Sức mạnh của việc đặt câu hỏi đúng

Với vô vàn thách thức trong quản trị doanh nghiệp hiện nay, xây dựng văn hóa giao tiếp chính là một trọng tâm quan trọng mà bất cứ lãnh đạo nào cũng cần lưu ý. Trong cuộc hành trình tìm kiếm giải pháp, cuốn sách "Sức mạnh của việc đặt câu hỏi đúng" của Mihiro Matsuda đã mở ra một góc nhìn đột phá: thay vì chỉ tập trung vào việc ra quyết định từ trên xuống, liệu có thể đảo ngược quá trình quản trị thông qua nghệ thuật đặt câu hỏi nhằm khai thác tối đa tiềm năng của đội ngũ?

Từ thách thức giao tiếp đến cơ hội phát triển

Bất kỳ doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ, cũng đều phải đối mặt với một vấn đề muôn thuở: giao tiếp giữa các cấp trong tổ chức. Theo một khảo sát của Gallup, có đến 70% sự biến động trong hiệu suất làm việc của nhân viên đến từ phong cách quản lý và cách thức truyền đạt của lãnh đạo.

Một mệnh lệnh cứng nhắc, một cuộc họp không hiệu quả hay một phản hồi thiếu sự khuyến khích có thể tạo ra khoảng cách vô hình giữa người quản lý và nhân viên. Điều này dẫn đến hệ quả: nhân viên không cảm thấy được lắng nghe, động lực làm việc suy giảm, còn lãnh đạo lại không có đủ dữ liệu thực tế để đưa ra quyết định chính xác.

Trong "Sức mạnh của việc đặt câu hỏi đúng", Mihiro Matsuda chỉ ra rằng, phần lớn các cuộc đối thoại trong doanh nghiệp hiện nay vẫn diễn ra theo mô hình “chỉ đạo từ trên xuống” – tức lãnh đạo ra lệnh, nhân viên thực thi.

Điều này tuy hiệu quả trong các mô hình doanh nghiệp truyền thống, nhưng lại không còn phù hợp với bối cảnh hiện đại, nơi mà sự chủ động và sáng tạo của nhân viên là yếu tố then chốt giúp công ty phát triển. Tác giả đưa ra một cách tiếp cận hoàn toàn khác: thay vì chỉ đưa ra mệnh lệnh, hãy đặt câu hỏi.

Ví dụ, thay vì nói “Tại sao chỉ tiêu tháng này không đạt?” - hãy thử hỏi: “Có rào cản nào khiến nhóm của bạn gặp khó khăn trong việc đạt chỉ tiêu? Tôi có thể giúp gì để tháo gỡ những rào cản đó?”. Sự khác biệt ở đây không chỉ nằm ở cách diễn đạt, mà còn ở tác động tâm lý mà nó tạo ra. Khi câu hỏi được đặt đúng cách, nhân viên không còn cảm thấy áp lực từ một cuộc chất vấn mà thay vào đó, họ cảm nhận được sự quan tâm thực sự từ cấp trên. Điều này giúp mở ra cuộc đối thoại hai chiều, nơi nhân viên có thể chia sẻ thẳng thắn về những khó khăn họ gặp phải, từ đó giúp lãnh đạo có cái nhìn thực tế hơn về tình hình nội bộ.

Để cụ thể hóa phương pháp này, Mihiro Matsuda đã đề xuất sáu nguyên tắc tư duy giúp tối đa hóa sức mạnh của câu hỏi, bao gồm:

• Chuyển trọng tâm từ “Tôi” sang “Chúng ta” – Thay vì áp đặt suy nghĩ cá nhân, hãy đặt câu hỏi để khai thác ý kiến từ nhiều góc độ.
• Khuyến khích nhân viên tự đánh giá thay vì chờ chỉ thị – Những câu hỏi mang tính gợi mở giúp nhân viên chủ động suy nghĩ thay vì chờ câu trả lời từ cấp trên.
• Loại bỏ nỗi sợ sai lầm – Một môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi người cảm thấy an toàn khi chia sẻ ý tưởng sẽ giúp công ty liên tục đổi mới.
• Tạo không gian cho những cuộc thảo luận thực sự – Đừng chỉ hỏi cho có, mà cần thực sự lắng nghe câu trả lời và đặt tiếp những câu hỏi sâu hơn.
• Học cách chấp nhận các góc nhìn khác nhau – Không phải lúc nào lãnh đạo cũng đúng, đặt câu hỏi đúng giúp khám phá những giải pháp mới mẻ từ đội ngũ nhân viên.
• Luôn hướng đến hành động – Câu hỏi hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc thảo luận mà còn dẫn đến các hành động cụ thể, giúp giải quyết vấn đề.

Những nguyên tắc này có thể được áp dụng trong nhiều bối cảnh khác nhau của doanh nghiệp, từ cuộc họp chiến lược, đánh giá nhân sự, đến các cuộc họp thường niên hoặc thậm chí là giao tiếp hằng ngày.

Bản đồ chiến lược Mandala và 7 nguyên tắc vàng trong quản trị doanh nghiệp

Hiện nay, nhiều nhà lãnh đạo vẫn mắc phải một sai lầm phổ biến: họ đặt ra những mục tiêu tham vọng nhưng lại thiếu một lộ trình rõ ràng để đạt được chúng. Điều này khiến doanh nghiệp rơi vào trạng thái "bận rộn không hiệu quả" – nhân viên làm việc liên tục nhưng không có sự đột phá đáng kể.

Một trong những yếu tố nổi bật mà cuốn sách mang lại chính là công cụ “Bảng Mandala”. Mandala Chart là một mô hình tư duy xuất phát từ Nhật Bản, dựa trên cách sắp xếp các ý tưởng theo dạng ma trận 3x3. Ở trung tâm của mô hình là mục tiêu cốt lõi, trong khi tám ô xung quanh là các yếu tố ảnh hưởng đến mục tiêu đó. Từng yếu tố lại có thể mở rộng thành 8 nhánh nhỏ hơn, tạo thành một bản đồ chiến lược chi tiết.

Công cụ này được xem như một phương tiện hỗ trợ trực quan giúp lãnh đạo và nhân viên có cái nhìn tổng thể về con đường phát triển của doanh nghiệp. Điều quan trọng nhất khi áp dụng Mandala vào quản trị doanh nghiệp không chỉ là vạch ra các yếu tố quan trọng mà còn phải đặt câu hỏi đúng để khai thác triệt để từng yếu tố này.

Chẳng hạn, thay vì chỉ đặt mục tiêu tăng doanh thu, một nhà lãnh đạo có thể tự hỏi: “Những yếu tố nào đang cản trở sự tăng trưởng?”, “Chúng ta có đang tập trung vào đúng phân khúc khách hàng không?”, “Đội ngũ có đủ năng lực để thực hiện chiến lược này không?”

Để giúp doanh nghiệp triển khai Mandala một cách hiệu quả, Mihiro Matsuda đã đề xuất Bảy quy tắc vàng, một bộ nguyên tắc giúp tối ưu hóa quá trình ra quyết định và thực thi chiến lược, bao gồm:

• Xác định mục tiêu quan trọng nhất.
• Làm rõ giá trị cốt lõi.
• Tận dụng thế mạnh thay vì khắc phục điểm yếu.
• Xây dựng hệ thống phản hồi hai chiều.
• Học cách nói “không” với những nhiệm vụ không quan trọng.
• Tập trung vào hành động thay vì chỉ dừng lại ở lý thuyết.
• Không ngừng điều chỉnh và cải thiện chiến lược.

Đánh giá tác động và ứng dụng thực tiễn

Bên cạnh các lý thuyết và công cụ được giới thiệu, cuốn sách của Mihiro Matsuda còn đặt ra những câu hỏi mang tính triết lý, buộc các nhà quản trị phải tự nhìn nhận lại cách thức lãnh đạo và quản lý của mình.

Khi doanh nghiệp rơi vào bế tắc do thiếu sáng tạo hoặc mất đi động lực nội tại, việc đặt câu hỏi đúng không chỉ giúp tìm ra nguyên nhân mà còn mở ra những hướng đi mới, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững.

Nhiều doanh nghiệp Nhật Bản đã áp dụng mô hình Mandala này để cải thiện hiệu suất làm việc, giúp nhân viên hiểu rõ hơn về vai trò của họ và tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao nhất.

Một ví dụ điển hình đến từ một công ty công nghệ tại Tokyo. Trước đây, họ gặp phải tình trạng nhân viên làm việc quá tải nhưng hiệu suất không cao. Sau khi áp dụng Mandala Chart, họ bắt đầu tổ chức các cuộc họp chiến lược hàng tháng để xác định các yếu tố quan trọng nhất, loại bỏ công việc không cần thiết và phân bổ lại nguồn lực. Kết quả là, chỉ sau sáu tháng, số giờ làm việc trung bình giảm 15%, nhưng hiệu suất công việc lại tăng 25%.

Mô hình Mandala giúp doanh nghiệp nhìn nhận vấn đề một cách hệ thống, trong khi Bảy quy tắc vàng giúp đảm bảo rằng chiến lược được triển khai một cách hiệu quả. Đây không chỉ là những lý thuyết quản trị, mà là những công cụ thực tế giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao năng suất và phát triển bền vững.

Đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, bài học từ cuốn sách không chỉ nằm ở những công thức hay quy tắc cụ thể mà còn ở khả năng truyền cảm hứng và xây dựng văn hóa giao tiếp mở. Qua đó, doanh nghiệp không chỉ giải quyết được vấn đề hiệu suất làm việc mà còn xây dựng được niềm tin, sự đoàn kết và tinh thần trách nhiệm cao trong toàn thể đội ngũ.

Đọc thêm cuốn sách tại đây.