Vì nhiều lý do thực tế liên quan đến hình thức sử dụng cụ thể của tác phẩm, việc quản lý các quyền tác giả một cách riêng lẻ gần như là không thể.
Đầu tiên, các tác giả thường không đủ khả năng để giám sát hết mọi hoạt động sử dụng tác phẩm của mình. Cho ví dụ, tác giả không thể liên lạc được với tất cả các đài phát thanh, truyền hình để đàm phán hợp đồng chuyển giao quyền sử dụng tác phẩm và thù lao.
Ngược lại, các tổ chức phát sóng cũng không thể tìm đến từng tác giả để để xin phép được sử dụng tác phẩm được bảo hộ. Trung bình mỗi năm có khoảng 60.000 tác phẩm âm nhạc được phát trên đài truyền hình, do vậy, đài truyền hình cần liên hệ với hàng nghìn chủ sở hữu quyền.
Đối với cả chủ sở hữu và người sử dụng quyền, việc quản lý những hoạt động này một cách riêng lẻ là phi thực tế. Chính vì vậy, tổ chức quản lý quyền tập thể ra đời với vai trò nối liền khoảng cách giữa chủ sở hữu và người sử dụng quyền ở những lĩnh vực quan trọng.
Quản lý tập thể là việc thực hiện quyền tác giả và các quyền liên quan bởi các tổ chức thay mặt và vì lợi ích của chủ sở hữu quyền.
Những loại quyền phổ biến nhất được quản lý tập thể
Tổ chức quản lý tập thể chủ yếu quản lý các quyền sau:
Thứ nhất, quyền biểu diễn trước công chúng (âm nhạc được chơi hoặc được biểu diễn tại các sàn nhày, nhà hàng và các địa điểm công cộng khác);
Thứ hai, quyền phát sóng (cuộc biểu diễn trực tiếp hoặc bàn ghi âm trên đài phát thanh hoặc truyền hình);
Thứ ba, quyền tái bản các tác phẩm âm nhạc (tái bản các tác phẩm trong đĩa CD, băng ghi âm, đĩa ghi âm nhựa, băng cát- xét, đĩa mini hoặc các hình thức ghi âm khác);
Thứ tư, quyền biểu diễn trong các tác phẩm kịch (các vở kịch trong nhà hát);
Thứ năm, quyền tái bản các tác phẩm văn học và âm nhạc bằng cách sao chụp (phôtôcopy);
Thứ sáu, các quyền liên quan (quyền của người biểu diễn và nhà sản xuất các bản ghi âm trong việc thu thù lao đối với việc phát sóng và truyền đạt đến công chúng các bàn ghi âm).
Phương thức hoạt động của quản lý tập thể
Nhiều loại tổ chức quản lý tập thể và nhóm tổ chức như vậy sẽ quản lý tập thể các loại quyền khác nhau, tùy vào các loại tác phẩm (âm nhạc, kịch, sản phẩm đa phương tiện, v.v.).
Tổ chức quản lý tập thể “truyền thống” có chức năng thay mặt các thành viên đàm phán với khách hàng tỷ lệ thù lao và điều kiện sử dụng, cấp phép sử dụng, thu và phân phối tiền thù lao. Chủ sở hữu quyền riêng lẻ không trực tiếp tham gia vào bất kỳ công việc nào trong số này.
Trung tâm cấp quyền (Rights Clearance Centre) cấp các hợp đồng chuyển giao quyền sử dụng cho người sử dụng, trong đó quy định các điều kiện sử dụng tác phẩm và các điều khoản về mức thù lao do các chủ sở hữu quyền riêng lẻ thiết lập - các chủ sở hữu quyền này là thành viên của trung tâm ( ví dụ, trong lĩnh vực xuất bản, đây là những tác giả của tác phẩm viết như sách, báo, tạp chí). Ở đây, trung tâm có vai trò là đại diện cho chủ sở hữu quyền - những người vẫn trực tiếp tham gia vào việc thiết lập các điều khoản về việc sử dụng tác phẩm.
“Trung tâm dịch vụ một cửa” (one-stop-shops) là liên minh của các tổ chức quản lý tập thể riêng lẻ với chức năng cung cấp cho người sử dụng các nguồn tập trung, từ đó việc xin phép sử dụng tác phẩm có thể được thực hiện một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Các tổ chức như vậy xuất hiện trên thế giới ngày một nhiều bởi sự gia tăng không ngừng của những sản phẩm đa phương tiện yêu cầu sự cho phép hàng loạt (những sản phẩm này thường bao gồm hoặc được tạo ra từ một vài loại tác phẩm, hay thậm chí chương trình máy tính).
Nếu một doanh nghiệp trực tiếp tham gia ngành công nghiệp bản quyền (nghĩa là sáng tạo, xuất bản, ghi âm, phân phối hoặc bán các tác phẩm được bảo hộ bởi quyền tác giả hoặc quyền liên quan) thì doanh nghiệp đó nên hiểu rõ các quyền của mình và áp dụng các biện pháp hữu hiệu nhằm thực hiện, chuyển giao hoặc thực thi chúng.
Thậm chí, kể cả khi không trực tiếp làm việc liên quan đến ngành công nghiệp bản quyền, doanh nghiệp đôi khi vẫn có thể xuất bản một số ấn phẩm được bảo hộ quyền tác giả hoặc quyền liên quan. Các ấn phẩm, tài liệu quảng cáo, trang web, chương trình quảng cáo trên báo chí và truyền hình hoặc các video tiếp thị của công ty đều có thể được bảo hộ theo pháp luật quyền tác giả. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần định hình và hiểu rõ về quyền tác giả để có thể áp dụng một cách hiệu quả.
