếp cận tinh gọn trong nội quy lao động”, bà Yến nói trong sự kiện The Know 1 với chủ đề “Tư duy quản trị và làm việc tinh gọn hậu Covid-19” do Respect Việt Nam và Amcham phối hợp tổ chức.
Người lao động cần được truyền cảm hứng để thấy bản nội quy lao động thú vị và dễ tiếp cận thay vì coi nó như một "bản án"Theo bà Hà Đặng, nhà sáng lập của Respect Việt Nam, nếu có thể đơn giản hóa và ưu tiên các quy tắc cũng như chính sách làm việc thông qua tư duy tinh gọn, doanh nghiệp có thể có được tiếng nói chung giữa các bên, từ đó nâng cao tính kỷ luật của nhân viên, năng suất của đội nhóm và hiệu quả kinh doanh của tổ chức nói chung.
Tuy nhiên cần lưu ý, xây dựng một bản nội quy lao động tinh gọn không đồng nghĩa với việc cố gắng cắt bỏ tất cả từ ngữ không cần thiết vì có thể người đọc sẽ không hiểu được. Chìa khoá mà hai chữ tinh gọn hướng đến là một bản nội quy lao động vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung, người đọc dễ hiểu, dễ tiếp cận và muốn đọc thay vì coi nó là một “bản án”. Nội quy lao động tinh gọn cần tránh lãng phí và tăng các giá trị cần thiết cho người lao động.
Theo bà Yến, sự lãng phí cao nhất thường nằm ở khâu đào tạo người lao động về nội quy lao động của tổ chức. Nhiều công ty tốn rất nhiều thời gian đào tạo mà không hiệu quả vì cách truyền tải nội dung quá truyền thống và mang tính áp đặt, không khơi gợi được ham muốn tìm hiểu.
Quá trình này cũng cần hướng tiếp cận tinh gọn, giảm thời gian đào tạo với cách truyền tải sáng tạo với các hình ảnh mô tả sinh động, sát thực tế để người học dễ hình dung và thấy thú vị khi tìm hiểu.
Sáng tạo trong quá trình đào tạo về nội quy lao độngCác chuyên gia cho rằng, cần xác định “khách hàng”, đối tượng hưởng lợi cao nhất của việc tinh gọn để có thể xác định mong muốn của họ nhằm loại bỏ các yếu tố dư thừa và gia tăng các giá trị cần thiết.
Bà Hà cũng nhấn mạnh, cần tạo luồng giá trị với việc ghi nhận ý kiến phản hồi của người lao động để cập nhật, cải tiến liên tục và chuẩn hoá bản nội quy lao động.
Trường hợp của Fashion Garments có thể xem là một ví dụ về áp dụng tinh gọn trong nội quy lao động mặc dù đại diện công ty này cho biết vẫn đang ở những giai đoạn đầu trong nỗ lực hướng đến các tiêu chuẩn cao trong công việc.
Với hơn 10 nghìn người lao động làm việc tại 8 nhà máy, việc đảm bảo đào tạo và áp dụng nội quy lao động một cách chuẩn chỉnh, xuyên suốt, hiệu quả nhưng tiết kiệm là điều không hề dễ dàng. Công ty này đã áp dụng tư duy tinh gọn với việc số hoá các quy định tại nơi làm việc.
Bà Hoàng Đoan, trưởng phòng tuân thủ của Công ty Fashion Garments cho biết, việc số hoá nội quy lao động giúp tiếp cận được người lao động tốt hơn và tối ưu được nguồn lực. Trên 95% nhân sự ở công ty này hiện nay có điện thoại thông minh. Để đảm bảo toàn bộ người lao động có thể tiếp cận nội quy lao động trên nền tảng số, công ty này đã thiết kế bộ tài liệu cho cả điện thoại thông minh và máy tính cá nhân.
Công ty này cũng kết hợp các xu hướng truyền thông mới nhất để thu hút sự chú ý của nhân viên, đảm bảo truyền thông nhất quán giữa 8 nhà máy. Trong các buổi đào tạo, các video hướng dẫn được trình chiếu để giúp họ biết cách truy cập tài liệu trực tuyến. Việc đối thoại giữa lãnh đạo và người lao động cũng được tổ chức. Công ty này tận dụng các sự kiện có sự tham gia của người lao động để dành thời gian nói về ấn phẩm nội quy lao động của công ty.
“Bằng cách số hóa các quy định tại nơi làm việc, công ty đã giảm đáng kể thời gian và chi phí đào tạo, đồng thời nâng cao giá trị gia tăng ”, đại diện Fashion Garments nói.
